Raadsadres van een burger inzake WOO en P&C cyclus, openbaarheid, informatiehuishouding niet op orde

Aan de Gemeenteraad van Amsterdam en de raadscommissie AZ Stadhuis per site-mail 9-6-2023

Betreft: WOO en P&C-cyclus, openbaarheid, informatiehuishouding én de organisatie niet op orde; agenda AZ 22-6-2023, TKN 2 ( raadsbrief WOO 15-5-2023 ), punt 3 ( jaarverslag 2022, blz 273 ) en punt 5 ( voorjaarsnota 2023, blz 85 ) https://amsterdam.raadsinformatie.nl/vergadering/1120647#ai_7669550

Geachte Raad, Met de bovenstaande agendapunten legt B&W u behaalde en beoogde WOO-resultaten voor, graag uw aandacht & inzet voor het volgende.

1. WOO-prestaties, behaald en beoogd, geven stelselmatig vertekend beeld Een belangrijk kengetal is de mate waarin de informatie-verzoeken tijdig worden beantwoord, dat wil zeggen binnen de wettelijke termijn. In het jaarverslag 2022 heeft B&W het op bladzijde 273 over 4 weken maar waarschijnlijk bedoelt B&W de wettelijke termijn van 6 weken, namelijk 4 weken + 2 weken verlenging = 6 weken. Hoe dat ook zij, de resultaten en ambities zijn sowieso onder de maat, volgens de raadsbrief wordt in 2023 hooguit 80 % van de WOO-verzoeken tijdig beantwoord dus minstens 20 % niet tijdig en daarmee alleen al in die zin ronduit onrechtmatig, zélfs als alle gevraagde informatie na 4 of 6 weken alsnog openbaar wordt gemaakt. . Maar het is ernstiger, de percentages die B&W uw Raad voorlegt zijn niet betrouwbaar, ze geven een stelselmatig vertekend beeld, om minstens drie redenen: a. Woord-spelletjes Diensten en stadsdelen proberen WOO-verzoeken buiten behandeling, buiten de wettelijke plicht tot tijdig beslissen en buiten de cijfers te houden door een WOO-verzoek niet te benoemen als WOO-verzoek maar als informatie-verzoek en te vragen om het verzoek in te trekken zodat in ieder geval het verzoek buiten de cijfers blijft, en ook het antwoord. Tenminste, als het verzoek al wordt beantwoord, want evident is niks doen het enige doel van dit woord-spelletje. b.

Informatie-verzoeken Verzoeken om informatie die niet zijn opgesteld in termen van een WOO-verzoek tellen kennelijk sowieso niet mee, terwijl het belang van informatie-verzoeken in de relatie tussen burger en gemeente minstens net zo groot is als het belang van WOO-verzoeken. Bovendien, als niet-jurist heb ik de indruk dat de wetgever in de WOO helemaal geen onderscheid maakt tussen WOO-verzoeken en informatie-verzoeken, ik wijs op

WOO art 4.1 lid 7, daarin is sprake van nu juist alleen informatie-verzoeken zodat op alle informatie-verzoeken moet worden beslist binnen 4 of 6 weken en alle informatie-verzoeken moeten meetellen in de P&C-cijfers, óók als het verzoek niet is geformuleerd in termen van een WOO-verzoek. Kortom, deze werkwijze van diensten en stadsdelen leidt tot stelselmatig vertekende P&C-cijfers, alsmede laat de werkwijze zich aanzien als onrechtmatig tegenover WOO-verzoekers. c. Wachttijd na besluit Hoe het exact zit weet ik niet maar de score tijdig beantwoord wordt naar het zich laat aanzien bepaald aan de hand van de datum van het WOO-besluit; tijdig zijn dan alle besluiten die worden genomen binnen 4 of 6 weken na het informatie-verzoek. Dat klinkt logisch en redelijk, maar helaas, verre van dat, want wat is de praktijk ? Gelooft u het of niet, openbaar gemaakte stukken worden niet altijd even meegezonden met het besluit. Ook niet op herhaald verzoek om nazending. In plaats daarvan word je verwezen naar de WOO-site van Archief Amsterdam. Maar ja, ook het Archief heeft de openbaar verklaarde stukken nog niet, dus dit gaat nog even duren. Hoe kort ? Nou ja, vergis u niet, het Archief staat niet bij ons om de hoek, fysiek per postduif is dat sowieso niet te doen en zelfs digitaal is die afstand moeilijk te overbruggen. Al met al mag u wel rekenen op een maandje of 2 onderweg.

Zie de onderstaande screenprint van de WOO-site en bijgaand WOO-besluitje dd. 1-6-2023, genomen door de directeur van Stadsdeel West, in nauwe samenwerking met Klachtcoordinatie Concern van de Burgemeester, dus kennelijk willens & wetens. Kortom, alleen die twee maanden wachttijd zijn al langer dan de hele wettelijke beslistermijn van 4 of 6 weken. Alleen al wegens a, b en c geven de P&C-cijfers van B&W geen getrouw beeld van de werkelijkheid.

2. Niet alleen de archivering, ook de primaire werkprocessen en de organisatie zijn niet op orde In de raadsbrieven WOO en het jaarverslag 2022 heeft B&W het over het nog niet op orde zijn van de informatiehuishouding, maar wat bedoelt B&W nu eigenlijk ? Natuurlijk, papieren stukken die nog niet zijn ingescand zijn moeilijk vindbaar, ook de 39 digitale zoeksystemen helpen dan niet, maar is dat het zo’n beetje wel ? Helaas, nee, daar ziet het niet naar uit: a. Foute kenmerken Informatie-verzoeken zijn bijna nooit generiek, het gaat nagenoeg altijd om specifieke stukken. Neem bijvoorbeeld vergunningen en onderliggende stukken, ook die worden bijna altijd opgevraagd per type en/of per gebied, bijvoorbeeld postcode of zelfs huisnummer, en/of per bestuursorgaan, bijvoorbeeld B&W of een stadsdeel-DB. Maar helaas, die kenmerken worden al in het primaire proces van de VTH verkeerd of helemaal niet in de stukken gezet zodat de evident conform het besluit opgeslagen en gearchiveerde stukken toch onvindbaar zijn op correcte zoekterm. Let wel, dit is dus niet alleen een retro-probleem van ooit fout ingevoerde stukken, het is veel erger, de fouten stapelen zich dagelijks op, nog steeds worden vergunningen en andere stukken ingeboekt met bijvoorbeeld verleerde terminologie, geografisch gebied en/of bestuursorgaan zodat ze onvindbaar zijn. Kortom, dweilen met de kraan open in optima forma.

Erger nog, de diensten en stadsdelen die de WOO-besluiten nemen weten dit maar al te goed maar in plaats gewoon ook even navraag te doen bij de medewerkers zoeken ze alleen met een digitaal systeem, met bij voorbaat onbetrouwbare resultaten of helemaal geen resultaten tot gevolg. b. Werkprocessen en organisatie niet op orde Tot aan de overdracht van de stukken aan het Archief Amsterdam is evident het primaire organisatieonderdeel verantwoordelijk voor de wettelijke plichten van bewaren en beschikbaar stellen van informatie. Echter, bij één enkel stuk kunnen meerdere organisatie-onderdelen betrokken zijn, welk daarvan is dan verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op bewaren en leveren van dat stuk ? Je zou denken, over aanspreekbaarheid zijn niet eens afspraken nodig, aanspreekbaarheid vloeit automatisch voort uit het primaire proces. Helaas, neen, het primaire proces blijkt zo georganiseerd & aangestuurd, of beter niet georganiseerd & aangestuurd, dat de verantwoordelijkheid voor en aanspreekbaarheid op de stukken ergens tussen de directies in ligt. Bijvoorbeeld bij de processen van de VTH, volgende week op de agenda van uw commissie RO. Kortom, alleen al wegens a en b stelt B&W de situatie rooskleurig voor, de informatiehuishouding en de WOO-taken komen niet op orde zonder majeur ingrijpen in de primaire processen, organisatie en aansturing.

Nu B&W de ware situatie kennelijk nog niet onderkent roep ik uw Raad op om met de Burgemeester het volgende te bespreken: A. klopt het dat de WOO geen onderscheid maakt tussen WOO-verzoeken en informatie-verzoeken; zo ja, is het dan niet de hoogste tijd om te stoppen met het maken van dat onderscheid en indieners van een verzoek niet meer te vragen om het verzoek in te trekken of te veranderen en alle verzoeken gewoon mee te tellen in de P&C-cijfers; B. klopt het dat de openbaar verklaarde stukken niet altijd met de beslissing op het verzoek worden meegezonden of vindbaar worden gemaakt met een link in het genomen besluit; zo ja, is het dan niet de hoogste tijd om dat wel te gaan doen; C. klopt het nog dagelijks nieuw gemaakte of ontvangen stukken worden voorzien van kenmerken die met correcte zoekterm toch niet vindbaar zullen zijn; zo ja, is het dan niet de hoogste tijd om dat wel te gaan doen; D. klopt het dat op onderdelen zoals bijvoorbeeld de VTH de organisatie en de interne taakverdeling en werkafspraken niet eenduidig maken welke dienst of afdeling verantwoordelijk & aanspreekbaar is de vindbaarheid van de gemaakte en ontvangen stukken; zo ja, is het dan niet de hoogste tijd om naast de informatiehuishouding ook de organisatie en de interne taakverdeling en werkafspraken op orde te brengen. Nadere toelichting geef ik desgewenst graag. Met vriendelijke groet,

bijlage: 1-6-2023 WOO-besluit Stadsdeel West en Klachtcoordinatie Concern screenprint 9-6-2023 het laatste besluitje op de site is dd. 3-4-2023, 2 maanden geleden https://archief.amsterdam/inventarissen/details/31245/withscans/0/start/0/limit/10/flimit/5