Raadsinformatiebrief Afdoening toezegging evaluatie ICT-aanbestedingen.pdf

Raadsinformatiebrief Afdoening toezegging

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s):

De leden van de raadscommissie FKD van Amsterdam 11 mei 2023 Coördinatie Inkoop

Behandeld door

Bestuurszaken.dii@amsterdam.nl en bestuurszaken.inkoop@amsterdam.nl

Onderwerp

Afdoening toezegging evaluatie ICT-aanbestedingen en stand van zaken ICTprojecten uit commissievergadering van 17 januari 2023

Geachte leden van de gemeenteraad, In uw raadscommissie vergadering FKD van 17 januari 2023 zijn twee toezeggingen gedaan. Te weten: 1. Aan het lid Schmit (D66) inzichtelijk te maken wat er van de aanbesteding van applicaties voor dienstverlening en communicatie is geleerd, hoe deze geleerde lessen mogelijk terug te zien zijn in nieuwe aanbestedingen en de commissie hierover te informeren (TA2023-000072); 2. Aan het lid Burgers (VVD) de commissieleden binnen enkele weken een overzicht te sturen van grote ICT-projecten van 2018 tot nu waar kostenoverschrijdingen te verwachten zijn (TA2023-000073). In deze raadsinformatiebrief ga ik inhoudelijk in op de gestelde vraag onder 1. Over punt 2 geef ik de stand van zaken aan. Ad 1. Evaluatie van de aanbesteding van applicaties voor dienstverlening en communicatie in relatie tot nieuwe aanbestedingen Zoals opgenomen in de raadsinformatiebrief van 6 januari 2023 heeft de gemeente voor het eerst een platform aanbesteed waarin verschillende functionaliteiten geïntegreerd zijn. Eén van de afgewezen partijen (Pegamento) was van mening dat de aanbesteding niet juist was verlopen. Deze partij heeft daarom een kortgeding aangespannen en is door de rechter in het ongelijk gesteld. Dat neemt volgens de rechter niet weg dat voor het overige de aanbestedingsprocedure vanaf 12 juli rommelig is verlopen.

We hebben na de raadscommissievergadering van januari dit jaar het aanbestedingstraject nogmaals kritisch tegen het licht gehouden. Daar hebben we ook de rechterlijke uitspraak weer bij betrokken. Om het aanbestedingsproces te verbeteren, gaat de Lead Buyer ICT in het vervolg, conform de stedelijke richtlijnen, de beoordeling in twee delen splitsen. In de eerste beoordeling richt de Lead Buyer ICT zich op de geschiktheidseisen, de geldigheid van de inschrijving. In het tweede deel worden de geldige inschrijvingen kwalitatief beoordeeld. Over deze beoordelingen communiceren we zoals gebruikelijk via TenderNed. Dit geeft helderheid waarover wanneer is beslist. Daarnaast was de raming voor het platform een nieuwe opgave waardoor de inschatting

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 mei 2023 Pagina 2 van 3

inaccuraat bleek. Als zich weer een soortgelijke aanbesteding voordoet, kunnen we daaruit lering trekken en realistischere inschattingen maken. Zoals eerder aan u geïnformeerd, heeft het college het inkoopstelsel doorontwikkeld via de bestuursopdracht inkoop, het bijhorend adviesrapport inkoopstelsel en het inmiddels afgeronde ambtelijke uitvoeringsplan. Via de oprichting van de directie Financiën en Inkoop per april 2022 worden de structurele ontwikkelingen en verbeteringen van de stedelijke inkoopfunctie geborgd. Een van de ontwikkelopgaven heeft in het bijzonder een relatie met de toezegging aan het lid Schmit (D66). Dit betreft de opgave voor het optimaliseren en digitaliseren van het ketenproces inkoopbehoefte tot en met betalen. Een van de acties binnen deze ontwikkelopgave is het uniformeren van werkwijzen, formats en systemen bij alle Lead Buyers. Zo is begin 2023 het stedelijke inkoopsysteem bij de Lead Buyer ICT geïmplementeerd en werken zij inmiddels volgens de stedelijke richtlijnen en formats. Dit betekent dat, zoals opgenomen in de paragraaf ‘reflectie’ in de raadsbrief van 6 januari 2023 en op de vorige pagina van deze brief dat de Lead Buyer ICT aansluit bij de werkwijze van in twee gedeelten beoordelen. Ten tijde van betreffende aanbesteding werkte de Lead Buyer ICT nog niet volgens die werkwijze en beoordeelde referenties na de kwalitatieve beoordeling.

Voorgaande laat onverlet dat het college niet 100% kan voorkomen dat dit in de toekomst niet meer plaatsvindt. Aanbesteden blijft mensenwerk en vergt een zorgvuldig proces tussen marktpartijen onderling en marktpartijen en de gemeente. Wel heeft het college er vertrouwen in dat met de door haar de in gang gezette verbeteringen voor de stedelijke inkoopfunctie het risico dat in aanbestedingen dit soort zaken plaatsvinden, wordt verminderd. Ad 2. Overzicht grote ICT-projecten van 2018 tot nu met mogelijke kostenoverschrijdingen Het in kaart brengen van grote ICT-projecten van 2018 tot nu kost meer tijd. Voor het komend zomerreces informeert mijn collega wethouder Scholtes van ICT en digitale stad u hierover. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. De toezegging over de evaluatie beschouw ik hiermee als afgedaan. Via mijn collega krijgt u voor het zomerreces informatie over de ICTprojecten. Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Coördinatie Inkoop

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Datum 11 mei 2023 Pagina 3 van 3