IV Krom getiteld Amsterdam op het juiste spoor bestuurlijke reactie Bijlage 1. Verbeterplan Verduurzamen internationale dienstreizen_def. pdf (003).pdf

Akkoord college 17 september 2024

Verbeterplan verduurzamen internationale dienstreizen Versie 1.0

Sep 2024

Inhoudsopgave 1.

Context

2. Aanleiding 3.

Plan 1.

Werken met een jaarplan

2.

CO2-budget per directie

3. 4.

Aangepaste aanvraagprocedure

5.

Inzetten op externe samenwerking en lobby

4. Bijlage

Verduurzamen Internationale Dienstreizen

Sep 2024 | 2

2. Aanleiding Het college hecht zowel belang aan verduurzaming als aan internationale samenwerking De ambitie van het college is om de CO2-uitstoot in Amsterdam sneller en krachtiger terug te dringen dan we tot nu toe deden om zo onze klimaatdoelen te halen. Het verduurzamen van de mobiliteitsbewegingen van de eigen medewerkers (woon-werkverkeer, nationale- en internationale dienstreizen) draagt bij aan het halen van de klimaatdoelen van onze organisatie. Vanuit zowel de raad als het college is de oproep gekomen om het aantal vliegreizen te verminderen. samenwerking, profilering voor het uitdragen van onze kernwaarden en voor acquisitie, en van lobbyactiviteiten.

dt het belang benadrukt van internationale

Ondanks dat er al stappen zijn gezet, is er meer nodig om een CO2-neutrale organisatie te worden In het afwegingsproces voor internationale dienstreizen wordt steeds meer gestuurd op meerwaarde in relatie tot kosten, tijdsinspanning en duurzaamheid. De directies die vaker vliegen geven aan dat internationale dienstreizen belangrijk zijn, sterk minderen in vliegen wordt ervaren als lastig. Niet iedereen is zich bewust van de urgentie van de klimaatcrisis en de negatieve impact van vliegen. In het voorliggende verbeterplan wordt een voorstel gedaan voor een compleet pakket aan maatregelen Het plan draagt enerzijds bij aan het verminderen van de CO2-uitstoot van vliegreizen. Anderzijds biedt een reductiedoelstelling in combinatie met keuzevrijheid voor directies genoeg ruimte voor die dienstreizen die het meest bijdragen aan de opgaven van de stad. In het plan wordt extra ingezet op het ondersteunen van de directies die vaker vliegen bij het realiseren van de opgave om uitstoot terug te dringen.

Verduurzamen Internationale Dienstreizen

Sep 2024 | 4

3.1 Werken met een jaarplan Maatregel Maatregel 3.1.1. De vijf directies die vaker vliegen stellen een jaarplan op met daarin onder andere de doelstellingen gekoppeld aan de geplande reizen en de CO2-uitstoot in relatie tot de reductiedoelstelling. Doel Directies helpen vroegtijdig na te denken over de meerwaarde van een internationale dienstreis en over of vliegen noodzakelijk is of dat dit ook anders kan. Directies een overzicht geven van alle reizen, de verwachte bijdrage aan de opgaven en de totale negatieve impact (CO2) in een jaar. Dit helpt bij het nemen van een meer coherent besluit over de te maken internationale dienstreizen. Het aantal vliegreizen en ad hoc reizen verminderen. Onderbouwing Op dit moment werken een aantal directies met een agenda met daarin terugkerende evenementen. De afweging om wel/niet ergens naartoe te gaan wordt vaak gemaakt bij het beoordelen van het aanvraagformulier. Het jaarplan helpt om -in een eerder stadium- bewustere keuzes te maken. Uitwerking De jaarplannen inclusief de geplande uitputting van het CO2-budget (zie ook 3.2) worden in het college besproken. Doordat er een totaaloverzicht is van geplande uitstoot kan er een weloverwogen keuze worden gemaakt in geval van overschrijding van het budget. Het proces wordt hiermee uniform en het college kan zo onderbouwd keuzes maken.

Er dient tijd te worden vrij gemaakt voor het opstellen van een jaarplan binnen directies die vaker vliegen. Aan de andere kant bespaart het ook tijd, omdat losse aanvragen niet meer nodig zijn als de reis onderdeel uitmaakt van het jaarplan. Voor reizen goedgekeurd in het jaarplan geldt dat deze niet meer langs bestuurders/directeur hoeven voor goedkeuring. Koppeling met gemeentelijk reisbureau verloopt via EU & Internationaal. Zie ook 3 Team EU & Internationaal en Green Office ondersteunen de totstandkoming van het jaarplan met een format, berekeningen en advies.

