Notitie tijdelijke samenstelling RvT STWT.pdf

GEHEIM

Tijdelijke samenstelling Raad van Toezicht Inleiding In dit document staat een voorstel hoe om te gaan met een mogelijk tijdelijk kleinere RvT en wat dat vraagt voor besluitvorming. Doel is hierover tijdens de zelfevaluatie op 24 november met elkaar een besluit over te nemen bij het komen tot concrete afspraken (zie mail met programma en zelfevaluatie).

Situatie tot 1 januari 2026 Door het plotselinge vertrek van Annette van Valkengoed bestaat de RvT van STWT vanaf 1 oktober 2025 uit 4 leden (Nathalie Hazenberg, Tim van der Rijken, Guity Mohebbi en Marvin Smale). In onze stichtingsstatuten staat dat de raad van toezicht bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven natuurlijke personen en dat de raad van toezicht bepaalt uit hoeveel leden de raad van toezicht bestaat (artikel 13, lid 1). In vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Een niet voltallige raad van toezicht houdt zijn bevoegdheden (artikel 13, lid 8). In het reglement van de RvT staat dat de samenstelling bij voorkeur bestaat uit vijf leden (artikel 4 lid 1). Samengevat betekent dit dat de Raad een tijdelijke kleinere omvang kan hebben. Voor de besluitvorming betekent dit niets anders dan altijd al het geval is; Alle besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van uitgebrachte stemmen (artikel 14, lid 1). Wanneer de volstrekte meerderheid niet wordt bereikt bij een stemming, niet een benoeming betreffende, wordt het nemen van een besluit tot een volgende vergadering uitgesteld, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend.

Indien bij herstemming de volstrekte meerderheid niet wordt bereikt, beslist de voorzitter (artikel 14, lid 2).Wordt bij stemming over personen, een benoeming betreffende, de volstrekte meerderheid niet verkregen, dan vindt op een door de voorzitter te bepalen tijdstip herstemming plaats tussen de personen die de meeste stemmen op zich verenigd hebben. Indien bij deze stemming de stemmen opnieuw staken, beslist het lot. Tevens dient de toezichtvisie als leidraad. Hierin staat over besluitvorming het volgende: De RvT voelt zich individueel en gezamenlijk verantwoordelijk voor het goed functioneren van de RvT. De RvT heeft respect voor ieders inbreng, streeft naar deep democracy, om hiermee de stem van de minderheid mee te nemen in de uiteindelijke beslissing. Genomen besluiten worden naar buiten toe ondersteund door de voltallige RvT, ook al behoorde een lid van de RvT ten tijde van de besluitvorming eventueel tot de minderheid van stemmen.

Situatie per 1 januari 2026 Per 1 januari 2026 eindigt de benoemingstermijn van Guity Mohebbi. Ron Oostdam is voorgedragen voor deze vacante plek. Tevens eindigt per 1 januari 2026 de eerste benoemingstermijn van Marvin Smale. Hij heeft aangegeven zich benoembaar te stellen voor een tweede termijn. Wanneer de Raad besluit hem voor te dragen, bestaat de Raad vanaf 1 januari 2026 (eveneens) uit 4 personen. Hierbij moet worden opgemerkt dat de procedure bij de Gemeenteraad vaak lang duurt.

Een go besluit over de bestuurlijke integratie met AWBR en GMK (december 2025) zal, per het moment van de formalisatie van die bestuurlijke integratie per 1 juni 2026, ook een nieuwe samenstelling van de Raad van Toezicht tot gevolg hebben. De voorbereiding hiervan vindt plaats in de Commissie van Toezicht waar Raad van Toezichtsleden van de drie organisaties in deelnemen.

Voorstel Omdat nog niet duidelijk is hoe de procedure en de beoogde samenstelling eruit zal zien, wordt voorgesteld om voorlopig de samenstelling van de Raad niet uit te breiden en dus van 1 januari 2026 tot 1 juni 2026 ook met vier leden het intern toezicht van Stichting Westelijke Tuinsteden uit te voeren. Concreet betekent dit de volgende samenstelling van de RvT inclusief de commissies: • Auditcommissie: Tim van der Rijken (vz), Marvin Smale • Commissie Kwaliteit & HRM: Ron Oostdam (vz), Marvin Smale • Remuneratiecommissie: Ron Oostdam (vz), Nathalie Hazenberg • Commissie van Toezicht IKC West: Nathalie Hazenberg, Tim van der Rijken Mocht er zicht zijn op eventuele wijziging van deze tijdlijn of er een andere aanleiding zijn, zal worden heroverwogen om toch een vijfde lid RvT te werven.

Gevraagd besluit: -

Akkoord op samenstelling RvT uit vier leden tot 1 juni 2026

-

Akkoord op in stand houden processen besluitvorming

-

Akkoord op voordracht herbenoeming Marvin Smale

-

Besluit over voorzitter commissie Kwaliteit & HRM

Vervolgstap: -

Informatievoorziening Extern toezichthouder