RaadsbriefCommAZ20210408_0.1.pdf

Raadsinformatiebrief Afdoening toezegging

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam datum Algemene Zaken Femke Halsema Informatiecommissaris (s.bustraan@amsterdam.nl) Afdoening toezegging aan de raadsleden Boomsma en Boutkan over de uitvoering van de wet openbaarheid van bestuur uit de commissievergadering van 8 april 2021

Geachte leden van de gemeenteraad,

In uw vergadering van 8 april 2021 heb ik op een vragen van raadslid Boomsma (CDA) en het raadslid Boutkan (PvdA) toegezegd u nader te informeren over de uitvoering van de wet openbaarheid van bestuur. In onderstaande brief zal ik u informeren over de drie aspecten waarover de raadsleden vragen stelden. Mogelijkheid van het doorzoeken van gepubliceerde Wob-verzoeken In 2018 is er een start gemaakt met het publiceren van de afgehandelde Wob-verzoeken op de website van Amsterdam. Hierover is in de commissie AZ meerdere keren gesproken. Vanaf het begin is duidelijk geweest dat door o.a. technische, organisatorische en toegankelijkheidsredenen dit niet de duurzame oplossing zou zijn en dat op termijn het publiceren via het Stadsarchief zou worden gerealiseerd, zoals ook in de brief aan de commissie AZ van 22 januari 2018 staat beschreven. Het Stadsarchief zorgt voor duurzame bewaring van de Wob- dossiers en het toegankelijk aanbieden aan het publiek, daar ligt hun expertise. De tijdelijke oplossing via de website van Amsterdam was nodig omdat het Stadsarchief haar digitale infrastructuur moest vervangen. Dit duurt langer dan vooraf gedacht. In februari 2021 is een start gemaakt met het publiceren van de Wob- besluiten via het Stadsarchief, ook al is de digitale infrastructuur nog niet helemaal vervangen.

Op dit moment is het mogelijk gericht naar Wob- verzoeken- of op termen door de gehele collectie van het Stadsarchief te zoeken. Door in het algemene zoekscherm op de startpagina te zoeken op “Wob”, wordt de gebruiker naar de chronologisch geordende Wob- verzoeken geleid. Daarnaast is er de mogelijkheid om op trefwoorden te zoeken die aan de gepubliceerde Wobverzoeken zijn meegegeven. Het systeem zoekt dan naar de trefwoorden in de beschrijvingen die aan de Wob- verzoeken, maar ook aan andere archieven in de collectie van het Stadsarchief, zijn toegekend. Vervolgens worden de gevonden Wob- verzoeken en andere gevonden archieven uit

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 oktober 2020 Pagina 2 van 4

de collectie van het Stadsarchief gepresenteerd. Het huidige zoeksysteem zoekt dus naar trefwoorden die meegegeven zijn in beschrijvingen van de informatie en niet door alle documenten zelf. De inhoud van een gevonden individueel document kan wel worden doorzocht in de document na het openen op de site van het Stadsarchief.

Gevonden documenten kunnen direct in de digitale omgeving worden bekeken, zonder dat een document eerst moet worden gedownload. De functionaliteit die het Stadsarchief nu biedt vergemakkelijkt het doen van onderzoek via het scherm, bijvoorbeeld door een zoom en roteerfunctie en functionaliteit t.b.v. de leesbaarheid van bijvoorbeeld handgeschreven tekst. De behoefte om documenten ook te kunnen downloaden is bekend en die optie komt beschikbaar in het eerste kwartaal van 2022, wanneer de nieuwe digitale omgeving naar verwachting wordt opgeleverd. Naast het downloaden is het dan ook mogelijk om via een algemene zoekbox zowel op trefwoorden in beschrijvingen als door de inhoud van documenten heen te zoeken. Ook komt er een gestroomlijnde customer journey voor gebruikers die naar een specifiek type informatie op zoek zijn (bijvoorbeeld WOB besluiten). Als de gebruiker vragen heeft kan deze in contact treden met het Stadsarchief via telefoon, email of een chat dienst. De Dienstverlening medewerkers kunnen wanneer nodig gericht uitleg geven. Daarnaast is er een specifieke instructie voor zoeken naar WOB dossiers: https://archief.amsterdam/uitleg/inventarissen/85-wob-besluiten In de Wet open overheid (Woo) zijn Wob-verzoeken een van de categorieën die verplicht actief openbaar moeten worden gemaakt (in ieder geval) via het landelijke Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI).

Op dit moment zijn we in gesprek met de ontwikkelaar van PLOOI om op korte termijn een pilot te starten, waarbij o.a. de Wob- verzoeken als eerste via PLOOI beschikbaar worden gesteld. PLOOI heeft de ambitie de toegang tot openbare overheidsinformatie makkelijker te maken. We verwachten in derde kwartaal van 2021 de eerste resultaten. Werkwijze opleggen van geheimhouding voor het delen van Wob-verzoeken met de gemeenteraad Het college besluit over de informatie die bij een Wob-verzoek wordt gedeeld. Als zij besluit om informatie op basis van de wet niet openbaar te maken, moet zij in een apart besluit hierop geheimhouding vaststellen voordat het met de gemeenteraad gedeeld kan worden in een geheim agendapunt. Deze werkwijze wordt bepaald door het wettelijk systeem van geheimhouding. In het geval er een Wob-verzoek is ingediend bij het college en het college besluit openbaarmaking van documenten te weigeren omdat bepaalde weigergronden uit de Wob van toepassing zijn, dan wordt tegelijkertijd geheimhouding opgelegd op grond van artikel 55 van de Gemeentewet. Deze documenten kunnen dan niet onder geheimhouding direct door naar de gemeenteraad. Daarvoor is een apart besluit van het college nodig, op grond van artikel 25 van de Gemeentewet.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 oktober 2020 Pagina 3 van 4

De geheimhouding betreft twee verschillende wettelijke grondslagen. Voor het doorsturen naar de gemeenteraad is een apart besluit van het college nodig op grond van artikel 25 van de Gemeentewet. Zonder besluit op grond van artikel 25 is er geen rechtsgeldige geheimhouding opgelegd die door de raad kan worden bekrachtigd. De documenten kunnen om die reden niet direct worden doorgestuurd naar de gemeenteraad. Implementatie parcours Wob Om het Wob- proces te optimaliseren is in oktober 2020 een pilot met een stedelijk team openbaarheid gestart. Het team heeft een generieke aanpak, kaders/richtlijnen en proces ontwikkeld voor het afhandelen van Wob-verzoeken. Daarnaast is er blijvende aandacht voor het beschikbaar stellen van (technische) hulpmiddelen, bijvoorbeeld voor het anonimiseren van persoonsgegevens, en communicatie.

We hebben te maken met een omvangrijk dossier lopende Wob- verzoeken. Daarom is ervoor gekozen het stedelijk team (pilot) tijdelijk (tot 1-1-2022) uit te breiden met 7 fte externe Wobcoördinatoren (1 mei zijn er 5 fte gestart en 1 juni starten er nog 2 fte) en 5 fte Wobondersteuners. Er is met 2.3 fte wob-ondersteuners gestart. Het team is in gesprek om de capaciteit te vergroten. Het stedelijk team werkt samen met de directies en stadsdelen aan het afhandelen van de lopende Wob- verzoeken (wegwerken achterstanden) en gaan directies en stadsdelen begeleiden bij het afhandelen van nieuwe verzoeken volgens de generiek ontwikkelde (proces) afspraken, waarbij de afhandeltermijn sterk naar beneden moet. Het begeleidingsteam start medio juni 2021. Voor het afhandelen van de lopende Wob-verzoeken richten we ons in eerste instantie op een aantal directies en stadsdelen waar de werkvoorraad het grootst is en/of de afhandeltermijnen lang zijn en/of waar verzoeken politiek gevoelig en/of complex zijn. Complexiteit kan zitten in bijvoorbeeld directies/stadsdeel overstijgende verzoeken, hoeveelheid documenten, staat van het informatiebeheer e.d. Het gaat bijvoorbeeld om dossiers m.b.t. openbare orde en veiligheid, grond en ontwikkeling en ruimte en duurzaamheid. DJZ, het Juridisch Bureau en de informatiecommissaris zijn nauw bij het team betrokken.

Voor het afhandelen van de lopende verzoeken (wegwerken achterstanden) is een prioritering aangebracht en een planning gemaakt. We streven er naar de aanpak, planning en voortgang van de uitvoering voor de zomer op de website van de gemeente te publiceren, zodat eenieder daar kennis van kan nemen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 oktober 2020 Pagina 4 van 4

Nadat de achterstanden zijn weggewerkt (streven 1-1-2022) kunnen de Wob- specifieke taken voor alle directies en stadsdelen georganiseerd worden in het stedelijk team openbaarheid. Directies en stadsdelen blijven een belangrijke verantwoordelijk houden, bijvoorbeeld voor het aanleveren van de informatie, het helpen beoordelen van de informatie m.b.t. de wettelijke weigeringsgronden en het tekenen van het besluit. Het team gaat zich naast de taken m.b.t. het afhandelen van verzoeken, ook bezighouden met actieve openbaarheid. In eerste instantie m.b.t. het meerjarenprogramma (2021-2024) Open Amsterdam met modern informatiebeheer. Dit programma richt zich op actieve openbaarheid, te beginnen met de verplichte categorieën van de Wet open overheid, en het organiseren van de randvoorwaarden, waaronder het moderniseren en op orde brengen van het informatiebeheer. We streven ernaar na het zomerreces 2021 een programmaplan, inclusief planning te kunnen presenteren. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl