Leidraad starten met stadsdeelpanels - Gemeente Amsterdam - december 2022.pdf

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

December 2022

2

Inhoud

Inhoud3 Over de leidraad

4

Aanleiding5 Waarom stadsdeelpanels?

6

Succesvolle stadsdeelpanels

8

Stadsdeelpanels – drie varianten

9

Veel gestelde vragen

12

Starten met stadsdeelpanels in vijf stappen

16

Organisatorische inbedding

21

Proces & tijdpad

23

Over de leidraad Deze leidraad is bedoeld voor de stadsdelen van Amsterdam die willen starten met stadsdeelpanels. In eerste instantie is de leidraad gemaakt voor (en in samenwerking met) de stadsdeel­ commissies en bestuurders. Maar ook Amsterdammers, raads­leden en ambte­ naren die nieuwsgierig zijn naar stadsdeel­ panels hebben toegang tot de leidraad. De leidraad is gemaakt om je te ondersteunen om samen een start te maken met het werken met gelote bewoners­panels in het stadsdeel of stads­gebied. Misschien heb je die hulp helemaal niet nodig. Of zoek je vooral inspiratie en goede voorbeelden. Het kan ook zijn dat je juist heel veel behoefte hebt aan houvast. Gebruik de leidraad waar nodig. En onthoud dat houding, gedrag en cultuur belangrijker zijn dan de structuur die in deze leidraad is uitgewerkt. Naast deze leidraad ‘Starten met stads­ deelpanels’ is er een handboek ‘Uitvoeren stadsdeelpanels’. De leidraad en het handboek zijn tot stand gekomen op basis van gesprekken met participatie­

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

Leeswijzer

deskundigen en de zeer waardevolle feedback van stadsdeel­commissieleden, bewoners en ambtenaren uit de stadsdeel­ organisaties. Deze leidraad en het handboek zullen op basis van praktijkervaringen worden verbeterd. Wanneer vorm en inhoud goed genoeg zijn om mee te gaan oefenen, start een fase van doen en leren in de eerste stadsdelen die starten met gelote panels. De eerste stadsdeelpanelbijeenkomsten worden geëvalueerd. Dat kan leiden tot aanpassingen van de leidraad en het handboek. De leidraad en het handboek zijn opge­ steld door het Stedelijk Team Participatie in opdracht van het college. De leidraad en handboek zijn een advies van het college aan de stadsdeelcommissies. Het Stedelijk Team blijft een adviserende rol houden. Neem contact op met het team voor vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van het lezen van de leidraad (stadsdeelpanels@amsterdam.nl).

Deze leidraad bestaat uit een inleiding over stadsdeelpanels als waardevolle toevoeging aan de Amsterdamse democratie en de voorwaarden voor succes. Daarna een beschrijving van wat de stadsdeelpanels zijn en antwoorden op veel gestelde vragen. Vervolgens beschrijft de leidraad vijf stappen die leiden tot een stadsdeelpanel of een vorm van bewonersparticipatie met gelote bewoners. De stappen kunnen het beste chronologisch worden doorlopen. De stappen zijn bedoeld voor stadsdelen die nog geen stadsdeelpanel hebben. Naast deze leidraad ‘Starten met stadsdeelpanels’ is er een handboek ‘Uitvoeren stadsdeelpanels’ waarin uitgebreid beschreven staat hoe de stadsdeelpanels zo goed mogelijk kunnen gaan functioneren.

4

Aanleiding Stadsdeelpanels zijn opgenomen in de Verordening Stadsdelen en Stads­ gebied Amsterdam 2022 en zijn daar­ mee onderdeel van het Amsterdams Bestuurlijk Stelsel zoals vastgesteld door de raad in 2022. Hiernaast artikel 38 uit de verordening en de bijbehorende toelichting zoals door de raad vastgesteld (lokaleregelgeving.overheid.nl/ CVDR673559/2). Verordening Stadsdelen en Stadsgebied Amsterdam 2022 Hoofdstuk 3: Inrichting en samenstelling stadsdeelcommissie in de stadsdelen Artikel 38 Stadsdeelpanels 1. Het stadsdeelpanel bestaat uit inwoners uit het desbetreffende stadsdeel. De stadsdeelcommissie stelt via loting een stadsdeel­panel in om de commissie te adviseren over onderwerpen of thema’s die relevant zijn voor het stadsdeel. De stadsdeel­commissie kan besluiten hiervoor een ander participatieinstrument in te zetten.

