Raadsadres instructie tot vernietiging van inspraak en zienswijzen

Aan de Gemeenteraad van Amsterdam t.a.v. de commissie AZ Stadhuis per site-mail 22-2-2025

Betreft: intrekking van instructie tot vernietiging van inspraak en zienswijzen

Geachte Raad, Inspraak en zienswijzen zijn voor de gemeente inkomende post als alle andere maar najaar 2024 bleek dat sommige diensten de inspraak en zienswijzen meteen vernietigen nadat de desbetreffende Antwoordnota is opgesteld. Dit betekent dat niet meer is na te gaan of de inspraak en zienswijzen in de Antwoordnota correct & volledig zijn weergegeven. Na enig doorvragen werd me te verstaan gegeven dat deze vernietiging plaatsvindt om reden van privacy van de insprekers en dat een interne werk-instructie zelfs zou verplichten tot vernietiging van de inspraak en zienswijzen maar dat ik die instructie niet krijg te zien. De instructie is dus anoniem en onkenbaar. Wel kreeg ik het volgende citaat:

Wel nu, wat iprox-formulieren en wie de afzender van deze instructie ook moge wezen, een directeur of B&W, hoezo zouden persoons-gegevens bij de gemeente niet in veilige handen zijn ? En de AVG gaat alleen over persoons- gegevens, dus hoezo zouden hele inspraak- en zienswijzeformulieren op grond van de AVG mogen of zelfs moeten worden vernietigd ?

Sowieso is al niet goed voorstelbaar dat inspraak en zienswijzen die via een iprox-formulier zijn ingediend anders zouden mogen of zouden moeten worden behandeld dan de Archiefwet en de WOO voorschrijven voor alle inkomende post en alle andere documenten. Op 7-11-2024 heb ik de directeur van het Juridisch Bureau dan ook gevraagd om de vernietiging

te herstellen en herhaling te voorkomen. Helaas, antwoord is uitgebleven.

Hierbij verzoek ik u om de bovenstaande vernietigings-instructie in te trekken en inspraak en zienswijzen al dan niet via iprox-formulieren niet anders te behandelen dan alle andere post en documenten door ze te bewaren, openbaar te maken en te vernietigen conform de regels van de Archiefwet en de WOO.

Nadere toelichting geef ik desgewenst graag.

Met vriendelijke groet, XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX