Raadsadres V anoniem.pdf

Aan de Gemeenteraad Stadhuis per site-mail

19-7-2020

Betreft: bezwaarbehandeling, transparantie en privacy; verzoek om interventie wegens regel-onduidelijkheid en verzuim

Geachte Raad, De vergunningverlening speelt zich veelal af in driehoeks-verhoudingen tussen gemeente, vergunning-aanvragers en buurtbewoners / bezwaarindieners, waarbij het gemeentelijk doen & laten evident onpartijdig en transparant moet zijn, met inachtneming van de privacy van partijen. Met de onpartijdigheid, transparantie en privacy gaat het bij enkele stadsdelen niet goed, waarschijnlijk hetzelfde bij andere stadsdelen want het ambtelijk apparaat is uniform en stadsbreed georganiseerd. Over West bracht de Ombudsman al in 2018 rapport uit (2428/2v ), sinds december in NwWest en in juni/juli in West een reeks van nieuwe negatieve bewoners-ervaringen, specificatie in paragraaf B en C hieronder; in C-3 zelfs de smoes dat de privacy-regels de gemeente zouden dwingen tot het tegenover bewoners achterhouden van cruciale gegevens en stukken, daarbij ook nog eens aansturend op WOB-verzoeken en bezwaarschriften terwijl die nu juist moeten worden voorkomen. Via de Functionaris Gegevensbescherming , de Bezwaarcommissie van het stedelijke Juridisch Bureau en het DB-NwWest dat eveneens onder B&W valt heb ik sinds december geprobeerd tot oplossing te komen; vergeefs, ze reageerden ontwijkend of helemaal niet en gaan op oude voet door, kennelijk niet bereid tot onpartijdigheid, transparantie, privacy-bescherming en het overleg van de Regeling Bezwaar & Beroep.

4) Zelfs de betrekkelijk eenvoudig te beantwoorden vraag waar de spelregels zijn te vinden is na een half jaar nog niet beantwoord; het ziet er naar uit dat de benodigde regels er deels niet zijn en voor zover ze er wel zijn intern en extern niet goed worden gecommuniceerd en niet worden nageleefd. Bovendien lijken bijgaand memo dd. 14-5 en de "eigen werkinstructie " van de administratie van het Juridisch Bureau waarop het memo zegt te zijn gebaseerd ongegrond, onjuist en onkenbaar. En ironisch genoeg is het memo anoniem terwijl de auteur pleit tegen anonimiteit van bewoners. Om deze redenen graag uw inzet & zorg dat de onpartijdigheid, transparantie en privacy en de communicatie daarvan alsnog op orde komen, hieronder in paragraaf A een concreet uitgewerkte voorzet daarvoor. Nadere toelichting geef ik desgewenst graag. Met vriendelijke groet,

Bijlagen: - vraag dd. 30-12-2019 en vergeefs emailverkeer daarna - VTH-memo dd. 14-5-2020

A. Voorzet voor onpartijdigheid, transparantie en bescherming privacy bij bezwaar

De privacy van de ambtenaren is voor zo ver ik overzie voldoende geregeld. Om anoniem beslissen op vergunning-aanvragen te voorkomen moet B&W de leidinggevenden en in mandaat beslissende ambtenaren alleen nog even aanspreken op naleving van het Algemeen Bevoegdhedenbesluit 6), uitgewerkt in paragraaf C-2 hierna. Vergelijkbaar aanspreken op anonieme memo's als VTH bijgaand. Niet goed geregeld zijn de gemeentelijke onpartijdigheid en transparantie en de privacy van bewoners bij bezwaar, uitgewerkte bewoners-ervaringen in paragraaf B en C hieronder. Het falen is eenvoudig op te lossen door B&W te vragen om de volgende spelregels en werkinstructies te geven aan het Juridisch Bureau, de Functionaris Gegevensbescherming 1) en de ambtelijke diensten die bij de verschillende vergunning-processen zijn betrokken, onder regie van de in mei bij de 7 stadsdelen aangestelde toegevoegd portefeuillehouder vergunningen. Spelregels 1. na indiening van bezwaar onderhoudt niet langer de ambtelijke vergunningverlener cs maar alleen de ( Secretaris van de) Bezwaarcommissie alsmede de toezichthouder het contact met de vergunninghouder, de bewoners en de eventuele derden; 2. evenals de bezwaarschriften en alle voorafgaande stukken neemt de Bezwaarcommissie ook alle correspondentie na bezwaar op in het bezwaardossier; 2) 3.

de vergunninghouder krijgt geen andere informatie dan die in het bezwaardossier en wel tegelijk met de bewoners; in omgekeerde formulering: alle informatie die de gemeente gevraagd en ongevraagd geeft aan de vergunninghouder geeft de gemeente tegelijk aan de bewoners die bezwaar hebben ingediend zodat partijen over gelijke informatie beschikken. 4. de ( Secretaris van de) Bezwaarcommissie ziet er op toe dat de stukken naar behoren anoniem zijn gemaakt. Werkinstructies 1. aan het item bezwaarindienen op de gemeente-site 3) worden 2 links toegevoegd: a. naar de Regeling Bezwaar & Beroep 4) met als addendum de bovenstaande spelregels it/rn 4; b. naar de privacy-verklaringen & -regels die in bezwaar relevant zijn; 2. de privacy-verklaringen & -regels op de gemeente-site 5) worden herzien en aangevuld, mede aan de hand van de onderstaande annotaties 1, 2 en 3.

Enkele aspecten van privacy 1. Voorop staat dat bij bezwaar het overleg met partijen 4) en het hoor & wederhoor niet anoniem zijn. Echter, niet goed valt in te zien waartoe en op grond van welke bepaling de gemeente daarnaast ook nog eens persoonsgegevens van de bewoners aan de vergunninghouders zou moeten toesturen. Bijgaand VTH-memo dd. 14-5 en de interne " eigen werkinstructie" van de administratie van het Juridisch Bureau waarop het memo zegt te zijn gebaseerd lijken op dit punt ongegrond, onjuist en onkenbaar. 2. Over wat de gemeente wel en niet doet met de persoonsgegevens van de vergunning-aanvrager en de bewoners is de gemeente onvolledig en in tegenspraak met zich zelf, daarover staat in de privacy-verklaringen .5) iets anders dan in het VTH-memo zodat vergunning-aanvragers, bewoners én ambtelijk apparaat alleen al daarom niet naar behoren worden geïnformeerd. En een eigen werkinstructie van de administratie van het Juridisch Bureau voldoet al helemaal niet aan de vereisten van motivering, transparantie en kenbaarheid.

3. Bovendien gaat het VTH-memo over een recht van de vergunninghouder op informatie over de bewoners maar zegt het niks over het recht van de bewoners op informatie over de vergunningaanvraag, de vergunninghouder en de correspondentie tussen de gemeente en de aanvrager; die keerzijde van de medaille is niet opgenomen in de vraagstelling voor het memo maar blijkt een minstens even groot probleem, uitgewerkt in paragraaf B en C hieronder.

B. Gang van zaken rond vergunningen DB-NwWest sinds december 2019

1. Eind 2019 hebben buurtbewoners bezwaar ingediend tegen vergunningen die de gemeente in strijd met het bestemmingsplan en in strijd met de desbetreffende verordening heeft verleend. Prompt stonden de vergunninghouders rond de kerstdagen bij de bewoners op de stoep om verhaal te halen. 2. De bezwaren zijn evident niet gericht tegen de vergunninghouders maar tegen de gemeente want het is de gemeente die de vergunningen wel of niet verleent. Maar in plaats de ambtelijke vergunningverleners, de bewoners en eventueel de vergunninghouders uit te nodigen voor een oplossing in overleg -voorgeschreven in de Regeling Bezwaar & Beroep ( art 4.1 ) heeft de Bezwaarcommissie de bezwaren meteen doorgestuurd naar de vergunninghouders, daarmee duikend voor zijn taak & verantwoordelijkheid en de ambtelijke vergunningverleners prettig collegiaal uit de wind houdend. 3. En dat is niet voor het eerst, eerder heeft de Rechtbank gesproken in termen redelijk geschokt te zijn door vergelijkbaar tegen elkaar uitspelen van vergunninghouder en bezwaarde. 4. Bovendien heeft de Bezwaarcommissie de bewoners niet gelijktijdig geïnformeerd over de bezwaren en doorzenden daarvan aan de vergunninghouders, ook nog eens met hun naam + adres. 5.

De Bezwaarcommissie heb ik gevraagd om een kopie van de correspondentie van de Bezwaarcommissie of de ambtelijke vergunningverleners met de vergunninghouders maar daarop volgde geen antwoord, tot op de dag van vandaag niet, een half jaar later. Met die weigering wekt de gemeente te meer de indruk met de vergunninghouders samen te spannen om de vergunning in bezwaar overeind te houden, wat evident onrechtmatig is te achten. 6. Eén & ander betekent bovendien dat alleen de gemeente en de vergunninghouders overzicht hebben van alle ingediende bezwaren, de bewoners hebben dat overzicht niet. Erger nog, we zijn nu een half jaar verder en de bewoners weten niet eens of de vergunninghouders zelf bezwaar hebben ingediend en zo ja welk. De Bezwaarcommissie heeft aldus niet alleen de bewoners-privacy geschaad maar ook nog eens de vergunninghouders bij hun onaangename huisbezoek willens & wetens op informatie-voorsprong ten opzichte van de bewoners gezet, hetgeen te meer getuigt van gemeentelijke partijdigheid. 7. Op de gemeente-site kon ik hierover niks vinden, niet bij de items over bezwaar indienen en niet bij de items over privacy. Daarop heb ik de gemeente op 30-12-2019 even om toelichting gevraagd.

Echter, hoe evident en betrekkelijk eenvoudig te beantwoorden deze vraag ook is, slechts ontwijkende emailtjes van de Functionaris Gegevensbescherming volgenden 1) en inhoudelijk antwoord van de Directie Juridische Zaken of van wie dan ook bleef uit, tot op de dag van vandaag. Dat op zich is al niet naar behoren. De vraag van december en het emailverkeer van januari en februari is bijgevoegd.

8. Om de gebleken onduidelijkheid en manco's te herstellen en herhaling van het verzuim te voorkomen heb ik ingesproken bij de Stadsdeelcommissie NwWest en het DB-NwWest met email dd. 24-5 gevraagd om invoering van enkele regels. Ook daarop kwam geen reactie, zelfs geen ontvangstbevestiging, tot op de dag van vandaag niet, in strijd met de gemeentelijke Servicecode. 9. Bij de eerstvolgende nieuwe vergunning waartegen de bewoners om dezelfde redenen bezwaar indienden begon het liedje van voren af aan, inbegrepen de informatie-achterstelling van de bewoners. Kortom, kennelijk zijn het Juridisch Bureau waar de ambtelijke bezwaarcommissies onder vallen en DB-NwWest dat eveneens onder B&W valt niet bereid tot onpartijdigheid, transparantie, privacy-bescherming en het overleg van de Regeling Bezwaar & Beroep. 4)

C. Gang van zaken rond vergunningen DB-West juni / juli 2020

1. In juni /juli 2020 hebben verschillende bewoners om inzage gevraagd in de stukken van een vergunning-besluit. Enkele stukken werden toegestuurd maar die bleken op cruciale onderdelen onvolledig. En dat ook nog eens zonder er bij te zeggen dat willens & wetens gegevens zijn achter gehouden. 2. De onvolledigheid betreft tevens het ontbreken van de naam + functie van de ambtenaar die de beslissing in mandaat heeft genomen. Nu zijn er regels die de privacy van ambtenaren beschermen maar niet goed voorstelbaar is dat die regels zo ver gaan dat de beslissende ambtenaar haar of zijn naam + functie mag verhullen en zich anoniem kan houden. Immers, transparantie, verantwoording nemen en aanspreekbaar zijn op ambtelijk en bestuurlijk doen & laten zijn gemeentelijke kernwaarden. Bovendien wijst ervaring uit dat organisaties waarin de verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet goed zijn geregeld of niet worden nageleefd het vereiste kwaliteitsniveau niet halen; waar een team als geheel verantwoordelijk is, is niemand verantwoordelijk. De opgevraagde stukken laten zien wat de gevolgen daarvan zijn. Mede daarom schrijft het Algemeen Bevoegdhedenbesluit dan ook voor met de strekking dat de beslissende ambtenaar haar of zijn naam + functie in het besluit dient te vermelden.

Dat sommige besluiten digitaal worden genomen en daarom niet handmatig worden ondertekend geeft geen vrijstelling van het ondertekenings-voorschrift. Ook tal van andere ambtelijke besluiten voldoen niet aan deze ondertekenings-voorschriften. Kortom, om duistere redenen, kennelijk met beroep op privacy-regels die niet bestaan, houden in mandaat beslissende ambtenaren zich anoniem. Vergelijkbaar in bijgaand VTH-memo dd. 14-5 met ontkenning van bewoners-privacy. 3. Na rappel volgde een nieuwe zending van de stukken maar die was wederom onvolledig, nu met beroep op / smoes van de privacy van de vergunning-aanvrager: " U heeft gevraagd om u de plattegronden en aanvraagformulier toe te sturen van vergunninsstukken. Helaas mogen wij deze in verband met de privacywet niet toe sturen. Deze mogen pas verstrekt worden als er een officieel bezwaar tegen de Bed and Breakfast vergunning of als er een WOB verzoek is ingediend. Dit kunt u doen bij de afdeling Juridisch bureau via onderstaande link: https://formulieren.ornsterolarn.M/TripleForms/DirectReqelen/formulier/n1-NL/evAmsterdam/BezwaarenBeroep.ospx/fBBInleidinq "

4. Per omgaande heb ik bezwaar annex WOB-verzoeken ingediend en daarnaast de directeur Juridische Zaken om interventie gevraagd. Vervolgens zijn de stukken alsnog toegezonden. 5. In de uiteindelijk alsnog ontvangen stukken dook naast het eerdere beroep op niet-bestaande privacyregels ook nog eens een omgekeerde variant op: het evident

schenden

van de privacy-

regels door de persoonsgegevens van de vergunning-aanvrager en een bij de aanvraag betrokken derde nu juist

niet

onkenbaar te maken, inbegrepen woonadres, email en 06. Dit in tegenstelling

tot eerder de ambtelijke persoonsgegevens; kennelijk is het motto ambtelijke privacy eerst. 6. Daarop heb ik nogmaals gevraagd om de stukken naar behoren toe zenden. Vervolgens werd alleen het besluit met persoonsgegevens onleesbaar toegezonden, maar niet de aanvraag. 7. Kortom, de ambtelijke organisatie misbruikt privacy-regels om eigen doen & laten te verhullen en stukken voor de bewoners achter te houden en schendt ook nog eens de privacy van de aanvrager en derden, zelfs na rappel. Te meer daardoor kunnen ook bewoners die bezwaar indienen niet zonder meer vertrouwen dat hun persoonsgegevens bij de gemeente goede handen zijn.

19-7-2020

1) gemeentelijke Functionaris Gegevensbescherming ( 18-7-2020): https://www.amsterdam.nl/privacy/functionaris/

2) Awb, art 7:4 lid 2: Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste een week voor belanghebbenden ter inzage. https://wetten.overheid.nl/BWBR0005537/2020-07-01/441-loofdstuk7 Afdelin87.2 Artike17:4

3) instructies voor indiening van bezwaar) 18-7-2020): https://www.amsterdam.nliveelgevraagdPproductid=%7BAC4FDSCE-6924-4861-8F3C-6E2C24EE5898%7D

4) Regeling Bezwaar & Beroep, art 4.1: De bezwaarschriftencommissie onderzoekt of door middel van een informele aanpak een oplossing kan warden gevonden, alvorens een formele bezwaarschriftenprocedure wordt gestart. De commissie verricht daartoe de nodige handelingen. httes://decentrale.regelgeving.overheid.nlicvdrixhtmloutput/Historie/Amsterdam/432412/CVDR432412 1.html

5) algemene privacy-verklaring ( 18-7-2020 ): https://www.amsterdamml/privacv/privacyverklaring/

specifieke privacy-verklaring wonen & omgeving ( 18-7-2020): https://www.amsterdam.nl/privacy/specifieke/privacvverklaringen-wonen/omgevingsvergunning/

6) Algemeen Bevoegdhedenbesluit, art 14 lid 3: https://decentrale.regelgeving.overheid.nlicvddxhtmloutput/Historie/Amsterdam/377469/CVDR377469 20.html