Jaarverslag Bureau Integriteit 2024
Tekst van het document
Jaarverslag 2024
Bureau Integriteit
Inhoud Voorwoord4 1
Inleiding
5
2
Meldingen
8
3
Onderzoek
15
4
Risicoanalyse
18
5
Screening
20
6
Training en Advies
23
7
Vertrouwenswerk
26
2
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Inhoud
3
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Voorwoord Hierbij presenteer ik u het jaarverslag 2024. Mijn eerste jaarverslag als hoofd van Bureau Integriteit. Een jaar waarin ik naast Jeanine Kooistra verantwoordelijk was voor Bureau Integriteit. Van deze gelegenheid maak ik graag gebruik om Jeanine Kooistra te bedanken voor haar tomeloze inzet tijdens de afgelopen tien jaar om onze organisatie iedere dag opnieuw bewuster te maken van het belang van integriteit en sociale veiligheid. Na een periode van waarneming ben ik vlak voor het ter perse gaan van dit jaarverslag benoemd als hoofd Bureau Integriteit. Ik kijk terug op een bewogen jaar. We zien het aantal meldingen nog steeds stijgen. Trends die we zien zijn opnieuw meer meldingen over ongewenst gedrag. Ook ging het in 2024 vaak over hoe we om willen gaan als organisatie met medewerkers die zich uitspreken tegen (landelijk) beleid.
4
Daarnaast hebben we preventief veel werk verzet, door middel van risicoanalyses, screening en training. In 2024 hebben circa 3.500 nieuwe collega’s de ambtseed afgelegd en daarbij een training gevolgd over de bijzondere rol en verantwoordelijkheid van de ambtenaar.
voor alle medewerkers, bewoners en ondernemers van Amsterdam en voor een integere en veilige organisatie waar iedereen zichzelf kan zijn. Ik kijk er naar uit om mij hier ook in 2025 voor in te zetten. Elke van der Hoeven Hoofd Bureau Integriteit
We hebben in samenwerking met P&O en Bureau Inclusie en Diversiteit een start gemaakt met het versterken en verbeteren van de meldketen sociale veiligheid. Op het gebied van zakelijke integriteit (fraude, corruptie, belangenverstrengeling en omgaan met informatie) is preventief nog veel te winnen. Veel gaat goed maar tegelijkertijd vragen snelle maatschappelijke en technologische veranderingen om innovatieve, inte gere aanpakken om medewerkers en de organisatie te beschermen. Bureau Integriteit blijft zich inzetten
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Voorwoord
1 Inleiding Bureau Integriteit (hierna BI) onder steunt sinds 2001 de gemeente Amsterdam bij het integer worden, zijn en blijven. Doel daarbij is dat ambtenaren en bestuurders integriteit zien als een vanzelfsprekend onderdeel van beleid en gedrag. Met andere woorden dat integriteit een plek heeft in de kaderstelling en planvorming en vooral ook zichtbaar is in het handelen van alle medewerkers van Amsterdam. Een integere organisatie is een gezonde organisatie waarin medewerkers erva ren dat integriteit van ons allemaal is en door iedereen wordt gedragen. Ingewikkelde vragen en dilemma’s worden besproken en iedereen is aanspreekbaar op zijn of haar gedrag. Een integere organisatie is daarmee ook een sociaal veilige organisatie.
5
Bij de gemeente Amsterdam werken ruim 23.000 medewerkers. BI is hét expertisecentrum op het gebied van integriteit binnen de organisatie en heeft een kaderstellende rol op het gebied van integriteit. Binnen het bureau is er deskundigheid op het gebied van intern onderzoek, risicoanalyse, screening en training en advies. Vanuit de verschillende expertisevelden draagt BI bij aan de integriteit en weerbaarheid van de organisatie door het inzichtelijk maken van kwetsbare plekken in de organisatie en in de werkprocessen daarbinnen. Het Meldpunt Integriteitsschendingen en de Coördinatie Vertrouwens
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
personen (voorheen de Centrale Vertrouwenspersoon) maken ook onderdeel uit van BI. De 24 medewerkers van BI helpen vanuit hun specifieke expertise ambtenaren en bestuurders bij een integere uitoefening van hun werk. Dit doen we door gevraagd én ongevraagd advies en ondersteuning te geven bij zaken die de integriteit raken. Een hoog aantal meldingen zegt vaak meer over de meldingsbereidheid, kennis van meldmogelijkheden en het vertrouwen in een zorgvuldige behandeling, dan over de mate van integriteit. In een gezonde organisatie is de meldingsbereidheid hoog, worden meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen
Inleiding
serieus behandeld en als intern onderzoek nodig is, wordt dat zorgvuldig en degelijk gedaan. Veelal levert een dergelijk integriteitsonderzoek een goed beeld op van de context waarin de feiten zich hebben voorgedaan. Van daaruit kan vervolgens de organisatie verder geadviseerd worden om toekomstige schendingen te voorkomen.
2024 in vogelvlucht In 2024 zijn 496 meldingen gedaan van vermoedens van integriteits schendingen (inclusief signalen en adviesvragen). Er werden 92 schendingen vastgesteld/aannemelijk gemaakt. Dit is 20% meer dan in 2023. Toen werden 413 meldingen gedaan
(inclusief adviesvragen en signalen). Er werden in dat jaar 55 schendingen vastgesteld/aannemelijk gemaakt. We voerden in 2024 17 integriteits onderzoeken uit, wat vergelijkbaar is met vorig jaar. 710 collega’s hebben een beroep gedaan op een vertrouwenspersoon. Dat is 23% meer dan in 2023. De trainers verzorgden en begeleidden 85 trainingen. De risicoanalisten hebben 2 risico analyses uitgevoerd en 34 keer werd de organisatie geadviseerd over de beheersing van integriteitsrisico’s. De Screeningsunit heeft 243 mogelijke contractpartijen onderzocht. In de volgende hoofdstukken specificeren we deze cijfers en lichten we ze toe.
en tegelijkertijd worden soms ook te snelle conclusies en maatregelen getrokken. Er is dus nog ruimte voor verbetering en daar blijven we vanuit onze kaderstellende rol en expertise ook de komende jaren met grote inzet en betrokkenheid aan werken Het is de ambitie van Bureau Integriteit om in de komende tijd nog meer de verbinding te leggen met stakeholders op alle niveaus in en buiten de organisatie, met als doel onze kennis, kunde en ervaring breder beschikbaar te maken en de organisatie te helpen deze toe te passen op vragen, dilemma’s, problemen en uitdagingen die op de werkvloer spelen.
Ontwikkeling We zien een toenemend bewustzijn op veel plekken in de organisatie over het belang van integriteit in al haar verschijningsvormen. Maar geregeld ook een worsteling in hoe om te gaan met risico’s en voorkomende situaties. We zien bijvoorbeeld geregeld dat dit leidt tot handelingsverlegenheid,
6
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Hoofdstuk
7
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
2 Meldingen Aantal meldingen per maand en per cluster Als er een vermoeden is dat een medewerker van de gemeente Amsterdam een integriteitsschending heeft begaan, kan iedereen daarvan melding doen of advies vragen bij het Meldpunt Integriteitsschendingen van Bureau Integriteit (hierna ‘Meldpunt’). Het Meldpunt is toegankelijk voor medewerkers, bestuurders, raadsleden, burgers en bedrijven. In 2024 ontving het Meldpunt 496 meldingen en advies vragen, wat opnieuw een stijging is ten opzichte van voorgaande jaren.
60 57
50 48 43
20
45 36
35
30
55
49
30
27
24
10 0
jan
feb
mrt
apr
mei
juni
juli
aug
sep
okt
nov
48
Bedrijfsvoering Bestuur en Organisatie
6
Digitalisering, Innovatie en Informatie
Meldingen in 2024 21 70
Ruimte en Economie Sociaal
88 204
Stadsdelen, Beheer en Dienstverlening Stadsdeelcommissies en bestuurscommissie
4
Gemeenteraad
6
Gemeente gelieerd
10
Gemeentebreed
8
n.v.t. (geen ambtenaar)
6
Onbekend
25 0
8
dec
In 2024 ontving het Meldpunt 496 meldingen en adviesvragen met betrekking tot vermoedens van integriteitsschendingen. Dit aantal is hoger dan in voorgaande jaren: in 2021 waren het er 281, in 2022 343, en in
50
100
150
200
250
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Het Meldpunt registreert alle meldingen van (vermoedens van) integriteits schendingen. Een vermoeden van een integriteitsschending betekent dat iemand denkt dat er is gehandeld in strijd met de Gedragscode van de gemeente Amsterdam. De Gedragscode is gebaseerd op de ambtseed. In de Gedragscode staat wat wij onder ambtelijke integriteit verstaan, met regels en voorbeelden die dat verduidelijken. Als zo’n vermoeden wordt gemeld, bekijken
Meldingen
Ontvangen meldingen en adviesvragen 500
496
400
Aantal
40
47
we op basis van de ontvangen informatie zorgvuldig of er sprake is van een concreet vermoeden van een integriteitsschending, of er voldoende aanleiding is voor verder onderzoek en welke stappen eventueel nodig zijn.
413 343
300 281 200 100 0
2021
2022
2023 Jaar
2024
2023 steeg het aantal naar 413 meldingen en adviesvragen1.
Amsterdam richting een collega of een burger waarbij de collega of burger zich onheus bejegend voelt.
Niet iedereen die contact met ons opneemt, wil direct een officiële melding doen. Soms twijfelen mensen of iets wel een integriteitsschending is en vragen ze eerst om advies – in dat geval is er nog geen sprake van een melding. Anderen willen alleen een signaal afgeven, zonder verdere stappen. In dergelijke gevallen wordt het signaal niet als officiële melding behandeld. Ook in die gevallen luisteren we goed en denken we mee over wat passend is en registreren we dit signaal. Als de melder2 toestemming geeft, informeert het Meldpunt de leidinggevende van de medewerker(s) waar het signaal over gaat. Die leidinggevende kan dan in gesprek gaan met de betreffende medewerker(s) over het signaal. Soms komt er na verloop van tijd nieuwe informatie, waardoor een signaal alsnog een melding kan worden. De meerderheid van de signalen in 2024 ging over een vorm van ongewenst gedrag. Dit gaat over het gedrag van een medewerker van de gemeente
Mogelijke interventies BI adviseert de verantwoordelijke directeur en/of direct leiding gevende van het betreffende organisatieonderdeel over passende interventies naar aanleiding van een melding. Dit gebeurt ook wanneer er geen concreet vermoeden van een schending kan worden vastgesteld. Want ook in die gevallen is er vaak wel wat aan de hand. Zo zien we dat nog niet alle leidinggevenden zich voldoende bewust lijken te zijn van hun verantwoordelijkheid voor een veilige werkomgeving voor alle medewerkers. De inzet van het Meldpunt is er in die gevallen ook op gericht op het bekend en bespreekbaar maken van de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden, naast het bieden van ondersteuning om aan die verantwoordelijkheid invulling te geven. In onze advisering is het daarbij belangrijk om recht te doen aan de specifieke situatie. Dat is altijd maatwerk. Mogelijke
interventies zijn gesprekken met betrokkenen, trainingen, het uitvoeren van een risicoanalyse, bemiddeling en/ of persoonsgericht integriteitsonderzoek. Ook kan een combinatie van interventies worden aanbevolen. In dat geval biedt BI ondersteuning, bijvoorbeeld door aanwezig te zijn bij gesprekken, te helpen met de voorbereiding van gesprekken of te adviseren. In sommige gevallen voeren wij de interventies zelf uit, maar in veel gevallen adviseren wij enkel over de aanpak. We nemen alleen contact op met de leidinggevende of directeur van het organisatieonderdeel waar de melding betrekking op heeft als we hiervoor toestemming hebben gekregen van de melder3. Uiteraard gebeurt dit niet als het gaat om de leidinggevende die zelf wordt beschuldigd van de vermoedelijke integriteitsschending. In dat geval nemen we contact op met de leidinggevende van deze persoon of met de verantwoordelijk directeur. Als de melding betrekking heeft op het gedrag van een directeur, wordt de kwestie geëscaleerd naar de stedelijk directeur of de
gemeentesecretaris. Voor meldingen over politieke ambtsdragers, zoals een wethouder, wordt het Protocol Handhaving Integriteit Politieke Ambtsdragers gevolgd. In situaties waarin er vermoedens zijn van strafbare feiten, kan de politie al een onderzoek hebben ingesteld. Wanneer strafbare feiten worden vermoed, wordt namens de gemeente aangifte gedaan door de betreffende directeur. BI kan hierbij optreden als contactpersoon voor politie en justitie. Als een integriteitsschending wordt vastgesteld, wordt de leidinggevende of directeur geadviseerd om de directie Juridische Zaken in te schakelen voor advies over mogelijke arbeidsrechtelijke consequenties. De verantwoordelijke directeur beslist uiteindelijk over de opvolging van de ontvangen adviezen. Het Meldpunt volgt het proces van alle meldingen, inclusief eventuele juridische procedures. Dit doen we om uniformiteit en zorgvuldigheid te waarborgen en, waar mogelijk, te leren van de afhandeling. Daarnaast vragen wij de
1
Per januari 2024 is het Meldpunt gestart met een nieuw systeem voor het registreren van meldingen en adviesvragen. Dit systeem heeft geleid tot een verandering in de manier waarop cijfers worden geregistreerd en gerapporteerd ten opzichte van voorgaande jaren.
2
Ook als het geen officiële melding is, spreken we van een 'melder'
3
In sommige situaties, bijvoorbeeld in geval van (ernstig) strafbaar handelen wordt een uitzondering gemaakt. Dit hangt uiteraard af van de omstandigheden van het geval
9
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Meldingen
directies om een terugkoppeling te geven op onze adviezen, ook wanneer er geen schending wordt vastgesteld. Op deze manier waarborgen wij als organisatie dat meldingen op een uniforme wijze worden opgevolgd en dragen we samen bij aan een (sociaal) veiligere organisatie. Afhandeling
Meldingen
Afgehandeld
397
Schending geconstateerd/aannemelijk
92
Geen schending vastgesteld
305
> Maatregel
Meldingen
Maatregel opgelegd
76
In behandeling
99
Geen maatregel opgelegd
11
Totaal
496
Niet opgelost
5
Totaal
92
10
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Meldingen
Trends in 2024 De meeste meldingen hadden te maken met ongewenst gedrag en misbruik van bevoegdheden/positie. Een nieuwe categorie die in 2023 opkwam, namelijk onverenigbare functies, bindingen en activiteiten, blijft in 2024 relevant. Dit gaat bijvoorbeeld om meldingen en adviesvragen over niet-toegestane nevenwerkzaamheden maar ook over ongepaste uitlatingen op social media. In 2023 was een stijging te zien in het aantal meldingen over uitlatingen van ambtenaren op social media en het intranet, die als kwetsend en ongepast werden ervaren. Deze trend zet zich voort in 2024. Daarnaast is het aantal meldingen over ongewenst gedrag net als in voorgaande jaren ook in 2024 gestegen, met name meldingen over intimidatie en discriminatie.
Meldingen van discriminatie en racisme In 2023 werden binnen de gemeente verschillende onderzoeken uitgevoerd naar ervaren discriminatie en racisme op de werkvloer. Ook in 2024 is er veel aandacht geweest voor dit onderwerp, wat mogelijk heeft bijgedragen aan een toename in het aantal meldingen van discriminatie bij het Meldpunt. Eind 2023 is bij Discriminatie.nl Regio Amsterdam (DRA) een (extern) meldpunt opgezet voor
11
mensen die werken voor de gemeente Amsterdam en melding willen doen van discriminatie. In 2024 zijn er in totaal 67 meldingen van discriminatie binnengekomen bij het Meldpunt. Bij het externe meldpunt van DRA waren dit 69 meldingen. Deze aantallen zijn niet bij elkaar opgeteld, aangezien sommige melders zowel intern als extern melding hebben gemaakt. Dubbelingen zijn hierin dus niet uit te sluiten. Bij het Meldpunt is er in 29 gevallen en bij DRA in 18 gevallen een vermoeden van discriminatie geconstateerd. Voor beide meldpunten kan dat aantal nog toenemen, omdat enkele meldingen nog in behandeling zijn. De 29 meldingen zijn door het Meldpunt nader gevalideerd om te bepalen of er sprake is van een concreet vermoeden van een integriteitsschending. Uit de validatie bleek dat in 10 van de 29 gevallen geen concreet vermoeden van een integriteitsschending kon worden vastgesteld. In 19 gevallen is er wel een schending vastgesteld. In deze gevallen zijn passende maatregelen genomen en/of interventies geadvi seerd, afhankelijk van de aard en ernst van het incident.
medewerker en indien van toepassing is er door de lijn, op basis van juridisch advies, een waarschuwing opgelegd. Of er vonden waarschuwende gesprekken plaats en er werden aanvullende afspraken gemaakt. Aan de verantwoordelijk leidinggevende of directeur is geadviseerd om de verslagen en waarschuwingen in het P-dossier op te nemen. Rondom een melding kunnen er meerdere interventies hebben plaatsgevonden, afhankelijk van de aard van de melding. Bij meldingen bij DRA geven zij advies aan de gemeente Amsterdam over mogelijke interventies. Intern wordt beoordeeld of een interventie nodig is en welke het meest geschikt is.
Alle meldingen over discriminatie werden besproken met de leiding gevende van de beschuldigde
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Hoofdstuk
Aantal en soort meldingen ingedeeld per categorie en afhandeling Categorie
Meldingen
Belangenverstrengeling
20
Misbruik/lekken van (de toegang tot) informatie
29
Onverenigbare functies/bindingen/activiteiten
56
Diefstal/verduistering
12
Fraude
20
Corruptie
5
(Strafbare) misdragingen buiten werktijd
20
Verspilling en misbruik van gemeentelijke eigendommen
13
Misbruik van bevoegdheden/positie
63
Ongewenst gedrag
180
Ander signaal of adviesvraag
90
Specificatie Ongewenst gedrag
Meldingen
Intimidatie
34
Discriminatie
67
Verbaal geweld/verbale agressie
14
Afkomst
23
Fysiek geweld
4
Geslacht
10
Seksueel getinte handelingen / bejegening
8
Huidskleur
9
Stalken
3
Religie
4
Seksuele intimidatie
13
Politieke gezindheid
3
Roddelen
9
Leeftijd
1
Pesten
41
Seksuele voorkeur
3
Handicap of chronische ziekte
4
Onbekend
15
12
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
> Specificatie Discriminatie
Meldingen
Meldingen
Cijfers (extern) meldpunt Discriminatie.nl Regio Amsterdam (DRA) Discriminatie.nl Regio Amsterdam (DRA)
Meldingen
(Vermoeden van) discriminatie
18
Geen (vermoeden van) discriminatie
8
Geen oordeel
36
In behandeling/open
7
Maand
Totaal aantal meldingen DRA
Aantal meldingen DRA met een vermoeden van discriminatie
Januari
18
6
Februari
11
2
Maart
8
1
April
5
3
Mei
11
4
Juni
4
0
Juli
3
0
Augustus
1
0
September
3
2
Oktober
0
0
November
3
0
December
2
0
Totaal
69
18
13
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Meldingen
14
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
3 Onderzoek Inleiding Als een concreet vermoeden bestaat van een integriteitsschending door een ambtenaar, is het zowel voor de werkgever als voor de betrokken medewerker(s) van belang dat hier duidelijkheid over ontstaat. Hiervoor kunnen onderzoekers van BI een persoonsgericht integriteitsonderzoek uitvoeren. Met het oog op uniformiteit wordt iedere onderzoeksopdracht door een directeurenteam besproken, waar ook de verantwoordelijk direc teur en de gemeentesecretaris deel van uitmaken. Na akkoord van dit directeurenteam start BI met het onderzoek. BI doet geen onderzoek op eigen initiatief.
waarin de rechten en plichten van de “persoon in onderzoek” zijn vastgelegd, evenals die van de onderzoekers. Om medewerkers zo goed mogelijk te informeren over het onderzoeksproces, de werkwijze en hun rechten heeft BI informatiebrochures voor alle betrokkenen in een onderzoek. Deze brochures zijn een laagdrempelige aanvulling op het onderzoeksprotocol van BI. Zowel het protocol als de brochures zijn via Intranet raadpleegbaar. In 2025 worden de brochures aangepast aan het huidige onderzoeksprotocol.
Aantal en inhoud onderzoeken Een integriteitsonderzoek is een ingrijpend middel en heeft doorgaans veel impact op alle betrokkenen. De onderzoekers zijn zich daar goed van bewust. Het is daarom van belang dat er zorgvuldig en vertrouwelijk wordt gehandeld en dat betrokkenen zo goed mogelijk worden voorgelicht. BI werkt met een onderzoeksprotocol
15
In 2024 hebben 17 integriteits onderzoeken gelopen, waarvan er 10 zijn gestart in 2024. De uitgevoerde onderzoeken zijn divers van aard en bestrijken, net als de voorgaande jaren, onderwerpen zoals ongewenst gedrag en de meer zakelijke integriteitsschendingen zoals fraude, belangenverstrengeling en het
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
lekken van vertrouwelijke informatie. Hoewel er veel meldingen over ongewenst gedrag zijn, leiden deze meldingen meestal niet tot onderzoek. Soms is onderzoek niet nodig: de gedraging staat al vast (in beeld of tekst, of wordt erkend). Verder onderzoek – buiten gesprekken met direct betrokkenen – voegt dan weinig toe. In die gevallen kan zonder nader onderzoek geadviseerd worden door BI en Directie Juridische Zaken. Het komt ook regelmatig voor dat een gedraging niet onderzoekbaar is, bijvoorbeeld omdat deze plaatsvond in een eenop-eensituatie, waarbij er aan beide kanten een niet te verifiëren verhaal wordt verteld. In die gevallen zijn er, uitzonderingen daargelaten, weinig tot geen onderzoeksmogelijkheden. Tot slot is er een categorie waarbij wij adviseren geen onderzoek te doen omdat de impact daarvan niet opweegt tegen de mogelijke gevolgen van de uitkomst. BI adviseert het verantwoordelijk lijnmanagement in situaties waarin onderzoek niet passend, mogelijk of nodig is over andere interventies.
Onderzoek
Eindrapport en aanbevelingen Een persoonsgericht integriteits onderzoek resulteert uiteindelijk in een feitenrelaas. Een wezenlijk onderdeel daarvan is de context waarbinnen de feiten zich hebben voorgedaan. Hiermee ontstaat een goed beeld van de omstandigheden waarbinnen de handelingen van een medewerker konden plaatsvinden. Indien mogelijk worden naar aanleiding van dit beeld aanbevelingen gedaan aan het verantwoordelijke management. Het doel van dergelijke aanbevelingen is om mogelijk soortgelijke kwesties in de toekomst te voorkomen en bij te dragen aan een betere bescherming van medewerkers door de werkgever. Elk onderzoek wordt afgerond met een eindrapportage waar de medewerker op wie het onderzoek zich richt op kan reageren (inzage). Op basis van de onderzoeksresultaten moet de werkgever kunnen beoor delen of er (daadwerkelijk) sprake is van een integriteitsschending, of de integriteitsschending te wijten is aan een ambtenaar, wat de
omstandigheden zijn waarin dit is gebeurd en of er disciplinaire of andere maatregelen moeten worden genomen. De directeur beoordeelt of er een sanctie moet worden opgelegd en zo ja, wat een passende sanctie is. Daarbij is advies van de Directie Juridische Zaken met het oog op een uniforme afhandeling verplicht.
Aantal en soort onderzoeken ingedeeld per cluster, categorie en afhandeling
Om een passende interventie te formuleren is een goede samenwerking met het management, P&O, Juridische Zaken, en, indien nodig, externe partners zoals politie en justitie c.q. de Rijksrecherche van groot belang.
Categorie
Cluster Stadsdelen, Beheer en Dienstverlening
8
Sociaal
6
Ruimte en Economie
2
Extern
1
Totaal
17
Gestart in 2023: 7 / Gestart in 2024: 10
Onderzoeken
Belangenverstrengeling
6
Onverenigbare functies/bindingen/activiteiten
4
Strafbare feiten binnen werktijd
2
Misbruik van bevoegdheden of positie
1
Ongewenst gedrag
1
Manipulatie van of misbruik van (toegang tot) informatie
2
Verspilling en misbruik van gemeentelijke middelen
1
Totaal
17 Onderzoeken
> Doorlooptijd
Onderzoeken
Schending geconstateerd/aannemelijk
11
1-3 maanden
6
Geen schending vastgesteld
1
4-6 maanden
5
Onderzoek voortijdig beëindigd
2
6-9 maanden
1
In behandeling
3
9-12 maanden
2
Totaal
17
> 12 maanden
3
Totaal
17
Afhandeling
16
Onderzoeken
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Onderzoek
17
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
4
Risicoanalyse
BI voert risicoanalyses uit naar de beheersing van integriteitsrisico’s binnen de werkprocessen van de gemeentelijke organisatie. Opdrachtgevers voor deze analyses zijn het college van B en W of directeuren van de gemeentelijke organisatieonderdelen. BI kan ook zelf het initiatief nemen om een risicoanalyse uit te voeren. Dit doen we als er indicaties zijn dat de in het werk aanwezige integriteitsrisico’s niet goed worden beheerst. In een risicoanalyse beoordelen we waar een werkproces kwetsbaar is vanuit integriteitsoogpunt en of de bestaande beheersmaatregelen in de praktijk goed hun werk doen. Als dit nodig is doen we aanbevelingen om verbetering hierin aan te brengen zodat de medewerkers adequaat beschermd worden tegen de in hun werk aanwezige integriteitsrisico’s.
Risico-onderzoek in het ruimtelijk domein In opdracht van het college hebben we de afgelopen jaren samen met de afdeling Interne Audit van de
18
Dienst Middelen Control (DMC) een verdiepend onderzoek uitgevoerd naar de interne risicobeheersing in het ruimtelijk domein. Doel van dit onderzoek is om te beoordelen of de huidige beheersmaatregelen in de werkprocessen rond gronduitgiften, inkoop en vastgoedtransacties medewerkers goed beschermen tegen de in deze processen aan wezige integriteitsrisico’s. In 2022 is het onderdeel naar gronduitgiften opgeleverd en in 2023 het onderdeel naar inkoop in het ruimtelijk domein. Eind 2024 is het laatste onderdeel naar vastgoedtransacties afgerond.
Ondersteuning weerbaarheid gemeentelijke organisatie Om de gemeentelijke organisatie weerbaar te maken tegen fraude en andere integriteitsschendingen maken alle organisatieonderdelen aan de hand van standaardrisicocategorieën en beheersmaatregelen in het risicomanagementsysteem Fully In Control (FIC) jaarlijks een zelfanalyse naar de kwetsbaarheid van de eigen werkprocessen voor fraude
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
en andere integriteitsschendingen. De bevindingen hiervan worden vastgelegd in FIC. De risicoanalisten van Bureau Integriteit voeren jaarlijks voor het Gemeentelijk Management Team een analyse op deze gegevens uit om te bepalen of verdere aanscherping nodig is in de risicobeheersing. De afgelopen jaren hebben ACAM en de Rekeningencommissie diverse aanbevelingen aan de gemeentelijke organisatie gedaan voor aanscherping van de fraudebeheersing. De aan bevelingen richten zich onder meer op het versterken van de interne controle en de implementatie van fraudebeheersmaatregelen. In het 4e kwartaal zijn we in samenwerking met DMC gestart met het opstellen van een plan van aanpak. Dit plan wordt na de zomer 2025 ter besluitvorming voorgelegd aan het Gemeentelijk Managementteam (GMT).
Risicoanalyse
Overige adviezen Ook dit jaar hebben we daarnaast geadviseerd over verschillende beheersingsvraagstukken, onder meer de Verklaring omtrent Gedrag (VOG), de zogenaamde tweeverdienersproblematiek (medewerkers met meerdere werkgevers), de toepassing van de integriteits- en geheimhoudings verklaring externen en een aanbreng bonus voor nieuwe medewerkers. Risicoanalyses 2024
Aantal
Ruimte en Economie
1
Sociaal
1
Adviezen Gemeentebreed
17
Ruimte en Economie
4
Bestuur en Organisatie
3
Bedrijfsvoering
2
Sociaal
1
Extern
7
Totaal
34
19
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
5 Screening De gemeente Amsterdam wil alleen zaken doen met integere bedrijven. De afdeling Screeningsunit van BI heeft als taak potentiële contractpartijen van de gemeente Amsterdam te screenen bij aanbestedingen en projecten. Ook kan de Screeningsunit in opdracht van het college van B en W of andere organisatieonderdelen onderzoek doen. De Lead Buyer is als eerste lijn verant woordelijk voor de screening van een contractpartner door middel van een basale toets. Hiervoor kijken zij in openbare bronnen naar eventuele onregelmatigheden, mediaberichten, kamer van koophandelstukken en jaarverslagen. De Screeningsunit treedt op als tweedelijns screeningsinstantie bij risicovolle projecten; de lijn kan een basale toets escaleren naar de screeningsunit.
20
De Screeningsunit past verschillende vormen van screening toe: • Quick scan bij risicovolle projecten in de selectiefase • Verkort onderzoek bij onduidelijkheden in de Basale toets of Quick scan • Diepergaande screening bij substantiële integriteitsrisico's • Gericht onderzoek bij nietreguliere inkooptrajecten of bij lopende contracten
De Quick scan of Basale toets kunnen risico’s zichtbaar maken waarna verder onderzoek nodig is. Dit doen we met een Verkort onderzoek waarmee globaal de aandeelhouders, de organisatie, financiën en de bedrijfsvoering in kaart wordt gebracht. In 2024 werden 23 Verkorte onderzoeken uitgevoerd, in 2023 waren dat er 24. Er werd 1 Verkort onderzoek uitgevoerd naar aanleiding van een Basale toets, dat waren er in 2023 3.
Een Quick scan wordt uitgevoerd bij risicovolle projecten die aan de vastgestelde risico-indicatoren voldoen. Doel is om risico's bij een potentiële contractpartij inzichtelijk te maken zodat tijdig de integriteit van een marktpartij meegewogen kan worden in een inkooptraject. Een belangrijke risico indicator is bijvoorbeeld de financiële gezondheid van een partij In 2024 werd 172 keer Quick scans uitgevoerd naar contractpartijen. Dit zijn er 41 minder dan in 2023.
Het resultaat van een Verkort onderzoek kan leiden tot aanbe velingen, bewakingsmaatregelen zoals een Diepergaande screening. In uitzonderlijke gevallen kan er via Directie Openbare Orde en Veiligheid (OOV) voor een Bibob-traject gekozen worden.
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
In 2024 zijn 3 diepergaande scree ningen gedaan. Een Diepergaande screening levert een beeld op van de integriteit van de potentiële
Screening
contractpartij en het concern waartoe de partij behoort. Onderdeel van een diepergaande screening is altijd mede gericht op de financieel en economische stabiliteit van het bedrijf en concern. Een diepergaande screening vormt de basis voor een advies aan het bestuur. Het wordt alleen ingezet wanneer er sprake is van concrete (integriteits)risico’s. In 2024 is het project voor de verkoop van het Afval Energiebedrijf (AEB) van start gegaan. Dit bijzondere en omvangrijke project was in zichzelf een risicovol project. Het project besloeg meerdere selectierondes, waarbij screening is toegepast. Deze screening is gestart met een Quick scan naar geïnteresseerde bieders. Vervolgens is er een Verkort onderzoek uitgevoerd naar de bieders die doorgingen naar de tweede ronde. Tot slot zijn de uiteindelijke potentiële kanshebbers, onderworpen aan een Diepergaande Screening.
Naast de hierboven beschreven screeningsproducten staat in de tabel ook de categorie ‘Gericht onderzoek’. In 2024 werden 45 van deze onderzoeken uitgevoerd, 6 meer dan in 2023. Bij dergelijke onderzoeken kan gedacht worden aan: • overige (niet reguliere/aanbestede) inkooptrajecten; • collegiaal sparren met een Lead Buyer bij de uitvoering Basale toets/ project; • een contractuele partner waar iets mis mee lijkt te zijn; • informatieverzoeken vanuit de interne organisatie (Bureau Integriteit); • een vervolgonderzoek naar aanleiding van eerdere reguliere screening.
21
Totaaloverzicht screeningen per cluster – 2024 Cluster
Quick Scan
Verkort onderzoek
Ruimte en Economie
90
11
Sociaal
15
-
Gericht onderzoek
Totaal
-
8
109
-
1
16
-
2
-
-
2
Bedrijfsvoering
47
1
-
16
64
Bestuur en Organisatie Stadsdelen, Beheer en Dienstverlening
11
9
3
2
25
9
-
-
-
9
Digitalisering, Innovatie en Informatie
Diepergaande screening
BI/intern
-
-
-
18
18
Totaal 2024
172
23
3
45
243
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Screening
22
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
6 Training en Advies Inleiding Amsterdamse ambtenaren beloven bij het afleggen van de ambtseed dat zij zich een zelfstandig oordeel zullen vormen over de morele juistheid van hun handelen. De sectie Training en Advies (T&A) ondersteunt collega’s daarbij, met individuele adviezen en een breed trainingsaanbod. Er wordt zowel advies gegeven aan de medewerkers als bestuurders.
van T&A. Gemeentebreed zijn 26 ambtseedceremonies gehouden voor nieuwe medewerkers. In totaal hebben afgelopen jaar circa 3.500 nieuwe collega’s deze ambsteedceremonies bijgewoond. Onderdeel van de (voorbereiding op) de ambtseed ceremonie is een e-learning over de gedragscode/ambtseed en bewust wording van de bijzondere rol die ambtenaren hebben en welk gedrag daar wel en niet bij hoort.
Activiteiten in cijfers Belangrijkste ontwikkelingen
In 2024 heeft T&A 85 trainingen en bijeenkomsten over integriteit begeleid, verdeeld over de verschillende clusters binnen de gemeente Amsterdam. Dit zijn bijvoorbeeld gedragscodesessies, trainingen moreel beraad, ambtseedceremonies en maatwerk opleidingen.
Het aantal trainingen is gedaald ten opzichte van vorig jaar (143 in 2023). Dit komt voornamelijk doordat externe trainers niet meer beschikbaar waren en omdat deze diensten opnieuw aanbesteed moeten worden.
waardoor zij goed voorbereid zijn op hun bijzondere positie en verantwoordelijkheden als ambtenaar.
Gamification Een innovatieve ontwikkeling is de inzet van gamification voor integriteitstraining. De ontwikkelde game ‘Moreel Kompas’ richt zich op het scherpen van het morele kompas van ambtenaren en behandelt belangrijke thema’s zoals: • Integer werken voor alle bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad • Het afwegen van belangen van verschillende groepen • Perspectief innemen van anderen • Kritische vragen stellen aan collega’s over hun keuzes • Leren van elkaar en positieve ervaringen delen
E-learning De e-learning over de Gedragscode is uitgebreid en verbeterd. Sociale veiligheid is een extra belangrijk aandachtsgebied geworden in de e-learning. Het onderwerp komt ook regelmatig aan bod in gedragscodesessies en er worden
Kernactiviteiten
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Training en Advies
De verdeling per cluster laat zien dat T&A vraaggestuurd werkt. Het cluster Stadsdelen, beheer en dienstverlening (21 activiteiten) en het cluster Sociaal (18 activiteiten) hebben het meest gebruik gemaakt van de diensten
23
specifieke trainingen op dit gebied verzorgd.
Ambtseedceremonie Maandelijks presenteert T&A de artikelen van de ambtseed aan ongeveer 150 nieuwe medewerkers. Ter voorbereiding maken de nieuwe collega’s de e-learning over de gedragscode,
Moreel beraad Morele oordeelsvorming is nog steeds de meest gegeven training. Tijdens deze training leren medewerkers binnen hun team morele dilemma’s te bespreken en een zelfstandig oordeel te vormen. Gedragscodesessies Deze sessies worden toegesneden op cases die specifiek spelen bij de desbetreffende afdeling. Door deze maatwerk-aanpak sluiten de trainingen goed aan bij de dagelijkse praktijk van de deelnemers. Sociale veiligheid Sociale veiligheid is een belangrijk aandachtsgebied. Het onderwerp komt regelmatig aan bod in gedrags codesessies en er worden specifieke trainingen op dit gebied verzorgd.
Projecten en bijzondere activiteiten Naast het verzorgen van trainingen werkt T&A aan verschillende projecten: • Ontwikkeling van een applicatie voor moresprudentie bij de directie Digitalisering, Innovatie en Informatie • Herziening van de gedragscode • Ontwikkeling van een preventieve risicoscan voor integriteit bij projecten met financiële belangen
Symposium Professionele Tegenspraak Op 28 november 2024 organiseerde T&A tijdens de Landelijke Week van de Integriteit een symposium met als thema ‘Professionele tegenspraak’. Het symposium was een groot succes met ruim 80 bezoekers in de zaal en circa 167 kijkers die meekeken via de livestream.
24
Cluster
Politieke en bestuurlijke integriteit
Ambtseed- Gedragscode ceremonie sessie
Training Moreel Beraad
Moreel Beraad
Sociale veiligheid
Maatwerk
Totaal
Raad en college
1
-
-
-
-
-
-
1
Bestuur en Organisatie
-
-
-
-
-
3
1
4
Bedrijfsvoering
-
-
-
-
-
1
1
2
Ruimte en Economie
-
-
6
-
-
-
1
7
Sociaal
-
-
-
9
3
1
5
18
Stadsdelen, Beheer en Dienstverlening
1
-
4
1
-
4
11
21
Digitalisering, Innovatie en Informatie
-
-
-
-
1
-
-
1
Gemeentebreed
-
18
-
6
2
-
-
26
Buiten de gemeente
-
-
-
3
-
1
1
5
Totaal 2024
2
18
10
19
6
10
20
85
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
Training en Advies
25
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
7 Vertrouwenswerk Achtergrond
Samenstelling vertrouwenspool
Elke werkgever heeft de plicht, vastgelegd in de Arbeids omstandighedenwet (beter bekend als Arbowet), om zich in te zetten voor de veiligheid en gezondheid van alle medewerkers. De werkgever moet beleid voeren en maatregelen nemen om de veiligheid op de werkvloer te bevorderen. Eén van de mogelijke maatregelen is het inzetten van vertrouwenspersonen. Vertrouwenspersonen bieden ondersteuning aan medewerkers die ongewenst gedrag ervaren.
De gemeente heeft sinds 2014 een interne pool van vertrouwenspersonen. Dit zijn, met jaarlijkse in- en uitstroom, ongeveer 50 medewerkers verspreid over alle directies. Zij doen dit naast hun gewone werkzaamheden voor gemiddeld 4 uur per week, 16 uur per maand. Ze zetten zich in voor de opvang en begeleiding van mede werkers, geven voorlichting in de organisatie en signaleren en adviseren het management over risico’s en aanbevelingen voor het versterken van een veilige werkomgeving. In 2024 zijn 7 vertrouwenspersonen gestopt met hun rol en zijn 6 nieuwe vertrouwenspersonen gestart.
In de Arbowet worden hieronder geschaard: agressie of geweld, discriminatie, pesten en seksuele intimidatie. Binnen gemeente Amsterdam noemen we dit sociale integriteitsschendingen. Vertrouwenspersonen ondersteunen medewerkers ook bij (vermoedens van) zogenoemde zakelijke integriteits schendingen waaronder fraude, corruptie, misbruik van informatie/ positie/middelen.
26
Alle vertrouwenspersonen zijn opgeleid conform het landelijk vastgestelde beroepsprofiel. Jaarlijks volgen zij trainingen en intervisie om hun vakmanschap op niveau te houden en zich verder te ontwikkelen. In 2024 zijn alle vertrouwenspersonen conform de nieuwste richtlijnen gecertificeerd en zijn zij opgenomen in het landelijke beroepsregister.
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
In aanvulling op de interne vertrouwens personen zijn er in 2024 ook twee externe vertrouwenspersonen voor de gemeente werkzaam. Hiermee verbreden we niet alleen het aanbod vanuit het vertrouwenswerk, maar we hopen dat dit ook als drempelverlagend wordt ervaren door medewerkers die minder vertrouwen hebben in de organisatie. Voor hen kan het prettiger zijn om ondersteuning te vragen van vertrouwenspersonen die niet in een andere rol of functie dan als vertrouwenspersoon betrokken zijn bij de organisatie.
Coördinator Vertrouwenswerk De functie van Coördinator Vertrouwens werk (2 fte) is ondergebracht bij BI. Vanuit deze onafhankelijke – niet in de hiërarchische lijn opgenomen – positie werkt de coördinator aan de kwalitatieve en kwantitatieve invulling van de vertrouwenspool. De coördinator is verantwoordelijk voor de werving en selectie van vertrouwenspersonen, zorgt voor (bij)scholing en intervisie en is sparringpartner bij casuïstiek. Daarnaast is de coördinator
Vertrouwenswerk
vertrouwenspersoon voor het hogere management en in situaties waarin een directeur of bestuurder betrokkene is. Ook de registratie en jaarlijkse rapportage over het vertrouwenswerk, met adviezen voor het GMT, maken deel uit van het takenpakket. In de jaarrapportage staat uitgebreidere informatie over het vertrouwenswerk, over de aantallen en aard van de gesprekken die vertrouwenspersonen jaarlijks voeren en de adviezen voor het management die hieruit voortvloeien. Een van de twee coördinatoren is in 2024 met pensioen gegaan. Inmiddels is er een opvolger gevonden die per 1 juli 2025 is gestart.
Ontwikkelingen Het is de missie van het vertrouwens werk om ervoor te zorgen dat elke medewerker van Gemeente Amsterdam weet dat er vertrouwenspersonen zijn, waarvoor ze zijn opgeleid (en waarvoor niet), hoe hun werkwijze is en hoe je ze kunt bereiken. Vanuit dat streven is het positief dat het aantal medewerkers dat ondersteuning vraagt van een vertrouwenspersoon al jaren toeneemt.
Ook vanuit het management is er een toenemende vraag waar te nemen. Dat heeft vermoedelijk mede te maken met het gegeven dat medewerkers zich vaker uitspreken over situaties die zij als vervelend ervaren. Onderzoeken die Gemeente Amsterdam heeft laten doen naar het vóórkomen van ongewenst gedrag, met name discriminatie, hebben hieraan bijgedragen. Net als de aandacht vanuit de media voor dit onderwerp. Wanneer medewerkers bij ervaren ongewenst gedrag de hulp inroepen van leidinggevenden, zijn leidinggevenden vaak nog zoekende hoe met de hulpvraag en met de aan hen gemelde situatie om te gaan. Ook vanwege de emotionele lading die er vaak mee gepaard gaat. Tegelijkertijd observeren we ook dat nog niet alle leidinggevenden zich voldoende bewust lijken te zijn van hun verantwoordelijkheid voor een veilige werkomgeving voor alle medewerkers. De inzet van vertrouwenspersonen om voorlichting te geven in de organisatie is daarom steeds meer ook gericht op het bekend en bespreekbaar maken van die verantwoordelijkheid, naast het
27
bieden van ondersteuning om aan die verantwoordelijkheid invulling te geven. Het vak van vertrouwenspersoon is een vak in ontwikkeling. De toenemende vraag, en ook de aard van de vragen, zijn aanleiding tot een continue bespiegeling op hoe het vertrouwenswerk zo goed mogelijk kan worden ingericht en uitgerust om de organisatie goed te ondersteunen. In 2024 zijn, net als in eerdere jaren, door vertrouwenspersonen trainingen gevolgd over hun rol – en beperkingen daarin – bij arbeidsconflicten. Ook is er een training gevolgd over (de effecten van) rouw en verlieservaringen van medewerkers en de ondersteuning die vertrouwenspersonen in dergelijke situaties kunnen bieden. Geregeld vindt overleg plaats met interne stakeholders: directies, bureau Inclusie en Diversiteit, P&O, OR en OCs, medewerkersnetwerken etc. Ook vinden periodiek overleg en uitwisseling plaats met de G4 collega’s en met landelijke beroeps- en opleidingsorganisaties. Door de doorlopende aandacht
Jaarverslag 2024 Bureau Integriteit Gemeente Amsterdam
voor professionalisering hopen we ook in komende jaren een veilige plek en luisterend oor te bieden aan alle medewerkers van Gemeente Amsterdam die daar behoefte aan hebben.
Vertrouwenswerk
Colofon Het jaarverslag 2024 is een uitgave van Bureau Integriteit. Publicatiedatum augustus 2025 E-mail bureauintegriteit@amsterdam.nl Telefoon 020 552 2421 Vormgeving Today