Raadsbrief openbaarheid en informatiehuishouding op orde Januari 2024.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 6 februari 2024 Juridische zaken Femke Halsema, burgemeester Sofie Bustraan, informatiecommissaris (bestuurszaken.dii@amsterdam.nl)

Onderwerp

Openbaarheid en informatiehuishouding op orde 2023

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, In de brief van 24 oktober 2023 informeerde ik u over het collegebesluit van 7 maart 2023 met betrekking tot het voorgenomen ambitieniveau en de Amsterdamse aanpak om de uitvoering van de Wet open overheid (hierna Woo) en het op orde brengen van de informatiehuishouding te versnellen. Het programma openbaarheid en informatiehuishouding op orde is in maart 2023 gestart met het realiseren van de ambities. Met deze brief informeer ik u over de behaalde resultaten in 2023 en over de ambities voor 2024. Ambitie Het college heeft op 7 maart 2023 besloten dat we eind 2023: - 80% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn afhandelen;1 - alle wettelijk verplichte informatiecategorieën actief openbaar maken; - Eind 2026 is de informatiehuishouding op orde. En dat over het jaar 2023 onze informatiehuishouding door de interbestuurlijk toezichthouder als adequaat wordt beoordeeld. Woo-verzoeken: 80% binnen de termijn In 2023 is 73% van de ingediende Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn afgehandeld, ten opzichte van 42% in 2022. We hebben in 2023 te maken gehad met een toename van het aantal Woo-verzoeken. Er zijn in totaal 723 verzoeken ingediend, ten opzichte van 330 verzoeken in 2022. De afhandeling van verzoeken is ten opzichte van 2022 met 86,5 % gestegen. In 2023 zijn er in totaal 759 verzoeken afgehandeld.

Dat betekent dat we over heel 2023 de ambitie van 80% nog niet hebben gehaald. In de loop van 2023 hebben we gezien dat het afhandelen van Woo-verzoeken steeds sneller gaat en dat er geen nieuwe achterstanden worden opgebouwd. Van de Woo-verzoeken die in het laatste kwartaal van 2023 zijn ingediend, is meer dan 80% binnen de termijn afgehandeld. Door in 2024 de aandacht vast te houden en extra maatregelen door te voeren hebben we het vertrouwen dat we de positieve trend die is ingezet in 2024 vast kunnen houden.

1

De wettelijke termijn is vier tot zes weken. De Woo geeft ruimte voor het maken van termijnafspraken met de verzoeker. Deze afspraak wordt vervolgens de wettelijke termijn.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 6 februari 2024 Pagina 2 van 4

De 73% is gehaald door ten eerste het stedelijk team openbaarheid te versterken door extra capaciteit toe te voegen. Er is veel tijd besteed aan het werven en inwerken van nieuwe mensen. Ten tweede is het proces van het afhandelen van Woo-verzoeken geoptimaliseerd door te werken met vaste afhandelteams voor directies met veel- en of complexe verzoeken. In 2023 is een nieuw registratiesysteem met dashboard in gebruik genomen. Dit dashboard stelt de afhandelteams in staat directer te sturen op de afhandeling. Ten derde is de snelheid en kwaliteit van het afhandelproces verbeterd door aanpassingen in het proces: de bestuurlijke besluitvorming is aangepast en versneld, er is aandacht geweest voor het ontwikkelen van zoekcompetenties en het contact met verzoekers is geïntensiveerd. Naast het op tijd afhandelen van de Woo-verzoeken, is ook de kwaliteit en uniformiteit van de Woo-besluiten belangrijk. Het college heeft daarom de zogenoemde ‘Woo uitgangspunten’ vastgesteld (bijlage 1). Daarin zijn richtlijnen opgenomen die voor elk Woo-verzoek moeten worden toegepast ten aanzien van communicatie met raadsleden, het openbaar maken van namen, persoonlijke beleidsopvattingen, chatberichten en informatie die de eenheid van collegebeleid raakt. Er zijn nog 4 verzoeken in behandeling die voor 2023 zijn ingediend. In oktober 2023 waren dat er nog 11.

Het gaat om verzoeken waarover gerechtelijke procedures lopen, waar mediatie-trajecten met verzoekers zijn gestart of verzoeken die na buiten behandeling stellen weer in behandeling zijn genomen. Deze Woo-verzoeken worden in een apart proces z.s.m. afgehandeld. Doorgroeien naar 80% over heel 2024 Als in maart 2024 de 80% wordt behaald, willen we dit niveau in 2024 vasthouden. Daarvoor wordt onder andere het stedelijk team openbaarheid verder versterkt. Op dit moment bestaat het team voornamelijk uit externe medewerkers. In 2024 start een campagne om meer interne medewerkers te werven en aan ons te binden om onder andere de continuïteit te borgen. Daarnaast wordt de kwaliteit van de registratie en het gebruik van het dashboard verbeterd, zodat er efficiënt gestuurd wordt op het binnen de termijn afhandelen van Woo-verzoeken. Om het zoeken naar- en vinden van informatie te versnellen wordt naast het ontwikkelen van zoekcompetenties, ook gewerkt aan technische ondersteuning door de inzet van E- discovery en aan nieuwe methoden van archivering, bijvoorbeeld voor e-mailarchivering.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 6 februari 2024 Pagina 3 van 4

Actieve openbaarheid: 100% De Woo legt de nadruk op het uit eigen beweging openbaar maken van informatie. De wetsartikelen over actieve openbaarheid zijn nog niet in werking getreden. Toch was de ambitie van het college om eind 2023 de elf wettelijke informatiecategorieën actief openbaar gemaakt te hebben. In 2023 heeft een vast team gewerkt aan het actief openbaar maken van documenten uit de elf wettelijke informatiecategorieën. Het resultaat is dat eind december 2023 100% actieve openbaarheid van de elf wettelijke informatiecategorieën is behaald. Naast de elf informatiecategorieën, is informatie over erfpacht en preventief fouilleren gepubliceerd op open.amsterdam. Open.amsterdam is door de gemeente ontwikkeld als platform voor actieve openbaarheid, onder andere omdat we niet wilde wachten met actieve openbaarheid op een landelijk platform. Op 1 mei 2023 heeft de gemeente voor open.amsterdam de transparantieprijs ‘Over informatie gesproken’ van staatssecretaris van Huffelen ontvangen. Actieve openbaarheid 2024 Ook in 2024 is de ambitie om 100% van de wettelijke informatiecategorieën actief openbaar te maken en daarnaast extra informatie actief openbaar te maken over onderwerpen waarvoor veel maatschappelijke belangstelling is. Er blijft constante aandacht nodig om de actieve openbaarheid op 100% te houden.

Het proces voor het aanleveren van informatie wordt waar dat kan geautomatiseerd. Als eerste wordt in februari 2024 Andreas aan open.amsterdam gekoppeld, voor geautomatiseerde publicatie van bestuurlijke stukken uit het college. Actieve openbaarheid wordt aan het Woo-dasboard toegevoegd, om het sturen op de actieve openbaarmaking van de elf categorieën te ondersteunen. Ten slotte sluiten we zodra dat kan aan op de landelijke Woo-index: een platform dat gebruikt kan worden om alle actief openbaar gemaakte informatie in Nederland te vinden. Informatiehuishouding op orde De vindbaarheid van informatie in de organisatie is essentieel voor openbaarheid. Om de kwaliteit van het informatiebeheer te verbeteren is in 2023 is de uitrol van de nieuwe Amsterdamse digitale werkplek (nADW) naar de 22.000 werkplekken grotendeels afgerond. Een belangrijke randvoorwaarde voor het verder op orde brengen van de informatiehuishouding. De digitale samenwerkingsomgeving binnen de Amsterdamse werkplek is de basis voor het werken met- en zoeken naar informatie. Buiten de samenwerkingsomgeving van de nADW zijn er nóg enkele ontwikkelingen die bijdragen aan het op orde brengen van de informatievoorziening. Deze ontwikkelingen hebben betrekking op wat in de raadsbrief Compliancy (dd. 12-09-2023) wordt genoemd, inrichtingsprincipes en afspraken.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 6 februari 2024 Pagina 4 van 4

Tevens is verder gewerkt aan de aandachtspunten van de interbestuurlijk toezichthouder, waaronder het bewerken en toegankelijk maken van de grote hoeveelheid papieren archief tot 2014, de implementatie van een organisatiebreed kwaliteitssysteem, het in kaart brengen van de aanwezige informatie in de organisatie, het identificeren van vernietigingsachterstanden en het vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt, onderzoek vervangingsproces en de kwaliteit van de archiefruimten. In het eerste kwartaal van 2024 volgt een nieuwe beoordeling van het Interbestuurlijk Toezicht over 2022-2023.. De gemeentearchivaris brengt op grond van zijn toezichtfunctie in juli 2024 verslag uit over de informatiehuishouding van de gemeente 2023-2024, waarop het interbestuurlijk toezicht haar oordeel baseert. Betrouwbare en rechtvaardige overheid Zoals ik in de brief van 24 oktober 2023 schreef kan openbaarheid bijdragen aan vertrouwen en een sterk democratisch debat. Dan is er wel meer nodig dan enkel het technocratisch uitvoeren van de wet. Daarom zijn we als onderdeel van het landelijke actieplan open overheid, gestart met het ontwikkelen van een openbaarheidscentrum. In december 2023 hebben we tijdens het symposium ‘open deuren’ met experts en belanghebbenden gesproken over een open overheid en de ingezette koers van de gemeente Amsterdam.

De inspiratie, input en contacten die we tijdens het symposium hebben opgedaan, nemen we in 2024 mee bij de verdere inrichting van het openbaarheidscentrum Amsterdam. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema burgemeester

Bijlagen 1. Bijlage raadsbrief januari 2024 Uitgangspunten Woo

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl