Raadsinfobrief stand van zaken AFIS d.d. 7 dec. 23 getek.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de raadscommissie FKD van Amsterdam 7 december 2023 Financiën Hester van Buren Bestuurszaken.financien@amsterdam.nl Stand van zaken nieuw Financieel Management en Inkoop Systeem voor Amsterdam

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeer ik u over de stand van zaken rondom de vertraging van de livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS) voor de gemeente Amsterdam. De start met dit nieuwe financiële en inkoop systeem vindt op 1 oktober 2024 plaats. Hierbij is een go / no go moment afgesproken op 15 juni 2024. Voortgang Sinds november vorig jaar is door veel collega’s binnen de gemeente gewerkt aan de inrichting van AFIS. Dit systeem draagt onder andere bij aan het tot stand komen van bestuurlijke producten en optimaliseert de financiële- en inkoopprocessen binnen de gemeente. Daarmee ondersteunt AFIS de primaire processen van alle organisatieonderdelen. AFIS vervangt de huidige softwaresystemen Amsterdams Financieel Systeem (AFS), LIAS en Topdesk C voor de inkoopcontracten. De contracten met de leveranciers van AFS en LIAS liepen af waardoor de gemeente Amsterdam verplicht was om een nieuwe aanbesteding te starten. De overstap naar dit nieuwe systeem AFIS is complex. De realisatiefase neemt meer tijd in beslag dan was afgesproken met Capgemini, de implementatiepartner. U bent in oktober dit jaar geïnformeerd1 dat de livegang van AFIS daardoor niet per 1 januari 2024 plaats kan vinden. Met Capgemini is kritisch gekeken naar de nieuwe livegang datum. Capgemini heeft aangegeven dat 1 oktober 2024 een haalbare datum is.

Door de gemeente Amsterdam zijn, rekening houdend met de contractuele verplichtingen met Capgemini, vervolgens diverse aspecten en risico’s afgewogen en worden er mitigerende maatregelen genomen. Deze aspecten en maatregelen betreffen de beheersing van de kosten van de uitgestelde go live datum, de continuïteit en voortgang dienstverlening aan de Amsterdammer, interferentie met de bestuurlijke P&C cyclus, impact op de directies binnen de gemeente Amsterdam, impact op de inzetbaarheid en beschikbaarheid van medewerkers, rechtmatigheid van contracten, gevolgen voor reputatie en de kosten en een zorgvuldig traject met positief advies op de functionele acceptatietesten. Om te 1

Zie raadsbrief d.d. 3 oktober 2023 over de Stand van zaken nieuw Financieel Management en Inkoop Systeem voor Amsterdam

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 7 december 2023 Pagina 2 van 3

waarborgen dat deze datum van 1 oktober 2024 ook over een aantal maanden haalbaar en realistisch is, zijn in de planning diverse mijlpaal momenten en een go / no go moment ingebouwd. Er is een go / no go moment afgesproken op 15 juni 2024. Mocht er op dat moment een ‘no go’ uitkomen, dan verschuift de go live datum naar 1 januari 2025. Gevolgen Onderstaand wordt ingegaan op de juridisch/financiële gevolgen en wat de vertraging betekent voor de sturing op rechtmatig inkopen. Juridisch/financieel Op dit moment vinden er gesprekken plaats tussen de gemeente en Capgemini over de juridische en financiële consequenties van het uitstel van de livegang. De latere start betekent onder andere dat de implementatieteams langer operationeel moeten zijn waardoor zowel de gemeente als Capgemini extra kosten maken. Gesprekken wie welke kosten dragen zijn nog in de verkennende fase. Zodra hierover meer informatie beschikbaar is, ontvangt u een update. Sturing rechtmatig inkopen Een van de belangrijkste onderdelen van het financieel rechtmatig handelen is de rechtmatigheid van de inkoopuitgaven. Ik heb u eerder geïnformeerd dat het nieuwe financiële en inkoopsysteem gaat zorgen voor een koppeling tussen het inkoopcontract en de inkoopuitgaven. Hierdoor verbetert het inzicht en wordt vroegtijdig signaleren en bijsturen mogelijk. Dat is nu vertraagd.

Als beheersmaatregel is dit jaar een herijkte rechtmatigheidsverantwoording op de inkoopuitgaven uitgewerkt, zodat het rechtmatig handelen kan worden gemonitord. De nieuwe werkwijze wordt nu geïmplementeerd:  In het three-lines of defence model zijn rollen en werkzaamheden verhelderd;  Instructies en formats zijn/worden verbeterd en goede ondersteuning en training is georganiseerd;  Leerpunten uit de implementatie worden meegenomen in de uitvoering van het proces naar de eindejaarsverantwoording. Daarnaast gaan we vanuit de meerjarige ontwikkelopgave inkoop o.a. door met:  Investeren in het meer volledig maken van de inkoopkalender, loopt op koers;  Gemeente breed uitrollen van categoriemanagement, naast in het fysieke domein, is dit nu ook in het domein bedrijfsvoering opgestart;  Verstevigen van het contractmanagement; onderdeel daarvan is het contractenregister opschonen en aan te vullen. Dit is geen gemakkelijke opgave, de extra tijd die we nu hebben tussen 1 januari 2024 en 1 oktober 2024 kunnen we goed benutten zodat een volwaardige migratie naar de contractmanagement module in AFIS kan plaatsvinden;  Laatste investeringen voor livegang digitale inkoop assistent begin volgend jaar de gebruiksvriendelijke vragenlijst die snel een eerste advies geeft hoe moet worden ingekocht;  Registratie inkoopafwijkingen waarvoor het college toestemming geeft.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 7 december 2023 Pagina 3 van 3

Continuïteit huidige systemen Het borgen van de bestuurlijke producten, de betaling van inkoop- en verkoopfacturen, het verwerken van inkomende- en uitgaande geldstromen en het vastleggen van financiële verplichtingen leidt ertoe dat het softwaresysteem AFS langer dan het huidige contract dient te worden gebruikt. Het huidige contract van softwaresysteem AFS loopt namelijk tot 31 december 2023 en het systeem van de P&C producten (LIAS) loopt tot 31 december 2024. Uit de toetsing door de huisadvocaat en de Lead Buyer ICT blijkt dat beide contracten rechtmatig verlengd kunnen worden, hoewel het eindoordeel daarover aan Interne Audit is. Voor AFS is de procedure voor de contractverlenging in gang gezet. Het valt namelijk binnen de procedurele bevoegdheid van de Lead Buyer ICT om tot deze ondershandse gunning te besluiten, omdat dit geen afwijking is van de Aanbestedingswet (Aw), maar toepassing van een mogelijke uitzonderingsgrond daarin (artikel 2.32, eerste lid onder c jo. 2.37 Aw). Op basis daarvan kan de opdrachtgever het verlengde contract sluiten en ondertekenen. Verlenging van AFS is namelijk noodzakelijk om de continuïteit van essentiële diensten c.q. de bedrijfsvoering te waarborgen. Ik vertrouw erop u hiermee in dit stadium voldoende te hebben geïnformeerd.

Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam, Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl