Raadsbrief - Stand van zaken vervolgacties inhuur externen.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 27 september 2022 Communicatie, Inkoop, Personeel & Organisatie College van B&W Directie Financien & Inkoop (Bestuurszaken.inkoop@amsterdam.nl) Directie P&O (Bestuurszaken.PenO@amsterdam.nl) Stand van zaken vervolgacties inhuur externen

Geachte leden van de raad,

In vervolg op de raadsbrief van 11 februari 2022 (pagina 5) informeert het college u hierbij over de stand van zaken ten aanzien van de vervolgacties inhuur externen. Deze acties betreffen: 1. Afwijkingen van openbare aanbesteding of meer offertes enkel bij collegebesluit; 2. Doorlichten van inkoopregels, met aandacht voor juiste administratieve afhandeling van de regels en van de niet standaard contracten; 3. Standaardisatie urenverantwoording als onderdeel van de prestatieverklaring; 4. Kennis en bewustzijn bedrijfsvoering gemeentebreed vergroten; 5. Meer deskundigheid bedrijfsvoering in stedelijk programma’s, zoals Amsterdam 750; 6. Nieuw Financiële- en Inkoopmanagement Systeem (FMIS). Met deze acties heeft het college bestaande regels aangescherpt op basis van opgedane inzichten en ervaringen. Hier bovenop heeft het college beheersmaatregelen genomen in het kader van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA). Deze hangen samen met de raadsbrief van 19 mei 2022 en de afgehandelde moties betreffende de inhuur van de toenmalige kwartiermaker, programmadirecteur Amsterdam 750. Aanvullend informeren wij u hierbij ook over de stand van zaken beheersmaatregelen Wet DBA. Implementatie Ad. 1.

Afwijkingen van openbare aanbesteding of meer offertes enkel bij collegebesluit Zoals in de raadsbrief van 11 februari 2022 is aangegeven is het vanaf 11 februari 2022 mogelijk om af te wijken van de te volgen inkoopprocedure bij externe inzet. Deze afwijking is alleen mogelijk na instemming van het college en houdt in dat geen openbare aanbesteding plaatsvindt en/of niet minimaal 3 offertes worden uitgevraagd. Daarnaast heeft het college op 12 juli 2022 de Werkwijze afwijkende inkooptrajecten, ingangsdatum 1 september 2022, vastgesteld. Hierin is besloten:

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

 



27 september 2022 Pagina 2 van 4

Bij inkooptrajecten boven de drempelbedragen van de Aanbestedingswet is alleen het college bevoegd te beslissen over afwijkingen. Ook voor afwijkingen van gemeentelijke inkoopregels ten aanzien van externe inzet/inhuur en de te volgen procedure is vanaf 11 februari 2022 alleen het college bevoegd; Voor overige inkooptrajecten kan de directeur Lead Buyer een besluit tot afwijking van de gemeentelijk inkoopregels nemen wat betreft de te volgen procedure.

Deze maatregelen zijn vastgelegd in onder andere de Nota Inkopen voor Amsterdam, het Protocol Externe Inzet en in de Werkwijze afwijkende inkooptrajecten. Hiermee geeft het college uitvoering aan de wens van de gemeenteraad om de inzet van een externen alleen via een openbare aanbestedingsprocedure te laten verlopen. Eventuele rechtstreekse gunning van externe inzet is alleen mogelijk na toestemming van het college. Ad. 2. Inkoopregels doorlichten, met aandacht voor juiste administratieve afhandeling van de regels en van de niet-standaardcontracten De inkoopregels zijn gemeentebreed doorgelicht. Op basis van de uitkomsten van deze doorlichting zijn deze regels aangescherpt en vastgelegd in de Werkwijze afwijkende inkooptrajecten. Toepassing van deze werkwijze draagt bij aan gebruik van de juiste contracten, bijlagen en procedures bij inkoop. Deze werkwijze heeft betrekking op alle inkooptrajecten en geldt voor alle directeuren, opdrachtgevers en Lead Buyers. Deze betrokkenen in de hele gemeentelijke organisatie zijn eind augustus 2022 via verschillende kanalen geïnformeerd over de nieuwe werkwijze. Daarnaast zijn ook de medewerkers van de Lead Buyers en het Vacatureloket geïnstrueerd over de aanscherpingen in de nieuwe werkwijze, voor het geval zij uitvoering moeten geven aan een contract dat afwijkt van de standaard. Ad. 3.

Standaardisatie urenverantwoording als onderdeel van de prestatieverklaring Met prestatieverklaarders en met adviseurs van P&O en Inkoop is onderzocht welke standaardisatie gewenst is in de urenverantwoording bij externe inzet. De conclusies en adviezen zijn afgestemd met de accountant ACAM en aangeboden aan de betrokken directeuren. Deze maand worden verdere afspraken gemaakt over de implementatie en de communicatie naar budgethouders en prestatieverklaarders. Ad. 4. Kennis en bewustzijn bedrijfsvoering gemeentebreed vergroten Door het cluster Interne Dienstverlening wordt op verschillende manieren gewerkt aan het gemeentebreed vergroten van het bewustzijn en de kennis bij managers over o.a. contractvorming, financiële afhandeling en prestatieverklaring. Ditzelfde geldt voor de procedures en regels rondom inhuur. Zo wordt relevante informatie actief onder de aandacht gebracht via nieuwsbrieven en wordt deze zo goed en toegankelijk mogelijk ontsloten via intranet. Nieuwe budgethouders worden op het gebeid van factuurafhandeling in een

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

27 september 2022 Pagina 3 van 4

startgesprek ingewerkt op door de financieel adviseur. Voor prestatieverklaarders en budgethouders zijn er gebruikerstrainingen voor de financiële systemen. Ad. 5. Meer deskundigheid bedrijfsvoering in stedelijk programma’s Bij grote stedelijke programma’s zoals Amsterdam 750, is extra deskundigheid ingezet ten aanzien van bedrijfsvoering. Daarnaast is een nieuwe werkwijze ontwikkeld voor de multidisciplinaire ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoering bij grote gemeentelijke programma’s en reorganisaties. Ad. 6. Nieuw Financieel Management en Inkoop Systeem (FMIS) De planning is erop gericht een nieuw FMIS in te voeren met ingang van 2024. De aanbesteding is voorbereid en onlangs van start gegaan. Het nieuwe systeem maakt een directe koppeling tussen contracten en uitgaven mogelijk. Daarmee wordt het ketenproces van inkoop tot en met betalen versterkt en wordt vroegtijdig signaleren en bijsturen eenvoudiger. Invoering van dit systeem zal een impact hebben op ruim 3.000 gebruikers en 21.000 leveranciers en op koppelingen met sub-administraties. Een stevige project governance is nu reeds ingericht om de overgang naar het nieuwe systeem zo zorgvuldig en soepel mogelijk te laten verlopen.

Aanpassing beheersmaatregelen Wet DBA Aansluitend op het besluit op genoemde Werkwijze afwijkende inkooptrajecten heeft het college de beheersmaatregelen in het kader van de Wet deregulering arbeidsrelaties met ingang van 1 september 2022 als volgt aangepast: 1. De gemeentesecretaris bepaalt, per periode van twaalf maanden, welke posities cruciaal en moeilijk vervulbaar zijn; 2. Voor deze posities kan een stedelijk directeur een opdracht verlenen aan een zzp’er of directeur groot aandeelhouder (dga) die niet via reguliere vacaturestelling ingevuld kan worden, zonder dat hiervoor een opdrachtgeversverklaring is verstrekt via de webmodule van het Rijk; 3. Voor deze posities kan een stedelijk directeur, na akkoord van het college, ook ervoor kiezen de opdracht voor een zittende zzp’er te verlengen tot uiterlijk 1 april 2023. De Wet DBA wil schijnzelfstandigheid tegengaan en legt daarom beperkingen op aan de inzet van zzp’ers. Om te voldoen aan de Wet DBA nam het college diverse beheersmaatregelen, zoals het invullen van de webmodule van de Belastingdienst. Hierover is uw raad geïnformeerd op 27 september 2021. De uitkomsten van deze webmodule zijn leidend voor het wel of niet inzetten van een zzp’er.

Toepassing van de wet veroorzaakt, in combinatie met de krapte op de arbeidsmarkt, steeds vaker knelpunten op posities die cruciaal zijn voor de continuïteit van risicovolle projecten in onder andere de ruimtelijke sector en de dienstverlening. Ook raakt de stad in toenemende mate afhankelijk van (soms duurdere) mantelcontracten. Invulling van de webmodule kan voor deze functies een onjuiste uitkomst geven. Daarom heeft het college beheersmaatregelen aangepast: voor functies die de gemeentesecretaris als

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

27 september 2022 Pagina 4 van 4

cruciaal en moeilijk vervulbaar aanwijst, hoeft de webmodule niet meer ingevuld te worden. Voorafgaand aan dit besluit van de gemeentesecretaris wordt bepaald of de functie door een zzp’er kan worden vervuld. Daarmee kunnen belangrijke projecten worden gecontinueerd. Deze aangepaste beheersmaatregelen maken het vanaf 1 september jl. mogelijk om afwijkende keuzes te maken en voorkomen onrechtmatige uitgaven. Daarbij houden we rekening met het bedrijfsbelang, de financiële risico’s en de krapte op de arbeidsmarkt. Hiermee ontstaat een transparant, herleidbaar en verifieerbaar proces voor de inhuur van zzp’ers op moeilijk vervulbare posities, die tegelijkertijd cruciaal zijn voor continuïteit in de uitvoering van opgaven van Amsterdam. Ook bij de invulling van schaarse of cruciale functies blijft de gemeente erop toezien dat geen sprake is van schijnzelfstandigheid. Wanneer duidelijk wordt welke maatregelen het Rijk neemt voor aanpassing van de Wet DBA, zullen zo nodig de beheersmaatregelen worden aangepast. We vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder P&O

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl