NotitieOrganisatieAmsterdam750Jaar-College13April2021

Notitie Organisatie Amsterdam 750 jaar Aan Kopie aan

Burgemeester en Wethouders Programmabureau Amsterdam 750 -

Datum

30 maart 2021

Van

1.

Inleiding

Nadat de raad in december 2020 instemde met het programmaplan Amsterdam 750, is een expertmeeting georganiseerd over de organisatie van de viering in 2025. Voor deze meeting (februari 2021) onder leiding van PMB, waren vijf externe deelnemers en de gemeentesecretaris als ambtelijk opdrachtgever uitgenodigd. Op basis van de uitkomsten is vervolgens overlegd met de burgemeester om de organisatiestructuur verder aan te scherpen en definitief te maken. Het resultaat is verwerkt in deze notitie die ter besluitvorming aan u wordt voorgelegd.

2.

Wie doet wat bij het komende jubileum van de stad?

Bij de voorbereiding van de viering onderscheiden we de volgende gemeentelijke onderdelen en rollen: 2.1 Bestuurlijk Team Het Bestuurlijk Team (BT) onder leiding van de burgemeester is de bestuurlijk opdrachtgever. Naast de burgemeester, bestaat dit team uit de wethouder kunst en cultuur, de wethouder sport, een stadsdeelvoorzitter en de gemeentesecretaris als ambtelijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtnemer is het Programmabureau Amsterdam 750. 2.2. Het Programmabureau Amsterdam 750 Het Programmabureau Amsterdam 750 bestaat vooralsnog uit een programmadirecteur, een programmamanager en een bestuursadviseur/secretaris. Het Programmabureau zal geleidelijk worden uitgebreid, bijvoorbeeld bij de overgang naar een andere fase dan de huidige die zich voor een deel nog kenmerkt door organisatieontwikkeling en het formaliseren van relaties. Het uitgangspunt blijft echter dat dit bureau een compact en slagvaardig organisatieonderdeel is met korte lijnen naar het bestuur en andere belangrijke partners als Manifesta, SAIL, Mensen Maken Amsterdam (MMA), Waag en de Stichting Amsterdam 750. Mede op basis van de expertmeeting van februari zien we bij de voorbereiding van de 750ste verjaardag van de stad de volgende rol weggelegd voor het Programmabureau:  Ambtelijk ondersteuner en adviseur van het Bestuurlijk Team.

In die hoedanigheid bereidt het Programmabureau onder meer de bestuurlijke besluitvorming voor in samenwerking met het kabinet van de burgemeester. Programmabureau en kabinet zorgen er tevens voor dat de raad tijdig en goed geïnformeerd wordt. Daarnaast heeft het Programmabureau een faciliterende functie (organisatorisch, juridisch, financieel en bij communicatie).

Gemeente Amsterdam

 

Datum 30 maart 2021 Pagina 2 van 8

Spelverdeler en verbinder (regie op proces en inhoud, afstemming) in de gemeentelijke organisatie en daarbuiten. Lean en mean als spin in het web. Netwerker, relatiebeheerder, intermediair, gelet op de vele en vaak complexe externe contacten (zie de partnerships, maar ook Rijk, provincie, MRA e.a.).

De programmadirecteur is een regisseur/verbinder met heldere bevoegdheden die toeziet en stuurt op de inhoudelijke kant van de viering en de aansluiting op het programmaplan met de drie vastgestelde programmalijnen en omschreven doelen, doelgroepen en uitgangspunten. De programmadirecteur is op inhoud (sturen, ondersteunen) het eerste aanspreekpunt voor de burgemeester en prominent adviseur van het Bestuurlijk Team. Ook is deze directeur voorzitter van variabele coalities van onafhankelijke denkers en creatieven (nationaal, internationaal) die de burgemeester en het Bestuurlijk Team intellectueel/inhoudelijk ondersteunen bij de drie programmalijnen: het verhaal van Amsterdam/ de eeuwig jonge stad, de nieuwe kaart, de stad maken we samen/een nieuw burgerverbond. De programmamanager is complementair aan de programmadirecteur en voert bij de organisatie van de viering regie op het proces (binnen en buiten de gemeente). Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de bestuursadviseur/secretaris (zie bijlage 2: Organogram Amsterdam 750 jaar).

3.

Partners

3.1 De Stichting Amsterdam 750 De Stichting Amsterdam 750 zal fungeren als subsidie-/fondsloket voor middelgrote en grotere initiatiefnemers vanuit de stad en is verantwoordelijk voor de beoordeling en selectie van aanvragen en de toekenning van publiek geld (cofinanciering) op basis van transparante voorwaarden. Belangrijke criteria hierbij zijn dat initiatieven aansluiten op één of meer programmalijnen van Amsterdam 750 en dat een materiёle of immateriële erfenis wordt nagelaten. De stichting i.o. stelt momenteel een strategisch (beleids)plan op waarin kaders (organisatorisch, financieel, inhoudelijk) en criteria worden uitgewerkt. Een conservator van het Amsterdam Museum vormt het boegbeeld van de stichting en zal bij het formuleren van dit plan samenwerken met het Amsterdams Fonds voor de Kunst (AFK), het Programmabureau en de Directie Juridische Zaken (DJZ). Aanvullend bevat het strategisch plan een nadere omschrijving van doelgroepen, kwalitatieve en kwantitatieve (SMART) doelen en prestatie-indicatoren, gelet op de noodzaak van monitoring en het verantwoorden van uitgaven (zie de eisen omtrent doelmatigheid, rechtmatigheid, transparantie, integriteit, privacy en maatschappelijk verantwoord ondernemen). De rol van de stichting i.o. is die van (mede) uitvoerder van het programmaplan Amsterdam 750.

Hierdoor is zij net als Manifesta, SAIL, MMA en Waag aan te merken als partnership/sleutelproject. Ook is de stichting aanjager en cofinancier van ideeën en initiatieven uit de stad omdat zij zicht heeft op wat er gebeurt en waar behoefte aan is. Daarom zal bijvoorbeeld extra tijd en aandacht worden besteed aan ‘unusual suspects’ die de weg naar een subsidieloket niet altijd weten te vinden.

Gemeente Amsterdam

Datum 30 maart 2021 Pagina 3 van 8

Omwille van de onafhankelijkheid, wordt de Stichting Amsterdam 750 op afstand van de gemeente geplaatst. Tussen de stichting en het Bestuurlijk Team vindt wel periodiek overleg plaats om informatie uit te wisselen over onder andere aanvragen (aantal, soort) en de mate waarin deze aansluiten bij de programmalijnen, de hiervoor toegewezen middelen enz. Het stichtingsbestuur zal bevoegd zijn om zelfstandig besluiten te nemen over de verdeling van publieke gelden tot een bedrag van maximaal € 50.000,- Middels een jaarverslag en/of halfjaarlijkse rapportages wordt financiёle verantwoording afgelegd aan het college en de gemeenteraad. De stichting beschikt bij aanvang over een budget van naar schatting €3.000.000 tot € 4.000.000,- Het exacte bedrag wordt vastgelegd in een subsidiebeschikking. Zoals gezegd, krijgt een nadere uitwerking van de doelen en doelgroepen van de stichting, de werkwijzen en beoordelingscriteria (het wegingskader), zijn beslag in het strategisch (beleids) plan. Criteria zijn bijvoorbeeld:       

Initiatieven en ideeën die speciaal voor Amsterdam 750 zijn ontwikkeld. Passend bij één of meer van de programmalijnen. Een onderzoekende en/of vernieuwende insteek van een project. Participatie en verbinding (inclusief, toegankelijk). Haalbaarheid. Blijvende nalatenschap (materieel, immaterieel). Medefinanciering tot maximaal € 50.000,-.

Regelingen/werkwijzen (niet uitputtend):  Toekenning van projectsubsidie (zie AFK).  Het uitvoeren van een opdracht op initiatief van de stichting.  Het uitschrijven van een creatieve competitie (pitchen). De oprichting van de Stichting Amsterdam 750 (inclusief het strategisch plan, het subsidiekader en de (meer jaren) begroting) moet ter besluitvorming worden voorgelegd aan het college. De raad kan wensen en bedenkingen uiten ten aanzien van het ontwerpbesluit. Het streven is om de stichting op 27 oktober 2021, de 746ste verjaardag van de stad, te presenteren aan de buitenwereld. 3.2 De stichtingsstructuur De Stichting Amsterdam 750 beschikt over een Bestuur, een Raad van Toezicht (RvT), een Adviesraad en een uitvoeringsorganisatie. Het bestuur Het bestuur van de stichting is belast met het besturen van de stichting. Haar taken en bevoegdheden volgen uit de statuten en eventuele reglementen. Voor het vervullen van de taken bestaat het bestuur minimaal uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Inmiddels is één stichtingsbestuurder, de creatief directeur, geworven. Ook de zakelijke leiding en de aansturing van personeel moet goed worden belegd, bijvoorbeeld bij een aan te stellen directeur.

Gemeente Amsterdam

Datum 30 maart 2021 Pagina 4 van 8

Alternatief: De zakelijke kant onderbrengen bij het Amsterdams Fonds voor de Kunst (AFK). Het AFK heeft relevante kennis en ervaring en dat kan de creatief directeur van de Stichting Amsterdam 750 comfort bieden. Met de directeur van AFK vindt al periodiek overleg plaats. Het is noodzakelijk om verantwoordingslijnen tussen bestuur en directie helder uit te werken, zodat inzichtelijk is wat ieders taken en verantwoordelijkheden zijn. Dit punt wordt uitgewerkt in het strategisch plan van de stichting. De Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) ziet toe op het beleid en de gang van zaken bij de Stichting Amsterdam 750. De bevoegdheden en taken zijn omschreven in statuten. Voorbeelden van taken zijn toezien op:  De maatschappelijke effecten of het maatschappelijke resultaat van een stichting.  De doelrealisatie van een stichting.  Het beleid en beheer van het stichtingsbestuur en bijbehorende prestaties.  Resultaten en risico’s.  Het naleven van wet- en regelgeving.  Het voldoen aan de eisen van financiële verslaggeving (opstellen jaarverslag).  De interne controle en risicobeheersing.  De te leveren kwaliteit en kwantiteit van producten en diensten.  De doelmatigheid en efficiency.  De integriteit. Verantwoordingslijnen worden belegd bij de RvT van de stichting of B&W.

Dit onderwerp en de definitieve inrichting van de Stichting Amsterdam 750 keren terug in het strategisch plan. In verband met de besluitvorming over de oprichting van de stichting, zal het college het strategisch plan en enkele aanvullende documenten binnenkort ontvangen. Toezicht moet vanaf de start van de stichting onafhankelijk zijn. In verband hiermee zou een extern bureau kunnen worden ingeschakeld voor de werving en selectie van leden van de RvT, waarbij het bureau uiteraard de belangen van de gemeente kan meenemen in de procedure. De Adviesraad Naast een Bestuur en een Raad van Toezicht, beschikt de Stichting Amsterdam 750 ook over een Adviesraad. Dit is een wisselende poule van adviseurs die alle voor de viering relevante expertisegebieden vertegenwoordigen, zoals onderwijs, cultuur, nachtleven, sport, welzijn, MKB etc. De Adviesraad adviseert het stichtingsbestuur op reguliere basis over de selectie en beoordeling van alle ingediende aanvragen en adviseert bij besluitvorming over medefinanciering. De Adviesraad is immers goed op de hoogte van verschillende initiatieven en behoeften in de stad. Hiermee levert deze raad aanvullende waarde voor het bestuur bij de uitoefening van haar taken.

Gemeente Amsterdam

4.

Datum 30 maart 2021 Pagina 5 van 8

Overige partners

4.1 Manifesta, MMA, Waag en SAIL Naast de Stichting Amsterdam 750 zijn er ook nog andere partijen met een stichtingsvorm die subsidie zullen ontvangen voor hun bijdrage aan het jubileumjaar. Het betreft Manifesta, MMA, Waag en SAIL. Aangezien deze partijen meer op afstand van de gemeente staan en zelfstandig grote programmaonderdelen voor hun rekening nemen, worden ze beschouwd als externe partnerships/sleutelprojecten. 4.2 Vrijdenkers Tot deze categorie behoren wisselende coalities van (visionaire) denkers en creatieven die de burgemeester en de overige leden van het Bestuurlijk Team voor de inhoudelijke verdieping van de viering bijstaan. In overleg met de burgemeester en het Stedelijke Strategieteam (SST) kijken we naar de programmering, de inhoud en de samenstelling van de coalities (bijvoorbeeld per programmalijn of integraal, georganiseerd als ambtswoninggesprek, debat of anderszins). Het SST heeft ervaring opgedaan met het ondersteunen van de burgemeester bij initiatieven waarbij een netwerk in de stad wordt gebruikt om complexe vraagstukken met denkers, wetenschappers, professionals en ambtenaren uit te diepen. Dit gebeurt zowel intellectueel en visievormend, als praktisch met het oog op handelingsperspectief (zie de werkwijze bij De Tussentijd).

Bovendien is het SST, in opdracht van het GMT, al actief bezig met uiteenlopende thema’s die verband houden met Amsterdam 750 als baken van hoop en herstel na de coronapandemie en voor de herdefiniëring van de stedelijke identiteit. 4.3

Overheidspartners

Voor de viering in 2025 zijn ook nog andere overheden relevant:  De Metropoolregio Amsterdam (MRA).  Provincie.  Rijk. MRA Besloten is dat de viering van het 750 jarige bestaan van Amsterdam niet beperkt blijft tot het grondgebied van de stad, maar dat verbinding wordt gezocht met de MRA. Over de door de MRA gewenste rol en bijdrage is nader overleg nodig met de directie en MRA-bestuurders. Amsterdam kiest niet voor een top down benadering, maar is eropuit om van het 750 jarige bestaan van de stad een gezamenlijke opgave te maken. Daarom willen we de regionale betrokkenheid bij de viering organisch laten groeien. De MRA zou een sleutelrol kunnen vervullen bij:  Het betrekken van regiogemeenten en de benodigde besluitvorming door provinciebestuurders en burgemeesters en  De communicatie in de regio.

Gemeente Amsterdam

Datum 30 maart 2021 Pagina 6 van 8

Er zijn al stappen gezet om te komen tot een ambtelijke werkgroep voor strategische communicatie. Ook zijn we in gesprek met Amsterdam & Partners over een mogelijke rol bij de communicatieopgave. In een later stadium stellen we een werkgroep in voor stad en regio die gericht is op operationele vraagstukken als vergunningverlening, openbare orde en veiligheid (crowd management e.d.), logistiek en verkeer en vervoer (bereikbaarheid, doorstroming, parkeren, omleidingen enz.). We willen uitkomen bij een netwerkorganisatie (stedelijk, regionaal) die gekenmerkt wordt door tijdelijke samenwerkingsvormen, ondernemerschap en heldere werkafspraken op basis van een gedeelde visie. Provincie en Rijk Provincie (s) en Rijk zullen waarschijnlijk middelen beschikbaar stellen voor de viering van de 750ste verjaardag van Amsterdam. Met het Rijk is reeds contact gelegd op ambtelijk niveau (SG/AZ) door de gemeentesecretaris. Op vergelijkbare wijze zal de provincie worden benaderd. 5. Rapporteren Het Programmabureau zal periodiek rapporteren aan het Bestuurlijk Team, het college en de raad over de voortgang van het programma Amsterdam 750.

Gemeente Amsterdam

Bijlage 1:

Datum 30 maart 2021 Pagina 7 van 8

Gemeentelijke taken

Bestuurlijk team: -Kaders vaststellen en besluitvormend. - Op hoofdlijnen leidinggeven aan de voorbereiding van de viering. Sturen op mijlpalen en deadlines. -Het college en de gemeenteraad betrekken, ook als het gaat om inhoudelijke input. -Verantwoording afleggen aan de raad over de voortgang, behaalde doelen, resultaten en bestede publieke middelen. -Optreden als liaison bij interne programma’s en in de relatie met andere overheden (rijk, provincie, MRA). -Periodiek overleg voeren met de Stichting Amsterdam 750 en indien noodzakelijk interventies plegen.

Programmabureau: -Het geïnformeerd houden van het college en de raad en het voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming i.s.m. het kabinet van de burgemeester. -Het voorbereiden van stafvergaderingen en overleggen met het Bestuurlijk Team. -Faciliteren (juridisch, financieel, organisatorisch). -Inhoud en organisatie van de interne en externe communicatie. -Netwerken opbouwen en onderhouden. - Intermediair/1e aanspreekpunt in de relatie met andere overheden (Rijk, provincie, MRA) en externe partners als SAIL, Manifesta, MMA, Waag, Amsterdam & Partners.

Programmadirecteur: -Regie voeren over de inhoud van de viering en de bestuurlijk vastgestelde programmalijnen bewaken. -Partijen verbinden en programmabreed de samenwerking stimuleren om te komen tot gewenste resultaten (waaronder blijvende nalatenschappen, materieel/immaterieel). -Adviezen uitbrengen aan de burgemeester en het Bestuurlijk Team. -Het voorzitten van overleggen, waaronder die van wisselende coalities van denkers en creatieven. -Het in samenwerking met het Programmabureau en de Stichting Amsterdam 750 bewaken van de inhoudelijke aansluiting van aanvragen en producten/diensten/resultaten bij de drie programmalijnen (het verhaal van Amsterdam/de eeuwig jonge stad, de nieuwe kaart, de stad maken we samen/een nieuw burgerverbond). -Fondsenwerving en sponsoring.

Bijlage 2:

Organogram Amsterdam 750: Bestuur (regie), stichtingen en overige samenwerkingspartners (lokaal, regionaal, landelijk) Gemeentebestuur (college, raad)

Informele, variabele coalities met autonome sparringpartners (denkers, creatieven) voor de 3 programmalijnen onder voorzitterschap van de programmadirecteur

Bestuurlijk Team Rijk, MRA, Provincie Programmabureau

Amsterdam & Partners Stichting Amsterdam 750

MMA

Legenda: Bestuur/Regie Stichtingen Overige samenwerkingspartners

Manifesta

Waag

SAIL