Toelichting

3. Het aantal deelnemers van het stads­ deelpanel is ten minste 250 leden. 4. Het voltallige stadsdeelpanel adviseert minimaal tweemaal per jaar. 5. De stadsdeelcommissie, de gemeente­ raad en burgers woonachtig in het stadsdeel kunnen kwesties aan het stadsdeelpanel, dan wel leden daarvan voorleggen. 6. Om tot een gewogen oordeelsvorming te komen kan het stads­deelpanel onder­ steund worden door een deskundige op het gebied van participatie. 7. Leden van het stadsdeelpanel krijgen voor het bijwonen van een bijeenkomst, bedoeld in het vierde lid, een vacatie vergoeding van maximaal €100,–. 8. Het stadsdeelpanel brengt schriftelijk advies uit aan de stadsdeel­commissie, gemeenteraad of burgers binnen maximaal vier weken nadat de kwestie is voorgelegd.

Als participatieve verrijking van het bestuurlijk stelsel worden in alle stadsdelen via loting Stadsdeelpanels ingericht. De zittingsperiode van het stadsdeelpanel loopt parallel aan de zittingsperiode van de bestuurs­ commissie (in principe vier jaar). Elk stadsdeel heeft jaarlijks een bedrag beschikbaar voor vacatie van de leden van het stadsdeelpanel van 50.000 euro per jaar. Dit bedrag is gebaseerd op 2 bijeenkomsten x € 100,– x 250 leden. Bij het instellen van de eerste bijeen­ komst/sessie burgerpanel zullen in goed overleg met het panel en de stadsdeel­commissie afspraken gemaakt worden hoe met deze verdeling van de vacatiegelden (zie www.overheid. nl) op de begroting om te gaan, waarbij een maximaal bedrag van €100,– voor vacatievergoeding geldt. Het minimale bedrag wordt in overleg met stadsdeel­commissie en stadsdeel­ panels bepaald.

2. Het stadsdeelpanel bestaat uit inwoners uit het desbetreffende stadsdeel.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

5

Waarom stadsdeelpanels?

Als gemeente staan we voor grote, complexe opgaven die we alleen samen met Amster­dammers kunnen oplossen. Hun kennis van en ervaring met de stad is daarbij van groot belang. Het college streeft ernaar om het eigenaarschap en zeggenschap van Amsterdammers over hun omgeving te vergroten. In de afgelopen collegeperiode hebben we een aantal kaders en instrumenten ontwikkeld die de lokale democratie verrijken en versterken: een nieuwe referendumverordening, een beleidskader participatie, buurtrechten, buurtbudgetten en een aangepast bestuurlijk stelsel. In 2021 is bij de evaluatie van het bestuurlijk stelsel in Amsterdam besloten tot de instelling van burgerpanels in de stadsdelen en stadsgebied Weesp (zie evaluatierapport bestuurlijk stelsel Amsterdam uit 2020). De behoefte aan

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

een burgerpanel kwam nadrukkelijk naar voren in het participatietraject dat is georganiseerd voorafgaand aan de besluitvorming over het bestuurlijk stelsel: Dit is een van de suggesties van Amsterdammers om het bestuurlijk stelsel van Amsterdam in de toekomst te verbeteren zoals beschreven in het evaluatierapport. Met de instelling van de panels geeft het College concreet vorm aan de aanbevelingen van het evaluatierapport om meer vormen van participatieve democratie te introduceren in het bestuurlijk stelsel in Amsterdam. Er is behoefte aan nieuwe manieren om representatieve democratie te verrijken met ervaringen, kennis en inzichten van Amsterdammers. Buitenlandse ervaringen leren dat loting van burgers een effectief instrument kan zijn. Stadsdeelpanels kunnen een belangrijke bijdrage leveren.

6

Wanneer het stadsdeelpanel optimaal functioneert: • worden er betere oplossingen bedacht voor lokale problemen; Besluitvorming wordt verrijkt wanneer mensen vanuit allerlei verschillende perspectieven met elkaar in dialoog gaan. Er ontstaat begrip voor elkaars situatie, inzicht in complexiteit en nuance in opvattingen. • raken er meer bewoners betrokken bij de lokale gemeenschap; Bij het uitnodigen van bewoners voor de stadsdeel­panels halen we zoveel mogelijk drempels weg, zodat iedereen zich uitgenodigd voelt en mee kan (blijven) doen. En we brengen deelnemers in contact met buurt­platforms en bewonerscollectieven wanneer ze enthousiast geworden zijn om actief te blijven in de buurt. • ontstaat er meer onderling vertrouwen tussen bewoners en de lokale overheid. In de stadsdeelpanels organiseren we nabijheid en een gezamenlijk democratisch leerproces zodat er over en weer meer vertrouwen ontstaat in bewoners, in politici en in de lokale overheid.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

7

Succesvolle stadsdeelpanels

De mate van succes van stadsdeelpanels is groter wanneer er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

5. Het is voor bewoners duidelijk wat er is gebeurd met de uitkomsten van de stadsdeelpanelbijeenkomsten;

1. Het is voor iedereen duidelijk en begrijpelijk wat het stadsdeelpanel doet en hoe het werkt;

6. De lokale overheid stelt zich toegankelijk en ontvankelijk op voor de stadsdeelpanels. Er is commitment, niet alleen van de stadsdeelcommissie, maar vanuit de gehele gemeentelijke organisatie: College van B&W, dagelijks besturen, de raad, stedelijke directies en stadsdeelorganisaties;

2. De dialoog tussen Amsterdammers staat centraal en alle deelnemers voelen zich uitgenodigd om daaraan mee te doen; 3. Alle Amsterdammers worden op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen in de stadsdeelpanels, zodat het democratisch leerproces verder rijkt dan het panel;

7. Het werken met stadsdeelpanels is een leerproces. We proberen, evalueren en verbeteren. We geven niet op.

4. De rol van buurtplatforms en bewonerscollectieven in de stad worden versterkt door de stadsdeelpanels. Ze krijgen een formele plek om kwesties te agenderen, krijgen de kans om hun standpunt en ervaring te delen met het panel en komen zo in contact met meer buurt­ genoten;

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

8

Stadsdeelpanels – drie varianten

Level 1

Level 2

Level 3

Stadsdeelpanel met gelote bewoners volgens de verordening.

Stadsdeelpanel met gelote bewoners en extra bijeenkomsten met een deel van het panel.

Stadsdeelpanel met gelote bewoners en belanghebbende organisaties en extra bijeenkomsten met een deel van het panel.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

9

Drie varianten

In het kort

Stadsdeelpanel level 1

Stadsdeelpanel level 2

Stadsdeelpanel level 3

250 gelote burgers gaan een hele dag met elkaar in dialoog over een onderwerp en komen tot een gezamenlijk advies aan de stadsdeelcommissie.

250 gelote burgers gaan een hele dag met elkaar in dialoog over een onderwerp. Een kleinere groep werkt in twee dagdelen de voorstellen van het panel uit. Het voltallige panel komt tot een gezamenlijk advies aan de stadsdeelcommissie.

Een groep van 250 gelote burgers, belang­ hebbende organisaties, politici en ambte­ naren gaan een hele dag met elkaar in dialoog over een onderwerp. Een kleinere groep werkt in twee dagdelen de voorstellen van het panel uit. Het voltallige panel komt tot een gezamenlijk advies van de gemeen­ schap aan de gemeenschap.

Draagt bij aan de volgende doelen: • Er worden betere oplossingen bedacht voor lokale problemen; • Er raken meer bewoners betrokken bij de lokale gemeenschap; • Er ontstaat meer onderling vertrouwen tussen bewoners en de lokale overheid.

Niveau van participatie

*

**

***

*

**

***

*

**

***

• Proactief • Waarden gedreven

• Reactief: er ligt een plan van het bestuur dat de SDC wil toetsen. • Proactief: de SDC heeft een idee en wil dat idee toetsen. • Waarden gedreven: er speelt een belangrijk thema waar de SDC meer perspectieven op wilt verzamelen.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

• Reactief • Proactief • Waarden gedreven

• Reactief • Proactief • Waarden gedreven

10

Drie varianten › details

Stadsdeelpanel level 1

Stadsdeelpanel level 2

Stadsdeelpanel level 3

Aantal bijeenkomsten per jaar

• 2 onderwerpen • 2 dagen met het voltallige panel

• 1 onderwerp • 1 dag met het voltallige panel • 2 dagdelen met 50 deelnemers

• 1 onderwerp • 1 dag met het voltallige panel • 2 dagdelen met 50 deelnemers

Deelnemers

• Vaste groep gelote bewoners uit het stadsdeel of stadsgebied

• Vaste groep gelote bewoners uit het stadsdeel of stadsgebied

• 80% vaste groep gelote bewoners • 10% wisselende groep genodigde belanghebbende organisaties • 10% stadsdeelcommissieleden, dagelijks bestuurders en beleidsambtenaren

Aantal deelnemers per bijeenkomst

• 250 per stadsdeel*

• 250 en 50 per stadsdeel*

• 250 en 50 per stadsdeel*

Leden kerngroep

• Delegatie stadsdeelcommissie

• Delegatie stadsdeelcommissie • Delegatie stadsdeelpanel

• Delegatie stadsdeelcommissie • Delegatie stadsdeelpanel

Wanneer

• Vaste momenten in het jaar

• Vaste momenten in het jaar

• Vaste momenten in het jaar

Vergoeding per deelnemer

• 50 euro per dagdeel

• 50 euro per dag

• 50 euro per bewoner per dagdeel, ­ deel­nemers mogen hun vergoeding afstaan aan een andere deelnemer

Looptijd per bijeenkomst (van voorbereiding tot terugkoppeling)

• Minstens 2 maanden

• Minstens 3 maanden

• Minstens 4 maanden

* ‘Met de bestuurscommissie van stadsgebied Weesp wordt gekeken naar een passende omvang van het panel’

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

11

Veel gestelde vragen Voordat we starten met stadsdeelpanels in de drie stappen, eerst een paar antwoorden op veel gestelde vragen:

• Moet het stadsdeelpanel er in elk stadsdeel of stadsgebied hetzelfde uitzien?

• Is het stadsdeelpanel een burgerberaad?

De stadsdeelcommissie bepaalt of en in welke vorm wordt gestart met een stadsdeelpanel en stelt het stadsdeelpanel in. In deze leidraad en het handboek ‘Uitvoeren stadsdeel­ panels’ staan drie varianten van stadsdeelpanels uitgewerkt. Stadsdeelcommissies kunnen kiezen om met een van die varianten te beginnen. Stadsdeelcommissies kunnen volgens de verordening ook kiezen voor een ander participatie­instrument.

Een stadsdeelpanel is een vorm van burgerpanel. Een burgerpanel is iets anders dan een burgerberaad. Een burgerpanel is een vaste groep (gelote) bewoners die periodiek wordt bevraagd over bepaalde onderwerpen. De groep is idealiter representatief voor de bewoners van een gemeente, stadsdeel of wijk. Het panel geeft op verzoek van de lokale overheid zijn mening en voorziet eventueel van advies. Een stadsdeelpanel is geen burgerberaad. Een burger­ beraad bestaat uit gelote bewoners en komt meerdere malen bijeen om het over één onderwerp te hebben, vaak 5 of 6 hele weekenden. Het beraad krijgt meer tijd om informatie in te winnen bij experts en belanghebbenden. Nadat het beraad haar advies heeft geformuleerd, wordt het beraad opgeheven.

• Kan het budget voor stadsdeelpanels ook worden gebruikt voor een ander participatieinstrument? Er wordt 750.000 euro per jaar beschikbaar gesteld voor de uitvoering van de stadsdeelpanels in de stadsdelen. Wanneer een stadsdeel­commissie kiest voor een ander participatieinstrument kunnen ze gebruik maken van hetzelfde budget als andere stadsdelen mits het instrument bijdraagt aan dezelfde doelstelling: het verrijken van besluiten door verschillende perspectieven te horen en daarmee de legitimiteit van besluitvorming vergroten. Voor stadsdeelpanels is ontwikkelbudget ingezet voor het opstellen van deze leidraad en het handboek ‘Úitvoeren stadsdeelpanels’. Wanneer een stadsdeelcommissie kiest voor een ander participatie­instrument is er geen extra

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

12

ontwikkelbudget beschikbaar. Ook de capaciteit van het Stedelijk Team Participatie om ontwikkeling van andere instrumenten te faciliteren, is beperkt. • Wat als het niet lukt om 250 deelnemers bereid te vinden om mee te doen in een stadsdeel of stadsgebied? In sommige stadsdelen of stadsgebieden zal het makkelijker zijn om 250 bewoners te vinden die bereid zijn om mee te doen aan een stadsdeelpanel dan in andere. We gaan er natuurlijk alles aan doen om te zorgen dat Amsterdammers zich welkom voelen. Representativiteit is belangrijker dan de omvang van het panel. De stadsdeelcommissie moet erop kunnen vertrouwen dat het advies dat ze ontvangen tot stand is gekomen in een proces waarbij alle stemmen van een representatieve steekproef van het stadsdeel of stadsgebied zo goed mogelijk gehoord zijn. Wanneer het niet lukt om 250 bewoners bereid te vinden om mee te doen, wordt bij de loting door de afdeling Onderzoek & Statistiek (O&S) gezocht naar de grootst mogelijke representatieve groep. O&S heeft een inspanningsverplichting om na de eerste uitvraag, nog een tweede uitvraag te doen als minder dan 250 mensen zich aanmelden.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

13

• Wat zou een goede vraag kunnen zijn om te stellen aan een stadsdeelpanel?

• Welk commitment geeft de stadsdeelcommissie aan het stadsdeelpanel?

Een aantal mogelijke voorbeelden ter inspiratie: • In hoeverre sluit de gebiedsopgave aan bij de wensen en behoeften in het stadsdeel en hoe kunnen we die aansluiting versterken? • Hoe moet de economie van ons stadsdeel eruit zien: wat voor werk willen we hier graag doen/aantrekken? • Hoe kunnen we meer ontmoeting tussen arme en rijke mensen in het stadsdeel bevorderen? • Hoe helpen we elkaar door de koude maanden #energiearmoede? • Hoe kunnen we slimmer huiselijk geweld signaleren en bestrijden? • Hoe maken we doorstromen naar een kleinere woning aantrekkelijk? • Hoe kunnen we meer ontmoeting mogelijk maken in het stadsdeel om eenzaamheid onder jongeren en ouderen te voorkomen en te bestrijden? • Hoe zouden volkstuinen in het stadsdeel meer als publieke ruimte kunnen worden vormgegeven? • Hoe kunnen we in het stadsdeel zorgen dat asielzoekers en statushouders snel en goed integreren in de buurten? • Hoe ontsluiten we het vrijwilligerspotentieel in ons stadsdeel?

Commitment van alle betrokkenen is een belangrijke voorwaarde voor succesvolle stadsdeelpanels. Dit begint bij de formulering van de vraag of het onderwerp. De stadsdeelcommissie beslist daarover. Een belangrijk criterium voor het kiezen van een onderwerp is dat de stadsdeelcommissie oprecht nieuwsgierig is naar het antwoord van het stadsdeelpanel.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

Wanneer 250 bewoners van een stadsdeel de moeite nemen zich een hele dag of langer te buigen over een onderwerp, mogen zij verwachten dat er een zeker gewicht aan hun advies wordt gegeven. De stadsdeelcommissie heeft het recht en de verantwoordelijkheid om zelf een passend commitment te formuleren bij de vraag of het onderwerp. Uitgangspunt is dat het stadsdeelpanel voor een bijeenkomst goed geïnformeerd wordt over het commitment dat ze mogen verwachten. Hoe meer verantwoordelijkheid het stadsdeelpanel krijgt, hoe serieuzer ze hun taak zullen nemen, is de verwachting.

14

Een gangbare spelregel bij bijvoorbeeld burgerberaden is om je als ontvanger van het advies te committeren aan de uitkomst wanneer 75% van de deelnemers van het panel dat advies onderschrijft. Zo zou ook een stadsdeel­ commissie zich kunnen committeren aan het advies van het stadsdeelpanel wanneer bijvoorbeeld 80% van het panel achter dat advies staat. Daarnaast kan de stadsdeel­ commissie van te voren een aantal inhoudelijke no go’s formuleren. De praktijk moet uitwijzen of deze werkwijze haalbaar en werkbaar is. Dat gaan we onderzoeken met de eerste panels. In het leerproces is het belangrijk dat de stadsdeel­ commissie ruimte krijgt hierin keuzes te maken en daarvan te leren. Tenslotte is het de vraag of een stadsdeelpanel ook geslaagd kan zijn als een advies niet overgenomen wordt. Deelnemers aan het panel hebben andere mensen leren kennen, hebben inzicht gekregen in andere argumenten dan die ze zelf hebben en hebben hun verhaal kunnen vertellen. Uit de evaluaties zullen we leren wat de verhou­ ding is tussen een goed proces en merkbaar resultaat in de waardering van de stadsdeelpanels door de deelnemers.

• Welk stadsdeel start wanneer met een stadsdeelpanel? De stadsdeelcommissie bepaalt of en wanneer wordt gestart met een stadsdeelpanel en stelt het stadsdeelpanel in. In Q4 2022 komt de adviseur stadsdeelpanels van het Stedelijk Team Participatie langs bij de stadsdeelcommissies om te verkennen. Op basis van de besluitvorming in de stadsdeelcommissies kan een planning worden gemaakt voor Q1 2023 waarbij rekening wordt gehouden met de inzet van externe participatiedeskundigen en ambtelijke capaciteit. • Hoe gaan we leren en evalueren? Het organiseren van stadsdeelpanels als leerproces werd eerder al genoemd als voorwaarde voor succes. Een externe partij wordt gevraagd de start in 2023 te monitoren en te evalueren. In het Handboek ‘Uitvoeren stadsdeelpanels’ worden nog veel meer vragen beantwoord.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

15

Starten met stadsdeelpanels in vijf stappen

Stap 1

Stap 3

Stap 5

Verkenningssessie voor de stadsdeelcommissie

Oefenen met besluitvormingsproces

Handboek Stadsdeelpanels uitvoeren

Stap 2

Stap 4

De kerngroep bepaalt het eerste onderwerp van het stadsdeelpanel

Check of alle taken zijn belegd

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

16

Verkenningssessie voor de stadsdeelcommissie

Stap 1

Wie: Bestuursadviseur SDC in samenwerking met Stedelijk Team Participatie

Verkenningssessie voor de stadsdeelcommissie

• De bestuursadviseur SDC plant een verkenningssessie op verzoek van de stadsdeelcommissie.

Deelnemers verkenningssessie • Stadsdeelcommissie (voltallig)

• Tijdens deze sessie krijgt de stadsdeelcommissie meer informatie van het Stedelijk Team Participatie over stadsdeelpanels en kunnen ze vragen stellen over de verschillende varianten.

• Bestuursondersteuning SDC • Projectleider stadsdeelpanel (of projectleider democratisering) • Adviseur Stedelijk Team Participatie

• Vervolgens worden er argumenten verzameld voor de varianten van stadsdeelpanels. • Het besluit om een stadsdeelpanel in te stellen wordt genomen tijdens een openbare stadsdeelcommissievergadering. Bewoners hebben daarbij de gelegenheid om in te spreken. • Vervolgens wordt de eerste stap gezet om een kerngroep te vormen. Daarvoor zijn naast de bestuursadviseur SDC en de projectleider stadsdeelpanel minimaal drie stadsdeel­ commissieleden van verschillende partijen nodig. • Er worden afspraken gemaakt over de rol van de stadsdeel­ commissieleden in de kerngroep. Uitgangspunt hierbij is dat zij voorstellen doen aan de stadsdeelcommissie. • Stadsdeelcommissieleden dragen ideeën aan voor eerste onderwerpen bij de kerngroep.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

17

De kerngroep bepaalt het eerste onderwerp van het stadsdeelpanel

Stap 2 De kerngroep bepaalt het eerste onderwerp van het stadsdeelpanel

Wie: kerngroep

Leden kerngroep

De Kerngroep Stadsdeelpanels komt voor het eerst bijeen. De partici­ patiedeskundige begeleidt de sessie.

• Participatiedeskundige (extern) • Delegatie stadsdeelcommissie (minimaal 3 commissieleden)

De kerngroep functioneert als agendacommissie (zoals genoemd in de verordening). Omdat de stadsdeelcommissie al een agendacommissie heeft en er een reactie op elk advies van het stadsdeelpanel moet worden voorbereid, spreken we hier over Kerngroep Stadsdeelpanel. Diversiteit aan (fractie-)perspectieven in de kerngroep helpt bij het voorbereiden van het stadsdeelpanel. De bestuursadviseur SDC plant een kerngroepoverleg in opdracht van de stadsdeelcommissie. De kerngroep formuleert de eerste vraag of het eerste onderwerp voor het stadsdeelpanel. In sommige gevallen zijn er meerdere sessies nodig om dat goed te doen. Het helpt bij het uitnodigen van de bewoners als het voor hen meteen duidelijk is waar ze zich voor aanmelden. De vraag of het onderwerp wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de stadsdeelcommissie.

• Bestuursadviseur SDC • Projectleider stadsdeelpanel

Optioneel Extra leden uitnodigen (kunnen betrokken worden wanneer nodig/ wenselijk): • Delegatie stadsdeelpanelleden • Bewoners uit het stadsdeel of stadsgebied die een agendapunt hebben ingebracht • Beleidsambtenaar met kennis over een bepaald onderwerp dat kans maakt om geagendeerd te worden • Dagelijks bestuurder • Adviseur stedelijk team participatie

Meer over de rol van de kerngroep in het handboek.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

18

Alle betrokken partijen oefenen het besluitvormingsproces voor het panel bijeen komt

Stap 3 Oefenen met besluitvormingsproces

Wie: Kerngroep Stadsdeelpanel

Deelnemers

Wanneer er een redelijk duidelijk beeld is van de vraag die de Stadsdeelcommissie wil voorleggen aan het stadsdeelpanel worden alle betrokken partijen uitgenodigd om te oefenen met het besluitvormingsproces. Het doel van deze bijeenkomst is om onderlinge verwachtingen uit te spreken en mogelijke knelpunten van te voren te identificeren. Dit is vooral goed om te doen voor de allereerste panelbijeenkomst, maar kan ook voor elke bijeenkomst worden ingezet.

• Participatiedeskundige (extern)

Op basis van de vraag die de stadsdeelcommissie wil stellen aan het panel wordt iedereen uitgenodigd die mogelijk een rol speelt nadat het panel het advies heeft uitgebracht. Stap voor stap worden verschillende scenario’s met de ‘ketenpartners’ doorlopen aan de hand van de volgende vragen:

• Delegatie stadsdeelcommissie (minimaal 3 commissieleden) • Bestuursadviseur SDC • Projectleider stadsdeelpanel • Beleidsambtenaar en eventueel directeur betrokken stedelijke directie • Dagelijks bestuurder • Adviseur stedelijk team participatie

• Wat doe jij met het advies, wie schakel je in, wat verwacht je van de ander? • Waar kan het advies ‘vast’ komen te zitten? Waar kunnen we ruimte creëren om het panel succesvol te laten zijn met het advies?

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

19

Check of alle taken zijn belegd

Stap 4 Check of alle taken zijn belegd

Wie: kerngroep Stadsdeelpanel Er zijn meerdere rollen betrokken bij het uitvoeren van een stadsdeel­ panel. Voor de onderstaande rollen zijn de taken al grotendeels beschreven. De rollen en taken zijn te vinden in het handboek ‘Uitvoeren stadsdeelpanels’. Vink aan wie welke taken uitvoert. Voeg zo nodig taken toe. Zorg dat alle taken belegd zijn. • Kerngroep stadsdeelpanel • Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners • Dagelijks bestuurder • Stedelijke directies • Participatiedeskundige • Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) • Communicatieadviseur • Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel) • Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

20

Organisatorische inbedding Opdrachtgeverschap

Uitvoering

Stadsdeelpanels zijn een instrument van de stadsdeelcommissie. De stadsdeelcommissie heeft de bevoegdheid om het stadsdeelpanel in te stellen. Dat betekent dat de stadsdeelcommissie bepaalt of er een stadsdeelpanel komt en een (voorlopige) keuze maakt uit één van de varianten die zijn uitgewerkt in deze leidraad.

De stadsdeeldirecteuren komen in positie voor de uit­ voering van de stadsdeelpanels. De stadsdeeldirecteuren kunnen sturen op middelen en capaciteit. Zo organiseren we de stadsdeelpanels zo dicht mogelijk bij de stadsdeel­ commissie en kan gebruik worden gemaakt van bestaande sturingslijnen en samenwerkingsstructuren met directies.

De stadsdeelcommissies hebben geen uitvoeringscapaciteit om de stadsdeelpanels zelfstandig te organiseren. De uitvoeringscapaciteit zal gedeeltelijk extern gevonden kunnen worden (bij participatiebureaus), gedeeltelijk bij de centrale stad (bijvoorbeeld door de loting door de afdeling Onderzoek & Statistiek te laten doen) en voor een deel bij de stadsdeelorganisaties (bijvoorbeeld bestuursondersteuning SDC).

Door de uitvoering in stadsdelen te beleggen kan ook zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van kennis over de lokale context en bestaande werkprocessen van stadsdeelcommissies. Het is waardevol om daar de benodigde kennis en expertise op te bouwen omdat stadsdeelpanels in de eerste plaats een lokaal instru­ ment zijn. Het Stedelijk Team Participatie en de afdeling Onderzoek & Statistiek zullen de stadsdelen met kennis(deling) en advies bijstaan.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

21

De belangrijkste uitvoerende rol is die van project­ leider stadsdeelpanels. Deze projectleider is dedicated en behoudt het overzicht over alle stappen die nodig zijn om het stadsdeelpanel van vraag­stelling tot advies goed te laten lopen. Het gaat om een inzet van gemiddeld 12 uur per week per stadsdeel­ panel. Daarnaast zal de projectleider (vooral op de piekmomenten) een ondersteuner nodig hebben voor allerhande logistieke taken zoals het reserveren van zalen, regelen van catering, verzorgen van naamstickers etc. We werven (het liefst intern) projectleiders en een ondersteuner die de komende drie jaar voor alle stadsdelen stadsdeelpanels kunnen gaan uitvoeren. Deze capaciteit wordt bekostigd uit het budget van stadsdeelpanels. Het team van projectleiders en een ondersteuner kan formatief worden ondergebracht bij één stadsdeel en functioneel worden aangestuurd door de projectleiders democratisering in de stads­ delen. Voordeel is dat dit team aan kennisdeling kan doen en werkprocessen kan ontwikkelen om stadsdeelpanels steeds effectiever en efficiënter uit te voeren. Na de evaluaties van de eerste panels zal een beter beeld zijn gevormd van de daadwerkelijk benodigde inzet. Zie handboek ‘Uitvoeren stadsdeelpanels’ voor uitgebreide rolbeschrijvingen.

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

22

Proces & tijdpad ‘Begin klein en neem de tijd’, was het advies van een groepje actieve Amsterdammers over het starten met stadsdeelpanels. Er is genoeg ruimte in de stad voor variatie in vorm en planning.

Wanneer?

Wat?

Met wie?

13 oktober 2022

Startbijeenkomst stadsdeelpanels

wethouder, stadsdeelcommissieleden, dagelijks bestuurders, raadsleden, stadsdeeldirecteuren, bestuursondersteuners SDC en projectleiders democratisering

Q4 2022

Collegevoordracht

College

Q4 2022

Verspreiden definitieve versie leidraad en handboek aan alle betrokkenen

Q4 2022

Verkenningssessie voor stadsdeelcommissies die interesse heeft om te starten (sessie per stadsdeelcommissie)

Stadsdeelcommissies

Q1 2023

Ter kennisname naar de raad

De raad

Q1 2023

Eerste stadsdeelpanels voorbereiden in eerste stadsdelen

Eerste stadsdelen die willen

Q2 2023

Eerste stadsdeelpanel bijeenkomsten

Eerste stadsdelen die willen

Q3 2023

Eerste evaluatie eerste stadsdeelpanels

Q4 2023

Evaluatie stadsdeelpanels 2023

Leidraad Starten met stadsdeelpanels

23