Raadsbesluit 2023-164C Bekendmaking Instructie voor de griffier van de gemeente Amsterdam 2023
Tekst van het document
X
Gemeente Amsterdam
x
Opmerkingen voor publicatie: Te publiceren in: Uiterlijk bekendmaken op: Niet eerder bekendmaken dan op: Consolideren op overheid.n1 Gevolgen voor de werking van een andere regeling: Externe informatieve bijlage voor de leesbaarheid: Andere bi zonderheden:
Gemeenteblad Zo snel mogelijk n.v.t. a
n.v.t. n.v.t.
Besluit van de raad van de gemeente Amsterdam tot vaststelling van de instructie voor de griffier (Instructie voor de griffier van de gemeente Amsterdam 2023) De raad van de gemeente Amsterdam, gelezen het voorstel van het presidium van 4 september 2023, gelet op artikel lo7a, tweede lid, van de Gemeentewet, besluit vast to stellen: Instructie voor de griffier van de gemeente Amsterdam 2023 Artikel 1- Begripsbepalingen In deze instructie wordt verstaan onder: a. b.
griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of ao7d Gemeentewet; griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;
c.
presidium: ingestelde commissie ingevolge artikel 3 Reglement van Orde;
d. fractievoorzittersoverleg: ingestelde commissie ingevolge artikel 4 RvO; e. commissievoorzittersoverleg: ingestelde commissie ingevolge artikel 5 RvO. Artikel 2 Algemene taken 1.
De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.
2.
De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.
3.
De griffier ondersteunt onderzoekscommissies of de raad bij onderzoeken.
4.
De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.
5.
De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.
6. De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente. 7.
De griffier draagt zorg voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.
8.
De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden.
Artikel 3 — Agendering
De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten en bij de raadsplanning. Artikel 4— Belangenbehartiger van de raad 1.
De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.
2.
De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.
3.
De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.
4.
De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.
Artikel 5 — Bestuurlijke besluitvorming 1.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve
2.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij
van een efficiente, effectieve en kwalitatieve besluitvorming. het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. 3.
De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college. De griffier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals: a.
het voldoen aan wet- en regelgeving;
b. door de raad vastgestelde spelregels; c.
eerder genomen besluiten;
d. en de door het presidium vastgestelde formats. 5.
De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.
6.
De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en
7.
De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, commissies
8.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en vergaderingen van het pre-
g.
De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.
het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen. en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies. sidium en het fractievoorzittersoverleg.
Artikel 6 Hoeder van de lokale democratie 1.
De griffier draagt actief bij aan: a.
de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van
b.
het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;
c.
(de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en mede-
geldende regels;
werkers van de griffie; d. 2.
inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner.
De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.
Artikel 7 Leidinqgeven en management, 1.
De griffier geeft hierarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.
2.
De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.
2
3.
De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respect-
4.
De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een
vol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie. goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris. 5.
De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en de fractiebureaus bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financien en facilitair. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.
6.
De griffier geeft hierarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.
7.
De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.
8.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie en bevordert een gezonde financiele huishouding.
9.
De griffier heeft regelmatig overleg met (de voorzitter van) het presidium over personele aangelegenheden.
Artikel 8 — Communicatie en voorlichtinq 1.
De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raads-
3.
De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin en het inspreek-
voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies. recht bij de raad in het bijzonder. Artikel 9 — Slotbepalingen i.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg
2.
Deze instructie kan worden aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Amster-
3.
Deze instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Gemeenteblad.
met de vicevoorzitter van de raad. dam 2023.
astgesteld in de raadsvergadering van 12 oktober 2023
De voorzitter Femke Halse a
P e raadsgriffier
Jolien Houtman
3