Raadsbrief terug naar normaal toezicht directie AG.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de leden van de gemeenteraad

Datum Ons kenmerk

28 september 2023

Behandeld door

Afval en Grondstoffen

Onderwerp

Aanpassen niveau van toezicht op de directie Afval en Grondstoffen van ‘verhoogd’ toezicht naar ‘regulier’ toezicht

Geachte raadsleden, Zoals aangekondigd in de raadsinformatiebrief van juni 2023 en de vergadering van de commissie DC van 7 september 2023 heeft het college, tijdens de begrotingsretraite van september 2023, gesproken over het verhoogd toezicht op de directie Afval en Grondstoffen. De directie die verantwoordelijk is voor het ophalen, recyclen en verwerken van het huishoudelijk- en bedrijfsafval. Het college heeft besloten om het niveau van toezicht op de directie Afval en Grondstoffen aan te passen van ‘verhoogd’ naar ‘regulier’ toezicht. Het college doet dit op basis van inspanningen en resultaten over de afgelopen periode en heeft het vertrouwen in de directie dat ook benodigde vervolgstappen gezet gaan worden. De directie is met verbetermaatregelen en hard werk beter in control gekomen. Dat wil niet zeggen dat de gehele bedrijfsvoering het gewenste eindbeeld heeft, maar we zien voldoende vertrouwen dat de directie hierin ook de komende jaren de juiste stappen zal maken. In deze brief neem ik u mee in het werk van de directie van de afgelopen twee jaar, onze conclusies naar aanleiding van dit werk en het vervolg ten aanzien van het traject na het verhoogd toezicht. Bestuurlijke achtergrond Op 23 september 2021 bent u geïnformeerd over het collegebesluit om de directie Afval en Grondstoffen onder verhoogd toezicht te plaatsen.

Op 26 januari 2022 hebben we de voortgang van het proces dat hoort bij verhoogd toezicht verder toegelicht. Beide raadsbrieven zijn tevens toegelicht in technische sessies die na elk van deze brieven zijn georganiseerd. In juni 2023 hebben we een stand van zaken gegeven van het verhoogd toezicht.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 28 september 2023 Kenmerk Pagina 2 van 6

Aanleiding Halverwege 2021 was geprognotiseerd dat de directie Afval en Grondstoffen eind 2021 op een overbesteding van € 9,4 miljoen zou uitkomen. Dit terwijl het beschikbare budget al was verhoogd door stijging van de afvalstoffenheffing in 2020 en 2021. Daarnaast had de directie een opgave om de belangrijkste bedrijfsvoeringsprocessen op orde te brengen, zoals het route- en planningsproces rond de afvalinzameling. Deze situatie was voor het college de aanleiding om de directie onder verhoogd toezicht te plaatsen. Op basis van de regeling financieel toezicht is Afval en Grondstoffen (A&G) geplaatst onder verhoogd toezicht niveau 2 van de 5 (niveau 1 is normaal toezicht). Het doel voor de directie was de uitgaven in lijn te brengen met de begroting en stappen te zetten om de bedrijfsvoering op orde te brengen. Het verhoogde toezicht richt zich in principe op de bedrijfsvoering, maar met uiteindelijk doel om de situatie op straat te verbeteren. Uitvoering Voor het behalen van deze doelen is de directie aan de slag gegaan om verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering te verbeteren. Thema’s die daar onder vallen zijn cultuur en leiderschap, financiële huishouding, planning en routes, ziekteverzuim, schades, de vervangingsopgave van afval-inzamelcontainers en monitoring.

Onderdelen die niet zomaar veranderd kunnen worden, maar die continue aandacht vragen en meerdere jaren vragen om door te ontwikkelen. Interne directies, zoals Financiën en P&O, hebben extra ondersteuning geleverd om de bedrijfsvoering te verbeteren. Naast de interne adviseurs en verschillende projectteams is er een externe adviescommissie opgericht om te kunnen sparren en advies te krijgen t.a.v. de verbeteraanpak. Deze commissie bestaat uit een directeur van de gemeente Rotterdam, een MT-lid van het GVB en een adviseur vanuit Boer & Croon. Er zijn vijf bijeenkomsten geweest waar het verbeterplan, de verschillende deelopdrachten en de resultaten van het plan zijn besproken. De adviezen hebben de directie geholpen in het finetunen van hun aanpak en uitvoering. Resultaten Voor de resultaten kijken we grofweg naar drie onderdelen: financiële controle, bedrijfsvoering op orde en het resultaat op straat. Het zijn onderdelen die voor een gedeelte kwantitatief beoordeeld kunnen worden, maar voor een groot gedeelte kwalitatief. In tabel 1 een overzicht van de belangrijkste cijfers gevolgd door een beschrijving van de drie onderdelen van de verbeterpraktijk.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 28 september 2023 Kenmerk Pagina 3 van 6

Tabel 1: Belangrijkste cijfermatige resultaten A&G per jaar 2020 2021

2022

augustus 2023

Financieel resultaat (eind jaar exclusief middelen vanuit het verhoogd toezicht)

€ -5,4 miljoen

€ -1,4 miljoen

€ 14,4 miljoen

Positief resultaat (prognose)

Financiële reserve ASH (eind jaar)

€ 3,5 miljoen

€ 3,5 miljoen

€ 16,8 miljoen

positief (prognose)

Inkomsten uit waardestromen

€ 3,7 miljoen

€ 5,4 miljoen

€ 7 miljoen

positief (prognose)

Meldingen volle containers restafval

24.413

37.215

16.473

7.974

Klachten

Geen data

1.917

1.023

574

Verzuimpercentage (jaargemiddelde)

12,8 %

13,6 %

13,6 %

12,3 %

Scheidingspercentage

32 %

34 %

33 %

Financiële controle Eind 2021 had A&G een positief resultaat van €8 miljoen. Zonder de bijdrage vanuit het verhoogd toezicht van €9,4 miljoen, komt dat neer op een tekort van €1,4 miljoen. In 2022 boekte A&G een positief resultaat van €14,3 miljoen. Dat was te verklaren door incidentele voordelen uit hogere baten uit de afvalstoffenheffing en reinigingsrechten en lagere lasten door minder kwijtscheldingen. De inkomsten uit waardenstromen zijn hoger uitgevallen, zeker voor karton en papier. Dat ligt o.a. aan de opbrengst van karton, waarvoor we lange tijd een hogere prijs per kilo ontvingen. Een ander positief effect komt van de afspraken met het AEB over het doorgeleiden van de totale hoeveelheid restafval naar de nascheidingsinstallatie in plaats van de afvalverbrandingsinstallatie (AVI). Dat is in 2022 gerealiseerd en zal ook zijn terug te zien in 2023. Daarmee wordt vrijwel het gehele afvalvolume nagescheiden, met positief financieel gevolg (nascheidingsvergoeding per ton restafval plus vermeden verbrandingsbelasting). Aan de lastenkant is te zien dat de kosten voor het inhuren van wagens en personeel hoog blijft.

Met de positieve resultaten van afgelopen jaren hoefde A&G alleen in 2021 voor een deel aanspraak te maken op de bijdrage vanuit de algemene middelen die bij instellen van het verhoogd toezicht ter beschikking waren gesteld en heeft de directie vanaf 2022 een ruime reserve weten op te bouwen, wat van pas komt voor het opvangen van mogelijke schommelingen. Ook dit jaar verwachten we dat de directie een financieel voordeel zal behalen. Hetzelfde geldt voor het onderdeel Bedrijfsafval, die niet gefinancierd wordt uit de afvalstoffenheffing, wat van een tekort is naar kostendekkend is gegaan. De positieve financiële cijfers hebben rust gebracht in de organisatie. Naast het resultaat aan het eind van het jaar is het minstens zo belangrijk om gedurende het jaar gedegen financiële prognoses te kunnen maken. Die prognoses zijn nodig voor het opstellen van de begroting, het bepalen van het tarief van de afvalstoffenheffing en het kunnen sturen op de

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 28 september 2023 Kenmerk Pagina 4 van 6

budgetten. Hiervoor is het financiële team uitgebreid en in kwaliteit verbeterd en is de samenwerking met de belastingen verbeterd om tot betere inschattingen van areaalontwikkeling en heffingsopbrengsten te komen. Samen met de MT-leden zijn er maandelijkse budgetgesprekken om op de hoogte te zijn van veranderingen, de effecten en de doorrekening daarvan. De prognoses worden nu op reguliere basis gemaakt en zijn sterk verbeterd ten opzichte van 2021. Bedrijfsvoering op orde De inzameling van het huishoudelijk- en bedrijfsafval betstaat in de kern uit onze medewerkers (denk aan de chauffeurs), wagens, aanbiedplekken, routes en planning. Deze kernwaardes moeten van voldoende kwaliteit zijn en op een effectieve en efficiënte manier zijn georganiseerd. Veel van deze onderdelen kenden grote opgaves die ook hun weerslag hadden op het resultaat op straat en de kosten. Door de inzet van de afgelopen 2 jaar zijn de resultaten over de gehele linie verbeterd. Hieronder worden inzet en resultaten per onderdeel besproken. 1.

Onze medewerkers. Ten aanzien van de cultuur is in eerste plaats ingezet op de leidinggevenden. Mede door de verschillende trainingen en trajecten is de connectie tussen de werkvloer en management flink verbeterd. Daarbij wordt er door middel van monitors het gesprek gevoerd binnen het MT, afdelingen en teams over de resultaten en hoe die te verbeteren. Dat heeft gezorgd voor meer eigenaarschap binnen de directie. De Onderdeel Commissie (medezeggenschap) van de directie heeft recent ook bij mij aangegeven dat de sfeer binnen de directie sterk is verbeterd, er weer rust is gekomen, de chauffeurs zich meer gewaardeerd voelen, er meer naar ze word geluisterd en het personeel nu met meer plezier en enthousiasme naar het werk gaat. De OC gaf ook aan dat ze vol vertrouwen zijn, om samen met de huidige directie, de komende jaren nog betere resultaten te bereiken zijn. Een belangrijke opgave was en is het hoge verzuim. Door het fysiek zware werk zien we dat medewerkers langdurig uit kunnen vallen. Door sneller te handelen in geval van verzuim, te voorkomen dat mensen verzuimen en per verzuimzaak te kijken naar ander passend werk is geprobeerd om het verzuim omlaag te krijgen. Het lijkt er op dat we de cijfers dit jaar terug zien lopen naar een jaargemiddelde van 12,3% tot en met augustus 2023.

Ter vergelijking was dit vorig jaar augustus 1,4 procentpunt hoger en 1,1 procent hoger in 2021. Het terugbrengen van het verzuim is een taaie opgave. Daarom heb ik met mijn collega wethouder Van Buren (portefeuille P&O) gesproken over de aandacht die blijvend nodig is en extra te nemen maatregelen.

2. Wagens. In het wagenpark werden veel schades gereden. Dat heeft effect heeft op de beschikbaarheid van wagens. Het onder de aandacht brengen van schadevrij rijden, vergroten van de controle op de uitgifte van wagens en het gesprek aangaan met teams waar veel schades voorkomen zijn acties die in dit kader zijn opgezet en voortgezet zullen worden. We zien de schades iets teruglopen, maar er is nog meer verbetering gewenst. Daar moet wel bij vermeld worden dat veel van onze wagens oud zijn en snel vervangen moeten worden wat maakt dat er eerder iets stuk gaat. Daarnaast is het rijden met afvalwagens in Amsterdam, zoals de binnenstad met smalle straten, op zijn minst uitdagend te noemen. Het aantal schades zal zodoende altijd wat hoger zijn dan in veel andere gemeenten.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 28 september 2023 Kenmerk Pagina 5 van 6

3. Aanbiedplekken. De vervanging van ondergrondse containers had tot 2022 achterstand opgelopen, onder andere door onvoldoende personeel. Amsterdam kent diverse containersystemen vanuit het verleden waarin elk stadsdeel eigen keuzes maakte. Dit bemoeilijkte uniform werken en uitwisselbaarheid van wagens. Tegelijkertijd vraagt de groei van de stad en de vele herprofileringen ook veel aandacht voor nieuw te plaatsen containers. Met een versterkt team is de afgelopen tijd gewerkt om dit werk voor te bereiden en uit te voeren. De uitvoering is in volle gang gekomen wat de achterstanden doet inlopen. Zo is voor de zomer de duizendste container van dit jaar vervangen. In de stadsdelen Noord en Zuid zijn containers buiten de standaard van straat gehaald. Daar zijn we trots op en deze trend willen we de komende jaren doorzetten. 4. Routes. De routes en het hebben van grip op de realisatie t.o.v. de voorspellingen zijn belangrijk voor een efficiënte inzameling. Het invoeren van het dynamisch inzamelen eind 2020 en begin 2021 was een schaalsprong om tot meer efficiëntie te komen. Dit bleek voor uitvoering en ondersteuning een te grote stap. Daarom is de pilot is eind 2021 on hold gezet zoals u weet. In de periode daarna is teruggegaan naar het rijden op basis van statische routes en zijn die routes met behulp van de chauffeurs verbeterd.

Dit besluit heeft niet alleen rust gebracht in de uitvoering maar ook de resultaten verbeterd. Maar een route is nooit af. Daarom wordt veel ingezet op de samenwerking rond het maken van de routes, het versterken van deze teams en het werken op basis van data. Alles gericht op het verbeteren van de dienstverlening. In Q4 2023 wordt een onderzoek afgerond naar een gebiedsgericht inzameling. Doel hiervan om de inzameling van afval beter aan te laten sluiten op het gebiedsgerichte werken van o.a. de reiniging, handhaving en stadsdelen. Deze manier van inzamelen vergroot de betrokkenheid van medewerkers bij het gebied. 5. Planning. De bovenstaande onderdelen worden aan elkaar gelinkt door middel van een planning. De directie heeft ingezet op een verbeterde samenwerking o.a. door verschillende teams rond de planning bij elkaar te brengen op een locatie. De cijfers van de geplande en gerealiseerde routes per dag laten zien dat het goed lukt om het aantal geplande routes ook daadwerkelijk te rijden. Iets wat voorheen vaak niet lukte en waar ook (te) makkelijk mee om werd gegaan. Ook is overgegaan op een nieuw planningssysteem wat voorziet in betere ondersteuning en overzicht voor de planners. Het resultaat op straat De verbeteringen in de bedrijfsvoering hebben hun effect op het resultaat op straat. Hier laten de cijfers van 2022 een positief beeld zien, wat zich ook doorzet in 2023.

Het aantal meldingen en klachten is respectievelijk met 26% en 47% gedaald in 2022. Het aantal meldingen van volle containers is in 2022 zelfs met 56% gedaald ten opzichte van 2021. Van de stadsbrede CROWmetingen van afval-bijplaatsingen naast containers scoort 85% niveau B of beter in 2022. Die resultaten zetten zich ook door in 2023. De scores van de meest vervuilde containerlocaties, van de Aanpak Bijplaatsingen, lieten vorig jaar een stijgende lijn zien en doen het dit jaar nog iets beter dan de zelfde periode van vorig jaar. Dit wil niet zeggen dat er nergens meer bijplaatsingen bij containers zijn of ander huishoudelijk- en bedrijfsafval in de openbare ruimte te vinden is. Want die zien we helaas nog dagelijks op veel plekken. Er is nog altijd een grote opgave om de stad schoner te maken. Daarom rijden er vanaf 4 september 2023 6 tot 10 wagens extra in de avond om

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 28 september 2023 Kenmerk Pagina 6 van 6

bijplaatsingen en verkeerd aangeboden afval op te halen. In die schoonketen werkt de directie Afval en Grondstoffen samen met de directies Reiniging en Toezicht & Handhaving, en daarnaast onze partners, bewoners en ondernemers in de stad. Conclusie en vervolg Het college is verheugd dat de directie A&G onder normaal toezicht komt. De directie heeft de afgelopen paar jaar forse vooruitgang geboekt op alle fronten. De directie is in control, de financiën zijn gezond en de dienstverlening is enorm verbeterd. Dit wordt ook onderschreven door de Onderdeel Commissie. Dit alles verdient een compliment voor iedereen die hier zijn schouders onder heeft gezet. Tegelijk zijn we er nog niet. Er is blijvend aandacht nodig is om verdere verbeteringen te realiseren en bestendigen. Het college heeft er alle vertrouwen in dat de directie in staat is dit de komende jaren voor elkaar te krijgen. Ambities die de directie in het bijzonder heeft voor de komende tijd zijn verbeteringen op gebied van datasturing, het planningsproces, vervangingsopgave van containers, mogelijk maken van aanbiedplekken voor GFE-T, verduurzaming van het wagenpark en de aanpak ziekteverzuim. Voor het schoner maken van de stad gaat extra aandacht o.a. uit naar gedragsverandering, handhaving, verkeerd aangeboden bedrijfsafval en grof afval. Namens het college van burgemeesters en wethouders van Amsterdam,

Zita Pels Wethouder Afval en Reiniging

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl