Raadsinformatiebrief 11-2 college inhuur directeur Amsterdam 750 jaar definitief

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 11 februari 2022

Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

College van B en W Erik van Straalen, Niek Heering

Onderwerp

Inhuur programmadirecteur Amsterdam 750 jaar: toelichting en afdoening van de toezeggingen commissie AZ 3 februari 2022

Geachte leden van de raad, Op 3 februari jl bespraken wij in de commissie AZ de procedure met betrekking tot de inhuur van de kwartiermaker/ directeur programma Amsterdam 750. In deze raadscommissie AZ heb ik een aantal toezeggingen gedaan en zijn er technische vragen gesteld. Die worden in deze brief beantwoord. Eerst zal worden ingegaan op de aanloop tot de inhuur van de programmadirecteur Amsterdam 750 jaar. Daarna beantwoord ik namens het college uw vragen over de gemeentebrede uitvoering bij inhuur, en ga daarbij ook in op het gevraagde verbeterplan. Vervolgens worden specifieke vragen over de inhuur van de programmadirecteur beantwoord. Tot slot wordt stil gestaan bij de vervolgstappen rond de werving van een programmadirecteur. De toezeggingen hebben een nummering die overeenkomt met de toezeggingenlijst uit commissie AZ, U treft deze aan als bijlage 1. A. Aanloop inhuur programmadirecteur Amsterdam 750 jaar Eind 2018 is een ambtelijk adviseur gevraagd aan de slag te gaan met de opdracht om het 750 jarig bestaan van onze stad groots te vieren. Gezien de hoge ambities voor de viering en de breed gedragen wens om zoveel mogelijk sectoren bij de viering te betrekken werd in het najaar van 2019 duidelijk dat voor het programma Amsterdam 750 een externe kwartiermaker nodig was, vanwege specifieke kwaliteiten die intern niet voorhanden waren.

Op dat moment is een profielschets opgesteld. Deze profielschets is opgenomen als bijlage 1 (toezegging 1). De kwartiermaker moest beschikken over veel ervaring met grote projecten en fondsenwerving, kennis van de stad en van het culturele veld, organisatietalent en een groot netwerk in het Amsterdamse bedrijfsleven en in de publieke sfeer. Vanwege de vereiste unieke mix van capaciteiten en kwaliteiten, ben ik met de medewerkers van Amsterdam 750, de gemeentesecretaris en mijn kabinet nagegaan wie hiervoor in aanmerking kwamen. Met twee serieuze kandidaten is uitgebreider door mij gesproken, maar zij bleken uiteindelijk niet beschikbaar. Ik ben graag bereid u deze namen vertrouwelijk te melden in het

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 februari 2022 Pagina 2 van 9

fractievoorzittersoverleg van 16 februari 2022 (toezegging 2). Dhr Booij kwam daarna in beeld. Hij beschikte over de juiste ervaring en competenties èn bleek beschikbaar, omdat hij net was gestopt als directeur van het Amsterdam Light Festival. Hij was daarom in onze ogen de geschikte kandidaat voor de opdracht. Het was van meet af aan de bedoeling dat hij tijdelijk zou werken aan de inhoudelijke en organisatorische opzet en implementatie van het programma Amsterdam 750; een opdracht als kwartiermaker voor negen maanden met de mogelijkheid van verlenging zoals is beschreven in de profielschets. De discussie die de afgelopen weken over deze aanstelling is ontstaan heeft mij zeer geraakt omdat er een beeld heeft kunnen ontstaan dat haaks staat op wie ik ben en waar ik voor sta: open en dienstbaar aan de stad en het openbaar bestuur. Ik begrijp goed dat de keuze om deze opdracht rechtstreeks (enkelvoudig) te verlenen tot kritische vragen heeft geleid. Dat deze keuze onbedoeld heeft bijgedragen aan een beeld dat ver verwijderd is van de intenties, versterkt door een ongelukkige combinatie van een aantal fouten in de contractuele afhandeling en de uitvoering van administratieve taken, betreur ik.

Ik zal dan ook, zoals ik in de commissie al benadrukte, in voorkomende gevallen altijd de veilige, meest transparante route kiezen van een openbare aanbesteding of een open te stellen vacature (toezegging 14). Dat was, achteraf bezien, een betere keuze geweest. Terecht heeft u gevraagd om een second opinion (die verderop in deze brief wordt toegelicht en u aantreft in (bijlage 2). Daaruit blijkt dat zowel wat betreft de Aanbestedingswet 2012 als de eigen inkoopregels geen sprake is van onrechtmatigheid, ondanks dat het contractbeheer tekortschoot.

B. Gemeentelijke inhuur: contracten, administratie en uitvoering Zoals met uw raad is afgesproken, is onderzocht welke ‘gaten’ er zijn naar aanleiding van de fouten die zijn gemaakt en wordt een verbeteraanpak voorgesteld (toezegging 7). Daarbij zal het college eerst kort stil staan bij de huidige situatie m.b.t inhuur (B1), dan beschrijven welke concrete bevindingen zijn gedaan naar aanleiding van deze casus (B2) en vervolgens voor welke verbeteringen we nog staan (B3). B1. Wat is de huidige situatie? Bij de start van deze coalitieperiode is een hoge onrechtmatigheid van de inkoopuitgaven geconstateerd. Om de onrechtmatigheid terug te dringen en het inkoopstelsel te verbeteren heeft het college in januari 2019 een bestuursopdracht inkoop vastgesteld. De raad wordt regelmatig over de voortgang en geboekte resultaten op de hoogte gebracht. De ACAM geeft in haar periodieke rapportage over de voortgang van de implementatie van aanbevelingen aan dat verbeteringen conform planning worden gerealiseerd. Op 17 november 2021 bent u geïnformeerd over de resultaten die zijn geboekt, waaronder een daling van onrechtmatige inkoop. Voor de inzet van externen zijn er sinds 2018 kaders opgenomen in een protocol. Dat moet bijdragen aan het terugdringen en passend maken van de inzet van externen. Alle aanvragen voor personele inzet moeten lopen via het centrale

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 februari 2022 Pagina 3 van 9

Vacatureloket van directie P&O. Als een functie niet intern vervuld kan worden dan staat de weg open naar een externe vacaturevervulling of het inhuren van personeel via aanbesteding. Conform de inkoopregels is bepaald dat de Lead buyer Personeel, op basis van een gemotiveerde aanvraag van een directeur, mag afwijken van deze werkwijze en mag goedkeuren dat de opdracht rechtstreeks wordt gegund, na het opvragen van 1 offerte. Europese aanbestedingsregels mogen daarbij niet worden overtreden. Na goedkeuring van de afwijking geeft de Lead Buyer de opdracht aan het Vacatureloket om het contract op te stellen, te laten ondertekenen en op te nemen in het contractenregister. In het huidige personeelssysteem (MijnP&O) is sinds juni 2020 een signalering aan een leidinggevende van een externe medewerker toegevoegd. De leidinggevende ontvangt zowel 60 als 30 dagen voor het einde van de inhuurperiode een melding in het systeem. Daarnaast zijn in het kader van de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) in 2021 alle bekende zzp-contracten onderzocht (onder andere met behulp van de webmodule van de Belastingdienst) of is voldaan aan de wetgeving en aan de door het college vastgestelde beheersmaatregelen.

Hierover bent u het afgelopen jaar geïnformeerd (raadsbrief via dagmail van 28 september 2021) Ook in het financiële systeem zijn verschillende veranderingen en verbeteringen doorgevoerd, zoals digitalisering door onder andere de introductie van e-facturatie. B2. Welke bevindingen (‘gaten’) zijn geconstateerd naar aanleiding van deze casus? B.2.1. Standaard- versus maatwerkcontract In deze casus is gebruik gemaakt van het standaardcontract. Jaarlijks worden circa 1.000 contracten op deze manier afgesloten, en daarmee wordt voldaan aan de Europese aanbestedingsregels. Er zijn echter uitzonderingen, zoals in het geval van enkelvoudig onderhands aanbesteden. Bij afwijken van de reguliere procedure moet het standaardcontract handmatig worden omgezet naar een maatwerkcontract. Dit gaat jaarlijks om ca.3,5% van alle gevallen. Omdat in deze casus ook sprake is van een afwijking had die omzetting moeten plaatsvinden. Deze casus heeft ons geleerd dat het handmatige proces administratief foutgevoelig is. Uit een steekproef zien we dat het standaardcontract niet altijd precies wordt aangepast op de afgesproken afwijking, bijvoorbeeld op het gebied van termijnen en bijlagen. De komende tijd wordt per dossier uitgezocht waar sprake is van een niet correcte verwerking en wordt dit hersteld.

B.2.2 Goedgekeurde afwijkingen Zoals gevraagd door het lid Hofland is uitgezocht bij hoeveel van de 1000 tot 1500 vergelijkbare contracten er geen drie offertes zijn uitgevraagd (toezegging 5). Op 1 februari ’22 waren er 1.618 actieve contracten voor externen boven schaal 9. Hiervan zijn 11 contracten nog als ‘actief’ geregistreerd die met een afwijkingsverzoek door de Lead Buyer zijn goedgekeurd en waarbij de opdracht op basis van 1 offerte is gegund. Jaarlijks worden ongeveer 3,5% afwijkingen op externe inhuur goedgekeurd door de Lead Buyer personeel. Deze casus heeft ons geleerd dat er dus ook

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 februari 2022 Pagina 4 van 9

niet (volledig) geregistreerde contracten en opdrachten zijn. Hier richten de verbeteracties voor de toekomst zich op. B.2.3. Controle op prestaties Zoals gevraagd door het raadslid Boomsma is onderzocht of een overzicht kan worden gemaakt van contracten met een uurtarief van meer dan 100 euro waarbij er geen urenverantwoording is (toezegging 8). Er is op contractniveau een steekproef van 10% gehouden omdat het doorlichten van alle 517 inhuurcontracten boven de 100 Euro (in totaal meer dan 5.000 facturen) op deze korte termijn niet mogelijk was. Bij 52 van deze inhuurcontracten is de aanwezigheid van een urenverantwoording c.q. ‘prestatieverklaring’ gecheckt. Uit deze steekproef blijkt dat bij 21% (11 van de 52) inhuurcontracten geen urenverantwoording in het systeem aanwezig is en dat er op verschillende manieren verantwoording wordt afgelegd over de geleverde prestatie. Daarmee kent de gemeente geen eenduidig systeem van urenverantwoording. Bovendien blijkt dat er te vaak überhaupt geen urenverantwoording is. De noodzaak om de toevoeging van de ‘prestatieverklaringen’ aan de factuur te verbeteren, is al eerder door het college erkend. Hiervoor is sinds september 2021 een werkgroep in het leven geroepen die onderzoek doet naar de werkwijze bij andere gemeenten, en naar betere monitoring binnen de beperkte mogelijkheden van het financieel systeem B.2.4.

Koppeling contract en financieel systeem In de systemen van de gemeente worden contracten en inkooporders vastgelegd. Een inkooporder is een vastgelegde verplichting, waarmee het budget voor betaling aan de leverancier wordt gereserveerd. Contracten worden momenteel vastgelegd in het systeem Topdesk. Inkooporders worden vastgelegd in het financieel systeem (AFS). Er is geen automatische koppeling tussen contracten en inkooporders. Het financiële systeem vraagt om handmatige invoer van bepaalde gegevens. Dit heeft tot gevolg dat in de keten van inkoop t/m betalen fouten kunnen worden gemaakt, zoals in deze casus het geval was, zoals besproken in de commissie AZ. Een budgethouder krijgt in AFS, voordat hij de factuur accordeert, een signaal indien de factuur niet gekoppeld kan worden aan een inkooporder. Als een factuur niet gekoppeld kan worden aan een inkooporder of er is geen inkooporder aangemaakt, wordt de factuur wel in behandeling genomen. Dit omdat de prestatie wel geleverd kan zijn en daarmee de leverancier recht heeft op betaling. De noodzaak voor de koppeling is eerder geconstateerd en daarover is uw raad ook november 2019 geïnformeerd. B3 Verbeterplan Hoewel er de afgelopen jaren flinke stappen zijn gezet, blijkt uit deze casus dat we er nog niet zijn, met name als er sprake is van uitzonderingen.

Daarom neemt het college per direct gemeentebreed aanvullende maatregelen die zich met name richten op die uitzonderingen (3,5%). Dat leidt tot onderstaand verbeterplan, met daarin de volgende korte en lange termijnacties.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 februari 2022 Pagina 5 van 9

Korte termijn, nieuwe acties I. Afwijkingen van openbare aanbesteding of meer offertes enkel bij collegebesluit. In aanvulling op de bestaande regels, kan er per direct alleen nog maar worden afgeweken van de gemeentelijke inhuurregel - te weten dat er geen openbare aanbesteding plaatsvindt en/of er niet minimaal 3 offertes worden uitgevraagd - mits het college hier voorafgaand mee instemt. II. Inkoopregels doorlichten, met aandacht voor juiste administratieve afhandeling van de regels en van de niet standaard contracten. Deze casus leert ons dat het afwijken van de standaard werkwijze foutgevoelig is. De inkoopregels moeten tegen het licht worden gehouden om beter te waarborgen dat de juiste contracten, bijlagen en procedures worden toegepast. Daarbij zal opnieuw aandacht te worden besteed aan de naleving door medewerkers de procedures. Onderdeel hiervan is dat per direct de lead buyer, nadat het college een eventuele afwijking heeft goedgekeurd, een eindcontrole doet op de administratieve verwerking van het contract. Daarmee borgen we dat de uitvoering in overeenstemming is met het collegebesluit. III. Standaardisatie urenverantwoording als onderdeel van de prestatieverklaring. De regels voor de urenverantwoording als onderdeel van de prestatieverklaring worden aangescherpt en voorafgaand aan de accountant ACAM voorgelegd.

Aansluitend krijgt de bewustwording bij de budgethouder en prestatieverklaarder extra aandacht bij deze herijkte regels. Daarna worden deze zo spoedig mogelijk vastgesteld. IV. Kennis en bewustzijn bedrijfsvoering gemeentebreed vergroten. Daarnaast is het nodig om ook gemeentebreed het bewustzijn en de kennis bij managers over o.a. contractvorming, financiële afhandeling en prestatieverklaring te vergroten. Ditzelfde geldt voor de procedures en regels rondom inhuur; [toezegging 15) V. Meer deskundigheid bedrijfsvoering in stedelijk programma’s, zoals Amsterdam 750. Bij grote stedelijke programma’s zoals bijvoorbeeld Amsterdam750, moet vanaf de start van het programma meer aandacht en deskundigheid komen over bedrijfsvoering. Bij het Programma750 worden daarom op korte termijn extra medewerkers ingezet ten behoeve van deze deskundigheid. Lange termijn acties VI. Nieuw Financiële- en Inkoopmanagement Systeem (FMIS). Op dit moment wordt een nieuwe financieel management en inkoop systeem aanbesteed. In dit nieuwe Financiële- en Inkoopmanagement Systeem (FMIS) wordt een directe koppeling tussen contracten en uitgaven gerealiseerd. Op deze wijze wordt het ketenproces van inkoop tot en met betalen versterkt en wordt vroegtijdig signaleren en bijsturen eenvoudiger. Naar verwachting is dit systeem beschikbaar en ingevoerd vanaf 2024.

Dit verbeterplan wordt verder uitgewerkt en in het tweede kwartaal van 2022 aan uw raad voorgelegd.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 februari 2022 Pagina 6 van 9

C. Reactie op vragen over contracten en administratie met betrekking tot inhuur programma Amsterdam 750 jaar Juridische second opinion afgesloten contracten programmadirecteur Zoals gevraagd door meerdere raadsleden is de opdracht gegeven tot een juridische second opinion over de afgesloten contracten met de programmadirecteur Amsterdam750 jaar (toezegging 10). Daarin is getoetst of deze al dan niet in strijd zijn met gemeentelijke en/of Europese aanbestedingsregels. Voor het leveren van een second opinion heeft het college gezocht naar een onafhankelijke en wetenschappelijke deskundige die geen relaties heeft met de gemeente Amsterdam. Prof. dr. H. van Romburgh, hoogleraar Aanbestedingsrecht van de RUG en tevens raadsheer-plaatsvervanger, is bereid gevonden om afgelopen week een second opinion uit te voeren naar het contract met de programmadirecteur Amsterdam 750. Hij concludeert dat zowel op het punt van de Aanbestedingswet 2012 als de eigen inkoopregels geen sprake is van onrechtmatigheid, ondanks minder adequaat contractbeheer. De conclusies van prof dr H. van Romburgh zijn bijgevoegd, zie bijlage 2. Contract programmadirecteur Zoals gevraagd door het raadslid Van Lammeren is nagaan of de twee bijlagen die in het contract worden genoemd (o.a. de offerteaanvraag) beschikbaar kunnen worden gesteld (toezegging 11).

Zoals bij het punt B2.1 (standaard versus maatwerkcontract) is toegelicht, wordt vrijwel altijd gebruik gemaakt van het standaardcontract. Dat is hier ook gebeurd terwijl er, vanwege de goedgekeurde afwijking, een maatwerkcontract opgemaakt had moeten worden. De maatwerkaanpassingen op het standaardcontract hadden moeten zijn: 1. het aanpassen van de maximale verlenging naar 18 maanden (9 maanden plus een verlenging van 9 maanden), in plaats van 24 maanden, en 2. het niet van toepassing verklaren of verwijderen van niet-relevante bijlagen in het maatwerkcontract, zoals de Nota van Inlichtingen en het Uniform Aanbestedingsdocument. De bijlagen die bij het maatwerkcontract horen, treft u in bijlage 3b. Naar aanleiding van deze casus, is de webmodule van de Belastingdienst (in het kader van de Wet Deregulering Arbeidsrelaties (zie punt B1) ingevuld om te bepalen of het inhuren van de programmadirecteur voldeed aan de wet DBA. Uit deze toets, die is uitgevoerd op 9 februari jl., blijkt dat de inhuur voldeed aan de wet DBA en dat er dus geen sprake was van een arbeidsrelatie. Signalering Zoals toegelicht onder B1 genereert het systeem MijnP&O een signaal aan het management, met 30 en 60 dagen voorafgaand aan de afloop van het inhuurcontract. Dit signaal is in dit geval niet opgevolgd zoals ook in de commissie AZ is gemeld.

In 2020 is het systeem ingevoerd en zijn er enkele problemen geweest met het technisch vastleggen van de meldingen. Daarom kan ook in dit geval de signalering zelf niet meer gereproduceerd worden. In bijlage 3a treft u daarom een soortgelijk voorbeeld van een melding. Hiermee geven we antwoord op de vraag van het raadslid Boomsma om zicht te krijgen op de communicatie tussen P&O en de binnen de gemeente verantwoordelijke directie over het “piepen” dat het contract afliep (toezegging 12).

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 februari 2022 Pagina 7 van 9

Verantwoording programmadirecteur Zoals gevraagd door meerdere raadsleden zijn de verslagen en actielijsten die de programmadirecteur de afgelopen periode opgesteld inzake zijn werkzaamheden bijgevoegd (bijlage 5). (toezegging 6). Daarbij is de persoonsgevoelige informatie is weggelaten. Deze verantwoording over de geleverde prestaties en beschrijving van werkzaamheden, leverde voldoende beeld op over de verrichtte werkzaamheden en zijn de facturen uitbetaald. Zoals hiervoor aangegeven is er op het punt van de urenverantwoording gemeentebreed nog verbetering noodzakelijk (zie verbeterpunt 3). Facturen programmadirecteur Zoals toegezegd zijn de facturen die dhr Booij heeft gestuurd in de afgelopen 48 maanden op verzoek van het raadslid Van Lammeren beschikbaar (toezegging 4), zie bijlage 4. In de twee jaar voorafgaand aan Amsterdam750 heeft hij ook andere werkzaamheden verricht voor de gemeente Amsterdam. De aard van deze werkzaamheden had betrekking op andere onderdelen van de gemeente en was wezenlijk anders dan de inzet als programmadirecteur. Voor deze overige werkzaamheden zijn vier verschillende facturen ingediend. Deze facturen zijn daarom niet relevant voor het bepalen voor de contractwaarde bij de Europese aanbestedingsgrens, zoals is vastgelegd in de Aanbestedingswet (deel 2).

Nadere informatie keuze reclamebureau Amsterdam 750 Zoals gevraagd ontvangt u nadere informatie over de keuze van het reclamebureau voor Amsterdam 750 jaar (toezegging 13). In 2020 is begonnen met het ontwikkelen van communicatie en een merkstrategie voor Amsterdam 750. Er is toen meervoudig onderhands aanbesteed. Naar aanleiding daarvan is met vijf Amsterdamse Bureaus gesproken, aan de hand van een aantal selectiecriteria. Onder meer: relevante ervaring, mate van voorbereiding, begrip van de vraag, visie op merkarchitectuur, ideeën over aanpak en eigen pro-actieve ideeën. Hier kwam één bureau als winnaar uit de bus: LAVA in Amsterdam.

D. Vervolg programma Amsterdam 750 jaar. Vervolgstappen aantrekken programmadirecteur Verder informeren we u over de vervolgstappen bij het aantrekken van een programmadirecteur Amsterdam 750 jaar in het kader de Europese aanbestedingsregels, zoals het raadslid Roosma heeft gevraagd (toezegging 3) . In het debat van donderdag 3 februari heb ik met uw raadscommissie AZ besproken dat de nieuwe directeur Amsterdam 750 via een openbare procedure wordt geworven, waarbij interne en externe kandidaten kunnen solliciteren op een dienstverband bij gemeente Amsterdam. Indien deze procedure geen geschikte kandidaat oplevert dan wordt een openbare aanbesteding gestart. Voor nu wordt met spoed een interne oplossing gezocht voor de tijdelijke waarneming van het programma. Op korte termijn zal het bestuurlijk team samenkomen om het verdere proces te bepalen. De raad wordt daarover geïnformeerd.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 februari 2022 Pagina 8 van 9

Tot slot Er is de afgelopen jaren veel verbeterd in de processen, werkwijze en transparantie rondom gemeentelijke inhuur. We komen van ver. Veruit het grootste deel daarvan verloopt nu volgens de standaard die we met elkaar hebben vastgelegd. De betreffende casus leert ons echter dat we er nog niet zijn, en dat met name daar waar sprake is van afwijkende situaties een aantal verbeteringen dringend noodzakelijk is. Wij zijn ons daarvan ten volle bewust en zullen u van de vorderingen nauwgezet op de hoogte houden. We vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Peter Teesink Gemeentesecretaris

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Bijlagen  Bijlage 0  Bijlage 1  Bijlage 2  Bijlage 3a  Bijlage 3b  Bijlage 4  Bijlage 5

Datum 11 februari 2022 Pagina 9 van 9

Overzicht toezeggingen raadscommissie AZ 3 februari 2022 Profielschets programmadirecteur Second opinion. Communicatie over “piepen” Bijlagen bij contract Facturen Verantwoording prestaties

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl