PvA Uitwerking taken en bevoegdheden.doc

project

Uitwerking taken en bevoegdheden in het nieuwe bestuurlijk stelsel van 2022

datum

15 september 2021

opdrachtgever einddatum

bestuurlijk:

Rutger Groot Wassink

ambtelijk:

Karin van der Wansem (tijdelijk)

31 december 2021 (excl. bestuurlijke besluitvorming)

versie

Bestuurlijke versie

status

bestuurlijk vastgesteld door Kernteam Bestuurlijk stelsel op 13 september 2021

gevraagd besluit achtergrond

Kennisnemen van projectplan Op 7/8 juli 2021 heeft de gemeenteraad ingestemd met de Raadsvoordracht ‘Voorstel voor verbetering van het bestuurlijk stelsel 2022 conform de Hoofdlijnennotitie’. Dit besluit wordt verwerkt in de Verordening stadsdelen en stadsgebied Amsterdam 2022, waarin de basis wordt gelegd voor de inrichting en werkwijze van het verlengd lokaal bestuur in de zeven stadsdelen en stadsgebied. Eén van de verbeterpunten is “het nader uitwerken en verhelderen van de taken en bevoegdheden van het lokaal bestuur en de instrumenten om deze waar te maken” (beslispunt 1d). Met name op de volgende domeinen omdat daar veel onduidelijkheid en/of ontoereikend instrumentarium wordt ervaren:  ruimtelijk domein (openbare ruimte en groen)  sociaal domein  gebiedsgericht werken  participatie Het college wil de huidige taken en bevoegdheden onder de loep nemen om tot een meer heldere en werkbare verdeling van taken en bevoegdheden tussen stad en stadsdelen te komen. In dit projectplan wordt beschreven hoe deze opdracht de komende maanden wordt uitgevoerd. De gemeenteraad wordt over de nieuwe uitwerking van taak- en bevoegdheidsverdeling in februari 2022 geïnformeerd.

bestuurlijke afstemming

Bestuurders van B&W en stadsdelen worden op de volgende wijze betrokken: -

Deelname aan deelsessies over specifieke taken, wanneer deze binnen een portefeuille vallen (nb een deelsessie duurt ca 2,5 uur);

-

Indien nodig / gewenst afstemming met wethouder mbt taken in zijn of haar

pagina 1

portefeuilles; -

Agendering van de conceptproducten in de portefeuillehoudersoverleggen;

-

Besluitvorming in B&W.

Wethouder Groot Wassink is bestuurlijk opdrachtgever en wordt betrokken via de Staf Democratisering en het Kernteam Bestuurlijk Stelsel doel

Een heldere en werkbare verdeling van taken en bevoegdheden en van de onderlinge relatie tussen stad en stadsdelen. Vertrekpunt zijn de huidige takenlijst en bevoegdhedenregister. De opdracht bestaat uit de volgende drie onderdelen: 1. Uitwerking; een heldere en werkbare verdeling van taken en bevoegdheden tussen stad en stadsdelen. Waar zitten nu de knelpunten en onduidelijkheden in de takenlijst? Welke taken vragen om een inhoudelijke aanpassing en welke volstaan grotendeels? Het doel van de uitwerking is om te komen tot een eenduidig beeld voor welke taken stadsdeelbestuurders verantwoordelijk zijn en welke bevoegdheden en instrumenten ze daarvoor kunnen inzetten. Indien gewenst worden in aanvulling op de takenlijst en bevoegdhedenregister afspraken tussen stad en stadsdelen vastgelegd (zie 3. handleiding). Voor de taken waarover veel onduidelijkheid bestaat worden deelsessies georganiseerd met betrokken stadsdeelbestuurders, wethouders en ambtenaren. Eerder is deze werkvorm naar tevredenheid gebruikt om de onderwerpen sport en afval te verkennen. De volgende taken zijn geselecteerd:      

T2 openbare ruimte, groen en parken; T3 Afval en grondstoffen; T8 Wegen; T18 Kunst in de openbare ruimte, buurtgebonden cultuurinitiatieven en cultuureducatie; T19 Sport; T21 Inspraak, initiatief en burgerparticipatie.

2. Er is ook een actualisatie en redactionele opschoning nodig van de takenlijst en bevoegdhedenregister. Deze stammen uit 2013 en inmiddels hebben er (organisatorische) veranderingen plaatsgevonden. Indien mogelijk wordt een koppeling gemaakt van verwante taken en bevoegdheden (en zo mogelijk ook instrumenten), zodat een duidelijk overzicht ontstaat per onderwerp. 3. Er is tot slot behoefte aan een meer algemeen afwegingskader of omschrijving

pagina 2

wanneer een onderwerp of activiteit bij stad of stadsdeel hoort. Zodat goede samenwerking niet of minder afhankelijk is van toevalligheden en personen. Het huidige bestuursakkoord van college en stadsdeelbesturen biedt hier een basis voor. Verder is het idee om een handleiding te maken bij de takenlijst en bevoegdhedenregister met aandacht voor de rollen van wethouder en stadsdeelbestuurder, afspraken over de wijze van samenwerken (houding, cultuur, gedrag), uitvoeringsafspraken. projectresultaat

afbakening

Dit proces moet leiden tot drie documenten die ter afstemming worden voorgelegd aan de portefeuillehoudersoverleggen, ter besluitvorming aan het college van B&W en ter informatie naar de gemeenteraad: 

Een uitgewerkte en geactualiseerde takenlijst 2022 waarin op een heldere wijze de taken van het dagelijks bestuur van de stadsdelen staan vermeld.



Een geactualiseerd bevoegdhedenregister 2022 dat aansluit op de takenlijst.



Een handleiding met een algemene paragraaf of paragrafen per taak/takencluster over de rollen van het college en de dagelijks besturen van de stadsdelen. Eventueel aangevuld met werkafspraken tussen stad en stadsdelen. En een afwegingskader of omschrijving wanneer een (nieuwe) taak bij stad of stadsdeel hoort.

Bij de intake is besproken dat het wenselijk is om te beginnen met de meest dringende knelpunten. Waar zit de meeste urgentie om taken en bevoegdheden nader uit te werken? Voor welke onderwerpen is bestuurlijk draagvlak? Gezien de doorlooptijd van circa vier maanden is het niet realistisch om de gehele takenlijst en bevoegdhedenregister in gezamenlijke sessies met bestuurders en ambtenaren door te nemen op knelpunten. Er zullen daarin keuzes moeten worden gemaakt. Uitgangspunt is het organiseren van een beperkt aantal deelsessies (6) met bestuurders en ambtenaren. Vanwege o.a. de korte doorlooptijd maken de volgende zaken geen onderdeel uit van dit project: 

Externe communicatie en participatie in relatie tot dit project



Het mandateren van taken van de gemeenteraad aan de stadsdeelcommissie.



Voor het domein ruimtelijke ordening en bijbehorende vergunningverlening (nu: bestemmingsplannen en Wabo) wordt medio 2022 de Omgevingswet het nieuwe kader. Het stedelijk programma implementatie/voorbereiding op Omgevingswet hebben als opdracht om de taken en bevoegdheden daarin mee te nemen.



Om de scope van deze opdracht te beperken blijft Weesp buiten beeld. Na de fusie

pagina 3

met Amsterdam kan dit een vervolg krijgen. Het desgewenst opstellen van voordrachten voor het college van B&W en gemeenteraad maken wel onderdeel uit van de opdracht. DJZ is de uiteindelijke penvoerder voor de taken en bevoegdhedenlijst (zijnde bijlagen bij de Verordening stadsdelen en stadsgebied Amsterdam 2022). gebruikers

De gebruikers van het projectresultaat zijn het college van B&W, de stadsdeelbestuurders en de ambtelijke organisatie.

randvoorwaarden

Belangrijkste randvoorwaarden voor het slagen van het project zijn de inhoudelijke inzet, betrokkenheid en oplossingsgerichtheid van bestuurders en ambtenaren van stad en stadsdelen.

relatie met

aanpak

Dit project heeft raakvlakken met: 

De nieuwe Verordening stadsdelen en stadsgebied Amsterdam 2022 (voorheen Verordening omtrent het lokaal bestuur in Amsterdam). De gemeenteraad bespreekt de verordening naar verwachting 10/11 november 2021. Bij vaststelling van de verordening -die de basis legt voor het nieuwe bestuurlijk stelsel-, zal de huidige takenlijst en bevoegdhedenregister, uitgebreid met een bijlagen waarin de taken die in 2014 door de raad aan bestuurscommissie waren gedelegeerd/gemandateerd, aan de raad worden voorgelegd voor vaststelling. Die verordening moet ruim voor de verkiezingen in maart 2022 worden vastgesteld en onderdeel daarvan zijn de taken en bevoegdheden. Immers, de raad moet instemmen met het overdragen van haar taken aan de stadsdeelcommissies. Voor maart 2022 kunnen de aangepaste versies van de takenlijst en bevoegdhedenregister, naar aanleiding van dit project, worden voorgelegd aan het college. De bijlagen kunnen worden gewijzigd door middel van een besluit van het orgaan dat de taak of bevoegdheid heeft gemandateerd of gedelegeerd.



De bestuursopdracht Gebiedsgericht Werken. Gebiedsgericht werken is ook het uitgangspunt bij het verhelderen van de taak- en bevoegdheidsverdeling.



Het nieuwe Kader participatiebeleid. Welke nieuwe taken en bevoegdheden krijgen de stadsdelen? Hoe krijgt mede-opdrachtgeverschap vorm?



Voorbereidingen voor de verkiezingen van de gemeenteraad en stadsdeelcommissies op 16 maart 2022.

Het project heeft drie onderdelen waaraan tegelijkertijd wordt gewerkt. De aanpak volgt hierna per onderdeel. Vertrekpunt zijn de takenlijst en bevoegdhedenregister uit 2018.

pagina 4

De indeling van de huidige takenlijst is willekeurig. Voor het project kiezen we een aanpak vanuit de clusters. Dit levert de volgende toedeling van taken (T1-24) op. De in rood/vet vermelde taken zijn taken die het meest prangend zijn om te worden uitgewerkt, vanwege onduidelijkheid en/of ontoereikend instrumentarium. Deze komen in aanmerking voor een deelsessie. Cluster Ruimte en Economie

Cluster Gebiedsgericht werken en Stadsbeheer

Cluster Sociaal

Gebiedsontwikkeling (en stedelijk beheer), T1 Openbare ruimte, groen en parken, T2

Basisvoorzieningen sociaal domein, T12

Monumenten en archeologie, T4 Wonen, T5

Schuldhulpverlening, T13

(Afval en grondstoffen, T3)

Maatschappelijke ondersteuning, T14

Economie, T6 Wegen, T8 Milieu en duurzaamheid, T7 Parkeren, T9

Gemeentelijk Vastgoed, T10 Kunst in de openbare ruimte, buurtgebonden cultuurinitiatieven en cultuureducatie, T18

Waterbeheer, T11 Beheer en exploitatie begraafplaatsen en crematoria, T20 Inspraak, initiatief en burgerparticipatie, T21 Vergunningverlening, toezicht en handhaving, T23

Vrijwilligerswerk, T16 Diversiteit en discriminatie, T17

Sport, T19 Subsidieverlening, T22

Cluster Dienstverlening en Innovatie Overige taken, oa verkiezingen, T24 NB Jeugdgezondheidszorg, T15 bevat geen stadsdeeltaken

1. Uitwerking; een heldere en werkbare verdeling van taken en bevoegdheden tussen stad en stadsdelen. Waar zitten nu de knelpunten en onduidelijkheden? Welke taken (per cluster) vragen om een inhoudelijke concretisering en welke volstaan grotendeels? Gezien de doorlooptijd is focus op de taken waarover de meeste onduidelijkheden bestaan noodzakelijk. Deze geselecteerde taken vormen de basis vormt voor de bestuurlijke en ambtelijke deelsessies, waarin ook aandacht is voor cultuur, houding en gedrag. Het doel van de uitwerking is om te komen tot een eenduidig en actueel beeld voor welke taken het dagelijks bestuur van de stadsdelen is en welke bevoegdheden en instrumenten zij daarvoor hebben. Wellicht biedt een andere indeling en een meer specifieke benaming van de taken ook meer helderheid. Indien gewenst worden in aanvulling op de takenlijst en bevoegdhedenregister afspraken tussen stad en stadsdelen vastgelegd.

pagina 5

De taak Inspraak, initiatief en burgerparticipatie wordt uitgebreid op basis van het nieuwe Kader participatiebeleid. Indien mogelijk wordt deze taak meegenomen in de verschillende deelsessies. NB, naar aanleiding van gesignaleerde knelpunten / onduidelijkheden op de VTHtaak en op de taakverdeling op afval vinden er al sessies plaats tussen stad en stadsdelen. Wellicht zijn er nog meer initiatieven. Het streven is om een koppeling te maken en deze initiatieven zoveel mogelijk te benutten. Aanpak: -

Selectie De ambtelijke kerngroep (zo mogelijk ook met stadsdeelbestuurders) neemt de huidige takenlijst door en maakt een voorselectie van maximaal 6 taken waar de grootste knelpunten en onduidelijkheden zitten. Deze selectie wordt na akkoord van de ambtelijk opdrachtgever op 13 september geagendeerd voor het Kernteam Bestuurlijke Stelsel. Het Kernteam stelt de definitieve selectie vast en daarmee ook over welke taken er deelsessies worden georganiseerd.

Voorbereiding deelsessies door werkgroepen Per geselecteerde taak (of bundeling van taken) worden één of meerdere werkgroepen samengesteld uit vertegenwoordigers van stadsdelen (gebiedsmanagers / programmamanagers realisatie), van de directies, cluster en/of bestuursadviseurs. De werkgroepen worden begeleid door het projectteam. Om de deelsessies voor te bereiden analyseren de werkgroepen de knelpunten en achterliggende oorzaken. Er wordt gebruik gemaakt van het format dat voor de eerdere sessies is gebruikt: Primaire rol en verantwoordelijkheid stadsdeelbestuur(der) cq wethouder

-

(Sub)taak van DB (conform takenlijst 2018)

Aandachtspunt, onduidelijkheid, bv: tekst is gedateerd, bevoegdheid is onduidelijk, strookt niet (meer) met de praktijk, verschuiving naar gezamenlijke bevoegdheid

Voorstel uitwerking/aan passing (sub)taak 2022, bv: tekstueel actualiseren, inhoudelijk specificeren, taak samenvoegen / splitsen, nvt, handhaven tekst 2018

Gevolgen voor bevoegdheden (j/n)? Indien ja: kort toelichten

Bijbehorend Instrumentarium, bv: ambtelijke ondersteuning, budget, zeggenschap, mogelijkheid om beleidsregels lokaal nader in te vullen / lokale accenten leggen

Deelsessies Het organiseren van deelsessies waarin bestuurders van stadsdelen, wethouders en ambtenaren gezamenlijk tot opties komen die leiden tot helderheid en recht doen aan het mandaat of delegaat van de

pagina 6

stadsdeelbestuurders op de betreffende taak. Het gaat daarbij ook om de wijze van samenwerken en de verschillende rollen van wethouder en stadsdeelbestuurder. De sessies worden geleid door de projectleider. Per taak wordt uitgegaan van twee deelsessies. De ervaring leert dat voor de deelsessies ruim de tijd moet worden genomen. We gaan daarom uit van 2,5 uur per deelsessie. Eventuele afspraken tussen stad en stadsdelen over samenwerking en uitvoering worden vastgelegd in de handleiding (zie 3). -

Uitwerking en afstemming De resultaten uit de deelsessies worden uitgewerkt in bovengenoemd format. Vervolgens opgenomen in de vernieuwde takenlijst en samen met eventuele voorstellen voor wijzigingen in de bevoegdheden ter afstemming besproken in de portefeuillehoudersoverleggen / bestuurlijk overleg stad-stadsdelen.

2. Een actualisatie en redactionele opschoning van takenlijst en het bevoegdhedenregister. De taken, die nog steeds passend zijn en niet worden besproken in de deelsessies dienen waarschijnlijk wel te worden geactualiseerd en zo mogelijk concreet gemaakt voor wat deze in de dagelijks praktijk inhouden. Indien daar mogelijkheid voor is, kan ook naar de structuur van de takenlijst worden gekeken. Het bevoegdhedenregister is een naslagwerk, een uitgebreide tabel met een (juridische) omschrijving van alle bevoegdheden per thema. Aangevuld met de juridische grondslag, het bevoegd bestuursorgaan (college of burgemeester), het soort overdracht (voor 99% is dat mandaat, overig delegatie), verleend aan (DB of Voorzitter) en bijzonderheden en beperkingen. Bevoegdheden moeten schriftelijk worden overgedragen en daarom is een bevoegdhedenregister als bijlage bij de verordening vereist. DJZ is van beide de penvoerder. Inhoudelijke expertise is georganiseerd bij de directies en stadsdelen. Gezien de omvang van de takenlijst en de functie van het bevoegdhedenregister zijn de mogelijkheden om hier een leesbaar en inzichtelijk overzicht van te maken beperkt. Aanpak: -

Inhoudelijke actualisatie overige taken De beschrijving van de overige taken, die naar verwachting grotendeels passend zijn, worden gecontroleerd op inhoud (wijzigingen, verouderde teksten/onjuistheden). Wijzigingsvoorstellen dienen nauwkeurig in het hier boven genoemde format te worden bijgehouden voor de besluitvorming. De ambtelijk kerngroep, bestuurs- en clusteradviseurs worden gevraagd

pagina 7

suggesties te doen wie hierbij vanuit de stadsdelen en de directies betrokken kunnen worden, naast de eerstelijns juristen van de directies. -

Structuur Uit de inhoudelijke actualisatie kunnen ook voorstellen komen voor een nieuwe structuur van de takenlijst. Bijvoorbeeld samenvoeging of splitsing van taken, meer specifieke naamgeving.

-

Takenlijst 2022 (concept) Het opstellen van een overzicht, waarin de uitkomsten van de deelsessies en de actualiseringsvoorstellen van de overige taken op eenduidige wijze zijn verwerkt. Uitkomst is van zodanige kwaliteit dat DJZ (als penvoerder) hier eenvoudig een de takenlijst 2022 van kan opstellen.

-

Aanpassen / actualiseren van het bevoegdhedenregister Zoals gezegd is het bevoegdhedenregister waarin mandaat en delegatie worden geregeld een juridisch vereiste. Er is zowel een inhoudelijke als een juridische check nodig van het huidige bevoegdhedenregister. In hoeverre is het actueel en sluit het aan op de takenlijst 2022? Ook hier dienen wijzigingen secuur te worden bijgehouden. Om te komen tot een nieuw bevoegdhedenregister is de inzet nodig van medewerkers van stad- en stadsdelen en eerstelijnsjuristen. Uitkomst is van zodanige kwaliteit dat DJZ (als penvoerder) eenvoudig het bevoegdhedenregister 2022 kan opstellen.

-

Afstemming en besluitvorming De takenlijst en bevoegdhedenregister 2022 worden ter instemming voorgelegd aan respectievelijk de ambtelijk opdrachtgever, het Kernteam Bestuurlijk stelsel en afgestemd met de betrokken bestuurders / portefeuillehoudersoverleggen.

3. Een meer algemeen afwegingskader of omschrijving wanneer een onderwerp bij stad of stadsdeel hoort. Het is immers onmogelijk om alle situaties en onderwerpen tot in detail vast te leggen. Helderheid over rollen en taken vraagt vooral om goede richtlijnen en afspraken. Zodat goede samenwerking niet of minder afhankelijk is van toevalligheden en personen. Het huidige bestuursakkoord van college en stadsdeelbesturen biedt hiervoor een basis. In de opdrachtomschrijving is gevraagd om bij voorkeur een koppeling te maken van verwante taken en bevoegdheden (en zo mogelijk ook instrumenten), zodat een duidelijk overzicht ontstaat per onderwerp. De suggestie is meegegeven om als introductie op de nieuwe lijst bij elk afzonderlijk domein kernachtig te formuleren wat de rolverdeling stedelijk en lokaal is. Het idee is om een handleiding te maken bij de takenlijst en bevoegdhedenregister met aandacht voor de verschillende rollen, de praktische samenwerking en afwegingskader of omschrijving wanneer een (nieuw) onderwerp of activiteit idealiter bij stad of stadsdeel thuishoort.

pagina 8

Aanpak:

risico

-

brainstorm met ambtelijk team, werkgroepen, Stedelijk strategieteam, DJZ, etc

-

beperkte literatuurstudie, Verordening, Hoofdlijnennotitie en bestuursakkoord 2018-2022, uitwerking van rollen stadsdeelbestuurders in voortraject

-

input vanuit de werk- en deelsessies (rollen, afspraken, afwegingskader)

-

concept handleiding opstellen

-

ambtelijk bespreken en akkoord ambtelijk opdrachtgever

-

bestuurlijk agenderen in Bestuurlijk Kernteam bestuurlijk stelsel en vervolgens in de portefeuillehoudersoverleggen

De grootste risico’s zijn een gebrek aan tijd en capaciteit. De opdracht is om binnen vier maanden te komen tot een uitwerking van takenlijst en bevoegdhedenregister, daar (bestuurlijk) draagvlak voor te vinden en de bestuurlijke besluitvorming voor te bereiden.

pagina 9