Raadsbesluit 2024-100 Overnemen van de aanbevelingen van de Rekeningencommissie over het jaarverslag 2023
Tekst van het document
Besluitnummer 2024-10o
Gemeente X Amsterdam
Gemeenteraad
x
Raadsbesluit Jaar
2024
Vergaderdatum
26 en 27 juni 2024
Agendapunt
4 VN2o24-008604
Voordrachtnummer
Onderwerp
Overnemen van de aanbevelingen van de Rekeningencommissie over hetjaarverslag 2023 van de gemeente Amsterdam en het college verzoeken deze uit te voeren De gemeenteraad van Amsterdam besluit
gezien de voordracht van de Rekeningencommissie; gelet op: -
artikel 213 van de Gemeentewet;
-
de Controleverordening 2014;
-
de Verordening op de Rekeningencommissie 2017;
-
het verslag van de Rekeningencommissie over hetjaarverslag 2023;
-
het advies van de Rekeningencommissie om hetjaarverslag 2023 vast te stellen;
de volgende aanbevelingen over te nemen en het college te verzoeken deze uit te voeren: op het gebied van verbetering van hetjaarverslag en het financiele beheer: 1.
steviger in te zetten op een cultuur- en gedragsverandering ten aanzien van eigenaarschap binnen de gehele organisatie gericht op de verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten. Bij de gewenste cultuur- en gedragsverandering is het belangrijk dat breed gekeken wordt naar leiderschap van college, management team, directie tot teamleiders gericht op eigenaarschap. Stel daartoe een plan van aanpak op met concrete en navolgbare acties en gewenste resultaten;
op het gebied van de Rechtmatigheidsverantwoording: 2.
de informatiehuishouding zo in te richten dat het management in control komt ten aanzien van informatie over alle relevante voorwaarden. En deze informatie tijdig beschikbaar komt;
3.
gedurende het jaar de voortgang van het periodieke onderzoek naar de rechtmatigheid van de inkopen (de spendanalyse) te volgen om zo tijdig bij te kunnen sturen;
op het gebied van Inkopen:
Besluitnummer 2024-100
X Gemeente X Amsterdam
Gemeenteraad
X Raadsbesluit
4.
het AFIS-pakket volledig te implementeren ter verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces;
5.
ook voor het verslagjaar 2024 inzicht te hebben in alle contracten;
6.
andere maatregelen te beschouwen die mogelijk een langjarig positief effect kunnen hebben op de beheersing van het inkoop- en aanbestedingsproces. Wij stellen ons voor dat hier een directe relatie ligt met de cultuur- en gedragsaspecten zoals opgenomen in de aanbeveling gedaan bij hoofdstuk III;
op het gebied van Sisa: 7.
inzichtelijk te maken welke (financiele) risico's de gemeente loopt;
8.
inzichtelijk te maken wie voor welke uitkering administratief en uitvoerend verantwoordelijk zijn zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie;
9.
verbeteringen doorvoeren in de administratieve hygiene op basis van de voorwaarden van de uitkering;
op het gebied van Compliancy en beheersing in het l-domein: 10. de overweging van het bewust niet voldoen aan onderdelen van de geldende wet- en regelgeving systematisch vast te leggen, zodat deze inzichtelijk en uitlegbaar zijn; ii. over te gaan tot daadwerkelijke implementatie van ontbrekende beheersmaatregelen en de periodieke toetsing op opzet, bestaan en werking van relevante beheersmaatregelen te borgen (B10); 12. in kaart te brengen welke toekomstige wet- en regelgeving wordt doorgevoerd en processen in te richten om de toekomstige wet- en regelgeving te implementeren; 13. alle uitbestede diensten in beeld te krijgen en na te gaan of afspraken rondom assurance rapporten zijn gemaakt; 14. de inhoud van de verkregen assurance rapportages jaarlijks te beoordelen en de risico's voor continuiteit, informatiebeveiliging en privacy te identificeren en benodigde acties te formuleren en uit te voeren; 15. organisatorisch te zorgen voor centraal inzicht op de risico's rondom continuIteit, informatiebeveiliging en privacy ten aanzien van uitbestede diensten, waaronder SaaS-oplossingen; 16. het college een concreet plan te laten opstellen waarin het tijdspad opvolging aanbevelingen en tussentijdse rapportage over de voortgang worden vastgelegd;
Besluitnummer 2024-100
X Gemeente X Amsterdam X
Gemeenteraad
Raadsbesluit op het gebied van Business Continuity Management: 17. beleid ten aanzien van BCM in 2024 verder te concretiseren; i8. de verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het managementteam vanuit de coordinatie bedrijfsvoering; 19. de impact van potentiele risico's te bepalen (business impact analyses) en vanuit de vastgestelde kernprocessen BCM in te richten voor de organisatie; op het gebied van fraude: 2o. zorg te dragen voor de implementatie van de genoemde beheersingsmaatregelen; 21. audits uit te voeren die gericht zijn op de implementatie en werking van de fraudebeheersingsmaatregelen zoals opgenomen in Fully in Control; 22. in kaart te brengen welke detectieve maatregelen er al zijn en onderzoek welke aanvullend mogelijk zijn; op het gebied van de kwaliteit van de P&C producten: 23. de mogelijkheden te onderzoeken om tot een beter ramingsproces binnen de P&C cyclus te komen; 24. de afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in het jaarverslag navolgbaar toe te lichten; 25. de reserves inhoudelijk beter toe te lichten en daarbij ook per reserve een relatie te leggen tussen begroting en realisatie.
Aldus besloten door de gemeenteraad voornoemd in zijn vergadering op 27 juni 2024, De voorzitter
De raadsgri er
Femke Halsema
olien Houtman