Raadsinformatiebrief besluit evenementenkalender 2025.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 23 juli 2024 Evenementen, Juridische Zaken Femke Halsema Stedelijk Evenementenbureau, evenementenbureau.BDA@amsterdam.nl

Onderwerp

Evenementenkalender 2025

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, In de afgelopen weken is er veel gesproken over evenementen en het nieuwe evenementenbeleid. Een belangrijk discussiepunt hierin was de beslissing over de vormgeving van de evenementenkalender van 2025, waarbij een keuze gemaakt moest worden tussen het doorvoeren van het tijdelijke beleid voor 2025 en het nogmaals kopiëren van de evenementenkalender. Mede op basis van het ambtswoninggesprek, het advies van Johan Wolswinkel en de toename in de uitvoeringsrisico’s van het beleid, heeft het college op 9 juli besloten de evenementenkalender voor 2025 nog een jaar te kopiëren. U bent hierover geïnformeerd in een raadsinformatiebrief d.d. woensdag 10 juli. De vervolgvraag is dan hoe deze kopie vormgegeven moet worden. Aangezien het vaststellen van de kalender een bevoegdheid is van de burgemeester, heb ik mij afgelopen week beraad op het kopiëren van de evenementenkalender en een besluit genomen. Met deze brief informeer ik uw raad graag over dit besluit. Evenementenkalender 2025 De evenementenkalender van 2025 bestaat ui een overzicht van alle evenementen die 2000+ bezoekers heeft. Deze is onder te verdelen in een kopie van de kalender uit 2024, nieuwe concepten die een plek hebben gekregen op een beschikbare schaarse plek en vooraankondigingen die niet onder de kopie vallen.

De evenementenkalender zal bestaan uit verschillende deelbesluiten, waarbij ieder deelbesluit ziet op één locatie. Voor de kopie van de evenementenkalender voor 2025 wordt uitgegaan van alle grote evenementen met 2000+ bezoekers die in 2024 vergund zijn en hebben plaatsgevonden op locaties waar in potentie sprake kan zijn van schaarste. Hierbij worden de uitzonderingen op locatieprofielen of beleid die zijn gemaakt voor 2024 in beginsel overgenomen voor 2025. Een evenement wordt alleen gekopieerd als deze tijdig is aangemeld door dezelfde organisator, met eenzelfde concept, voor dezelfde locatie en in dezelfde periode als in 2024. Afwijking van deze uitgangspunten wordt alleen toegestaan als sprake is van bijzondere, zwaarwegende omstandigheden. Gedacht kan worden aan de bijzondere knelpuntenperiode die later in deze brief aan de orde komt.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juli 2024 Pagina 2 van 4

Voor het aantal bezoekers geldt dat het aantal moet passen binnen het locatieprofiel of de betreffende locatie zonder locatieprofiel. Evenementen die aan de start van 2024 op de kalender stonden, maar niet zijn doorgegaan worden niet gekopieerd. Voor deze evenementen en alle andere nieuwe initiatieven kan een vooraankondiging worden gedaan voor een ‘nieuw concept’.

Grote (muziek)evenementen die geen invloed hebben op schaarse plekken en/of locatieprofielen kunnen net als ieder jaar een vooraankondiging doen. Deze evenementen vormen geen onderdeel van de kopie. Gedacht kan worden aan de marathon, de Sinterklaasintocht of de markt bij de IJhallen. Voor sommige locaties, met name de locaties zonder locatieprofiel, wordt komende periode duidelijk of er wijzigingen plaatsvinden aan het terrein en in hoeverre dit effect heeft op de evenementen die daar een plek hebben. Als dit het geval is, zullen de wijzigingen en mogelijke gevolgen voor het evenement met de betreffende organisator worden besproken. Nieuwe concepten Alle evenementen, ideeën of concepten die niet hebben plaatsgevonden in 2024, maar wel graag een plek zouden willen krijgen op de Evenementenkalender voor 2025, kunnen een vooraankondiging doen. Aangezien pas na het inventariseren van de kopie van de kalender definitief duidelijk wordt welke plekken beschikbaar zijn voor nieuwe initiatieven, is het voor deze organisatoren niet mogelijk om zich vooraf in te schrijven voor een specifieke plek. Wel kan bij de vooraankondiging een voorkeurslocatie worden vermeld. Het is voor iedere organisator mogelijk om per concept één vooraankondiging te doen.

Als er naar het oordeel van de burgmeester sprake is van meerdere verzoeken voor hetzelfde of een soortgelijk concept, waarbij het aannemelijk is dat dit gebeurt om meer kans te maken op een plek, worden alle vooraankondigingen geschrapt en niet meegenomen in de verdeling. Dit is om misbruik tegen te gaan en alle organisatoren een gelijke kans te geven op de beschikbare plekken die er zijn. Ook als een organisator graag een tweede dag zou willen toevoegen aan een bestaand (te kopiëren) evenement, dan is het mogelijk om deze tweede dag aan te melden als een ‘nieuw concept’. Deze wens voor een tweede dag wordt, net als alle andere nieuwe aanmeldingen, meegenomen in de verdeelprocedure. Nadat duidelijk is welke locaties beschikbaar zijn voor ‘nieuwe’ initiatieven, worden de organisatoren die een vooraankondiging hebben ingediend benaderd met de beschikbare plekken en krijgen zij de mogelijkheid om zich in te schrijven voor één locatie. Indien er meer aanmeldingen zijn voor locaties dan er vrije plekken beschikbaar zijn, zal de plek worden verdeeld middels loting. Als alle aanmeldingen passen binnen de beschikbare plekken op een locatie, dan krijgt de organisator de plek, onder voorbehoud van een positief advies van de veiligheids-, hulpen vervoersdiensten, in beginsel toegekend.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juli 2024 Pagina 3 van 4

Beschikbare plekken Voor locaties die nog beschikbaar zijn na de eerste verdeelronde en voor locaties die gedurende het jaar beschikbaar komen, wordt een aparte procedure gevoerd. De geïnteresseerde organisatoren die een vooraankondiging hebben gedaan, maar die géén plek op de kalender hebben, worden gerangschikt op basis van een niet-locatiegerichte loting. De organisator die als eerste uit de loting komt, krijgt een eventuele beschikbare of beschikbaar gekomen plek als eerste aangeboden. Indien #1 geen gebruik wenst te maken van de plek, wordt deze aangeboden aan #2, etc. Wanneer een organisator een plek heeft, wordt deze uit de lijst met gegadigden gehaald. Vrijgekomen plekken gedurende het jaar Voor de plekken die gedurende het jaar vrij komen vanwege een annulering of intrekking van een vooraankondiging, gelden een aantal extra voorwaarden. Allereerst is het noodzakelijk dat de vooraankondiging van het originele evenement formeel is ingetrokken door de organisator. In die situatie zal de plek aangeboden worden voor de betreffende locatie, de reeds ingeplande datum en voor het aangekondigde aantal bezoekers. Deze informatie is immers al in een eerder stadium afgestemd met de adviespartners, in de regio en met burgemeester, politie en officier van justitie (hierna: driehoek.

Aangezien een dergelijke wijziging vaak op korte termijn plaatsvindt, is het niet realistisch om organisatoren te laten schuiven in locatie, data of aantallen bezoekers en daarmee deze afstemming en adviesvraag opnieuw volledig te doorlopen. Uiteraard zullen de adviespartners wel worden geïnformeerd over de wijziging. Daarnaast kan de plek alleen opnieuw aangeboden worden indien dit op tijd is om het vergunningsproces voldoende zorgvuldig te kunnen doorlopen. Uitgangspunt is dat de termijn voor het aanvragen van een evenementenvergunning van 16 weken wordt gehandhaafd, zodat het besluit op de vergunningsaanvraag tijdig (6 weken van te voren) kan worden genomen. Vooraankondiging Alle organisatoren kunnen tussen 1 augustus en 25 augustus 2024 een vooraankondiging indienen via de website van de gemeente Amsterdam. Dit geldt zowel voor de organisatoren die een plek krijgen op de gekopieerde kalender, als voor alle overige organisatoren. Zo dus ook voor organisatoren van evenementen tijdens Koningsdag en de Pride. Evenementen met meer dan 2.000 bezoekers waarvoor geen vooraankondiging is gedaan, komen niet in aanmerking voor een plek op de evenementenkalender. Zonder plek op de evenementenkalender wordt een vergunningaanvraag buiten behandeling gesteld. Een plek op de evenementenkalender geeft geen garantie op een evenementenvergunning.

Het aanvragen van een vergunning is een apart proces, dat apart doorlopen moet worden. Voor de Pride geldt in het bijzonder dat er voor 2025 nieuw beleid geldt op basis waarvan de organisatie van de laatste week van de Pride-maand aan één organisator wordt gegund. Omdat nog niet duidelijk is wie de organisator wordt van de laatste week van de Pride 2025, is het, anders dan hierboven gemeld, mogelijk dat een andere organisator invulling geeft aan de evenementen die op de kalender staan opgenomen onder de Pride. Voor overige evenementen in de Pridemaand, zowel nieuwe als bestaande concepten, geldt de procedure die eerder in deze brief staat beschreven.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juli 2024 Pagina 4 van 4

Daarnaast zullen een aantal bijzondere evenementen die worden vooraangekondigd worden opgenomen op de Evenementenkalender, zoals het feest ‘Op de Ring’ en SAIL 2025. Deze evenementen vallen grotendeels buiten de (schaarse) locatieprofielen en vallen daarmee buiten het besluit om te kopiëren. Er wordt naar gestreefd om zo snel mogelijk uitsluitsel te geven over de invulling van de Evenementenkalender 2025. Gelet op de noodzakelijke afstemming met de veiligheids-, hulp- en vervoersdiensten en de regio, is de kans groot dat de definitieve kalender zal worden vastgesteld in december. Uiteraard probeer ik eerder duidelijkheid te geven over een conceptkalender, onder voorbehoud van positieve advisering van de adviespartners, de driehoek en de regio. Bijzondere knelpuntenperiode Zoals u weet is 2025 een uitzonderlijk druk evenementenjaar, met naast de gebruikelijke evenementen op de kalender en de traditionele grote evenementen als Pride, ADE, Oud en Nieuw en Koningsdag, ook nog extra evenementen in het kader van Amsterdam 750 en SAIL. Al deze evenementen doen een beroep op de schaarse capaciteit bij de gemeente en bij de diensten. In overleg met de politie is vast vooruitgekeken naar periodes waarin, als gevolg van die grotere belasting dan gebruikelijk, knelpunten zouden kunnen ontstaan voor evenementen.

Dit gaat om het weekend van Op de Ring en de daaropvolgende week waarin de NAVO-top plaatsvindt (van 20 tot en met 29 juni), en voor het weekend van de Pride (van 2 tot en met 4 augustus) en SAIL (van 22 tot en met 24 augustus). Deze periodes zijn aangeduid als bijzondere knelpuntenperiode. Organisatoren wordt ontraden om voor die momenten grote evenementen te organiseren, omdat vanwege de schaarse capaciteit en mogelijke extra risico’s op het gebied van mobiliteit en bereikbaarheid een grotere kans bestaat dan gebruikelijk dat het evenement niet door kan gaan. Voor het weekend direct na de NAVO-top geldt dit ook, zij het in iets mindere mate. Een beperkt aantal evenementen dat niet of nauwelijks beslag legt op politiecapaciteit, is dat weekend hoogstwaarschijnlijk wel mogelijk. Bij het vaststellen van de gekopieerde agenda wordt rekening gehouden met die extra knelpuntenperiode, door organisatoren in de gelegenheid te stellen evenementen aan te melden voor een ander moment, bij voorkeur in diezelfde periode. Ik hoop u op deze manier voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl