Raadsbrief implementatie BASIS.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 13 mei 2025 Sociale Zaken; Volwasseneneducatie, laaggeletterdheid en inburgering Rutger Groot Wassink Werk, Participatie, Inkomen (bestuurszaken.wpi@amsterdam.nl)

Onderwerp

Implementatie informatiesysteem BASIS

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over het volgende. Op 16 september 2024 is de gemeente overgestapt op het eerste deel van een nieuw informatiesysteem voor de dienstverlening op het gebied van werk, participatie en inkomen. Op dit moment is het nieuwe systeem ingevoerd voor gemeentelijke medewerkers en externe aanbieders die de begeleiding naar werk, participatie en de inburgering uitvoeren. In de afgelopen maanden is gebleken dat sommige onderdelen nog niet goed functioneren. Deze onvolkomenheden hebben de werkzaamheden van externe aanbieders vertraagd. In deze brief informeren wij u over deze ontwikkelingen en de maatregelen die we hebben getroffen om de gevolgen hiervan zo beperkt mogelijk te houden. Het informatiesysteem BASIS Amsterdammers die een bijstandsuitkering ontvangen, inburgeringsplichtig zijn of een reintegratie- of scholingstraject volgen, staan geregistreerd in een gemeentelijk informatiesysteem. Het voormalige systeem hiervoor (RAAK) was na 20 jaar sterk verouderd en in de loop der jaren uitgegroeid tot een complex geheel met allerlei extra onderdelen dat kostbaar was in beheer. In het belang van de uitvoering van de dienstverlening was de directie Werk, Participatie en Inkomen (WPI) genoodzaakt RAAK te vervangen door een nieuw systeem: BASIS.

BASIS bestaat uit meerdere (nieuwe) applicaties voor verschillende onderdelen van de dienstverlening. In tegenstelling tot het oude systeem zijn de applicaties in BASIS met elkaar geïntegreerd. Hierdoor kunnen verschillende professionals tegelijk en in afstemming met elkaar werken aan de begeleiding van Amsterdammers richting werk en participatie. In de toekomst zullen ook werkgevers en burgers toegang krijgen tot onderdelen van BASIS. En kan een bijstandsuitkering aangevraagd worden via BASIS. Dit is ook vernieuwend ten opzichte van RAAK. Complicaties bij de implementatie Een algemeen knelpunt bij de implementatie van onderdelen van BASIS is de traagheid van het systeem. Een specifiek aandachtspunt is de gegevensuitwisseling met externe aanbieders. Zij zijn in september ook overgestapt van RAAK naar BASIS. Vooral aanbieders van taal- en inburgeringscursussen hebben hier last van, omdat zij maandelijks veel aanmeldingen moeten verwerken. Specifiek gaat het om 9 grote aanbieders – van de 47 in totaal – die taal- en

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 13 mei 2025 Pagina 2 van 3

inburgeringsonderwijs aanbieden en om de geautomatiseerde uitbetaling van loonkostensubsidie aan werkgevers. Concreet ging het om de volgende problemen: • Externe taalaanbieders hadden door een fout in het systeem tijdelijk geen toegang tot het systeem. Hierdoor konden zij geen nieuwe aanmeldingen op hun trajecten verwerken en ontstonden er achterstanden bij de start van taal- en inburgeringstrajecten. • Aan de kant van de gemeente werkt de betalingsapplicatie traag. Het vereist veel handmatige acties, wat zorgt voor een grote administratieve last bij de gemeente. Hierdoor is een achterstand ontstaan in het beoordelen van uitgevoerde activiteiten van externe taalaanbieders en de bijbehorende betaling. Normaal verwerkt de gemeente maandelijks ongeveer 1200 van dit soort betalingen. Op dit moment zijn er 1700 activiteiten die nog beoordeeld moeten worden voor betaling. Een ‘activiteit’ staat bij deze aanbieders voor een deel van het traject van een individuele deelnemer. Een aanbieder bewijst dat een onderdeel is voltooid door het indienen van een intake-, voortgangs- of eindrapportage van een deelnemer. Na goedkeuring van een rapportage wordt gelijk een betaling klaargezet. De bedragen die de gemeente per activiteit moet uitbetalen variëren van €250 voor een intake tot €9000 voor het taalschakeltraject van de onderwijsroute inburgering. Dit betalingsproces staat los van AFIS.

• BASIS is nog onvoldoende toegerust voor de automatische uitbetaling van loonkostensubsidie aan werkgevers. We hanteren hiervoor nu een alternatieve handmatige werkwijze. Hier merken werkgevers weinig van, maar het kost de gemeente veel administratief correctiewerk. Deze inzet gaat ten koste van de tijd die medewerkers kunnen besteden aan de begeleiding van Amsterdammers. • Over het algemeen concluderen we dat BASIS traag en instabiel werkt en nog niet voldoet aan de met de IT-leverancier afgesproken eisen. Herstelacties Het college betreurt het ten zeerste dat een deel van onze externe aanbieders hinder ondervindt van de overgang naar een nieuw systeem. Voor de genoemde problemen hebben wij verschillende herstelacties ingezet, zodat de dienstverlening aan Amsterdammers niet wordt verstoord en externe aanbieders zo min mogelijk last hebben hiervan. • Inzet van crisismanagement In november 2024 is een crisismanager aangesteld en in december is een taskforce gestart met medewerkers van de gemeente en de IT-leverancier. Hiermee hebben we als eerst zo snel mogelijk een alternatief aanmeldproces opgesteld voor aanbieders taal en inburgering. Eind 2024 konden alle aanbieders inloggen in het systeem. • Handmatige aanmeldingen In de periode dat aanbieders geen toegang tot BASIS hadden, verwerkte de directie WPI aanmeldingen op trajecten deels buiten het systeem om.

Hierdoor konden externe aanbieders hun dienstverlening aan Amsterdammers zo goed als mogelijk voortzetten. • Verstrekken van voorschotten Om financiële problemen bij externe aanbieders te voorkomen, betalen we sinds oktober 2024 voorschotten aan aanbieders die dit nodig hebben voor hun bedrijfscontinuïteit. In totaal hebben zes aanbieders voorschotten ontvangen. Het totaalbedrag dat we aan voorschotten hebben verstrekt is ongeveer €3,7 miljoen. De voorschotten verrekenen we met de door de aanbieders geleverde dienstverlening. Op dit moment is bijna €1 miljoen van de voorschotten verrekend.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

•

•

Datum 13 mei 2025 Pagina 3 van 3

Opschaling betalingsproces Om de genoemde achterstand in het betalingsproces weg te werken is een administratief team opgericht. Dit team is inmiddels opgeschaald naar in totaal zes externe krachten en tien parttime medewerkers uit de eigen organisatie. Hiermee is de snelheid waarmee we betalingen kunnen verwerken bijna verdubbeld: in maart konden we 3600 betalingen verwerken; in april waren dit er al 6000 in een maand. De openstaande voorraad is daarmee geslonken van 2500 naar 1700 te beoordelen activiteiten. Met de huidige inzet kunnen we de achterstanden naar verwachting binnen twee maanden wegwerken. Opschaling ondersteuningsmogelijkheden Tegelijkertijd met bovenstaande herstelacties hebben we ons trainingsaanbod, (één-opéén-)ondersteuningsmogelijkheden en communicatiekanalen over BASIS voor externe aanbieders en eigen medewerkers uitgebreid.

Naar een goed werkend systeem We voeren stevige gesprekken met de IT-leverancier om te zorgen dat zij zo snel mogelijk voldoen aan de contractuele afspraken. Begin mei was de snelheid van BASIS al met 50% verbeterd. De komende maanden moet de snelheid en gebruiksvriendelijkheid van het systeem nog vele malen verbeteren. Om tot een duurzaam werkend systeem te komen, waarbij alle onderdelen van BASIS goed en efficiënt werken zijn we, naast de genoemde maatregelen voor de korte termijn, gestart met een structureel verbetertraject. Dit doen we samen met de externe aanbieders en de IT-partner. De aanpassingen zijn inmiddels samen met een vertegenwoordiging van de externe aanbieders ontworpen en door hen positief getest. De IT-leverancier levert de structurele aanpassingen van het systeem de komende maanden op. Vervolg Het college vindt het bijzonder ongemakkelijk en ongewenst dat dit deel van de invoering van BASIS niet soepel is verlopen. We doen er alles aan om BASIS zo snel mogelijk voor iedere betrokkene een goed werkend informatiesysteem te maken. In de tussentijd is al onze inzet gericht op het waarborgen dat externe samenwerkingspartners niet in de knel komen, waarmee de dienstverlening aan Amsterdammers op het gebied van werk, participatie en inburgering op peil blijft. Tegelijkertijd werken we aan structurele verbeteringen.

Andere onderdelen van BASIS implementeren we pas als de tot nu toe ingevoerde onderdelen voldoende betrouwbaar werken. Na de zomer zullen wij u informeren over de voortgang. We vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Rutger Groot Wassink Wethouder Sociale Zaken

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl