Raadsbrief Openbaarheid Achterstanden Woo-verzoeken Juli 2022.pdf

Bezoekadres Straatnaam 25 0000 AA Amsterdam Postbus 000 0000 AA Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 000, 0000 AA Amsterdam

Aan de leden van de Gemeenteraad

Datum

26 juli 2022

Ons kenmerk Uw kenmerk Behandeld door

Sofie Bustraan (Informatiecommissaris)

Kopie aan Bijlage(n)

-

Onderwerp

Achterstanden Woo-verzoeken

Geachte leden van de gemeenteraad, In de brief van 29 april 2022 informeerde ik u over de achterstanden met het afhandelen van Wobverzoeken.1 Ondanks de stappen die we de afgelopen twee jaar hebben gezet om het afhandelen van verzoeken te verbeteren en te versnellen, zien we dat het inlopen van de achterstanden stagneert. Daarom kondigde ik recentelijk een aantal maatregelen aan, waaronder twee Wooweken om zoveel mogelijk langlopende Woo-verzoeken af te handelen. Middels deze brief informeer ik u over de stand van zaken. Zowel in de week van 9-13 mei 2022 als in de week van 20-24 juni 2022 hebben vierennegentig medewerkers gezamenlijk in totaal zevenvijftig Woo-verzoeken afgehandeld en is er gewerkt aan het actief openbaar maken van het erfpachtdossier: 1300 van de 5000 erfpacht-documenten zijn inhoudelijk beoordeeld en bewerkt. Dit resultaat is mogelijk gemaakt doordat alle medewerkers die nodig waren voor het afhandelen van deze verzoeken, zoveel mogelijk zijn vrijgespeeld van andere werkzaamheden, waaronder: Woo-coördinatoren, behandelend ambtenaren, juristen en procesbegeleiders. Tijdens de twee Woo-weken zijn niet alleen Woo-verzoeken afgehandeld, maar is er ook kritisch gekeken naar de manier waarop we binnen de gemeente Woo-verzoeken afhandelen.

Zo is bijvoorbeeld aan alle bij de Woo-week betrokken medewerkers (Woocoördinatoren, behandelend ambtenaren, procesbegeleiders, leidinggevenden) tijdens daarvoor bestemde bijeenkomsten input gevraagd voor structurele verbeteringen. Met de publicatie van de zevenenvijftig afgehandelde verzoeken op de eerste versie van het Amsterdamse kanaal voor 1 Op 1 mei 2022 heeft de Wet open overheid (Woo) de Wet openbaarheid bestuur (Wob) vervangen en spreken we over

Woo-verzoeken.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 26 juli 2022 Kenmerk Dit is ons kenmerk Pagina 2 van 2

actieve openbaarheid (open.amsterdam) is een goede inhaalslag gemaakt, maar is het hardnekkige probleem van de lange afhandeltermijnen en oplopende achterstanden niet opgelost, onder andere omdat: - Er elke dag nieuwe Woo-verzoeken binnen blijven komen. - Het afhandelen van Woo-verzoeken veel van medewerkers vraagt, terwijl de beschikbare capaciteit beperkt is. - Het vinden, beoordelen en bewerken van de gevraagde informatie veel moeite kost. - De interne afstemming, alsook de afstemming met belanghebbenden over de openbaar te maken informatie veel tijd in beslag neemt. - Woo-verzoeken nog onvoldoende volgens eenduidige werkafspraken worden afgehandeld. In het najaar 2022 bespreek ik graag met u een plan waarin staat beschreven hoe we de komende jaren het afhandelen van Woo-verzoeken blijven verbeteren, hoe we invulling geven aan actieve openbaarheid en hoe we de informatiehuishouding van de gemeente daarvoor op orde stellen. We wachten echter niet tot het najaar, op korte termijn worden een aantal maatregelen getroffen om het afhandelen van Woo-verzoeken te verbeteren en te versnellen, zoals: - Het aanscherpen van de werkafspraken en opstellen van één instructie voor de hele organisatie. - Het uitbreiden van de vaste formatie van het stedelijk team openbaarheid (in plaats van alleen tijdelijke inhuur), waarmee de continuïteit en kwaliteit beter wordt gewaarborgd.

De beschikbaarheid van de nodige Woo-expertise is een landelijk probleem, daarom zetten we niet alleen in op het werven van nieuwe medewerkers, maar wordt eveneens een programma ontwikkeld voor het omscholen van huidige medewerkers naar bijvoorbeeld Woo-coördinator. - De sturing op het afhandelen van verzoeken wordt versterkt, onder andere door het verder standaardiseren en intensiever monitoren van het proces en resultaat. - De vindbaarheid van informatie wordt verbeterd, door informatie op te slaan binnen de nieuwe Amsterdamse Digitale Werkplek en door in te zetten op innovatieve zoektechnologie om stadsbreed door systemen, schijven, mailboxen ed. te kunnen zoeken. Direct na het reces staat de Woo op de agenda van het college. We gaan met elkaar in gesprek over oplossingen voor de voortdurende knelpunten die we als organisatie ervaren met het goed en tijdig afhandelen van Woo-verzoeken. In dit gesprek worden de positieve ervaringen en resultaten van de twee Woo-weken meegenomen. Deze positieve ervaringen hebben te maken met het goede, concrete resultaat dat behaald is in een korte tijd. De projectmatige manier van werken, de saamhorigheid, het fysiek samenkomen en de ondersteuning en facilitering die hebben bijgedragen aan het succes van de twee Woo-weken. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl