Raadsinformatiebrief evenementenvergunningen.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 28 maart 2023 Openbare orde en veiligheid Femke Halsema Vergunningen, toezicht en handhaving stadsdelen

Onderwerp

Evaluatie vergunningverlening en publicatie evenementen

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Jaarlijks worden honderden aanvragen voor evenementen in de stad gedaan. Er wordt hard gewerkt om evenementen tijdig te beoordelen, al dan niet te vergunnen en te publiceren. In de meeste gevallen verloopt het vergunningverleningsproces van deze evenementen goed. Maar niet altijd en dat is onwenselijk. Het is een complex vergunningverleningsproces waarbij voor (grote) evenementen continue een afweging plaatsvindt tussen het tijdig (maar mogelijk niet volledig) publiceren van de vergunning of een volledige vergunning waarin alle randvoorwaarden zijn opgenomen. Het college vindt dat het vergunningverleningsproces geoptimaliseerd kan worden. Om die reden heeft in 2022 een verbetertraject van het vergunningverleningsproces plaatsgevonden. Ook zijn de cijfers over 2022 omtrent het behandelen en publiceren van aanvragen geanalyseerd: publiceren kan en moet beter. Het verbetertraject en de analyse geven inzicht in de knelpunten in de uitvoering. In deze brief neemt het college u mee in deze knelpunten en oplossingsrichtingen daarbij. Met deze brief wordt tevens de toezegging tot evalueren van te laat verleende vergunningen voor evenementen voldaan. Deze toezegging is gedaan tijdens de vergadering van de raadscommissie Algemene Zaken op 24 november 2022.

Analyse vergunningverlening en publicatie van evenementen Op 12 en 20 november 2022 is er media-aandacht geweest voor het kort voor het evenement vergunnen en publiceren van evenementenvergunningen. De gegevens over termijnen van vergunningverlening en publicatie van evenementen zijn geanalyseerd voor het jaar 2022. In het afgelopen jaar zijn er 853 vergunningen voor evenementen aangevraagd. Daarvan zijn 652 vergunningen verleend: 386 kleine evenementen, 177 middelgrote evenementen en 76 grote evenementen. Uit die analyse volgt dat 79% van de vergunningen binnen de algemene wettelijke behandeltijd (maximaal 8 weken + 8 weken verlenging) is verleend. 21% van de evenementen wordt verleend buiten deze algemene wettelijke behandeltijd.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 28 maart 2023 Pagina 2 van 5

Publicatie en streefnormen Er bestaat geen wettelijke plicht tot publicatie van evenementen. Vanwege leefbaarheid, balans in de stad en het mogelijk maken van inspraak vindt publicatie van evenementen in Amsterdam wel plaats. Zowel de aanvraag van het evenement als het besluit worden gepubliceerd. De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is een belangrijk kader bij de vergunningverlening van evenementen. Daarin is bepaald dat een aanvraag voor een evenementenvergunning uiterlijk tien weken voor de datum van aanvang van het evenement moet worden ingediend (artikel 2.40 APV). Op de website van de gemeente is dit verder uitgewerkt: daar zijn streefnormen voor behandeltijd en publicatie beschreven. Een aanvraag voor een evenementenvergunning moet 16 of 10 weken voor aanvang zijn ingediend, waarbij we streven naar publicatie van de verleende vergunning zes weken voorafgaand aan (middel)grote evenementen en twee weken voorafgaand aan kleine evenementen. Zo ontstaat er tijd (resp. zes en twee weken) voor de Amsterdammer om inspraak uit te oefenen aan het einde van het vergunningverleningsproces, naast de mogelijkheid om standpunten in te brengen over een evenement nadat de aanvraag is gepubliceerd. Over 2022 moeten we helaas concluderen dat de streefnorm bij de 76 grote evenementen vrijwel niet zijn gehaald.

8% van de aanvragen is zes weken (of eerder) voor start van de opbouw verleend en gepubliceerd. Voor alle andere aanvragen is het niet gelukt binnen de streefnorm: 53% van de aanvragen is gepubliceerd buiten de streefnorm maar voorafgaand aan het evenement. 37% van de aanvragen is gepubliceerd buiten de streefnorm en na het evenement. Over 2% van de aanvragen zijn gegevens over streefnormen onbekend. Achtergrond Capaciteit, met name voor de behandeling van grote evenementen, is kwetsbaar. In elk stadsdeel zijn er enkele VTH-medewerkers die zulke aanvragen kunnen behandelen. Dit staat in contrast ten opzichte van het aantal aanvragen dat wordt ontvangen en de ‘seizoenspiek’ in de aanvragen. Het beoordelen van aanvragen voor grote evenementen is een taak waarvoor specifieke kennis en ervaring nodig is. Het is een continu, complex proces waarbij belangen van de Amsterdammers die in de omgeving van het evenement wonen en belangen van de aanvrager worden gewogen. De vergunningverlening van evenementen is dicht op het gebied georganiseerd: met kennis van het gebied en specialistische kennis wordt het leveren maatwerk, een goede belangafweging en goede voorbereiding van de bestuurlijke besluitvorming mogelijk. Tegelijkertijd heeft het dicht op het gebied organiseren invloed op aansturing van het evenementenproces.

In de uitvoeringspraktijk is er vrijwel altijd sprake van een spagaat tussen de volledigheid en tijdigheid van een evenementenvergunning. Aanvragers (zoals jaarlijkse kermissen en andere terugkerende evenementen) dienen regelmatig lang van tevoren een aanvraag in, zonder dat alle details bekend zijn. In een evenementenvergunning komen verschillende belangen samen: de aanvrager wil vaak kort voor het evenement definitieve stukken indienen omdat in veel gevallen de invulling van het evenement nog niet rond is. Omwonenden willen gehoord worden en voldoende tijd hebben om bezwaar te kunnen maken. De vergunningverlener voert de belangenafweging van verschillende – vaak tegenstrijdige belangen – uit: belang van de aanvrager, belang van de omwonenden maar ook andere belangen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 28 maart 2023 Pagina 3 van 5

(veiligheid, crowd control, verkeerscirculatie, geluid, kademuren, water, duurzaamheid et cetera). Dat gebeurt door adviezen uit te zetten bij allerlei partners. Vanwege de complexiteit van grote evenementen vergt het veel afstemming om (de aanvulling op) de ingediende plannen op de juiste kwaliteit te krijgen waardoor streefnormen niet worden gehaald. Het komt regelmatig voor dat evenementen die laat aan gestelde eisen voldoen gewenst zijn vanuit de maatschappelijke context, de omgeving, de bezoekers en daarmee ook bestuurlijk. Om deze evenementen wel door te kunnen laten gaan, is het niet altijd mogelijk om de streefnormen strikt aan te houden. Huidige beleidskaders bieden daarbij niet altijd voldoende houvast om (tijdig) afwegingen te maken. Zo ontbreken duidelijke regels over het aanvraagproces in de APV en ontbreken inhoudelijke kaders waaraan een evenement (sneller) kan worden getoetst. In 2022 is ingezet op verbetering en uniformering van het vergunningverleningsproces. De implementatie van het geoptimaliseerde vergunningsproces is nog niet gereed. Oplossingsrichtingen Vergunningverlening voor (grote) evenementen is kwetsbaar. Om de uitvoering van deze taak meer robuust te maken en de kwaliteit in de voorbereiding van evenementen verder te versterken, worden de volgende oplossingsrichtingen uitgezet: 1.

Striktere eisen in het samenspel met de initiatiefnemer zijn nodig om tijdige vergunningverlening en publicatie én een kwalitatieve beoordeling van de aanvraag te realiseren. We onderzoeken het aanpassen van de streefnormen voor behandeltijd en publicatie en het stellen van grenzen in het aanvullen en wijzigen van aanvragen onderzoeken. 2. Stadsdelen helpen elkaar reeds bij pieken in aanvragen voor evenementen. Het behouden van lokale kennis is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Gezamenlijk sturen op capaciteit wordt verbeterd. 3. We gaan bekijken hoe Amsterdammers - op informele wijze - in het vergunningverleningsproces betrokken kunnen worden. 4. Voor enkele stadsdelen geldt dat meer capaciteit voor vergunningverlening horeca en evenementen nodig is dan er formatief beschikbaar is. Werving voor deze benodigde capaciteit start binnenkort. Deze werving vindt plaats naast de werving van reeds bestaande formatie dat niet is ingevuld in stadsdelen. 5. In april wordt een aanpassing doorgevoerd in de ICT die het vergunningverleningsproces ondersteunt. Daarmee wordt de publicatie van evenementenvergunningen geautomatiseerd en vindt publicatie kort na de vergunningverlening plaats.

In het derde kwartaal 2023 wordt u geïnformeerd over de voortgang van deze oplossingsrichtingen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 28 maart 2023 Pagina 4 van 5

In deze brief ligt de focus op de termijnen bij vergunningverlening. De volledige evaluatie over evenementen waarbij ook inzicht wordt gegeven over geluidsmeldingen ontvangt u medio mei.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 28 maart 2023 Pagina 5 van 5

Bijlagen 1. Bijlage 1 Artikel Parool, 12 november 2022 https://www.parool.nl/amsterdam/vergunningen-voor-evenementen-vaak-te-laat-openbaarrecht-op-bezwaar-maken-wordt-burger-ontnomen~b248a407/ 2. Bijlage 2 Reportage AT5, 20 november 2022 https://www.at5.nl/artikelen/217784/evenementenvergunningen-puinhoop-soms-zelfs-naafloop-gepubliceerd 3. Website gemeente Amsterdam inzake aanvragen evenementenvergunningen https://www.amsterdam.nl/ondernemen/vergunningen/evenement-organiseren/eerste-keerevenement-organiseren/#h7934fc21-c6fb-4de9-989a-d9bf7a141151

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl