Raadsbrief Taalkwaliteit.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 28 november 2023 Algemene Zaken Femke Halsema, burgemeester BMA directiesecretariaatBMA@amsterdam.nl

Onderwerp

Taalkwaliteit raadsbrieven: onderzoek en opvolging

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, In de afgelopen jaren gaf u ons diverse signalen over de toegankelijkheid en leesbaarheid van de raadsinformatiebrieven die u ontvangt. Daarom heeft het Taalcentrum VU op ons verzoek de taalkwaliteit van deze brieven onderzocht. Bijgaand treft u, met enige vertraging, het onderzoeksrapport aan. Op basis hiervan willen we de leesbaarheid en toegankelijkheid van onze brieven verbeteren. De inhoud van brieven is op orde, het taalgebruik is erg ontoegankelijk De onderzoekers van het VU Taalcentrum hebben 25 raadsbrieven uit de hele breedte van de organisatie beoordeeld op drie criteria: informatieselectie (volledigheid), opbouw en taalgebruik. Op de eerste twee criteria scoorden de meeste brieven goed of voldoende. De inhoud was volledig. Vaak was er een duidelijke openingsalinea, waarin aanleiding en doel van de brief werden toegelicht. De brieven hadden een logische opbouw met duidelijke verbanden en signaalwoorden, en afkortingen werden uitgelegd. Op het criterium ‘taalgebruik’ scoorden alle onderzochte brieven een (dikke) onvoldoende. Het taalniveau van deze brieven was C2, het meest ingewikkelde taalniveau. De gemeente streeft in al haar uitingen naar communicatie op B1 niveau.

De onderzoekers troffen in de raadsbrieven onder meer aan: - erg lange zinnen met ingewikkelde constructies - een lange aanloop naar de kern van de brief - een passieve en abstracte schrijfstijl - gedateerd en ambtelijk taalgebruik Het mag duidelijk zijn: dit moet beter. Helder en duidelijk taalgebruik wordt vaak gemist in voordrachten en raadsinformatiebrieven. Ook in de brief van het presidium van 6 februari 2023 is dit naar voren gebracht. Het presidium ziet graag dat “iedereen — raadslid of niet — niet alleen stukken kan raadplegen maar deze ook echt goed kan begrijpen. Het gebruik van helder en duidelijk taalgebruik is hierin onmisbaar.” Het college van B en W deelt deze opvatting.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 28 november 2023 Pagina 2 van 3

Verbeteracties: trainingen, digitale tools en goede voorbeelden delen Het college heeft inmiddels het initiatief genomen om de taalkwaliteit in raadsbrieven en voordrachten te verbeteren. De verbeteracties zijn onder meer: - Het ontwikkelen van een speciale schrijftraining voor ambtenaren die raadsbrieven schrijven, in samenwerking met De Amsterdamse School; - Het onderzoeken van de mogelijkheid om software te ontwikkelen op basis van kunstmatige intelligentie (door de dienst Digitalisering en Innovatie). Dit kan ambtenaren ondersteunen bij het schrijven van toegankelijke brieven; - Het maken van een handleiding voor het schrijven van een goede raadsbrief en voordracht; - Het actief delen van goede voorbeelden; - Het ontwikkelen van een monitor om de verbetering van de taalkwaliteit te kunnen volgen. Zo kunnen specifieke interventies worden ingezet op plekken in de organisatie waar de kwaliteit achterblijft. In 2025 doen we opnieuw een meting Het college van B en W verwacht dat de toegankelijkheid en leesbaarheid van raadsbrieven door deze acties geleidelijk zal toenemen. In 2025 zal het college van B en W het Taalcentrum VU nogmaals opdracht geven onderzoek te doen naar de taalkwaliteit van raadsbrieven. Zodat we kunnen beoordelen welke vooruitgang is geboekt. De resultaten van dit onderzoek zullen direct met u worden gedeeld.

Raadsbrieven en voordrachten behoren tot de belangrijkste producten van de ambtelijke organisatie. Het is van groot belang dat deze stukken voor zoveel mogelijk betrokkenen en geïnteresseerden goed te lezen zijn. Daar kunt u het college op aanspreken. Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Peter Teesink Gemeentesecretaris

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 28 november 2023 Pagina 3 van 3

Bijlage: Resultaten kwaliteitsmeting raadsbrieven, mei 2022 Taalcentrum VU

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl