Jaarrekening RMA 2023.pdf
Tekst van het document
JAARREKENING 2023
Jaarrekening 2023 RMA Rekenkamer Metropool Amsterdam 15 APRIL 2024
RMA - JAARREKENING 2023
Inhoudsopgave 1
Inleiding ..................................................................................................................... 5
1.1 Missie van de rekenkamer ............................................................................................................5 1.2 Indeling en opzet...........................................................................................................................5
2
Beleidsvisie ................................................................................................................ 5
2.1 Beleidsvisie 2023-2028 .................................................................................................................5 2.2 Doorwerking..................................................................................................................................6 2.3 Doelgroepen ..................................................................................................................................6 2.4 Communicatie en transparantie.....................................................................................................6
3
Resultaten .................................................................................................................. 7
3.1 Wat is er afgesproken? .................................................................................................................7 3.2 Wat is er gedaan voor Amsterdam en Zaanstad? ..........................................................................7 3.3 Wat heeft het gekost? ...................................................................................................................8
4
Paragrafen ............................................................................................................... 10
4.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................................10 4.2 Financiering .................................................................................................................................11 4.3 Overlegorgaan RMA ....................................................................................................................11 4.4 Bedrijfsvoering ............................................................................................................................12
5
Jaarrekening ............................................................................................................ 16
5.1 Programmarekening....................................................................................................................16 5.2 Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................................18 5.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ...................................................................18 5.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten ........................................................................20 5.5 Overzicht van de baten en lasten naar taakvelden .....................................................................26 5.6 Balans..........................................................................................................................................28 5.7 Toelichting op de balans per 31 december 2022..........................................................................28 5.8 Niet uit de balans blijkende verplichtingen .................................................................................33 5.9 Gebeurtenissen na balansdatum .................................................................................................33 1
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
6
Overige gegevens van de jaarrekening ................................................................... 33
2
RMA - JAARREKENING 2023 Voorwoord De gemeenten Amsterdam en Zaanstad hebben sinds 2005 gezamenlijk een rekenkamervoorziening. Vanaf 1 juni 2010 vindt de samenwerking plaats op basis van een gemeenschappelijke regeling. De gemeenschappelijke regeling heeft als naam Rekenkamer Metropool Amsterdam (RMA, hierna: rekenkamer). Op basis van de wet stelt de bestuurder van de gemeenschappelijke regeling zelf de begroting, het jaarverslag en de onderzoeksprogramma’s vast. Vaststelling van de begroting vindt plaats nadat deze voor een zienswijze is voorgelegd aan de gemeenteraden.
Vanaf 2022 is het jaarverslag gesplist in twee delen: i) een jaarverslag waarin de verantwoording wordt afgelegd over de uitgevoerde onderzoeken en overige activiteiten van de rekenkamer in het afgelopen jaar, en ii) de jaarrekening met daarin de financiële verantwoording en de verantwoording over de gevoerde bedrijfsvoering in 2023. Dit document omvat de jaarrekening voor het jaar 2023. De in 2023 gepubliceerde rapporten en rekenkamerbrieven staan ook op onze website.
Het jaar 2023 was met het oog op de financiële positie van de rekenkamer een belangrijk jaar. In mei is onze beleidsvisie 2023-2028 inclusief meerjarenbegroting goedgekeurd door de raden van Amsterdam en Zaanstad. Hiermee is een stabiele financiële basis voor de komende jaren voor de rekenkamer gecreëerd. En we hebben groen licht om de nieuwe beleidsvisie in de praktijk te brengen.
In 2023 is ook een wettelijke wijziging doorgevoerd die voor decentrale rekenkamers van belang is. De Wet versterking decentrale rekenkamers is in september 2022 in de eerste kamer aangenomen en op 1 januari 2023 in werking getreden. Voor ons als rekenkamer betekent dit onder andere dat onze bevoegdheden zijn uitgebreid, waardoor we onder meer ook onderzoek kunnen doen naar de contracten met privaatrechtelijke rechtspersonen waarmee bijvoorbeeld zorg of maatschappelijke ondersteuning wordt ingekocht, indien het bestuur zichzelf dat recht heeft voorbehouden. Een andere belangrijke wijziging die met deze wet is geregeld, is dat het college van B&W voortaan jaarlijks een overzicht van de door de rekenkamer gedane aanbevelingen aan de raad moet doen toekomen, vergezeld van het standpunt van het college over de aanbevelingen en van de wijze waarop aan de aanbevelingen vervolg is gegeven.
In de voor u liggende jaarrekening gaan we kort in op de (nieuwe) beleidsvisie en de behaalde resultaten in het afgelopen jaar. In de slothoofdstukken komen de (verplichte) paragrafen aan bod en staat de financiële verantwoording over 2023. Uit de jaarrekening blijkt dat 2023 wordt afgesloten met een positief financieel resultaat van € 215.359. Voorgesteld wordt het resultaat volledig toe te voegen aan de algemene reserve.
Mijn dank gaat uit naar de vele mensen die het afgelopen jaar constructief met ons hebben samengewerkt. Amsterdam, 30 april 2024
3
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM Annelies Daalder
Bestuurder/directeur Rekenkamer Metropool Amsterdam
4
RMA - JAARREKENING 2023
1 Inleiding
1.1 Missie van de rekenkamer In 2022 hebben we onze missie vernieuwd. Onze missie is bij te dragen aan een transparante, betrouwbare en lerende gemeente en daarmee bij te dragen aan de versterking van de lokale democratie.
Dit doen we conform onze wettelijke taak door onafhankelijk onderzoek te doen naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Op die manier leveren we een bijdrage aan het verbeteren van de controlerende functie van de raad en daarmee van het lokaal bestuur. Zo helpen we de gemeenten beter te maken.
1.2 Indeling en opzet
We willen zelf ook een doelmatige en doeltreffende organisatie zijn, die open en controleerbaar haar werk verricht. Met de jaarrekening willen wij daaraan bijdragen, maar ook door separaat een toegankelijk en leesbaar jaarverslag op te stellen. Bij het opstellen van de jaarrekening zijn de richtlijnen van het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV) in acht genomen. De jaarrekening begint met een korte beleidsmatige verantwoording, waarbij we ingaan op de beleidsvisie en de onderzoeken die in 2023 zijn uitgevoerd. Daarna volgen de gebruikelijke paragrafen. De financiële verantwoording over 2023 vindt plaats met behulp van de programmarekening en de balans. Onder “Overige gegevens van de jaarrekening” gaan we in op de resultaatbestemming.
2 Beleidsvisie
De taak van de rekenkamer is verankerd in de Gemeentewet. Binnen dit kader kunnen we accenten leggen. Het is de wettelijk taak van de rekenkamer om onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid. Het is de bedoeling dat de rekenkamer met haar onderzoeken bijdraagt aan de verbetering van het lokaal bestuur in de gemeenten waarvoor zij actief is. Binnen de ruimte van de wet geeft een rekenkamer inkleuring aan haar werk. Die taakopvatting is neergelegd in de beleidsvisie en komt met name tot uiting in de keuzes bij de onderzoeksprogrammering en de wijze waarop zij de kennis die via de uitgevoerde onderzoeken wordt verkregen actief uitdraagt.
2.1 Beleidsvisie 2023-2028
Op 3 mei 2023 is de Beleidsvisie 2023-2028 openbaar gemaakt. Hierin zijn onze missie, de beleidsvisie en een meerjarenraming opgenomen. In onze nieuwe beleidsvisie schrijven
5
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM wij waar we ons op richten en waarin (accent)verschillen liggen ten opzichte van onze vorige beleidsvisie. Doordat de taak van de rekenkamer wettelijk is vastgelegd, blijft de kern van onze werkzaamheden constant. Een aantal focuspunten uit de nieuwe beleidsvisie zijn hieronder kort toegelicht.
2.2 Doorwerking
De komende jaren besteden wij meer aandacht aan de doorwerking van onze onderzoeken. We verschuiven onze focus van puur ‘verantwoording’ naar ‘lessen die te leren zijn voor de gemeentebesturen en gemeentelijke organisaties’. Wij geloven erin dat het functioneren van de lokale overheid en lokale democratie gebaat is bij een organisatie die leert van haar eerdere handelen en de reflectie daarop. Hieraan willen wij bijdragen.
Met het oog op de doorwerking willen we ook de interactie tussen ons en de ambtelijke organisatie de komende jaren vergroten. We gaan verder dan alleen de structurele communicatie en afstemming tussen de rekenkamer en ambtelijke organisatie voorafgaand aan en tijdens een onderzoek. We besteden daarom meer tijd aan ‘nazorg’ en interactie tussen de directeur van de rekenkamer en de top van de ambtelijke organisatie. Dit contact vergroot ons inzicht in de politieke cultuur en de organisatiecontext. Voor het creëren van een vruchtbare bodem voor onze aanbevelingen is oog voor die context van belang. We doen dit vanuit rolvastheid en respect voor ieders rol.
2.3 Doelgroepen
We gaan het contact met de gemeenteraden van Amsterdam en Zaanstad verder intensiveren. Dit houdt in dat we op verschillende momenten contact hebben met fracties om goed te kunnen aansluiten bij de informatiebehoefte en daar, waar nodig, flexibel op in te spelen.
Burgers zijn de belanghebbenden van gemeentelijk beleid en vormen daarmee ook een belangrijke doelgroep voor ons. We vinden het belangrijk dat ons onderzoek, beter dan voorheen, onder de aandacht van burgers wordt gebracht. Daarnaast gaan we de komende jaren, waar mogelijk, meer burgers betrekken in ons werk.
2.4 Communicatie en transparantie
We zien communicatie als een belangrijke manier om de doorwerking en zichtbaarheid van ons werk te vergroten. Voor raadsleden gaan we meer diversiteit aanbrengen in onze producten. Burgers willen we bereiken met toegankelijke samenvattingen, social mediauitingen en door bijvoorbeeld bijeenkomsten te organiseren.
We vinden transparantie belangrijk. Daarom zijn onze brieven en rapporten openbaar en te vinden op onze website. Onze meerjarenramingen van de balansen en exploitaties voor de periode 2023 tot en met 2028 staan in de Beleidsvisie 2023-2028 op onze website.
6
RMA - JAARREKENING 2023
3 Resultaten
3.1 Wat is er afgesproken? Jaarlijks stellen we onderzoeksprogramma’s vast voor de aangesloten gemeenten. Hierin staan de nieuwe onderzoeken die zijn geprogrammeerd. Ook worden daarin de onderzoeken vermeld uit vorige onderzoeksprogramma’s die nog afgerond moeten worden.
Voor het onderzoeksprogramma van 2023 zijn we gestart met een nieuwe werkwijze van programmeren die we de komende jaren willen voortzetten. In plaats van nauw omschreven onderzoeksonderwerpen presenteren we thema’s die als leidraad functioneren voor het starten van nieuwe onderzoeken in het volgende jaar. Met deze nieuwe werkwijze willen we meer ruimte voor flexibiliteit bij het opzetten van onderzoeken mogelijk maken. Daarmee verwachten wij dat we bij het starten van onderzoeken, bijvoorbeeld bij de afbakening, beter rekening kunnen houden met actuele ontwikkelingen. De thema’s geven wel aan welke (beleids)terreinen het volgende jaar onze aandacht zullen krijgen. Voor het jaar 2023 is een onderzoeksprogramma voor Amsterdam en Zaanstad opgesteld.
3.2 Wat is er gedaan voor Amsterdam en Zaanstad?
In deze paragraaf geven we inzicht in het aantal gepubliceerde onderzoeken, nieuw gestarte onderzoeken, (nog) niet gestarte onderzoeken en overige publicaties voor Amsterdam en Zaanstad in 2023. a In het jaarverslag is een uitgebreide toelichting te vinden op de uitgevoerde en de lopende onderzoeken in 2023 voor Amsterdam en Zaanstad.
Tabel 3.1 - Overzicht van het aantal afgeronde projecten Amsterdam
Zaanstad
Totaal
Gepubliceerde onderzoeken
6
3
9
(nog) niet gestarte onderzoeken
1
2
3
Gestarte onderzoeken
5
Overige publicaties
9
1 4
a Onze bestuurlijke en onderzoeksrapporten kunnen worden gedownload op onze website:
www.rekenkamer.amsterdam.nl.
7
6 13
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM De categorie Gepubliceerde onderzoeken betreft onderzoeken waaraan we in 2023 hebben gewerkt en waarvan de publicatie in 2023 heeft plaatsgevonden. De categorie Gestarte onderzoeken betreft onderzoeken die in 2023 zijn gestart waarvan de publicatie niet in 2023 heeft plaatsgevonden. De categorie (Nog) niet gestarte onderzoeken betreft onderzoeken die zijn aangekondigd in het onderzoeksprogramma, maar die in 2023 (nog) niet zijn gestart. De Overige publicaties betreffen veelal rekenkamerbrieven en projecten waar geen bestuurlijk wederhoor voor heeft plaatsgevonden. Ook andere documenten (voor de gemeenteraad), zoals gestuurde brieven en rapportages naar aanleiding van eerder gepubliceerde onderzoeken, de begroting en het jaarverslag vallen onder deze categorie.
3.3 Wat heeft het gekost?
De totale kosten voor het voorbereiden en uitvoeren van de onderzoeken bedroegen in 2023 € 2.384.068. Voor verdere details verwijzen we naar de financiële verantwoording in de paragrafen 5.1-5.3.
In deze paragraaf wordt via kengetallen inzicht gegeven in het aantal onderzoeksdagen, het productiviteitspercentage en de kosten per onderzoeksdag b. Ook wordt inzicht gegeven in de bestede onderzoekstijd voor Amsterdam en Zaanstad.
Tabel 3.2 - Aantal geschreven dagen door onderzoeksmedewerkers en de kostprijs per onderzoeksdag Geschreven tijd in dagen
2023
2022
2021
Amsterdam
1.801
1.452
1.743
Totaal direct
2.132
1.677
1.938
Totaal aantal geschreven dagen
2.946
2.406
2.558
Percentage direct
72,4
69,7
75,8
Direct
Zaanstad Weesp
Totaal indirect
(exclusief verlof)
b Een onderzoeksdag bestaat uit acht werkuren.
330 0
815
8
225 0
729
167 28
619
RMA - JAARREKENING 2023 Geschreven tijd in dagen Kostprijs per onderzoeksdag c
2023
2022
2021
€ 985
€ 1.039
€ 945
In tabel 3.2 wordt met ‘direct’ de tijd bedoeld die is besteed aan onderzoeksprojecten en overige direct aan onderzoek gekoppelde activiteiten, zoals het maken van onderzoeksprogramma’s. Bij indirect gaat het om de tijdsbesteding aan opleidingen, organisatie- en kennisontwikkeling, personeelsgesprekken, planningsactiviteiten, plenaire bijeenkomsten, sociale activiteiten, externe presentaties, et cetera.
Het productiviteitspercentage van de onderzoekers is in 2023 ten opzichte van 2022 gestegen: van 69,7% naar 72,4%. De stijging van het productiviteitspercentage komt omdat in 2023 meer onderzoeken uitgevoerd werden. In 2022 lag het productiviteitspercentage nog een stuk lager vanwege de wisseling van de directeur/bestuurder van de rekenkamer. Hierdoor liepen in het begin van 2022 de lopende onderzoeken af en werden nieuwe onderzoeken gedurende het jaar weer geleidelijk opgestart. d
Verder laat de tabel zien dat de gemiddelde kostprijs van een onderzoeksdag € 985 bedraagt. Dit is een daling van 5,2% ten opzichte van 2022 (€ 1.039). In de kostprijs per onderzoeksdag zijn zowel de directe programmakosten als onze overheadkosten opgenomen. e De lagere kostprijs is grotendeels een gevolg van meer directe uren dan in 2022 die besteed zijn aan onderzoeksprojecten. Dit komt enerzijds doordat in vergelijking met 2022 de directe uren weer meer in lijn zijn met eerdere jaren. Daarnaast heeft ook de afname van het opgenomen verlof en daling van het verzuim bijgedragen aan de toename van directe uren in 2023. De volgende tabel laat zien hoe de bestede onderzoekstijd procentueel is verdeeld tussen Amsterdam en Zaanstad. f
c Kostprijs per onderzoeksdag wordt berekend door de totale lasten van de rekenkamer (minus
eventuele incidentele kosten) te delen door het totaal aantal productieve dagen (inclusief uren van externen en bestede productieve uren van de directeur met betrekking tot projecten). d In deze transitieperiode is tijd besteed om verbeteringen aan te brengen aan onderzoeks- en bedrijfsvoeringsprocessen, archivering, ICT en informatiebeveiliging, (onder)mandaatregelingen en om verkenningen uit te voeren naar nieuwe innovatieve onderzoeksmethoden. e De volgende incidentele kosten zijn bij deze berekening buiten beschouwing gelaten: de loonkosten voor personeel dat met zwanger- en/of ouderschapsverlof (€ 50.575), en de advies- en ontwikkelkosten voor het Cloud-based werken (€ 7.456). f De bestede onderzoekstijd betreft de uren van onderzoeksmedewerkers van de rekenkamer en de uren van externen.
9
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
Tabel 3.3 - Verdeling onderzoekstijd in procenten Verdeling onderzoekstijd
Amsterdam Zaanstad
Norm 2023
Realisatie 2023
90,9%
83,0%
9,1%
17,0%
Norm periode 2023-2028
Realisatie periode 2023-2028
90,9% 9,1%
83,0% 17,0%
Bij de onderzoeksdagen gaat het om tijd die in 2023 is besteed aan projecten. Hierbij gaat het om projecten die in 2023 zijn afgerond en om projecten waaraan wel is gewerkt, maar die eind 2023 nog niet zijn afgerond.
De normpercentages zijn gebaseerd op de verhouding van de jaarlijkse bijdragen die we ontvangen van Amsterdam en Zaanstad. Het streven is dat over de beleidsperiode van zes jaar de onderzoeksactiviteiten in verhouding tot de financiële bijdragen plaatsvinden. Na afloop van de zes jaren maken we een voorstel voor een eindafrekening.
Uit de tabel kan worden opgemaakt dat in 2023 voor Zaanstad meer en voor Amsterdam minder tijd is besteed in verhouding tot de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen. Dit is mede veroorzaakt door extra onderzoeken die we voor Zaanstad hebben opgestart in 2022 om de onderbesteding voor Zaanstad in de jaren tot en met 2021 te compenseren. Door die extra onderzoeken is de achterstand voor Zaanstad eind 2022 volledig ingelopen. De onderzoeken liepen deels echter door in 2023, waardoor we in 2023 in verhouding te veel tijd voor Zaanstad besteed hebben. Een compensatie door relatief extra onderzoeksactiviteiten voor Amsterdam kan in de periode 2024-2028 plaatsvinden.
4 Paragrafen
4.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing De risico’s zijn minimaal. Er is structurele dekking voor de reguliere kosten. De deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling hebben zich verbonden aan een bepaalde bijdrage. Het grootste risico is dat een deelnemende gemeente de samenwerking via de gemeenschappelijke regeling opzegt. In 2023 hebben de gemeenteraden van Amsterdam en Zaanstad besloten om de huidige samenwerking te continueren. Daarbij is tevens besloten om de jaarlijkse (geïndexeerde) gemeentelijke bijdragen, die golden voor de periode 2016 – 2021, voort te zetten voor de jaren 2024 tot met 2028 en deze conform de gemeenschappelijke regeling jaarlijks aan te passen aan de loonkostenontwikkeling. Vóór 2028 zal wederom de afspraak moeten worden herbevestigd. g g Ten minste twaalf maanden voor afloop van de zesjaarsperiode stelt een raad opnieuw de
jaarlijkse bijdrage vast.
10
RMA - JAARREKENING 2023 Een eventueel opzeggen van de samenwerking is evenwel niet primair een financieel risico van de rekenkamer. De medewerkers van het bureau van de rekenkamer hebben een dienstverband bij de gemeente Amsterdam. In de gemeenschappelijke regeling is bepaald dat de gemeenteraden de financiële gevolgen van een uittreding en de daarbij behorende verplichtingen van de uittredende gemeente vaststellen nadat zij het lid van de rekenkamer daarover hebben gehoord. Hieruit leiden we af dat de kosten die samenhangen met een eventuele uittreding niet voor rekening van de rekenkamer komen, maar ten laste van de uittredende gemeente.
Voor het opvangen van schommelingen in de uitgaven streven we ernaar om een algemene reserve aan te houden van maximaal 15% van de te ontvangen jaarlijkse bijdragen.
Als kengetal voor het weerstandsvermogen schrijft het BBV voor de solvabiliteitsratio te vermelden. Deze ratio wordt berekend door het eigen vermogen van de rekenkamer (exclusief het te bestemmen resultaat) uit te drukken in een percentage van het balanstotaal. De solvabiliteitsratio van de rekenkamer per 31 december 2023 bedraagt 64% (2022: 62%). Dit percentage is ten opzichte van 2022 gestegen met twee procentpunten. Dit komt, omdat het eigen vermogen meer is gestegen (per saldo meer toevoegingen) dan het vreemd vermogen.
4.2 Financiering
We financieren de lopende exploitatie met de ontvangen bijdragen van de deelnemende gemeenten, kortlopende schulden en de opgebouwde reserves. We hebben geen langlopende leningen. Voor de financiering van investeringen hebben we het beleid om daarvoor bestemmingsreserves te vormen. Eind 2023 hebben we € 88.760 aan bestemmingsreserves voor huisvesting en ICT. De boekwaarde van de investeringen bedraagt eind 2023 € 88.760. Met deze reserve kunnen de jaarlijks begrote afschrijvingslasten van de investeringen volledig worden gedekt.
We beschikken over een eigen bankrekening bij de Rabobank. Sinds 1 juli 2016 betrekt de gemeente Amsterdam onze rekening bij het - door het Rijk verplicht gestelde schatkistbankieren. h De afdeling Treasury van de gemeente Amsterdam muteert daarom iedere bij- of afboeking op onze bankrekening zodanig dat het saldo van de bankrekening op € 0 uitkomt. Hierdoor is er een rekening-courantverhouding ontstaan met de gemeente Amsterdam.
4.3 Overlegorgaan RMA
De Rekenkamer Metropool Amsterdam is een onafhankelijk bestuursorgaan en stelt het juist daarom op prijs om vertegenwoordigers van de raden te consulteren over haar h Schatkistbankieren betekent dat de gemeente de (per saldo) aanwezige liquide middelen niet zelf
(kortstondig) mag uitzetten, maar aan het Rijk moet overmaken.
11
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM begroting, begrotingswijzigingen, 8-maandsrapportage, jaarrekening en bedrijfsvoering (huisvesting, ICT). Ook zaken zoals gewenste aanpassingen van de gemeenschappelijke regeling worden in het Overlegorgaan RMA besproken. In het Overlegorgaan zijn de gemeenteraden van Amsterdam en Zaanstad vertegenwoordigd. In 2023 is dit Overlegorgaan driemaal bijeengekomen: op 25 april, 27 juli en 26 oktober.
4.4 Bedrijfsvoering
We hebben sinds januari 2016 kantoorruimte in gebruik genomen op de zesde verdieping van het pand Weesperstraat 105A. Daar huren we 525 m2. Het huurcontract loopt tot 14 september 2025. De rekenkamer voert gesprekken met de verhuurder om het contract met 10 jaar te verlengen. Dienstverleningsovereenkomst gemeente Amsterdam Voor onze bedrijfsvoering maken we gebruik van verschillende diensten van de gemeente Amsterdam. Daarbij gaat het om de postbehandeling, de personeelsadministratie, ICTfaciliteiten en financiële administratie inclusief de afwikkeling van het betalingsverkeer. Begin 2021 hebben de gemeente en de rekenkamer vanwege het eigen RMA ICT-netwerk en andere ontwikkelingen de dienstverleningsovereenkomst (DVO) geactualiseerd. Bedrijfsvoeringverklaring De bedrijfsvoering is getoetst aan vijf relevante aspecten. Op basis daarvan achten we de bedrijfsvoering van voldoende niveau.
1) Financiën en processturing: voldoende • Onze financiële administratie wordt gevoerd door de directie Financiën en Inkoop van het cluster Bedrijfsvoering van de gemeente Amsterdam. Ook de betalingen worden na fiattering van de rekenkamer gedaan door deze afdeling. Vanwege praktische overwegingen wordt onze financiële administratie niet meer bijgehouden met het AFS (Amsterdams Financieel Systeem), maar met een financieel pakket (Multivers) dat meer is toegesneden op kleinere organisaties. De rekenkamer heeft inzage in Multivers en stelt regelmatig periodiek financiële overzichten op voor tussentijdse controle en budgetbeheer. • De begroting en jaarrekening worden in eigen beheer door de rekenkamer opgesteld. De jaarrekening wordt gecontroleerd door een accountant. Zijn controleverklaring is in de jaarrekening opgenomen.
2) Juridische (beleids)kaders: voldoende, maar de gemeenschappelijke regeling moet nog worden geactualiseerd. Ook is er nog geen plaatsvervangend lid van de rekenkamer benoemd • We werken binnen het kader van de Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam en hebben een reglement. Er is in 2020 een nieuwe Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam opgesteld en door de gemeenteraden van Amsterdam, Zaanstad en Weesp goedgekeurd. De nieuwe regeling is vanaf 11 juni 2020 van kracht. De wijziging betreft de toetreding van de gemeente
12
RMA - JAARREKENING 2023 Weesp tot de Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam. Ook is de regeling op enkele punten gewijzigd vanwege de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA). In 2024 wordt de regeling wederom herzien en aangepast aan nieuwe wet- en regelgeving. • In de Gemeentewet staat dat een plaatsvervanger van de bestuurder/directeur van de rekenkamer moet worden benoemd. i In het verleden is dit niet gebeurd en op dit moment hebben de gemeenteraden nog geen plaatsvervanger van de bestuurder benoemd. • Met ingang van 4 augustus 2016 zijn de bevoegdheden van de directeur om privaatrechtelijke en arbeidsrechtelijke handelingen te verrichten formeel geregeld. Sinds 17 september 2022 is ook het Algemeen ondermandaatbesluit, ondervolmachtbesluit en ondermachtigingsbesluit directeur Gemeenschappelijke Rekenkamer Metropool Amsterdam in werking getreden. Hiermee zijn de continuïteit van de bedrijfsvoering van de rekenkamer en het uitvoeren van onderzoeken gewaarborgd in geval van een noodsituatie, zoals bij langdurige afwezigheid van de directeur. • We hebben een klachtenregeling, die is gepubliceerd op onze website.
3) Informatie(beveiliging): voldoende • Sinds oktober 2019 hebben wij een eigen ICT-netwerk. De aansluiting met de ICTinfrastructuur van de gemeente Amsterdam is daarbij geborgd. Daar waar van toepassing sluiten we ons aan bij de voor gemeente Amsterdam gehanteerde regels en procedures. • Begin 2023 zijn de mobiele telefoons vervangen en de bestaande laptops voorzien van nieuwe besturings- en beveiligingssoftware. De upgrade zorgt voor een verbeterde beveiliging en beheersbaarheid, waarbij ook een belangrijke stap is gezet in de richting van het Cloud-based werken. • De kantoorruimten worden buiten kantooruren gemonitord door een particuliere beveiligingscentrale. • In 2022 is het informatiebeveiligingsbeleid geactualiseerd met gebruikmaking van het normenkader van de Basis Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit normenkader is vastgesteld als basis voor de gemeenten en is tevens van toepassing op de rijksdienst, provincies en waterschappen. Het beleid evenals de bijbehorende documenten zullen regelmatig worden herzien. Zodanig dat deze, indien nodig, worden aangepast op organisatorische veranderingen en technologische ontwikkelingen. Het informatiebeveiligingsbeleid is vastgesteld door de directeur op 28 april 2022.
Het is actief gedeeld met de medewerkers en de Functionaris Gegevensbescherming (FG, zie hieronder) en op een bijeenkomst met alle medewerkers van de rekenkamer in bijzijn van de FG toegelicht.
i Zie art. 81c lid 3 (in samenhang met art. 81m) van de Gemeentewet.
13
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
• Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van
toepassing. De rekenkamer heeft een externe Functionaris Gegevensbescherming. Op de website staat een privacyverklaring. Tevens zijn er verwerkingsovereenkomsten afgesloten en is er een verwerkingsregister persoonsgegevens. Adequate uitvoering van de afspraken blijft een belangrijk aandachtspunt. • Tot de personeelsdossiers van de medewerkers hebben alleen de directeur en de via het ondermandaatbesluit (zie hierboven bij juridische kaders) gemandateerde senior medewerker toegang. Deze laatste maakt alleen gebruik van de toegang in geval van nood en onbereikbaarheid van de directeur. • Onderzoeken van vóór 1 juni 2010 zijn overgedragen aan het stadsarchief. In 2022 is per onderzoek in kaart gebracht welke documenten naar het semi-statisch-archief zijn overgebracht en welke documenten nog niet. In samenwerking met de ambtelijke organisatie van de Gemeente Amsterdam wordt sinds oktober 2022 gewerkt aan het actualiseren van ons Archiefbeheersplan uit 2006 en het opstellen van een handreiking om te kunnen archiveren.
4) Personeel & organisatie: voldoende • De medewerkers van de Rekenkamer Metropool Amsterdam zijn ambtenaren in algemene dienst van de gemeente Amsterdam en zijn rechtspositioneel volledig vergelijkbaar met medewerkers van de gemeente Amsterdam. Zij vallen onder dezelfde rechtspositionele regelingen (PGA) j. Medewerkers zijn over hun werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de directeur van de rekenkamer. k • De medewerkers van de Rekenkamer Metropool Amsterdam leggen ten overstaan van de directeur van de rekenkamer en de leden van het Overlegorgaan RMA de ambtseed af en tekenen bij aanvang van hun dienstverband een geheimhoudingsverklaring. Voorafgaand aan het besluit tot aanstelling van een nieuwe medewerker dient hij/zij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. • We hebben een personeelsoverleg. Dit is in 2023 twee keer bijeengekomen. Hierin zijn onder meer de huisvesting, de personele organisatie, de begroting en de jaarrekening besproken. • De directeur van de rekenkamer overlegt regelmatig met een senior HR adviseur Bestuur en Organisatie van de directie Personeel en Organisatie van de gemeente Amsterdam om te toetsen of het personeelsbeleid binnen de kaders blijft van de PGA en passend is bij de zorgvuldigheid die van een rekenkamer verwacht mag worden.
Bij afwijkingen van de regels maakt de directeur daarover afspraken met de gemeentesecretaris van Amsterdam. Als er een meningsverschil is tussen de directeur en de gemeentesecretaris, wordt dit meningsverschil voorgelegd aan vertegenwoordigers van het presidium van de gemeenteraad van Amsterdam. j De NRGA is per 1 januari 2020 vervangen door de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam
(PGA). k Artikel 81j vierde lid Gemeentewet.
14
RMA - JAARREKENING 2023
• Met de komst van de nieuwe directeur is de systematiek van personeelsgesprekken
•
•
•
•
gewijzigd. In plaats van een jaargesprek vinden er drie gesprekken per jaar plaats. In deze gesprekken kan alles besproken worden. Er zijn vijf thema’s benoemd die in ieder geval allemaal één keer per jaar aan bod komen in de gesprekken. De vijf thema’s zijn hetzelfde als die in het Moderne Amsterdamse Gesprek (MAG) bij de gemeente Amsterdam worden gebruikt. Eventuele afspraken die worden gemaakt worden vastgelegd in een verslag dat één maal per jaar door de medewerker en de directeur wordt geaccordeerd. Er is binnen de rekenkamer jaarlijks een totaal budget beschikbaar voor deskundigheids- en vaardigheidsbevordering. Dit budget bestaat sinds 2022 uit twee pijlers: tijd en kosten. Voor de kosten is 2% van het begrote personeelsbudget beschikbaar (€ 41.500). De werkelijke kosten in 2023 waren ongeveer € 4.876 (0,2%). Voor de te besteden uren in werktijd is maximaal 4% van de werktijd gereserveerd voor deskundigheids- en vaardigheidsbevordering. In 2023 is ongeveer 4,3% van de werktijd besteed aan deskundigheids- en vaardigheidsbevordering. l Onderzoekers krijgen de mogelijkheid intervisiebijeenkomsten bij te wonen. Hierbij wordt samen met medewerkers van andere G4- en provinciale rekenkamers het eigen functioneren in rekenkameronderzoek besproken met als doel daarvan te leren. In 2023 heeft ongeveer de helft van de onderzoekers hieraan deelgenomen.
Begin 2023 zijn drie medewerkers van de rekenkamer in bezit van een BHV-certificaat. Ook is de gezamenlijke receptionist van het kantoorpand Weesperstraat 105A in het bezit van een BHV-certificaat. In 2023 bedroeg het ziekteverzuim bij het bureau van de rekenkamer 2,6%. Dit wijkt positief af van het percentage in 2022 (8,3%) en de gemeentelijke norm van 5% m. De belangrijkste reden voor het lagere ziekteverzuim is dat er minder sprake was van langdurige verzuim en ook (frequent) kortdurend verzuim in vergelijking met 2022. Eind 2023 was één medewerker in een re-integratie-traject. Over het algemeen moet opgemerkt worden dat (langdurig) ziekteverzuim van een aantal medewerkers bij een kleine organisatie, zoals de rekenkamer, het ziekteverzuimpercentage verhoudingsgewijs sneller kan laten stijgen.
5) Communicatie & dienstverlening: voldoende • We willen een open en transparante organisatie zijn. Rapporten, onderzoeksopzetten, rekenkamerbrieven, onderzoeksprogramma’s en regelingen zijn openbaar en worden gepubliceerd op de website. In 2023 hebben we onze communicatievisie verder uitgewerkt. Die is op verschillende manieren in de praktijk gebracht. Zo is voor elk rapport een publiekssamenvatting op B1 taalniveau gemaakt. We hebben meer over l In de kosten voor kennisontwikkeling en opleidingen kunnen van jaar tot jaar relatief grote
schommelingen optreden, omdat medewerkers soms een aantal uren werktijd mogen besteden aan een opleiding. Dat laatste was in 2023 het geval. m Recentelijk heeft de gemeente besloten om de Verbaannorm van 3,4% te vervangen door een gemeentelijke norm van 5%, aangezien deze beter aansluit bij het daadwerkelijke verzuim binnen de gemeente.
15
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
•
•
•
•
•
•
onze onderzoek op social media gepost en geëxperimenteerd met een visuele samenvatting van een onderzoek. Ook zijn we gestart met een nieuwsbrief. In 2020 en 2021 lieten we onze website controleren op de digitoegankelijkheid. Op basis van die onderzoeken pasten we onze website aan. We vinden het belangrijk dat onze website (digi)toegankelijk is. De meeste teksten op onze website hebben een ‘voorlees’-mogelijkheid, het kleurcontrast is hoog en bezoekers kunnen door een groot deel van onze website navigeren zonder een muis te gebruiken. De onderzoeksprogramma’s worden (na consultatie van de raadsleden) opgesteld, vastgesteld en naar de gemeenteraad en het college gestuurd. Ook worden de onderzoeksprogramma’s op de website gepubliceerd. Om de kwaliteit van onze rapporten te borgen hanteren we interne procedures bij het uitvoeren en afronden van onderzoeken. Onderdeel daarvan is ook het feitelijk wederhoor op de nota van bevindingen. Daarnaast streven wij zo transparant mogelijke rapportages na die lezers in staat stellen de kwaliteit van onze conclusies en aanbevelingen zelf te beoordelen. Uiteindelijk evalueren wij onze afgeronde onderzoeken waarbij wij uitdrukkelijk stilstaan bij de kwaliteit en welke mogelijkheden voor verbetering wij zien. Daarbij leveren de behandeling in de raad en het publieke debat signalen over de kwaliteit die we in deze evaluaties betrekken.
De directeur van de rekenkamer voert regelmatig overleg met vertegenwoordigers van de gemeenteraden van Amsterdam en Zaanstad. We zijn in 2023 gestart met een intensivering van ons contact met de raadsleden van Amsterdam en Zaanstad. Zo hebben we voor elk onderzoek een technische sessie georganiseerd voor raadsleden om toelichting te geven op de onderzoeksresultaten. Ook besteden we meer tijd aan ‘nazorg’ en interactie tussen de directeur van de rekenkamer en de top van de ambtelijke organisatie. Het contact met burgers is in 2023 geïntensiveerd. Zo hebben we een aantal leden van ons burgerpanel mogen ontvangen op kantoor om te praten over onze communicatie. Daarnaast betrekken we - waar mogelijk - de visie van inwoners in onze onderzoeken. Onderzoeken worden na afloop geëvalueerd. Van de evaluaties worden verslagen gemaakt.
Controle accountant De controleverklaring bij de Jaarrekening 2023 afgegeven door het accountantskantoor BDO Audit & Assurance is onder Overige gegevens van de jaarrekening opgenomen.
5 Jaarrekening
5.1 Programmarekening De programmarekening heeft betrekking op het uitoefenen van de rekenkamerfunctie voor de gemeenten die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam. De programmarekening bestaat uit een overzicht van alle baten en
16
RMA - JAARREKENING 2023 lasten naar kostensoorten. Tevens laat dit overzicht het financiële resultaat zien vóór en na de mutaties reserves.
Tabel 5.1 – Overzicht van baten en lasten Baten (in €)
Realisatie 2022
Begroting 2023 n
Realisatie 2023
Verschil o
Bijdrage Amsterdam
2.138.790
2.192.300
2.192.300
0
21.110
-
-
-
Bijdrage Zaanstad Bijdrage Weesp Overige baten
217.360
5.585
220.620 P.M.
220.620
6.707
0
6.707
Totaal baten
2.382.845
2.412.920
2.419.627
6.707
Lasten (in €)
Realisatie 2022
Begroting 2023
Realisatie 2023
Verschil
Personeelslasten
1.755.526
2.075.000
1.928.929
146.071
Huisvestingslasten
201.574
225.620
225.302
318
Publicatiekosten
14.957
17.145
11.065
Overige personeelslasten ICT-kosten
Overige materiële kosten Kapitaallasten Onvoorzien
26.425 74.397
104.253
46.770 0
26.760
115.970
71.175 49.050
12.000
20.168
6.592
96.363
19.607
53.191
17.984
0
12.000
49.050
6.080 0
Totaal lasten
2.223.902
2.592.720
2.384.068
208.652
Resultaat (in €)
Realisatie 2022
Begroting 2023
Realisatie 2023
Verschil
158.943
-179.800
35.559
215.359
-18.230
179.800
179.800
0
Saldo van baten en lasten Mutaties reserves
n Begrotingsbedragen 2023 na de tweede begrotingswijziging.
o Dit betreft het verschil tussen de realisatie 2023 en de begrotingsbedragen 2023 (na de tweede
begrotingswijziging).
17
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM Resultaat
140.713
0
215.359
215.359
In de volgende paragraaf is dit overzicht per post toegelicht. De exploitatierekening naar taakvelden is opgenomen in paragraaf 5.5.
5.2 Rechtmatigheidsverantwoording
Verantwoordelijkheid bestuurder gemeenschappelijke regeling De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht de bestuurder van de gemeenschappelijke regeling toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de bestuurder vastgestelde kaders in de begroting en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening zijn het begrotings- en voorwaardencriterium verder toegelicht Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de bestuurder bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op €76.917.
Bevinding De bestuurder is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
5.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
De jaarrekening 2023 is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
Algemeen • Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden plaats op historische kosten. • Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij anders is vermeld. • Baten en lasten zijn toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. • Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
18
RMA - JAARREKENING 2023 Personele lasten Personeelslasten zijn toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Door het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden bij jaarlijks terugkerende personele lasten van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaats vindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en (spaar)verlofaanspraken.
Vaste activa Aanschaffingen met een meerjarig nut van € 10.000 en hoger worden geactiveerd en op basis van de geschatte gebruiksduur lineair afgeschreven. De eigen investeringen in de huisvesting worden lineair afgeschreven gedurende het restant van het lopende huurcontract. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, als deze naar verwachting duurzaam is.
Vorderingen De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Aan de hand van een individuele beoordeling is voor de verwachte oninbaarheid een voorziening in mindering gebracht op de vorderingen. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op de naleving van drie rechtmatigheidscriteria:
Begrotingscriterium De financiële beheershandelingen moeten passen binnen de vastgestelde begroting(swijzigingen) en in het juiste begrotingsjaar worden verantwoord. De begroting wordt vastgesteld op het niveau van het totaal van de begroting. Lastenoverschrijdingen en investeringen die buiten het budgetrecht tot stand zijn gekomen zijn onrechtmatig. Voor de baten geldt dat deze als onrechtmatig worden beschouwd indien afwijkingen gedurende het begrotingsjaar wel al bekend zijn of behoorden te zijn, maar niet tijdig zijn gemeld. Begrotingsonrechtmatigheden die de verantwoordingsgrens overschrijden, moeten worden vermeld in de rechtmatigheidsverklaring. Dit geldt ook voor mutaties in reserves waarover voor 31 december van het verslagjaar geen besluit is genomen door de bestuurder.
Voorwaardencriterium Financiële rechtmatigheid veronderstelt dat baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de voorwaarden die voortvloeien uit de regelgeving. Niet alle afwijkingen van het voorwaardencriterium maken onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording. Afwijkingen die ook betrekking hebben op het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de rekenkamer gelden de volgende twee voorwaarden: de naleving van i) de aanbestedingswet 2012, het
19
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM aanbestedingsbesluit en de nadere uitwerking daarvan in de Gids Proportionaliteit, ii) de wet Markt en overheid.
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium p Bij het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium gaat het erom dat de bestuurder effectieve maatregelen neemt om te voorkomen of op te sporen. Misbruik betreft handelingen van derden met als doel ten onterechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of te weinig heffingen te betalen aan de rekenkamer. In relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording is misbruik onrechtmatig, oneigenlijk gebruik is dat niet.
5.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten
Begroting 2023 Op 27 juni 2022 is de Begroting 2023 vastgesteld door de directeur/bestuurder van de rekenkamer. De Ontwerpbegroting 2023 is daarvoor conform de Wet gemeenschappelijke regelingen ter zienswijze aangeboden aan de gemeenteraden van Amsterdam en Zaanstad. Dit heeft niet tot wijzigingen geleid.
In 2023 zijn er vervolgens twee begrotingswijzigingen geweest. q In de eerste begrotingswijzing is het besluit verwerkt over de resultaatbestemming 2022 en zijn de lasten in de oorspronkelijke Begroting 2023 verhoogd. De bijstelling van de lasten had te maken met de verhoging van de afschrijvingskosten door de investeringen in ICT, alsmede hogere persoonslasten en overige (materiële) kosten als gevolg van de cao-loonstijging en hogere inflatie r. Om de stijgende (loon)kosten op te vangen, is er een reservering gemaakt. Daarnaast zijn de bestemmingsreserves ICT en Bijzondere lasten verhoogd. In de tweede begrotingswijziging zijn drie kostencategorieën (personeelskosten, huisvestingslasten, en publicatiekosten) aangepast aan de te verwachten kostenontwikkelingen.
Postgewijze toelichting Bijdragen Amsterdam en Zaanstad In de gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam is bepaald dat de deelnemende gemeenten voor een periode van zes jaar de jaarlijkse bijdrage vaststellen. In 2023 hebben de gemeenteraden van Amsterdam en Zaanstad besloten om de huidige samenwerking te continueren en de jaarlijkse (geïndexeerde) gemeentelijke bijdragen, die golden voor de periode 2016 – 2021, voort te zetten voor de jaren 2024 tot met 2028. De bedragen worden wel jaarlijks geïndexeerd. De bijdragen 2023 van de gemeenten Amsterdam en Zaanstad zijn in het boekjaar ontvangen.
Overige baten In 2023 hebben we € 6.707 aan overige baten. Deze baten hebben betrekking op p Niet van toepassing op de rekenkamer.
q De eerste begrotingswijziging 2023 is opgenomen in de Begroting 2024 en is op 11 juli 2023
vastgesteld. De tweede begrotingswijziging 2023 is na behandeling in het Overlegorgaan RMA op 26 oktober 2023 vastgesteld. r De oorspronkelijke indexering van 1,5% op de begrote lasten werd hiermee verhoogd naar 7% .
20
RMA - JAARREKENING 2023 ontvangen vergoedingen van de Erasmus Universiteit en de Vrije Universiteit Amsterdam voor het verzorgen van gastcolleges. Daarnaast heeft de rekenkamer vergoedingen ontvangen van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) voor de juridische ondersteuning en de bijdragen aan het opstellen van het handboek rekenkamers. Personeelslasten De personeelslasten kunnen als volgt worden gespecificeerd: Personeelskosten eigen formatie Inhuur externe deskundigheid projecten Inhuur ondersteuning bedrijfsvoering Totaal
€ € € €
1.824.915 88.014 16.000 1.928.929
Onder de personeelskosten van de eigen formatie zijn naast de loonkosten van de vaste en tijdelijke medewerkers ook de kosten van de directeur/bestuurder verantwoord. Eind 2023 werkten, naast de directeur/bestuurder, 19 medewerkers (17,78 fte) bij de rekenkamer. 17 medewerkers hadden een vast contract en twee medewerkers een tijdelijk contract. Van de 20 medewerkers (inclusief de directeur/bestuurder) waren er 13 vrouw en 7 man. Voor informatie over de rechtspositie, opleidingen, beoordelingssystematiek en ziekteverzuim wordt verwezen naar paragraaf 4.4 Bedrijfsvoering, onderdeel Personeel & organisatie.
Verder zijn onder de personeelslasten de kosten opgenomen van de inhuur van tijdelijke krachten ten behoeve van het doen van onderzoek en externe deskundigen. Externe deskundigen zijn ingehuurd voor de specialistische ondersteuning bij het uitvoeren van onderzoeken en de bedrijfsvoering.
Ten opzichte van de tweede begrotingswijziging 2023 is er in totaal € 146.071 minder besteed aan personeelslasten dan begroot. s De onderbesteding ten opzichte van de begroting heeft diverse oorzaken: -
-
-
de ontvangen vergoedingen van het UWV voor het zwangerschaps- en ouderschapsverlof van drie medewerkers; een hogere toegepaste indexering op het personeelsbudget dan de feitelijke CAOloonkostenstijging; de keuze van twee medewerkers om hun contracturen te verlagen; en het vertrek van twee medewerkers medio 2023, waardoor extra vacatureruimte ontstond bovenop de reeds beschikbare vacatureruimte. Deze extra vacatureruimte is (grotendeels) pas aan het eind van 2023 en het begin van 2024 ingevuld. Het heeft daarmee langer geduurd om de openstaande vacatureruimte in te vullen dan gewenst en verwacht.
s Bij de 8-maandsrapportage was het personeelsbudget al met €15.000 verlaagd.
21
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM Ten opzichte van 2022 zijn de personeelskosten gestegen met € 173.403. Dit is voornamelijk een gevolg van de CAO-loonkostenstijging en het invullen van beschikbare vacatures gedurende het jaar.
De kosten voor het inhuren van externe deskundigheid en tijdelijke externe krachten hebben grotendeels betrekking op de onderzoeken Energiebesparingsplicht bij bedrijven in Zaanstad, Grip op Warmtenetwerk Zaanstad, Preventieve jeugdhulp in Amsterdam, Algoritmen en Monitor informatie Amsterdamse en Zaanse financiën. Voor deze onderzoeken zijn onder andere diensten verleend door Twynstra Gudde en Tilburg University. Ook zijn er externe medewerkers ingezet voor het verder ontwikkelen en begeleiden van de in- en externe communicatie en de ondersteuning bij de bedrijfsvoering.
De bezoldiging van de directeur De bestuurder/directeur van de rekenkamer heeft in 2023 een bezoldiging genoten van in totaal € 170.331. Dit bedrag is inclusief alle werkgeverslasten. Volgens de Wet normering topinkomens (WNT) mogen bestuurders in de publieke sector niet meer verdienen dan een ministerssalaris (2023: € 223.000). In onderstaande twee tabellen zijn de wettelijk verplichte gegevens in het kader van de WNT opgenomen.
Tabel 5.2 - WNT bezoldiging bestuurder/directeur A.L. Daalder Gegevens 2023 bedragen x € 1
A.L. Daalder
Functiegegevens
bestuurder/directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2023
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
01-03 t/m 31-12 1,0
Dienstbetrekking? Bezoldiging
nee
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
-
Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal
€ 141.649
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€ 186.953
Bezoldiging
€ 141.649
-
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
22
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
RMA - JAARREKENING 2023
Gegevens 2023 bedragen x € 1
A.L. Daalder
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
bedragen x € 1
A.L. Daalder
Functiegegevens Kalenderjaar
Periode functievervulling in het kalenderjaar (aanvang – einde) Aantal kalendermaanden
2023
bestuurder/directeur
2022
01-01 t/m 28-02
01-03 t/m 31-12
2
10
220
1.181
€ 212
€ 206
functievervulling in het kalenderjaar Omvang van het dienstverband in uren per kalenderjaar
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Maximum uurtarief in het kalenderjaar
Maxima op basis van de normbedragen per maand
€ 44.800
Individueel toepasselijke maximum gehele periode kalendermaand 1 t/m 12
€ 258.400 € 289.926
Bezoldiging (alle bedragen exclusief btw) Bezoldiging in de betreffende periode
€ 28.683
Bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m 12
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
€ 161.656
€ 132.973
N.v.t.
Bezoldiging
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
23
€ 161.656
N.v.t.
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
bedragen x € 1
A.L. Daalder
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionaris zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. Nevenfuncties directeur/bestuurder De directeur/bestuurder had in 2023 geen nevenfuncties. Voor nevenactiviteiten zoals lezingen zijn geen substantiële geschenken t of beloningen ontvangen.
Overige personeelslasten De overige personeelslasten hebben betrekking op reiskosten, externe opleidingskosten, kennisontwikkeling (congressen en symposia), lunchkosten bij plenaire bijeenkomsten en kosten voor sociale activiteiten. De overige personeelslasten zijn lager dan gebudgetteerd. Dit komt met name doordat er minder gebruik is gemaakt van het opleidingsbudget voor medewerkers dan begroot. Naast de gemaakte externe opleidingskosten zijn er door onderzoekers uren besteed voor deskundigheids- en vaardigheidsbevordering. Voor de urenbesteding verwijzen we naar paragraaf 4.4 Bedrijfsvoering, onderdeel Personeel & organisatie. De bestuurder/directeur heeft voor zakelijke reizen een NS-Business Card. Daarmee volgt zij de standaardwerkwijze voor ambtenaren bij de gemeente Amsterdam. In 2023 is er via die kaart € 349,82 aan werkgerelateerde reiskosten gedeclareerd. Er zijn door de bestuurder/directeur geen andere onkosten gedeclareerd. Huisvestingskosten De huisvestingskosten bedragen € 225.302 en hebben betrekking op huur, servicekosten, schoonmaak, ophalen van papier en karton, incidentele zaalhuur, aanschaf bureaumeubilair en beveiligings- en bewakingskosten. Voornamelijk vanwege hogere huur- en servicekosten zijn de gerealiseerde huisvestingskosten in 2023 met bijna 12% gestegen ten opzichte van 2022.
De stijging was feitelijk nog hoger omdat in de huisvestingskosten 2023 een voordelig afrekeningsverschil van energiekosten van € 10.450 over 2022 is opgenomen. u
ICT-kosten De totale ICT-kosten in 2023 bedroegen € 96.363. Dit zijn de kosten die samenhangen met het beheer van het eigen ICT-netwerk, kleine ICT-aanschaffingen, jaarlijkse licenties, et
t Substantieel betekent meer dan de Amsterdamse norm van € 50.
u In 2022 is voor de eindafrekening van de servicekosten 2022 een bedrag van € 12.000 op de
balans was gereserveerd vanwege hogere verwachte energielasten.
24
RMA - JAARREKENING 2023 cetera. Het eigen ICT-netwerk is in oktober 2019 in gebruik genomen. We maken sindsdien nog beperkt gebruik van het netwerk van de gemeente Amsterdam. In 2023 is in totaal € 19.607 minder uitgegeven dan begroot. De onderbesteding komt doordat de kosten voor de aanschaf van nieuwe mobiele telefoons en het voorzien van de bestaande laptops van nieuwe besturings- en beveiligingssoftware zijn geactiveerd. Daarnaast was de doorberekende indexering op de reguliere ICT-kosten lager dan oorspronkelijk verwacht.
Publicatiekosten De publicatiekosten bedroegen € 11.065. Voor het grootste deel bestaat deze kostenpost uit de kosten van het onderhoud van de content op de website. Daarnaast hebben de publicatiekosten betrekking op de kosten van drukwerk en het visueel maken van de resultaten van uitgevoerd onderzoek. De publicatiekosten zijn onder andere lager dan begroot omdat de externe communicatie-uitingen in 2023 vaker door eigen medewerkers zijn gedaan, in plaats van dit uit te besteden aan externe (communicatie)bureaus. Ook worden door digitaal werken minder printkosten gemaakt.
Overige materiële kosten De overige materiële kosten (€ 53.191) bestaan uit de kosten die de gemeente Amsterdam in rekening brengt voor het voeren van de financiële en personeelsadministratie en de advisering bij personele aangelegenheden. Verder vallen onder deze post de accountantskosten, de kosten voor de externe Functionaris Gegevensbescherming, contributies voor brancheorganisaties, kantoorkosten, verzekeringskosten, etc. In 2022 waren de kosten voor het organiseren van het symposium Waardevol Bestuur in januari van dat jaar nog onderdeel van de overige materiële kosten. Doordat vergelijkbare kosten dit jaar niet zijn gemaakt vallen de overige materiële kosten flink lager uit dan in 2022. Geen Vpb-plicht De Rekenkamer Metropool Amsterdam is niet vennootschapsbelastingplichtig, omdat zij een overheidstaak uitvoert en geen winsten realiseert. Vanwege het publieke belang komt het voor dat we af en toe presentaties of gastcolleges verzorgen of inzet leveren aan landelijke projecten. Soms ontvangen we daarvoor een geringe vergoeding. Daarnaast komt het voor dat we samenwerken met andere rekenkamers. Een eventueel verschil in ingezette capaciteit wordt op basis van kostendekkende tarieven, zonder winstopslag, verrekend. De betreffende baten worden verantwoord onder Overige opbrengsten.
Resultaat vóór en na mutaties in de reserves Het financieel resultaat vóór en na mutaties in de reserves is in tabel 5.3 inzichtelijk gemaakt.
Tabel 5.3 – Resultaat vóór en na mutaties in de reserves (in €)
Saldo van baten en lasten
Realisatie 2022
Begroting 2023
Realisatie 2023
Verschil
158.943
-179.800
35.559
215.359
25
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM Onttrekkingen aan reserves
226.770
Toevoegingen aan reserves
-245.000
Resultaat
140.713
423.200
-243.400 0
423.200
0
215.359
215.359
-243.400
0
De kolom Realisatie 2023 laat een saldo van baten en lasten zien van € 35.559 (per saldo hogere baten vóór mutaties in de reserves). Het resultaat ná de mutaties in de reserves bedraagt € 215.359 (overschot). Onttrekkingen aan reserves (€ 423.200) Voor de dekking van de stijgende (loon)kosten en de kostenstijgingen van de overige (materiële) lasten in 2023 is € 130.750 onttrokken aan de bestemmingsreserve kostenontwikkeling 2023. Verder is voor de dekking van de afschrijvingskosten van ICT en huisvestingskosten € 49.050 onttrokken aan de daarvoor bestemde bestemmingsreserve.
De overige gerealiseerde onttrekkingen van € 243.400 hebben te maken met herschikkingen van reserves. Voor een toelichting wordt verwezen naar “Toevoegingen aan reserves”.
Toevoegingen aan reserves (€ 243.400) De toevoeging aan de reserve van € 130.750 heeft te maken met de vorming van de bestemmingsreserve kostenontwikkeling 2023. Ook is € 101.250 toegevoegd aan de bestemmingsreserve bijzondere lasten. De resterende toevoeging van € 11.400 aan bestemmingsreserve ICT betreft de dekking van de afschrijvingskosten voor de investeringen in ICT. In de toelichting op de balans is bij de post Eigen vermogen een overzicht opgenomen waarin de doelen en het verloop van de reserves is gespecificeerd.
Overschot 2023 (€ 215.359) Het overschot van € 215.359 is conform de voorschriften van het BBV als afzonderlijk post op de balans verantwoord. In Overige gegevens van de jaarrekening is het voorstel opgenomen hoe dit overschot zal worden bestemd.
5.5 Overzicht van de baten en lasten naar taakvelden
Het BBV schrijft voor dat gemeenschappelijke regelingen inzicht moeten geven in voorgeschreven taakvelden. Hierna staat het betreffende overzicht.
Tabel 5.4 – Overzicht van de baten en lasten naar taakvelden (in €)
Begroting 2023 v
v Begroting 2023 na de tweede wijziging.
26
Realisatie 2023
Verschil
RMA - JAARREKENING 2023 Baten Taakveld Bestuur en ondersteuning
2.412.920
2.419.627
6.707
Taakveld Bestuur
1.873.177
1.708.620
164.557
12.000
0
12.000
Lasten
Taakveld Overhead Onvoorzien
707.543
675.448
32.095
Totaal lasten
2.592.720
2.384.068
208.652
Saldo van baten en lasten
-179.800
35.559
215.359
Mutaties reserves
179.800
179.800
0
Resultaat
0
215.359
215.359
De rekenkamerfunctie is een (sub-)onderdeel van het taakveld Bestuur en ondersteuning van het BBV. Op het taakveld Bestuur zijn de directe lasten verantwoord: Personeelslasten van de directeur/bestuurder en de onderzoekers. Ook de kosten samenhangende met de publicaties zijn hieronder opgenomen. De lagere lasten voor taakveld bestuur zijn voor een groot deel een gevolg van lagere personeelslasten dan begroot (zie daarbij de postgewijze toelichting in paragraaf 5.3).
Alle andere kosten (kosten ondersteunend personeel, overige personeelskosten, huisvestingskosten, ICT-kosten, overige materiële kosten, kapitaallasten) vallen onder het taakveld Overhead. De gerealiseerde overheadkosten zijn € 32.095 (of 4,5%) lager dan begroot. Dit komt door lagere ICT-kosten en overige materiële kosten.
27
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
5.6 Balans
Tabel 5.5 – Balans Rekenkamer Metropool Amsterdam Activa (in €)
31-12-2023
31-12-2022
Passiva (in €)
31-12-2023
31-12-2022
Vaste activa
Eigen vermogen
Materiële vaste activa
Algemene reserve