Raadsinformatiebrief afdoen toezegging vragen Havelaar

Raadsinformatiebrief Afdoening toezegging

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 17-01-2024 Algemene Zaken Femke Halsema Digitale Strategie en Informatie bestuurszaken.dii@amsterdam.nl Afdoening toezegging inzake mailboxen oud-medewerkers i.r.t. afhandeling Woo -verzoeken erfpachtinformatie (TA2023-001294) uit de commissievergadering van 2 november 2023

Geachte leden van de gemeenteraad, In uw vergadering van 2 november 2023 heb ik bij de bespreking van agendapunt 7: “Kennis te nemen van de raadsinformatiebrief ter afdoening van de toezegging over uitspraak Wob-verzoek erfpachtdocumenten (nr. VN2023-022173)” toegezegd schriftelijk terug te komen op vragen van raadslid Havelaar (CDA) over de afhandeling van Wob/Woo-verzoeken en het betrekken van mailboxen van oud-medewerkers daarin. Onderstaand treft u de beantwoording van deze vragen aan. Het college kan de gestelde vragen als volgt beantwoorden 1. Moeten niet per definitie alle mails, ook die van oud medewerkers meegenomen worden bij het afhandelen van Woo-verzoeken? Gemeentelijk beleid mailbewaring i.r.t. het afhandelen Wob/Woo-verzoeken Volgens het archiveringsbeleid van de gemeente Amsterdam worden e-mails opgeslagen en bewaard binnen het dossier waartoe de mail behoort. Deze dossiers worden bewaard zolang de archiefwettelijke bewaartermijn loopt. Alle informatie die onder de reikwijdte van een Wooverzoek (en tot 1 mei 2022 Wob-verzoek) valt, moet gedurende de bewaartermijn in deze dossiers terug te vinden zijn. In de praktijk zien we dat het gemeentelijke beleid niet altijd consequent wordt uitgevoerd en dus niet alle mails in de betreffende dossiers terecht komen.

Eerder informeerde ik u al dat we in 2024, in lijn met (inter)nationale ontwikkelingen, een andere methode van e-mailarchivering onderzoeken en implementeren. Omdat niet alle mails in de dossiers terecht komen, wordt bij de afhandeling van een Woo-verzoek ook naar informatie gezocht in de mailboxen van medewerkers. Elke jaar wordt er van de mailboxen van alle medewerkers een back-up gemaakt. Deze jaarlijkse back-up bevat niet alle mails. Mail die tussen twee jaarback-ups is ontvangen én verwijderd zit niet in de back-up. De jaarback-ups geven dus geen volledig beeld. Om dit volledige beeld wel te behouden, wordt op dit moment een ander systeem ingericht. Nadat een medewerker uit dienst treedt, worden de back-ups van de mailboxen nog gedurende maximaal zeven jaar bewaard. Bij het afhandelen van een Woo-verzoek wordt alleen in de back-ups naar informatie gezocht, als er voldoende reden is om aan te nemen dat daar informatie in zit die niet elders is opgeslagen, zoals binnen de afgesproken dossiers. Voor deze manier van werken is gekozen omdat informatie in

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 17 januari 2024 Pagina 2 van 3

principe in dossiers moet worden opgeslagen en omdat het met de huidige technische inrichting zeer arbeidsintensief en kostbaar is om bij alle Woo-verzoeken door de back-ups te zoeken. Aan de andere kant is de informatie nog aanwezig en valt onder de zorgplicht van het college van B&W. Daarom moet de informatie in principe worden meegenomen bij de afhandeling van een Woo-verzoek. In 2024 wordt gewerkt aan een nieuw systeem voor het maken van back-ups en aan een nieuwe manier van e-mailarchivering, waarmee het makkelijker wordt om naar mails te zoeken. Op korte termijn wordt er extra aandacht gevraagd voor het archiveren van e-mails bij uitdiensttreding van medewerkers en wordt een nieuw protocol gemaakt voor het betrekken van back-ups van mailboxen bij het afhandelen van Woo-verzoeken. Openbaarheid e-mails erfpachtinformatie Bij het afhandelen van een vijftal Wob/Woo-verzoeken zijn e-mails van zowel ORTEC als de Grondwaardecommissie openbaar gemaakt.

Zie op open.amsterdam de volgende besluiten: - Wob-besluit Grondwaardecommissie erfpacht 2015 (25-05-2018) - Wob-besluit betreffende ontbrekende stukken Grondwaardecommissie (03-05-2019) - Wob-verzoek aanvullende stukken rapport Schoon Schip (03-05-2019) - Wob-besluit: GWC en Ortec (21-09-2019) - Wob-besluit inzake Ortec Finance (10-7-2020) - Woo-besluit inzake het Grondwaardecommissie eeuwigdurende erfpacht GWC (30-042023) Als aanvulling op het actief openbaar gemaakte dossier m.b.t. Vernieuwing Erfpachtstelsel (VES) worden de mailboxen van een aantal betrokken medewerkers momenteel doorlopen. Relevante emails worden vervolgens toegevoegd aan het VES-dossier. Zo staat de eerste mailbox ‘E-mailmap A’ al grotendeels online (ruim 1700 documenten). Deze documenten zijn te vinden op open.amsterdam onder de ‘Interessante onderwerpen: Erfpacht’. Daarnaast zijn een aantal test-rekenmodellen voor iedereen toegankelijk gemaakt middels het Woo-besluit van 17 april 2023 inzake Dummy modellen. Deze test-rekenmodellen zijn overigens niet gebruikt voor de berekening van de financiële effecten van de erfpachtstelselherziening. De documenten staan wegens technische redenen niet op open.amsterdam, maar zijn via woo.grondenontwikkeling@amsterdam.nl op te vragen.

Bij het afhandelen van de Wob/Woo-verzoeken en het actief openbaar maken van erfpachtinformatie is gezocht in het centrale opslagsysteem, waarin alle belangrijke documenten en e-mails over de vernieuwing erfpachtstelsel zijn opgeslagen. Naar aanleiding van de vragen van lid Havelaar (CDA) is, om er zeker van te zijn dat alle e-mails in het opslagsysteem terecht zijn gekomen, een procedure gestart om toegang te krijgen tot twee mailboxen van oud-ambtenaren. Volgens protocol en in het kader van privacy heeft slechts de directeur de bevoegdheid om toestemming te geven voor inzage. De aanvraag voor toegang is gedaan, maar nog niet toegewezen. Zodra de mailboxen beschikbaar zijn, wordt naar nog niet eerder gepubliceerde emails en documenten gezocht. Deze zullen vervolgens conform de Woo actief openbaar worden gemaakt.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

2.

Datum 17 januari 2024 Pagina 3 van 3

Ziet de burgemeester, bijvoorbeeld in de twijfel over de volledigheid van de openbaarmaking van de financiële gegevens na deze WOO verzoeken, aanleiding en mogelijkheid om met de betrokken in gesprek te gaan om samen te zoeken naar minder juridische wegen?

Vanuit Grond en Ontwikkeling zijn in het verleden, naar aanleiding van meerdere ingediende Wob/Woo-verzoeken met betrekking tot erfpacht, gesprekken gevoerd met de indieners van deze verzoeken. De gesprekken zijn gevoerd door de behandelaars van de Woo-verzoeken, maar ook met de desbetreffende afdelingsmanager en de directeur van Grond en Ontwikkeling. Ondanks de inzet om een open gesprek te voeren en antwoord te geven op de vragen van verzoekers, hebben deze gesprekken helaas niet geleid tot tevredenheid bij de verzoekers én zijn daarna door hen nog andere Woo-verzoeken ingediend en bezwaarprocedures gestart. Duidelijk is dat verzoekers zich niet kunnen vinden in de uitkomst van hun verzoek en het lijkt helaas niet mogelijk om de twijfel van verzoekers over de openheid, transparantie en eerlijkheid vanuit de gemeente weg te nemen. Wij zouden graag een minder juridische weg behandelen, maar zijn hierbij afhankelijk van de verzoekers. Wanneer een verzoeker een Woo-verzoek bij de gemeente indient, de gemeente in gebreke stelt of in bezwaar en beroep gaat tegen een besluit van de gemeente, dient de gemeente hier formeel op te reageren. Vanuit Grond en Ontwikkeling zal op dit gebied niet zelf een juridische procedure worden gestart.

Helaas is het tot op heden niet gelukt om de betreffende verzoekers tevreden te stellen of hun voldoende vertrouwen te geven met betrekking tot de openheid van de gemeente. Dit neemt niet weg dat bij een nieuw verzoek om informatie altijd opnieuw bekeken wordt of een gesprek met de verzoeker mogelijk is en zal worden geprobeerd om de verzoeker zo goed en duidelijk mogelijk te informeren. Als de verzoekers aangeven dat een gesprek alsnog zinvol kan zijn -om zo niet de juridische weg te bewandelen- dan staan we daar wederom voor open.

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl