Raadsbrief openbaarheid en informatiehuishouding op orde Mei 2023_def.pdf

Bezoekadres Straatnaam 25 0000 AA Amsterdam Postbus 000 0000 AA Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 000, 0000 AA Amsterdam

Aan de leden van de Gemeenteraad

15 mei 2023

Datum Ons kenmerk Uw kenmerk Behandeld door

Sofie Bustraan (Informatiecommissaris)

Kopie aan Bijlage(n) Onderwerp

Openbaarheid en informatiehuishouding op orde

Geachte leden van de gemeenteraad, In de brief van 11 januari 2023 informeerde ik u over de stand van zaken met betrekking tot het versnellen van de uitvoering van de Wet open overheid (hierna Woo). Op 7 maart 2023 heeft het college een besluit genomen over het ambitieniveau en de Amsterdamse aanpak om de uitvoering van de Woo te versnellen en de informatiehuishouding op orde te brengen. De extra benodigde financiële middelen worden meegenomen in het voorjaarsnotaproces 2023. College-besluit Het college heeft op 7 maart 2023 besloten dat we eind 2023: - 80% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn afhandelen; - alle wettelijk verplichte informatiecategorieën actief openbaar maken; -

door de interbestuurlijk toezichthouder de informatiehuishouding als adequaat wordt beoordeeld;

-

Eind 2026 is de informatiehuishouding op orde.

Het recht van burgers op toegang tot gemeentelijke informatie is belangrijk. Zonder extra maatregelen duurt het te lang voordat de gemeente aan de Woo en de Archiefwet voldoet. Uit de door ons gevraagde adviezen blijkt dat structureel verbeteren door de inzet van techniek en een cultuurverandering tijd kost: een aantal jaar. Voor een sneller effect is het daarom nodig extra medewerkers in te zetten, bijvoorbeeld voor het zoeken en vinden en het beoordelen en bewerken van informatie. Een risico voor het realiseren van de ambitie is dat deze mensen in de huidige krappe arbeidsmarkt gevonden kunnen worden. We doen er alles aan om zo snel mogelijk aan de

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 15 mei2023 Kenmerk Dit is ons kenmerk Pagina 2 van 3

wet te voldoen, echter zal de realisatie van alle doelstellingen vele jaren duren door de krapte op de arbeidsmarkt en de afhankelijkheid van deels nog te ontwerpen systemen voor de informatiehuishouding. Programma openbaarheid en informatiehuishouding op orde In maart 2023 is een meerjarig programma gestart met de opdracht de ambities met betrekking tot openbaarheid en informatiehuishouding te realiseren. Het programma werkt langs vier lijnen: 1. Doelen en beleid: richt zich op stedelijke afspraken en toepassingsregels; 2. Processen en sturing: richt zich op het werken volgens een uniform stedelijk proces met governance afspraken; 3. Systemen en informatie: richt zich o.a. op ICT-applicaties voor informatiebeheer en het vinden, bewerken en toegankelijk maken van informatie; 4.

Cultuur en gedrag: richt zich op het gewenste gedrag van alle bestuurders en medewerkers; Aan het einde van het programma eind 2026 is de informatie zodanig op orde dat: - de inwoners van Amsterdam goed bediend worden, onderzoek en participatie mogelijk is en erfgoed wordt behouden: de open overheid - we aan de wet voldoen, kunnen verantwoorden hoe besluiten tot stand zijn gekomen en rechtszekerheid kunnen bieden: de legitieme overheid - we de taken van de gemeente zo goed en efficiënt mogelijk uit kunnen voeren, ook met ketenpartners en risico’s beheersen: de presterende overheid Stand van zaken Woo-verzoeken 80% binnen de termijn

2021 2022 2023 Totaal

Lopende Woo-verzoeken in 2023 9 119 188 316

Afgehandeld in 2023 5 80 82 167

Lopend begin Q2 2023 4 39 106 149

In totaal zijn er in 2023 tot nu toe 316 verzoeken in behandeling geweest. Daarvan zijn er 167 afgehandeld en lopen er begin mei 2023 nog 149. 71 van de 149 Woo-verzoeken die op dit moment in behandeling zijn lopen nog binnen de termijn. Dat betekent dat 78 verzoeken buiten de termijn lopen, daarvan zijn 35 verzoeken in 2023 ingediend. Deze verzoeken die voor 2023 zijn ingediend worden met een aparte aanpak dit jaar weggewerkt, onder andere met een Woo-week die voor de zomer plaatsvindt. Tijdens een Woo-week worden zoveel mogelijk langlopende verzoeken afgehandeld onder andere door alle medewerkers die daarvoor nodig zijn een week lang vrij te maken van andere werkzaamheden. De stedelijke sturing op het afhandelen van de nieuwe verzoeken door triage aan de voorkant en afhandelteams per organisatieonderdeel, wordt de komende periode verder uitgebouwd en moet ervoor zorgen dat steeds meer verzoeken binnen de termijn worden afgehandeld.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 15 mei2023 Kenmerk Dit is ons kenmerk Pagina 3 van 3

Actieve openbaarheid 100% openbaar Van de elf informatiecategorieën die volgens de Woo actief openbaar gemaakt moeten worden, maakt Amsterdam er op dit moment vijf volledig actief openbaar. Vier informatiecategorieën worden deels actief openbaar gemaakt en twee categorieën nog helemaal niet. Niet alle informatie is nu toegankelijk via het door het Stadsarchief ontwikkelde publicatiekanaal open.amsterdam. De informatie die al elders wordt gepubliceerd, bijvoorbeeld op raadsinformatie.nl of amsterdam.nl, blijft in ieder geval dit jaar daar staan, nieuw actief openbaar te maken informatie wordt gepubliceerd via open.amsterdam. Amsterdam heeft op 1 mei 2023 voor open.amsterdam de Transparantieprijs 2023 gekregen. Informatiehuishouding adequaat Een adequate informatiehuishouding is essentieel voor het realiseren van de doelen die de gemeente stelt, waaronder de openbaarheidsdoelen. Het programma richt zich op het op orde brengen van de informatiehuishouding en neemt de aandachtspunten van de interbestuurlijk toezichthouder voor adequaat informatiebeheer mee in de verbeteraanpak. Ondertussen zijn er stappen gezet om te verbeteren: papieren archieven worden bewerkt, archiefruimten zijn in kaart gebracht en er loopt een traject om het digitaliseren van papieren documenten te verbeteren.

De komende tijd wordt door het programma aandacht besteed aan het verder ontwikkelen van het kwaliteitssysteem voor het managen van kansen en risico’s, het creëren van inzicht in de informatie die de gemeente heeft en aan het tijdig vernietigen van informatie. Vertrouwen burger overheid Er is dus veel aandacht om de basis verder op orde te brengen en daarmee aan de wet te kunnen voldoen. Maar met enkel een technocratische uitvoering van de wet worden de doelstellingen van de wet niet perse gerealiseerd. Openbaarheid van informatie kan een belangrijke rol spelen in het democratisch debat en in het vertrouwen tussen de gemeente en de Amsterdammer. Het slechts plaatsen van wettelijk verplichte informatie op een website is dan niet voldoende. We moeten daarvoor in gesprek met de gebruiker over welke informatie men wil, hoe men de informatie wenst te ontvangen en wanneer. Daarbij willen we oog hebben voor elke potentiële gebruiker, ook iemand die minder digitaal vaardig is of bijvoorbeeld laaggeletterd. Amsterdam heeft een gezicht, zowel digitaal als fysiek: bijvoorbeeld iemand die kan helpen bij het zoeken, vinden en gebruiken van informatie. Daarom werken we verder aan de rol en taken van de door de Wet open overheid verplichte contactpersoon voor iedereen met een informatievraag, organiseren we tegenspraak met o.a.

een externe klankbordgroep en gaan we extra informatie actief openbaar maken waarvoor maatschappelijke belangstelling is. De extra benodigde middelen worden meegenomen in het voorjaarsnotaproces 2023. Ik stel voor u medio oktober te informeren over de stand van zaken met betrekking tot het realiseren van de doelstellingen voor 2023. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl