Livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS) per 1 januari 2025.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de raadscommissie FKD van Amsterdam 27 mei 2024 Financiën Hester van Buren Bestuurszaken.financien@amsterdam.nl Livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS) per 1 januari 2025

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeer ik u over de livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS) voor de gemeente Amsterdam. In de raadsinformatie brief van 7 december jl. is aangegeven dat medio juni een go/no go moment zou zijn voor livegang op 1 oktober, met uitwijkmogelijkheid naar 1 januari 2025. Op basis van de inzichten die wij nu hebben, is besloten om de livegang vast te stellen op 1 januari 2025. De redenen die tot dit besluit hebben geleid zijn De overstap naar dit nieuwe systeem AFIS is complex. Daarom is een mijlpalenplanning opgesteld met go/no-go momenten. Op hoofdlijnen bestaat het proces uit ontwerpen, realiseren, testen en implementeren. De voortgang wordt zorgvuldig gevolgd. De meeste onderdelen zijn inmiddels gerealiseerd. Alleen voor Inkoop en Contractmanagement en Autorisaties moeten nog een aantal laatste ontwerpkeuzes gemaakt worden, waarna deze onderdelen gerealiseerd kunnen worden. Daarna start het testen en implementeren. Het is cruciaal om daar voldoende tijd voor te nemen. Daarom is besloten om uit te wijken naar 1 januari 2025 als startdatum. De afgelopen tijd zijn er diverse sessies met de leverancier geweest om de openstaande punten voor wat betreft de inrichting af te ronden. Duidelijk is dat voor 1 juni 2024 de stuurgroep daar akkoord op kan geven.

Gevolgen Juridisch/financieel De start per 1 januari 2025 betekent onder andere dat de implementatieteams langer operationeel moeten zijn waardoor zowel de gemeente als de leverancier extra kosten maken. Beide partijen zijn nog in gesprek over de verdeling van deze extra kosten. In de Voorjaarsnota is rekening gehouden met de mogelijkheid dat AFIS op 1 januari 2025 van start zou gaan. Sturing rechtmatig inkopen In de raadsinformatiebrief van 15 april jl. bent u geïnformeerd over de forse stijging van de onrechtmatige inkoopuitgaven. AFIS is belangrijk voor het kunnen sturen op onrechtmatigheid. AFIS biedt sturingsinformatie, die het huidige systeem niet biedt, zoals informatie over de uitnutting van het contract (koppeling inkoopcontract en inkoopuitgaven) en de afloop van het contract. De start per 1 januari 2025 betekent dat de sturingsinformatie per die datum beschikbaar is. In de tijd tot oplevering van AFIS nemen wij andere acties om te zorgen voor een strakke

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 mei 2024 Pagina 2 van 2

monitoring en sturing. Daarover hebben we u in de brief van 15 april ook geïnformeerd. Continuïteit huidige systemen en verlenging lopende contracten Voorsorterend op de start per 1 januari 2025 is afgesproken dat de huidige contracten van softwaresysteem AFS en het systeem van de P&C producten (LIAS) beiden maandelijks verlengd kunnen worden. Uit de toetsing door de huisadvocaat en de Lead Buyer ICT is gebleken dat dit voor beide contracten rechtmatig uitgevoerd kan worden. Daarbij is rekening gehouden met de Aanbestedingswet (AW) zoals is vermeld in de raadsinformatie brief in december 2023. Ik vertrouw erop u hiermee in dit stadium voldoende te hebben geïnformeerd.

Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam, Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl