Leesbaarheid van de Begroting en Bestuursopdracht Inzicht in beleid, geld en keuzes.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 28 september 2023 Financiën Hester van Buren Karla Buiskool Toxopeus, k.toxopeus@amsterdam.nl Leesbaarheid van de Begroting en Bestuursopdracht Inzicht in beleid, geld en keuzes

Geachte leden van de gemeenteraad, In deze brief informeert het college u over de voortgang van de bestuursopdracht “Inzicht in beleid, geld en keuzes”. De afgelopen periode is gewerkt aan twee manieren om de gemeentelijke begroting beter inzichtelijk te maken: 1. Een proef voor inzicht in de uitgaven en keuzes per programma onderdeel, door middel van een interactief dashboard 2. Een proef van een vergelijking van de uitgaven met andere gemeenten (een ‘benchmark’) Op basis van de resultaten tot nu toe wil het college deze methodes toepassen voor de hele begroting. Zo krijgen we meer inzicht in de samenhang tussen inhoudelijke keuzes en uitgaven. En de begroting wordt ook beter leesbaar en toegankelijk. Dat sluit ook aan op uw verzoek in de motie Leesbaarheid van de begroting (motie TA2022-0010139 van de leden Ahmadi, Rooderkerk, Krom, Kabamba, Broersen en Khan). Eerder is aangegeven dat de producten uit de bestuursopdracht gereed zouden zijn bij Voorjaarsnota 2024. De gemeentebrede benchmark is naar verwachting dan ook gereed. Het dashboard zal echter iets langer duren om te maken. Streven is om dit bij de Begroting 2025 gereed te hebben. Deze extra tijd is ook beschikbaar. De situatie rond het ‘ravijn’ is door de val van het kabinet veranderd. Bij de Begroting 2025 zal hopelijk ook meer zicht zijn op wat de nieuwe situatie is, en de mate waarin nog sprake is van een ‘ravijn’.

Het college vindt het belangrijk u intensief te betrekken. Daarom organiseren we in november een technische sessie om u mee te nemen in het dashboard dat we ontwikkelen en de opzet en type inzichten van de benchmark. De resultaten van de brede benchmark sturen we u zodra alle resultaten beschikbaar zijn. Naar verwachting zal dat rond januari het geval zijn. We zullen in januari ook opnieuw een technische sessie met de onderzoekers organiseren zodat zij de resultaten aan u kunnen toelichten. In deze brief schetsen we eerst kort de aanleiding en opgave van de bestuursopdracht ‘Inzicht in beleid, geld en keuzes’ en hoe daaraan gewerkt wordt. Daarna bespreken we kort de twee proeven, en wat we denken dat die opleveren. Tot slot geven we de stand van zaken van de bestuursopdracht als geheel. Want de bestuursopdracht gaat niet alleen over de

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 oktober 2023 Pagina 2 van 7

exploitatiebegroting, maar ook over inzicht in investeringen en schuld. Een bijgewerkt schematisch overzicht van de opdracht vindt u in de bijlage. De opgave: een inzichtelijke en wendbare Begroting De huidige begroting geeft weinig inzicht in de opbouw van de uitgaven als geheel, en waar ruimte is voor andere keuzes en afwegingen. Doel van de bestuursopdracht was daarin meer inzicht te geven. Op een manier die transparant is, niet alleen voor de portefeuillehouder maar ook voor het hele college en de raad. Daarmee wordt de begroting niet alleen beter inzichtelijk, maar ook meer wendbaar. Zo kunnen we beter bijsturen als de omstandigheden of de bestuurlijke prioriteiten veranderen. We werken hieraan in drie stappen:  



Eerste stap: meer inzicht in de begroting als geheel. Dat is gebeurd via het rapport van bureau Cebeon/Lysias. U heeft dat ontvangen op 24 januari. Tweede stap: meer inzicht per programma. We hebben daarvoor een digitaal dashboard ontwikkeld en toegepast op drie begrotingsonderdelen. Daarnaast wilden we de uitgaven ook op een dieper niveau vergelijken dan alleen via de taakvelden van het gemeentefonds. Om zo een concreter beeld te krijgen waar uitgaven relatief hoger, of juist lager zijn. Dit kan door de uitgaven te vergelijken met die van andere gemeentes. Derde stap: we brengen de gehele begroting op dezelfde manier in beeld, en zorgen dat dit inzicht ook structureel geborgd wordt.

Dit inzicht willen we gebruiken om te zorgen dat onze ambities en de financiële gevolgen daarvan transparant, betaalbaar en houdbaar zijn, ook op de lange termijn. Zodat we inhoudelijke keuzes kunnen maken én die keuzes ook kunnen heroverwegen als de omstandigheden veranderen. Het is belangrijk dat dit inzicht over de gehele breedte van de begroting op hetzelfde niveau is, zodat ook integrale afwegingen mogelijk zijn. Het inzicht blijft daarmee ook altijd op hoofdlijn. Zodat niet alleen inzicht, maar ook meer overzicht ontstaat. We hebben de eerste proeven voor dit inzicht gedaan met drie programmaonderdelen:  beheer en onderhoud openbare ruimte (begrotingsprogramma 2.4)  individuele voorzieningen zorg en jeugd (begrotingsprogramma 6.3)  overhead inclusief taakgerelateerde overhead (begrotingsprogramma B.5) Dit zijn grote uitgaven met een opvallend uitgavenniveau in het rapport van Cebeon/Lysias uit januari. Op 22 maart hebben we deze keuze in een aparte brief aan u toegelicht. Op basis van de resultaten worden in de volgende fase ook de andere programma’s op dezelfde wijze in beeld gebracht. De inzichten uit de bestuursopdracht moeten ons helpen om bij te kunnen sturen als de financiën of de ambities daarom vragen. De benchmarks en het dashboard leiden tot meer inzicht, maar niet tot bezuinigingsvoorstellen of verschuivingsopties.

Inhoudelijke opdrachten voor concrete voorstellen kunnen wel op basis van de inzichten worden gegeven. Meer inzicht per programma: digitaal dashboard We willen een digitaal dashboard gaan gebruiken om de begroting beter inzichtelijk te maken. Dit dashboard is in de afgelopen periode samen met bureau Berenschot ontwikkeld.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 oktober 2023 Pagina 3 van 7

Openingspagina van het dashboard

In dit dashboard zijn de programmaonderdelen ingedeeld in kleinere onderdelen. Zo is het programmaonderdeel B.5 Overhead gesplitst in de uitgaven voor leidinggevenden, communicatie, financiën, huisvesting et cetera. Per subactiviteit is vervolgens in een interactief dashboard te zien:  Om welke uitgaven het gaat  Welke inhoudelijke keuzes een belangrijk effect hebben op de uitgaven (kostendrijvers)  Wat het vastgestelde beleid, databronnen en effectmetingen zijn  Uit welke kostensoorten het bestaat (bijvoorbeeld personele lasten en kapitaallasten) We denken dat dit dashboard veel extra inzicht geeft. De inhoudelijke subonderdelen geven concreter inzicht in de uitgaven. De kostendrijvers helpen uitgaven meer te koppelen aan de bijbehorende inhoudelijke keuzes. Dit biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om vanuit de inhoud in gesprek te gaan over de uitgaven en hoe die zich verhouden tot de prioriteiten. De kostensoorten geven een indicatie van de mate waarin het budget vastligt, en aan wat voor type activiteiten het wordt besteed. Het dashboard zelf is bovendien een prettige en toegankelijke manier om informatie te koppelen, te presenteren en te delen. We willen dit dashboard daarom graag uitbreiden naar de gehele begroting. We zien ook kansen om het dashboard breder te benutten.

We onderzoeken de mogelijkheid om het dashboard te gebruiken als een vorm van presentatie voor alle P&C-producten. Dit sluit aan op het verzoek in uw motie bij de Begroting 2023 om de begroting als interactieve webpagina beschikbaar te maken (motie Leesbaarheid Begroting, nummer TA2022-0010139 van de leden Ahmadi e.a.). We kijken ook of we informatie over de spreiding van de uitgaven over stadsdelen en gebieden kunnen toevoegen. Tenslotte is het nieuwe tussenniveau ook bruikbaar om ambtelijke en bestuurlijke sturingsinformatie aan te koppelen. In de komende stap willen we de informatie en het inzicht voor zowel het bestuur als het management verder verbeteren, met als eindresultaat van deze stap een uitwerking van het bestuurlijke dashboard. Bij volgende Begroting willen we dit aan de raad beschikbaar stellen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 oktober 2023 Pagina 4 van 7

Vergelijking van uitgaven met andere gemeenten: benchmark Op basis van de uitkomsten van de vergelijking met het gemeentefonds in fase 1, hebben we onze eigen uitgaven op de drie programmaonderdelen vergeleken met die van andere gemeenten. Daarbij zijn de geselecteerde programmaonderdelen opgesplitst in specifieke uitgaven, zoals communicatie, financiën, huisvesting et cetera. Deze uitgaven zijn vergeleken met die van andere gemeenten. Deze benchmark wordt voor verschillen in de onderliggende kenmerken van de gemeentes met Amsterdam gecorrigeerd. De overblijvende verschillen in uitgaven geven dan een beeld van het verschil in uitgaven, gecorrigeerd voor het verschil in opgaven. Waar opvallende verschillen zijn, wordt gekeken hoe dit verklaard kan worden. Is bijvoorbeeld sprake van extra ambities en zo ja, welk deel van het verschil wordt daardoor verklaard? De benchmark geeft inzicht in: - welke uitgaven per gemeente veel of juist weinig verschillen (bandbreedte) - welke uitgaven van Amsterdam gemiddeld, ondergemiddeld of juist bovengemiddeld zijn - welke kwantitatieve verklaringen daarvoor beschikbaar zijn De financiële vergelijking wordt als volgt in beeld gebracht:

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 oktober 2023 Pagina 5 van 7

De opvallendste afwijkingen worden vervolgens voorzien van een inhoudelijke verklaring:

Op deze manier wordt beeldvorming over de hoogte van uitgaven en de verklaring daarvan, vervangen door inzicht op basis van feiten. Dit ondersteunt het college en de raad bij het maken van keuzes. Op basis van de eerste tussenresultaten denkt het college dat de verdiepte benchmark nuttige inzichten biedt. Het college ziet daarbij met name meerwaarde in een vergelijking van de uitgaven over de gehele linie van de begroting. Daarom is bureau Cebeon gevraagd de benchmark uit te breiden. De inhoudelijke duiding van verschillen blijft daarbij op hoofdlijnen. Overige trajecten bestuursopdracht: hoogte schuld, investeringen en reserves Naast het traject voor meer inzicht in de exploitatiebegroting, bestaat de bestuursopdracht uit trajecten voor inzicht in schuldontwikkeling en investeringen. Ook de keuzes binnen reserves worden in kaart gebracht. Het is van belang om ook deze onderdelen, die vooral langjarige effecten hebben, te bekijken. Op die manier kunnen we keuzes maken met oog voor de lange én korte termijn. In de routekaart in de bijlage zijn de verschillende stappen aangegeven. Hoogte schuld: Het benodigde inzicht in de opties voor de gemeentelijke schuldpositie is afgelopen voorjaar opgeleverd en met uw raad gedeeld. Op basis van deze opties heeft het college bij Voorjaarsnota 2023 ook een besluit genomen. Daarmee is dit spoor van de bestuursopdracht afgerond.

Hiermee is een belangrijk eerste resultaat behaald. Investeringen: In het krijgen van inzicht in investeringen zijn het afgelopen jaar een aantal belangrijke stappen gezet. De eerste resultaten daarvan ziet u in het hoofdstuk Investeringen van de begroting, waarin meer informatie is gegeven per domein, zoals bijvoorbeeld de investeringen per stadsdeel. Op een aantal punten is gewerkt aan een model dat de komende periode verder concreet gemaakt wordt. Deze beoogde doorontwikkeling omvat:

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief



 

Datum 10 oktober 2023 Pagina 6 van 7

Een eenduidige indeling van de portfolio’s in categorieën, zodat ook integrale sturing tussen de domeinen mogelijk is. Hiervoor is een eerste categorisering ontwikkeld die inzicht geeft in welke investeringen noodzakelijk zijn, en waar ruimte is voor keuzes. Gedetailleerder inzicht in de verdeling van de investeringen over de gebieden. Meer inzicht in de noodzakelijke en wenselijke investeringen op het gebied van duurzaamheid.

Schematische weergave van de ontwikkeling van vergelijkbaar inzicht in investeringen.

Daarnaast werken we aan een investeringsplanning die langjarig is, en dus verder reikt dan de huidige meerjarenbegroting. We hebben meer integraal inzicht en overzicht nodig van de benodigde investeringen voor bijvoorbeeld de groei van de stad. Zo kunnen we de belangen voor de korte en de lange termijn beter afwegen.

Schematische weergave van een langetermijnplanning voor investeringen

Bij de volgende Begroting zullen we u opnieuw over de voortgang informeren. Reserves: In het rapport van Cebeon is aangegeven dat ook in de reserves ruimte is voor inhoudelijke keuzes. In de reactie op het rapport (raadsbrief januari 2023) is aangegeven dat wij

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 oktober 2023 Pagina 7 van 7

deze keuzes inzichtelijk maken. In de begroting wordt al jaarlijks een lijst opgenomen van de reserves, waarbij het soort reserve, het verloop ervan en het doel ervan is aangegeven. Op dit moment wordt ook de beleidsnota reserves en voorzieningen herzien. Om aanvullend inzicht te geven in de keuzes, wordt daarbij ook een uitleg opgenomen van de verschillende soorten reserves, de keuzes die daarbij mogelijk zijn en de keuzes die in het beleidskader worden voorgesteld. De nota reserves en voorzieningen wordt naar verwachting in het voorjaar van 2024 aan u toegezonden ter vaststelling. Tot slot Het verkrijgen van meer inzicht in de gehele begroting, ook buiten de mutaties en de coalitieprioriteiten, was een belangrijke wens van dit college. Op basis van de resultaten tot nu toe denken we dat we de juiste weg hebben gevonden om dat inzicht te krijgen en duurzaam te behouden. Op basis daarvan kunnen het college en de raad zich een beeld vormen van de uitgaven, en of die in lijn zijn met de prioriteiten. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl