Raadsbrief openbaarheid en informatiehuishouding op orde Oktober 2023

Bezoekadres Straatnaam 25 0000 AA Amsterdam Postbus 000 0000 AA Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 000, 0000 AA Amsterdam

Aan de leden van de Gemeenteraad

Datum

24 oktober 2023

Ons kenmerk Uw kenmerk Behandeld door

Sofie Bustraan (Informatiecommissaris)

Kopie aan Bijlage(n) Onderwerp

Openbaarheid en informatiehuishouding op orde 2023

Geachte leden van de gemeenteraad, In de brief van 11 mei 2023 informeerde ik u over het collegebesluit van 7 maart 2023 met betrekking tot het voorgenomen ambitieniveau en de Amsterdamse aanpak om de uitvoering van de Wet open overheid (hierna Woo) en het op orde brengen van de informatiehuishouding te versnellen. Het programma openbaarheid en informatiehuishouding op orde is in maart 2023 gestart met het realiseren van de ambities. Met deze brief informeer ik u over de voortgang. Ambitie Het college heeft op 7 maart 2023 besloten dat we eind 2023: - 80% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn afhandelen; - alle wettelijk verplichte informatiecategorieën actief openbaar maken; - door de interbestuurlijk toezichthouder de informatiehuishouding als adequaat wordt beoordeeld; - Eind 2026 is de informatiehuishouding op orde.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 3 oktober 2023 Kenmerk Dit is ons kenmerk Pagina 2 van 4

Stand van zaken afhandelen Woo-verzoeken: 80% compliance De Woo-compliance is op 20 oktober 2023 61%, dat betekent dat 61% van alle Woo-verzoeken op dit moment binnen de wettelijke termijn loopt of binnen de wettelijke termijn is afgehandeld.1 Totaal 2023 op 20-10-2023 In 2023 ingediende Woo-verzoeken Afgehandelde Woo-verzoeken Lopende Woo-verzoeken

Aantal Wooverzoeken 597 verzoeken

Aantal Woo-verzoeken binnen de termijn x

% Woo-verzoeken binnen de termijn 61%

469 verzoeken

286 verzoeken

61%

128 verzoeken

77 verzoeken

60%

De maatregelen die vanuit het programma openbaarheid en informatiehuishouding op orde zijn doorgevoerd hebben ervoor gezorgd dat er meer Woo-verzoeken per maand worden afgehandeld en dat er geen nieuwe achterstanden meer worden opgebouwd. Het gaat om maatregelen met betrekking tot het versterken van het stedelijk team openbaarheid, stedelijke sturing en monitoring, het versnellen van het Woo-proces en het ontwikkelen van (technische) hulpmiddelen. Omdat er meer Woo-verzoeken zijn afgehandeld en er minder verzoeken worden ingediend, daalt het totaal aantal lopende verzoeken binnen de termijn en daarmee het compliance percentage. Doordat het aantal lopende verzoeken is gedaald, kan de beschikbare capaciteit op minder verzoeken worden ingezet. Er zijn nog 11 verzoeken in behandeling die voor 2023 zijn ingediend. Het gaat om verzoeken waarover gerechtelijke procedures lopen, waar mediatie-trajecten met verzoekers zijn gestart of verzoeken die na buiten behandeling stellen weer in behandeling zijn genomen. Deze Wooverzoeken worden in een apart proces afgehandeld, zoveel mogelijk voor het einde van 2023. Doorgroeien naar 80% Om de stap naar 80% te maken voor het begin van 2024, worden een aantal aanvullende maatregelen genomen, zoals: 1. Het verder versterken van de aansturing van het afhandelen van Woo-verzoeken.

De kwaliteit van de sturingsinformatie wordt verbeterd en het mandaat van het triageteam versterkt. Het triageteam beoordeelt dagelijks de binnengekomen Woo-verzoeken en wijst deze toe aan een directie of stadsdeel, zodat de afhandeling zo snel mogelijk wordt opgepakt. Ook het gesprek met directies, stadsdelen en bestuur over urgentie, proces en rolvervulling wordt geïntensiveerd. 2. Het werven van extra capaciteit. Ondanks de schaarste is het gelukt om het stedelijk team openbaarheid te versterken. Er is echter meer capaciteit nodig voor de uitvoering en dagelijkse monitoring en bijsturing van het afhandelen van verzoeken. Naast het werven van capaciteit, wordt ook een model ingericht waarin de afhandeling van Woo-verzoeken wordt uitbesteed aan een juridische mantelpartij. Een constructie die ook landelijk steeds vaker voorkomt. 3. Het versnellen van het bestuurlijke besluitvormingsproces. Voor ongeveer 25% van de Woo-verzoeken wordt het besluit door het college genomen. Doordat het bestuurlijk besluitvormingsproces veel tijd in beslag neemt, worden deze verzoeken vrijwel nooit

1

Onder de wettelijke termijn verstaan we: vier weken, zes weken (is vier weken plus twee weken verdagen) en termijnafspraken die met de verzoeker zijn overeengekomen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 3 oktober 2023 Kenmerk Dit is ons kenmerk Pagina 3 van 4

binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Vanaf oktober 2023 neemt en ondertekent elke portefeuillehouder zoveel mogelijk zelf het besluit en wordt het college enkel geïnformeerd. Actieve openbaarheid: 100% openbaar Er wordt steeds meer informatie actief openbaar gemaakt. Op dit moment zijn bijvoorbeeld naast de agenda’s en besluitenlijsten van het college, ook de agenda’s en besluitenlijsten van de stadsdelen en stadsgebied te vinden op open.amsterdam. Voor klachten wordt nu geëxperimenteerd met het maken van rapportages die gepubliceerd kunnen worden. In november 2023 wordt de eerste rapportage openbaar gemaakt. De onderzoeksrapporten, adviezen en convenanten van de gemeente worden niet centraal opgeslagen. Dat maakt het publiceren van deze categorieën niet eenvoudig. Er wordt inzichtelijk gemaakt welke directies en stadsdelen deze categorieën maken en ontvangen. Met deze directies en stadsdelen worden afspraken gemaakt over het nog in 2023 publiceren van deze informatie. Informatiehuishouding adequaat Een adequate informatiehuishouding is essentieel voor onder andere openbaarheid. U bent eerder geïnformeerd over het oordeel van de interbestuurlijk toezichthouder dat de informatiehuishouding van de gemeente niet adequaat is. De interbestuurlijk toezichthouder geeft daarbij een aantal aandachtspunten.

Deze punten zijn opgepakt om de informatiehuishouding van de gemeente te verbeteren. Voor het predicaat adequaat:  Wordt het kwaliteitssysteem in 2023 verbeterd en in gebruik genomen. Waarmee de sturing op risico’s verbetert;  Wordt in 2023 inzichtelijk gemaakt welke informatie de gemeente maakt en ontvangt. Dit is van belang om informatie goed te kunnen beheren en makkelijker openbaar te maken;  Zijn in 2023 achterstanden met het bewerken van papieren achterstanden tot 2014 grotendeels verwerkt. Archieven zijn eind 2024 vernietigd of overgebracht naar het Stadsarchief volgens archiefwettelijke bepalingen;  Wordt in 2023 de procedure voor het digitaliseren van informatie verbeterd en wordt de uitvoering volgens de procedure gemonitord;  Worden in 2023 heldere afspraken met gemeenschappelijke regelingen gemaakt en vastgelegd. Als gemeente werken we veel samen met andere partijen. Die partijen maken informatie die onder de verantwoordelijkheid van de gemeente valt. De afspraken zijn nodig om te voldoen aan wettelijke en gemeentelijke bepalingen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 3 oktober 2023 Kenmerk Dit is ons kenmerk Pagina 4 van 4

De gemeentearchivaris brengt op grond van zijn toezichtfunctie verslag uit over de informatiehuishouding van de gemeente, waarop het interbestuurlijk toezicht haar oordeel baseert. Betrouwbare en rechtvaardige overheid Zoals ik in de brief van 11 mei 2023 schreef kan openbaarheid bijdragen aan vertrouwen en een sterk democratisch debat. Dan is er wel meer nodig dan enkel het technocratisch uitvoeren van de wet. Daarom zijn we als onderdeel van het landelijke actieplan open overheid, gestart met het ontwikkelen van een openbaarheidscentrum. Een plek waar iedereen terecht kan met een informatievraag. Bij het openbaarheidscentrum word je geholpen bij het zoeken, vinden en gebruiken van informatie: zowel digitaal als fysiek. Daarnaast is het openbaarheidscentrum de plek voor dialoog over de open overheid, de plek om samen met gebruikers te ontwerpen, de plek voor kennisontwikkeling en kennisdeling. Tijdens de Digital Rightsweek in de week van 11 december 2023, gaan we voor het eerst met inwoners en experts in gesprek over de inrichting van het openbaarheidscentrum.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl