Raadsinformatiebrief aanbesteding applicaties dienstverlening en rechterlijke uitspraak

Raadsinformatiebrief

Aan:

Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 06 januari 2023 Dienstverlening Hester van Buren Dienstverlening, dienstverlening@amsterdam.nl

Onderwerp

Aanbesteding applicaties dienstverlening en rechterlijke uitspraak

Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s):

Geachte leden van de gemeenteraad, Onlangs heeft er een aanbesteding plaatsgevonden van applicaties voor dienstverlening en communicatie. Over de uitkomst van de aanbesteding is een kort geding geweest tussen de gemeente en een afgewezen aanbieder, waarin de gemeente door de rechter in het gelijk is gesteld. Graag informeren we u over deze aanbesteding en deze rechterlijke uitspraak, mede naar aanleiding van artikelen hierover in het Parool.1 Context en doel aanbesteding Digitale applicaties zijn een vast bestanddeel van dienstverlening aan de Amsterdammer. U kunt hierbij denken aan een kennisbank waarin een callcentermedewerker informatie opzoekt of een wachtrijsysteem waarmee we bij de stadsloketten Amsterdammers oproepen aan de balie. Omdat deze toepassingen van applicaties stapsgewijs zijn ontwikkeld, is ook de bijhorende digitale infrastructuur geleidelijk tot stand gekomen. Op dit moment gebruiken we voor de dienstverlening een palet van circa 35 aparte applicaties. Onderhoud en beheer hiervan zijn arbeidsintensief en kostbaar. We hebben te maken met verschillende leveranciers en afzonderlijke contracten. Ook het oplossen van storingen is hierdoor gecompliceerd en tijdsintensief. In het verleden heeft uw raad hierover vragen gesteld2. Zeven applicaties waren binnen afzienbare termijn toe aan vervanging.

Bij grote dienstverleners buiten de gemeente zien we dat inmiddels betere alternatieven beschikbaar zijn. In het coalitieakkoord staat de ambitie om mogelijkheden te gebruiken die digitalisering biedt om dienstverlening te verbeteren en het vertrouwen tussen overheid en burger te versterken. We hebben het moment van vervanging aangegrepen om een samenhangend geheel (een platform) in te kopen en de afzonderlijke applicaties te vervangen. Daarmee verbeteren we onze dienstverlening aan de Amsterdammer en wordt deze effectiever en efficiënter. Hiertoe hebben we conform de procedures de inkoop aanbesteed. Rechterlijke uitspraak Eén van de afgewezen partijen (Pegamento) was van mening dat de aanbesteding niet juist was verlopen. Deze partij heeft daarom een kortgeding aangespannen en is door de rechter in het ongelijk gesteld. 1

Parool artikelen: “ICT-project gemeente Amsterdam nog vóór aanvang 85% duurder” op 22-12-2022 en “Verliezer van prijzige ICT aanbesteding gemeente Amsterdam bijt van zich af” op 5-01-2023. 2 Schriftelijke vragen De Grave Verkerk inzake ict-storingen bij de gemeente 13-03-2019.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 6 januari 2023 Pagina 2 van 3

De rechter heeft in het vonnis aangegeven dat de Gemeente niet in strijd heeft gehandeld met de procedureregels in de aanbestedingsleidraad. Dat neemt volgens de rechter niet weg dat voor het overige de aanbestedingsprocedure vanaf 12 juli uiterst rommelig is verlopen. In het vonnis3 artikel 4.6 wordt een en ander als volgt verwoord: “Pegamento is vervolgens uitgenodigd voor een verificatieronde, die op 18 juli 2022 heeft plaatsgevonden. Aan Pegamento zijn echter bij die bijeenkomst alleen verduidelijkingsvragen gesteld en geen vragen over de referentie. Volgens de Gemeente simpelweg omdat de referentie op dat moment nog niet was gecheckt. Vervolgens kwam er een nieuwe planning, waarin het oude onderdeel 11 (“consensus meeting/ bepalen winnaar”) was verwijderd en werd gewijzigd in onderdeel ‘Periode verificatie, gunningsadvies en opstellen brieven’. Op 11 augustus 2022 werd de inschrijving van Pegamento vervolgens uitgesloten omdat haar referentie niet voldeed, welke beslissing op een later moment weer werd ingetrokken. Bij gunningsbeslissing van 8 september 2022 werd de inschrijving van Pegamento alsnog om dezelfde reden ongeldig verklaard. Al met al is het begrijpelijk dat Pegamento zich zorgen maakte over deze gang van zaken en aan de bel trok.

Voor de stelling van Pegamento dat de procedure oneerlijk is verlopen en haar indruk — zoals zij ook ter zitting heeft toegelicht — dat de Gemeente al van het begin af aan met een ‘grote’ partij, zoals Deloitte, in zee wilde gaan, zijn echter geen concrete aanwijzingen, zodat daaraan voorbij moet worden gegaan. Niet goed voorstelbaar is bovendien wat het motief voor de Gemeente zou kunnen zijn geweest om de inschrijving van Pegamento die een goede prijs-kwaliteitverhouding heeft, terzijde te willen schuiven om oneigenlijke redenen.” Pegamento heeft volgens de rechter weliswaar met het juiste systeem ingeschreven, maar een onjuiste referentie opgegeven. Dit houdt in dat Pegamento op basis van deze referentie niet heeft kunnen aantonen te voldoen aan de geschiktheidseisen, in het bijzonder de technische bekwaamheid. Pegamento is nog steeds leverancier voor een aantal applicaties voor contacten met burgers en is hierin een gewaardeerde partner. Reflectie We hebben het aanbestedingstraject geëvalueerd. Daar hebben we de rechterlijke uitspraak bij betrokken. In het vervolg zullen we de beoordeling in twee delen splitsen. In de eerste beoordeling richten we ons op de geschiktheidseisen, de geldigheid van de inschrijving. In het tweede deel worden de geldige inschrijvingen kwalitatief beoordeeld. Over deze beoordelingen communiceren we zoals gebruikelijk via TenderNed.

Dit geeft helderheid waarover wanneer is beslist. De rechter bevestigt onze zorgvuldige voorbereiding van deze aanbesteding. We hebben geen plafondbedrag gehanteerd. We hebben voor het eerst een platform aanbesteed waarin verschillende functionaliteiten geïntegreerd zijn. Ook de raming van het platform was voor ons een nieuwe opgave. Om ons terdege voor te bereiden hebben we leveranciers en onafhankelijke marktkenners geconsulteerd. Deze rondes hebben ons geholpen bij het beter voorbereiden van de aanbesteding, maar hebben de te verwachten kosten van de opdracht niet scherp gemaakt. De leveranciers gaven aan dat ze hiervoor de precieze opdrachtformulering in de aanbesteding nodig hadden. Om de inschrijvingen te kunnen vergelijken (beste kwaliteit-prijsverhouding) hebben we in de aanbestedingsleidraad de (fictieve) opdrachtwaarde geraamd op een bedrag van circa € 14 miljoen. We hebben in de Leidraad expliciet gemaakt dat het bedrag een raming betreft en dat 3

Vonnis Rechtbank Amsterdam 17 november 2022, zaaknummer C/13/723131 / KG ZA 22-842 MDvH/TF

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 6 januari 2023 Pagina 3 van 3

ook hogere inschrijfprijzen zijn toegestaan en niet leiden tot uitsluiting. Na de aanbesteding kwamen we tot de conclusie dat deze raming niet realistisch is voor de gevraagde kwaliteit. Met deze aanbesteding zijn we binnen de marges van de huidige jaarlijkse exploitatiekosten gebleven. Vier partijen hebben een bod uitgebracht. Twee daarvan zijn ongeldig verklaard. Een daarvan kon niet alle gevraagde functionaliteiten bieden en de andere had geen passende referentie. Deloitte biedt de juiste functionaliteiten, heeft een passende referentie en voldoet aan de kwalitatieve eisen. Hierdoor kwamen zij in aanmerking voor een gunning. Op basis van hun kennis en ervaring met vergelijkbare trajecten kunnen zij ons een kwalitatief goed implementatietraject aanbieden en ons hierin goed begeleiden. Hierdoor zal het voor gemeente Amsterdam beter mogelijk zijn om tijdens de implementatie de kwaliteit van onze communicatie en dienstverlening vast te houden. We verwachten met Deloitte een professionele partij als partner geselecteerd te hebben. Met deze aanbesteding voor het nieuwe platform zetten we een volgende stap in het verbeteren van de dienstverlening aan de Amsterdammers. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Dienstverlening

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl