Raadsinformatiebrief Evaluatie Project Gidso.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 28 maart 2024 Portefeuille Zorg en Maatschappelijke ontwikkeling Wethouder Alexander Scholtes Onderwijs, Jeugd, Zorg en Diversiteit, bestuurszaken.ojz@amsterdam.nl

Onderwerp

Evaluatie project Gidso

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeer ik u over de evaluatie en geleerde lessen rondom het project Gidso als keteninformatiesysteem voor de buurtteams en hun ketenpartners, nadat dit project eind 2023 is stopgezet. In 2019 is de gemeente gestart met het aanbesteden van een centraal dossier- en registratiesysteem voor de dan nog toekomstige buurtteam organisaties (BTO’s). In de oprichting en ontwikkeling van de buurtteams is het ontwikkelen en implementeren van een geïntegreerde IV-ondersteuning een belangrijk aspect geweest. Dit met het doel om de werkwijze te uniformeren, de samenwerking in de keten efficiënter te maken en sturingsinformatie te creëren om de Amsterdammer beter en sneller te helpen. Tijdens implementatie van Gidso, van 2020 tot 2023, bleek het systeem om meerdere redenen niet passend bij de inzet van de buurtteams en ketenpartners, zoals de zorgaanbieders. Eind juni 2023 besloot B&W het project Gidso per direct te stoppen. Ik betreur deze gang van zaken en heb u hierover mondeling geïnformeerd in de vergaderingen van de raadscommissie OZA van 21 juni en 12 juli 2023. Op 22 november 2023 heeft u de raadsinformatiebrief ‘Stopzetten project Gidso’ besproken in de raadscommissie OZA. De resultaten van de hierin aangekondigde evaluatie zijn inmiddels bekend en deel ik hierbij met u.

In deze brief handel ik ook de toezegging aan het lid van Pijpen (GL) af door de manier waarop we de raad hebben geïnformeerd over het project te beschrijven en te evalueren (TA2023-001395). Evaluatieproces In 2023 zijn er drie evaluaties uitgevoerd: - Gartner evaluatie: In mei 2023 is Gartner als onafhankelijk strategisch adviesbureau ingeschakeld. De definitieve rapportage, opgeleverd op 14 augustus jl. en samen met de raadsinformatiebrief op 22 november jl. aan de raad aangeboden, belichtte de gemaakte keuzes, aanpak en geplande uitrol van Gidso gedurende 2019-2023. - Interne evaluatie: Van september 2023 tot en met december 2023 vond een interne evaluatie met de betrokken directeuren en stuurgroepleden plaats. Op basis van documentatie en individuele gesprekken zijn kritische punten besproken, geanalyseerd en is gereflecteerd om leerpunten te kunnen formuleren.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

28 maart 2024 Pagina 2 van 4

-

Evaluatie met de buurtteam organisaties (BTO’s): Een evaluatie met de BTO’s vond eveneens eind 2023 plaats op zowel uitvoerings- als directieniveau in de vorm van interviews en dialoogsessies met afgevaardigden van de relevante partijen. Hiermee is het perspectief en de ervaring van de buurtteams opgehaald. Uitwerkingen van bovenstaande evaluaties zijn te vinden in de bijlagen. Hieronder noem ik de belangrijkste observaties en leerpunten. Belangrijkste observaties en toelichting Onzekere basis en systeemkeuze: De gemeente is in 2019 het project gestart toen de buurtteams nog niet waren opgericht. Hierbij ontbrak een grondig pakket van eisen en zorgvuldige softwareselectie met brede afstemming voor de aanbesteding. Door behoefte aan sturingsinformatie, grip op data en uniforme werkwijze vanuit de gemeente heeft de gemeente gekozen voor en gestreefd naar één applicatie voor de betrokken ketenpartners. Dit is in retrospectief niet wenselijk en haalbaar gebleken. Uit de evaluatie van Gartner en de interne projectevaluatie bleek dat het systeem in 2019 weliswaar paste bij de toenmalige gemeentelijke eisen, maar met de parallelle start en ontwikkelingen van de buurtteams onvoldoende flexibel en configureerbaar was.

Projectgovernance, verandermanagement en samenwerking: Door een gebrek aan een gezamenlijke visie, doelstellingen, en aanpak tussen de gemeente en BTO’s verliep de samenwerking tijdens de uitvoering van het Gidso project moeizaam. Tijdens het project is er veel gedaan om privacy, technische en organisatorische knelpunten aan te pakken. De projectorganisatie is niet voldoende in staat geweest om meningsverschillen effectief te bespreken en besluiten transparant te nemen. De evaluatie met de BTO’s laat zien dat zij zich niet gelijkwaardig behandeld voelden in de samenwerking en dat er onvoldoende aandacht was voor open communicatie en het afstemmen van spelregels en besluitvorming. Focus op implementatie en het bespreken van signalen en risico’s: Uit de evaluaties blijkt dat tijdens het project de focus lag op het implementeren van het systeem, waarbij met veranderingen van tijd en omstandigheden niet kritisch is gekeken naar de initiële keuze voor Gidso. Signalen en bezwaren vanuit projectgroepleden en de werkvloer zijn gedurende het proces op verschillende tafels genegeerd of gezamenlijk onterecht als oplosbaar bestempeld. Hierdoor zijn risico’s verkeerd ingeschat, wat resulteerde in het blijven voortzetten van het project.

Gebrek aan afstemming tussen betrokken partijen leidde vervolgens tot misinterpretaties in stuurgroepen en directiegesprekken, waarbij consensus en overeenstemming door de gemeente werd verondersteld die niet op dezelfde manier werd ervaren door de BTO’s. Communicatie met de raad: Om te voldoen aan de toezegging TA2023-001395 aan lid van Pijpen (GL) is ook de communicatie met de raad geëvalueerd. De raad is via verschillende mededelingen en raadsinformatiebrieven1 1

Mededeling Kennisname raadsinformatiebrief buurtteams en reactie op motie 343.20 12-03-2020 Mededeling OZA 28-09-2022 Mededeling Gemeenteraad 03-11-2022 Beantwoording schriftelijke vragen van de leden Van Pijpen, Wehkamp en Hoogtanders 07-11-2022

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

28 maart 2024 Pagina 3 van 4

geïnformeerd over het project en de beslissing om het project Gidso stop te zetten. Hoewel de brieven en mededelingen de gebeurtenissen beschreven, miste het open en diepgaande analyses waarbij andere opties dan verder gaan op de ingeslagen weg serieus werden onderzocht. De reden hiervoor lijkt de focus op implementatie van het systeem tijdens het project, waarbij alternatieve opties ook niet tijdig zijn besproken. Belangrijkste leerpunten en vervolg Samenvattend signaleer ik de belangrijkste leerpunten voor het vervolg. Om te borgen dat er effectief gereageerd kan worden op signalen van de uitvoering is het belangrijk een transparante en duidelijke projectgovernance in te richten: - De projectgovernance zal worden vastgelegd in een gezamenlijk tot stand gekomen projectplan, door alle betrokken partijen ondertekend. - Belangrijk is het zorgen voor een expliciete rol- en taakverdeling. Het (hoger) management en de ambtelijke opdrachtgever zorgt daarbij voor goede voorwaarden en doelen en bewaakt de uitgangspunten op hoofdlijnen. Deze rolverdeling moet expliciet benoemd, besproken en vastgelegd worden in de opdrachtformulering, en periodiek worden getoetst.

- Het is ook van belang om aandacht te hebben voor de tegengestelde belangen tussen de gemeente als verantwoordelijke voor het beleid en toeleiding tot Wmo voorzieningen, en de buurtteams als uitvoerende partij voor de maatschappelijke ondersteuning. Dit maakt de samenwerking op onderdelen complex, waardoor het belangrijk is om dit concreet te bespreken. - Een continue dialoog over samenwerkingsprocessen is cruciaal om interpretatieverschillen te voorkomen en ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen gezamenlijk naar dezelfde doelen streven. Regelmatig overleg is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle partijen elkaar goed begrijpen en op één lijn liggen, waarbij ook nadrukkelijk wordt geluisterd naar tegengeluiden. Om het project nu wél succesvol te laten zijn voor professionals, Amsterdammers en de gemeente worden daarnaast de volgende aandachtspunten meegenomen: - Samenwerking met de betrokken stakeholders moet plaatsvinden op basis van partnerschap. Dit is concreet ook mede-eigenaarschap, mede-resultaat verantwoordelijk en mede-besluitvormend. - Het is belangrijk om met elkaar in de juiste volgorde te werken, van het waarom, naar de wat en de hoe. Het definiëren van een gezamenlijke, ketenbrede visie en doel gericht op ketensamenwerking en het ontsluiten van data is hierbij van essentieel belang.

Daarbij moet de inhoudelijke vraag en organisatieverandering in een vervolgtraject centraal staan, met als doel om de ondersteuning aan de Amsterdammers te verbeteren.

Raadsinformatiebrief beantwoording raadsvragen over Sturing en IV buurtteams 14-12-2022 Beantwoording technische vragen VJN 02-06-2023 Mededeling OZA 21-06-2023 Mededeling OZA 12-07-2023 Raadsinformatiebrief Stopzetten Project Gidso: 22-11-2023

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

-

28 maart 2024 Pagina 4 van 4

De inhoud moet leidend zijn, waarbij de informatievoorziening dient als ondersteuning om de inhoudelijke doelen te bereiken. Het structureel organiseren van klankbordgroepen waarbij de mensen voor wie het project wordt uitgevoerd worden betrokken.

Om de raad goed te kunnen informeren: - In onze toekomstige communicatie met de raad streven we naar een meer open aanpak wat betreft risico's en alternatieve uitvoeringsmogelijkheden. Op deze manier willen we de raad beter inzicht geven in de complexe situaties en hen meer handvatten bieden voor het nemen van beslissingen. Het is van groot belang om de bovengenoemde leerpunten mee te nemen in toekomstige projecten, zodat we voorkomen dat projecten langer duren dan nodig en wenselijk is. De evaluatiepunten en geleerde lessen worden meegenomen in het vervolgtraject voor de keteninformatievoorziening. Dit traject is gericht op het mogelijk maken van effectieve en efficiëntere samenwerking tussen alle (zorg)partners, met als doel de goede hulp en ondersteuning voor de Amsterdammer. Als eerste stap zullen we een gezamenlijke visie opstellen en de informatiebehoeften van de verschillende partijen vaststellen. Vervolgens zal er gekeken worden hoe we kunnen voldoen aan deze visie en behoeften, rekening houdend met het huidige applicatielandschap en de bestaande informatievoorzieningen. Daarbij is het uitgangspunt dat de oplossing niet in één allesomvattende applicatie gezocht hoeft te worden. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Alexander Scholtes Wethouder Zorg en Maatschappelijke ontwikkeling Bijlagen 1. Technische objectivering Gidso, eindrapport, Gartner Consulting, 14 augustus 2023 2. Lessons Learned Gidso - Sessie Directie & Stuurgroep 3. Evaluatie Gidso - Buurtteams

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl