Raadsinformatiebrief Aanbeveling ACAM 2018-4.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: De leden van de gemeenteraad van Amsterdam Datum 9 maart 2023 Portefeuille(s) Financiën Portefeuillehouder: Hester van Buren, Wethouder Financiën Behandeld door Directie Middel en Control, bestuurszaken.dmc@amsterdam.nl Onderwerp

Afdoening aanbeveling 2018-4

Geachte leden van de gemeenteraad van Amsterdam, Op basis van een aanbeveling van de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie bij het Jaarverslag 2018 is de volgende aanbeveling opgenomen: Verantwoordelijkheid en eigenaarschap in ketenprocessen De rekeningencommissie beveelt aan om: • Verantwoordelijkheden tussen de lijn en de bedrijfsvoering scherper te onderscheiden en te beleggen waar het om ketensamenwerking gaat; • Helderheid te scheppen in de verantwoordelijkheden, onderlinge verwachtingen en vereisten voor de kwaliteit van de informatie en procesvoering waar het gaat om externe (keten)partners Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie aangegeven dat zij deze aanbeveling opvolgt. In deze brief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. Ik stel daarbij voor de aanbeveling af te doen. De aanbeveling is inmiddels bijna 4 jaar oud. Gedurende de afgelopen 4 jaar is veel veranderd en veel aangepakt op het gebied van verantwoordelijkheden en eigenaarschap binnen ketenprocessen van de gemeente. Doel van onze initiatieven was o.a.

om verantwoordelijkheden tussen de lijn en de bedrijfsvoering scherper te onderscheiden, om het eigenaarschap beter te beleggen waar het om ketensamenwerking gaat, en om de kwaliteit van de informatie verder te professionaliseren; voor zowel in- als externe partners. We hebben veel veranderd in de spelregels die we binnen de gemeente hanteren bij het sturen op en het beheersen van onze (keten)processen. De spelregels (het betreft hier het ambtelijke kader Procesbeheersing) zijn aangescherpt. De aandachtspunten uit de aanbeveling 2018-4 van de rekeningcommissie zijn daarbij meegenomen. In de spelregels heeft het fenomeen ‘ketenproces’

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 9 maart 2023 Pagina 2 van 2

een duidelijke plek gekregen, en wordt beter geduid hoe om te gaan met een ketenproces en welke samenwerkingsafspraken er binnen een ketenproces gemaakt moet worden. Aan het begrip proceseigenaar wordt in het kader concrete invulling gegeven voor de verschillende typen processen binnen de gemeente, dus ook voor ketenprocessen. Ook worden er handvatten aangereikt hoe om te gaan met overdrachtsmomenten binnen een ketenproces. Overdrachtsmomenten zijn momenten waarop er binnen een proces een overdracht van bijvoorbeeld documenten of data plaatsvindt naar bijvoorbeeld een andere afdeling, een andere directie of naar een externe partij. Vaak zijn dit processen die in een keten worden uitgevoerd. Daarnaast is er veel veranderd in de vastlegging van onze gemeentelijke processen. Sinds 2019 werkt de gemeente met een lijst van focus- oftewel kernprocessen. Kernprocessen zijn processen die altijd goed beheerst moeten worden, bijdragen aan de kernactiviteiten van de organisatie, een zekere geldstroom representeren, een rechtshandelingen in zich dragen (waarmee we een verbintenis aangaan met burgers, ondernemers), voortkomen uit een wettelijke verplichting of zich richten op de beheersing van de eigen organisatie.

De hierboven genoemde spelregels over procesbeheersing zijn van toepassing op deze kernprocessen, dus voor deze kernprocessen wordt vastgelegd of het ketenprocessen betreft, wie het eigenaarschap heeft, enzovoort. Voor circa 90% van de processen geldt dat er documentatie aanwezig is. Gegeven bovenstaande ontwikkelingen stel ik voor om de aanbeveling 2018-4 af te doen. De werking van onze spelregels, en de wijze waarop we de kernprocessen volgen behoeft vanzelfsprekend blijvende aandacht en samenwerking in een keten vereist continue afstemming en verbetering. Ik zeg u daarom toe dat wij in 2024 nader onderzoek zullen verrichten naar de werking van het kader op (specifiek) de ketenprocessen, en dat ik u daarover in het Jaarverslag 2024 zal informeren.

Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Bijlagen 1. Gereed melding Aanbeveling 2018-4 (ACAM)

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl