Raadsinformatiebrief Auke Bijlsma.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 26 augustus 2025 Verkeer & Openbare Ruimte Melanie van der Horst Directie Verkeer & Openbare Ruimte

Onderwerp

Opvolging aanbevelingen Auke Bijlsma symposium

Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s):

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeren wij u over hoe we opvolging hebben gegeven aan de aanbevelingen uit het Auke Bijlsma symposium uit 2021. Op 11 juli 2019 heeft uw raad motie 1314.19 aangenomen waarin het college werd gevraagd tweejaarlijks een lezing of symposium te organiseren, waarbij democratische controle en het borgen van kennis van langdurige projecten bij de gemeenteraad centraal staan. Er is toen het eerste symposium georganiseerd: het Auke Bijlsma-symposium. Zie meer informatie in raadsinformatiebrief over de afdoening van die motie. Aanleiding was de wens van de raad om kennis beter te borgen ter bevordering van de democratische controle door de gemeenteraad van grote en langdurige projecten. Eerste Auke Bijlsma Symposium 30 november 2021 Het eerste symposium heeft in digitale vorm plaatsgevonden. Hieraan deden raadsleden, bestuurders, projectmanagers en directeuren mee. Het doel was om betere betrokkenheid van de raad te creëren bij complexe, langdurige infrastructurele projecten door samen praktische verbeteringen en oplossingen aan te dragen. In digitale ruimtes is gebrainstormd over hoe de raad grootschalige infrastructurele projecten kan volgen en tijdig bijsturen en welke instrumenten daarbij helpen. De opbrengsten uit het eerste symposium zijn in de vorm van aanbevelingen geformuleerd.

In de zomer van 2023 kwam naar voren dat het niet mogelijk was om alle opdrachten en aanbevelingen uit het eerste symposium door te voeren. Zie voor een overzicht van de aanbevelingen de raadinformatiebrief met bijlagen van 10 februari 2022: Kennisnemen van de raadsinformatiebrief over Aanbevelingen Auke Bijlsma Symposium - Raadzaam Amsterdam. Door deze omvang én door capaciteitsproblemen bij de projecten zelf, lukte het niet alle adviezen door te voeren. Hierdoor kwam ook de organisatie van het tweede symposium niet van de grond. De raad gaf bovendien aan de meerwaarde van een tweede symposium niet direct te zien. Het leek het nuttiger om de beperkte capaciteit binnen de ambtelijke organisatie juist in te zetten voor het goed en breed oppakken van de uitkomsten uit het eerste symposium. De raad heeft gevraagd

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 augustus 2025 Pagina 2 van 3

om een raadsinformatiebrief met daarin een stand van zaken van de uitkomsten van het eerste symposium en alle andere zaken waaraan gewerkt is. Hieronder zetten we dit uiteen. Aanbevelingen De uitkomsten van het eerste symposium zijn in aanbevelingen ondergebracht. De belangrijkste aanbevelingen gericht op de ambtelijke organisatie zijn: 1.

2.

3. 4. 5. 6. 7.

8.

Optimaliseer technische expertsessies en zet dit informele instrument vaker in om raadsleden mee te nemen in de stand van zaken en doorkijk van complexe fysieke/infrastructurele projecten. Organiseer naast een technisch-inhoudelijke sessie per groot infrastructureel/fysiek project, een procesmatige sessie met meer de focus op de lange termijn: waar ligt je invloed als raadslid in welke fase van zo’n project? Organiseer werkbezoeken voor nieuwe raadsleden en raadsleden die tussentijds instappen; en ook gaandeweg bijvoorbeeld in geval van faseovergangen van een project. Maak per project een startdossier of spoorboekje voor raadsleden inclusief de lange termijnplanning en houd dit bij. Beschouw raadsleden als een vast onderdeel van de omgeving door een strategisch omgevingsmanager van een groot project. Maak raadsleden attent op informatievoorziening rondom grote projecten gericht op publieksinformatie, zoals bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Maak een timetable van de vijf grootste en complexe, risicovolle infrastructurele projecten (de Entree, Oranje Loper, Sprong over ’t IJ, Bruggen en Kademuren en misschien uitbreiding IJburg of Havenstad, met een doorkijk naar belangrijke mijlpalen en geef per project aan wanneer de raad dient te sturen en op welke momenten werkbezoeken organiseren (evt. i.c.m. technische sessie) wenselijk en raadzaam is.

Begin eerst met één project en daarna verder uitrollen. Maak een verbeterd format voor een Q-rapportage inclusief een voorbeeld-rapportage en instructies over wanneer en op welke wijze te communiceren.

Opvolging van de aanbevelingen Om de aanbevelingen op te volgen zijn de volgende acties in gang gezet: Bij de start van de nieuwe raadsperiode worden raadsleden geïnformeerd over hun rol, middelen en invloed. Dit is onderdeel van het inwerkprogramma dat de griffie organiseert. Voor grote projecten bieden we op belangrijke momenten technische sessies aan. Tijdens deze sessies wordt aangeven wat voor grote infrastructurele projecten de planning is en wanneer er iets – en in welke vorm – naar de raad toekomt. De technische sessies vinden geregeld plaats in de vergadervrije weken van de gemeenteraad en worden verzorgd door griffie en de ambtelijke organisatie. Sinds het najaar 2024 is er een bestuurlijke lange termijnagenda. Deze wordt bijgehouden door de ambtelijke organisatie. In die agenda is zichtbaar wat er op een dossier staat te gebeuren en bijvoorbeeld wanneer participatie plaatsvindt of wanneer er een technische sessie/expertmeeting plaatsvindt. Deze agenda fungeert als startdossier of spoorboekje en is ook beschikbaar voor raadsleden die tussentijds instappen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 augustus 2025 Pagina 3 van 3

In de verordening op de ambtelijke bijstand (in werking getreden per 18 april 2023) is expliciet gemaakt dat raadsleden technische vragen rechtstreeks aan een ambtenaar kunnen stellen. Verdere informatie daarover staat hier: Verordening ambtelijke bijstand raadsleden | Lokale weten regelgeving Over de informatievoorziening rondom de grote projecten zoals Entree, Oranje Loper, Sprong over het IJ en Bruggen en Kademuren, zijn inmiddels overzichten met wat eraan zit te komen gedeeld met de raad. Daarnaast wordt voor alle projecten die onder de Regeling Grote Projecten vallen, in de tweejaarlijkse raadsinformatiebrieven (halfjaarrapportages) ook een vooruitblik voor de eerstvolgende periode opgenomen. En in raadsvoordrachten over grote projecten is ook altijd aandacht voor het vervolgproces. Er is een nieuw format van de RGP-raadsinformatiebrief. Daarin staan de historie van een project, het actuele dashboard, de voortgang en een toelichting op indicatoren. Ook de planning, financiën, risico’s en de beheersing daarvan komen in de brief aan bod. De wijze van participatie komt ook aan de orde in die informerende brieven. Ten slotte Sinds 2023 zijn de aanbevelingen uit het symposium zoveel als mogelijk opgevolgd en daarmee is er structureel aandacht voor de rol van de gemeenteraad bij grote infrastructurele projecten.

Omdat er daarnaast op dit moment geen signalen zijn dat er behoefte is aan een nieuw Auke Bijlsma symposium, stelt het college voor om voor nu af te zien van het organiseren daarvan. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Melanie van der Horst Wethouder Verkeer en Openbaren Ruimte

Bijlagen 1. n.v.t.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl