notitie Uitkomsten en acties raadsconferentie.pdf

Notitie Uitkomsten en acties raadsconferentie 1. Inleiding Tijdens de raadsconferentie op 30 september en 1 oktober 2022 is gesproken over de samenwerking tussen raadsleden onderling en de samenwerking met het college. Tijdens de bijeenkomst is op diverse manieren naar voren gebracht dat alle aanwezigen een open, transparante samenwerking op basis van vertrouwen belangrijk vinden. Dit is zowel goed voor de onderlinge verhoudingen als voor het aanzien van de democratie en de gemeente Amsterdam. Hier moet de hele raad en het college gezamenlijk aan werken; dit is moeilijk vast te leggen in regels of afspraken. Hieronder volgen de belangrijkste uitkomsten van de conferentie. Voor zover mogelijk is daarbij aangegeven op welke wijze aan de uitkomsten gevolg kan worden gegeven, bij voorkeur door concrete acties en afspraken. 2. Politieke cultuur De politieke cultuur is een cultuur die gezamenlijk door de raad gedragen wordt. Het is goed om regelmatig te bespreken welke cultuur de raad voorstaat, en vervolgens is belangrijk om elkaar daarop aan te spreken. De voorzitters van raad en commissies en de leden van het presidium zijn belangrijke cultuurdragers en dus moeten zij door de raad gesteund worden als zij verwijzen naar de gewenste cultuur. Concreet zijn de volgende punten benoemd:      

Meer onderling debat in de raad en minder met de wethouder Wees zacht op de persoon, hard op de inhoud Moedig discussienota’s aan Voorzitter en leden corrigeren elkaar Minder herhaling Voorzitter gaat debat meer faciliteren: geeft ruimte voor debat en is streng als het nodig is  Raadsleden steunen de voorzitter  Moties op tijd indienen  Minder lang debat over stukken die niet tot besluitvorming leiden en/of niet strategisch zijn  Minder onderwerpen agenderen waar de raad niet over gaat  Meer onderling afstemmen en elkaar gunnen  Vertrouwen, discipline en respect  Vertrouwen uitbouwen, voorbeeldfunctie  Breed gedragen oplossingen  Gedeelde belang van raad en college meer uitdragen  Vergroten van het gezag van de raad Acties voor bovengenoemde punten o Aandacht voor dit aspect in training voorzitters o Regelmatig bespreken in commissievoorzittersoverleg o Als vast onderdeel bespreken bij het agendapunt ‘terugblik vergaderingen’ in presidium en fractievoorzittersoverleg  Samen de stad in Actie o Presidium maakt een notitie met voorstellen over meer gerichte werkbezoeken en expertmeetings

1

3. Procesvoorstellen/-afspraken Tijdens de raadsconferentie zijn de volgende suggesties gedaan voor een beter verloop van de bestuurlijke besluitvorming. 

Procedurevergaderingen voor commissies (griffie en voorzitters):  Integrale benadering van stukken  Grote thema’s geclusterd agenderen  Spreektijd kort/medium/lang aangeven  Maximum aantal interrupties loslaten, vz meer ruimte geven  Andere verdeling spreektijden bijv. per onderwerp  Alleen TKN-punt agenderen als je een motie wil indienen? Hoe herhaling van de commissiebehandeling voorkomen? Actie voor bovengenoemde punten o Presidium maakt een notitie met voorstellen  Technische vragen snel beantwoorden/bellen met de ambtenaar  Toegankelijk contact met ambtenaren Actie voor bovengenoemde punten o Presidium doet samen met de burgemeester en de gemeentesecretaris een voorstel voor meer direct contact tussen de raadsleden en ambtenaren 

Annotaties tijdlijn, geschiedenis en bestuurlijke achtergrond van dossiers voor raadsleden  Wethouders houden zich aan hun spreektijd  Verkennende notities  Verschillende scenario’s voorleggen  Dilemma’s voorleggen  Meer aan de voorkant met elkaar bespreken  Ontwikkelen van beleidsagenda/bestuurlijke termijnagenda per portefeuille  Minder geheime stukken  Betere juridische analyse  Spreektijden college worden overschreden: te veel tekst en uitleg  Geen integrale, collegiale beantwoording Actie voor bovengenoemde punten o Presidium doet een verzoek aan college om bovengenoemde punten op te pakken en concreet uit te werken in een voorstel

4. Ondersteuning Tijdens de raadsconferentie zijn de volgende suggesties gedaan voor een betere ondersteuning bij de werkzaamheden van de raadsleden.  Helder taalgebruik in voordrachten, raadsinformatiebrieven Actie o Presidium neemt dit punt mee in de brief aan het college  Actie 

Bij stukken behandelend ambtenaar noemen Presidium neemt dit mee in een voorstel voor meer direct contact tussen de raadsleden en ambtenaren

2

 Bij technische sessie: presentatie delen, meer proactieve informatie, meer digitaal Actie o Dit wordt meegenomen in de brief van het presidium aan het college  Antwoorden op technische vragen delen met de raad Actie o Presidium neemt dit mee in voorstel voor meer direct contact tussen de raadsleden en ambtenaren  Informatie eerder met de raad dan met de pers delen Actie o Het presidium heeft met het college de afspraak gemaakt dat de raad een half uur eerder wordt geïnformeerd dan de pers. Dit wordt ook nog meegenomen in de brief van het presidium aan het college.

(Ongewenste) omgangsvormen en veilige omgeving Naar aanleiding van het handhavingsprotocol integriteit is gesproken over omgangsvormen en een veilige werkomgeving voor raadsleden, fractievertegenwoordigers en fractiemedewerkers. De politieke cultuur is hierop van grote invloed, dus ook de acties zoals regelmatig met elkaar in gesprek gaan, zijn van toepassing. Tijdens de conferentie zijn de volgende punten benoemd.  Innerlijke beschaving is belangrijker dan protocollen  Vaker het gesprek hierover aangaan en trainingen hierover  Durf elkaar aan te spreken  Steun elkaar, wees solidair  Accepteer geen cultuur van persoonlijke aanvallen  Cultuur waarin men het kan aangeven als men zich niet veilig voelt  Oordeel niet te snel  Wees je bewust van vooroordelen  De rol van de voorzitter in het creëren van een veilige vergadering mag niet onderschat worden  Behandel de ander zoals jezelf behandeld wil worden maar ervaringen, wensen en grenzen verschillen  Niet via de media communiceren met elkaar Acties voor bovengenoemde punten o Evaluatie na elke casus op proces en resultaat o De griffie informeert de fracties actief over de vertrouwenspersonen o De griffie maakt een checklist voor partijen over de structuur van vertrouwenspersonen, meldingen etc.

o Bovengenoemde punten worden meegenomen in integriteitstrainingen en bijeenkomsten voorzitters Informatievoorziening  De raadsleden beschikken over veel (minder) informatie dan het college en de ambtelijke organisatie  Er is te weinig informeel contact tussen raadsleden en individuele wethouders en tussen raadsleden en ambtenaren  Inzicht in de uitvoering/praktijk ontbreekt vaak bij raadsleden

3

Actie voor bovengenoemde punten o Presidium neemt dit mee in voorstel voor meer direct contact tussen de raadsleden en ambtenaren  

College geeft soms ook te veel informatie, waardoor de essentie onduidelijk is De voordrachten zijn al ‘dichtgetimmerd’ zonder alternatieve scenario’s of overwegingen waarom voor deze oplossing is gekozen  Er is geen lange termijn agenda waardoor raadsleden zich niet tijdig kunnen voorbereiden bij grote onderwerpen Actie voor bovengenoemde punten o Dit wordt meegenomen in de brief van het presidium aan de raad.  Het raadsinformatiesysteem biedt onvoldoende toegankelijke informatie  Moties niet in beeld, niet toegankelijk voor inwoners Actie voor bovengenoemde punten o Het presidium geeft opdracht de toegankelijkheid van het raadsinformatiesysteem te onderzoeken en te onderzoeken of de moties in beeld gebracht kunnen worden

4