Verduurzamen Internationale Dienstreizen

Sep 2024 | 6

3.2 CO2-budget per directie Maatregel Maatregel 3.2.1 Vanaf 2025 heeft elke directie een jaarlijks CO2-budget van 70% van het eigen aandeel van de gemeentelijke uitstoot door vliegreizen in 2023. Doel De CO2-uitstoot van vliegreizen terugdringen Directies de vrijheid geven zelf te kiezen welke vliegreizen het belangrijkst zijn voor de eigen opgaven Onderbouwing Het vaststellen van uniforme objectieve en praktisch bruikbare criteria om te bepalen of er wel of niet gevlogen moet worden is lastig. Met een CO2-budget kunnen directies zelf bepalen welke internationale dienstreizen essentieel zijn, en welke niet. Keuzevrijheid is voor directies die vaker vliegen een belangrijke aspect om zelf gemotiveerd uitstoot te verminderen. Uitwerking Het aandeel van een directie wordt berekend op basis van haar gemiddelde aandeel in de totale vlieguitstoot van de gemeente van de afgelopen 5 jaar (over deze periode hebben we goede cijfers beschikbaar). Hierdoor worden toevallige uitschieters afgelopen jaren uitgemiddeld. Het basisjaar waarop gereduceerd wordt is 2023, zodat rekening wordt gehouden met de meest actuele status van de internationale opgave en bijbehorende meerwaarde van internationale reizen. In het jaarplan geven directies die vaker vliegen aan welke reizen met bijbehorend CO2-uitstoot gepland zijn en hoeveel CO2 gereserveerd wordt voor ad hoc reizen.

Overige directies worden geïnformeerd over hun budget en gemaakte vliegreizen afgelopen periode. Half jaarlijks wordt de uitputting van het budget inzichtelijk gemaakt aan de betreffende directie. Jaarlijks worden vluchten, en de bijbehorende CO2-uitstoot in relatie tot het budget gerapporteerd aan het gemeentelijke managementteam en het college van burgemeester en wethouders.

Verduurzamen Internationale Dienstreizen

Sep 2024 | 7

Maatregel Maatregel 3.3.1 Aanpassen uitwerking richtlijn ´ Maatregel 3.3.2 Directies toestaan om medewerkers met eerste klas te laten reizen Doel Stimuleren gebruik trein in plaats van vliegtuig om het aantal continentale vluchten en de daarmee gepaard gaande CO2-uitstoot terug te dringen. Onderbouwing 3.3.1 De huidige invulling van ´trein, tenzij´ is dat er gebruik wordt gemaakt van de trein bij trajecten van 600 km of 6 uur vanaf Amsterdam. Een aanscherping zorgt voor uitstoot reductie en geeft een signaal dat de gemeente Amsterdam sterk inzet op he verduurzamen van de internationale dienstreizen. Over het algemeen zijn trajecten van 10 uur of minder vanaf Amsterdam goed te doen met de trein met een beperkt aantal overstappen. 3.3.2 Directies zijn nu verplicht om medewerkers tweede klas te laten reizen met de trein. Medewerkers geven aan dat zij hierdoor niet altijd de reistijd efficiënt kunnen gebruiken om te werken: de wifi doet het niet altijd goed en het kan druk en rumoerig zijn. Het advies is om directies de keuze te geven of zij medewerkers eerste of tweede klas willen laten reizen. Uitwerking Maatregel 3.2.1 Trein in Europa: Bestemmingen die met de trein binnen 10 uur bereikbaar zijn moeten met de trein, tenzij er een legitieme reden is om hiervan af te wijken (bv. medisch).

De 10 uur is inclusief tijd voor check-in en douane voor treinreizen naar het Verenigd Koninkrijk. Treinreizen zijn niet altijd geschikt om te werken. Leidinggevenden accepteren dat. Reistijd geldt als werktijd, of deze nu volledig gebruikt is om te werken of niet. Ook bestemmingen die op meer dan 10 uur reizen liggen kunnen uiteraard met de trein worden bereisd. Het reisbureau kan vaker treinreizen aanbieden.

Wanneer de trein niet mogelijk is wordt overwogen met de bus te reizen. Ook is de (elektrische) auto een duurzaam alternatief indien met meer personen wordt gereisd. Een vlucht met tussenstops is alleen toegestaan wanneer een directe vlucht niet beschikbaar is.

Verduurzamen Internationale Dienstreizen

Sep 2024 | 8

3.4 Aangepaste aanvraagprocedure Maatregel Maatregel 3.4.1 Aanvraagprocedure vereenvoudigen Maatregel 3.4.2 Duurzaamheid meenemen in reisaanvragen voor vliegreizen Doel Stimuleren treingebruik in plaats van vliegtuig Terugdringen van het aantal intercontinentale vliegreizen Bestuurders ontlasten van grote hoeveelheid reisaanvragen Vergroten bewustwording van de impact van vliegen Onderbouwing en uitwerking 3.4.1. Ieder jaar zijn er enkele honderden reisaanvragen die bestuurlijke goedkeuring vragen. Een zwaar proces voor, meestal, kleine besluiten. Dit vraagt onevenredig veel tijd van directies en bestuurders en leidt ook vaak tot extra kosten vanwege de lange doorlooptijd. Daarbij is het waarschijnlijk dat er buiten de reisrichtlijnen om internationale activiteiten worden uitgevoerd. Daarom is het voornemen om alleen bestuurlijke goedkeuring te vragen bij: Jaarplannen (5 directies die vaker vliegen, zie dia 6) Dienstreizen die niet (volledig) in een jaarplan zijn opgenomen en met het vliegtuig worden gedaan. Hieronder vallen ook de vliegreizen van directies die geen jaarplan hoeven op te stellen. Bestuurlijke reizen Voor (vlieg) reizen die al in het jaarplan zijn goedgekeurd en voor treinreizen geldt dat hier alleen koppeling met het gemeentelijk reisbureau gemaakt hoeft te worden via EU & Internationaal.

Ook indien de organiserende partij zelf de tickets regelt dient deze 'melding' nog gedaan te worden. 3.4.2 Op dit moment maakt duurzaamheid geen onderdeel uit van de reisaanvraag. Het voornemen is om bij vliegreizen een duurzaamheidsparagraaf op te nemen waarin informatie gegeven dient te worden over uitstoot en de noodzakelijkheid van de reis.

Verduurzamen Internationale Dienstreizen

Sep 2024 | 9

3.5 Inzetten op externe samenwerking en lobby Maatregel Maatregel 3.5.1 Samenwerking met partners als de VRA, de Amsterdam Economic Board, de MRA, en de G4/40 om richtlijnen en maatregelen af te stemmen. Maatregel 3.5.2 Inzetten op samenwerking met en lobby bij organisatoren van congressen en initiatiefnemers van internationale activiteiten om online activiteiten en reizen per trein te stimuleren en reizen per vliegtuig te ontmoedigen. Maatregel3.5.3 Inzetten op techniek en competenties om online samenwerken en kennis delen effectiever te maken. Daarnaast is het belangrijk om in te zetten op Europese samenwerking om reizen per trein makkelijker, sneller, goedkoper en betrouwbaarder te maken. Door plannen en aanschaf van tickets makkelijker te maken, en door infrastructuur, treinen, dienstregelingen en bijvoorbeeld vereisten voor machinisten beter op elkaar aan te laten sluiten. Deze samenwerkingen lopen. Doelen Samenwerking met partners om internationale activiteiten en mobiliteit anders in te richten om de neiging en noodzaak om te vliegen te verkleinen. Afstemming van richtlijnen en maatregelen vergroot de impact van doelstellingen, beleid en maatregelen. Beïnvloeding van internationale ontwikkelingen die in het voordeel van online samenwerking en reizen per trein zijn om vliegen te ontmoedigen en alternatieven te bieden.

Door online samenwerking en kennis deling effectiever te maken wordt de noodzaak om te vliegen kleiner en daalt de vlieguitstoot. Onderbouwing De gemeente Amsterdam wordt regelmatig beïnvloed door andere partijen, internationaal aanwezige overtuigingen en gebruiken bij de vormgeving van internationale activiteiten. Wanneer samenwerkingspartners fysieke bijeenkomsten willen en geen bezwaar tegen vliegen hebben, congres-organisatoren vol inzetten op fysieke aanwezigheid, en internationale congressen in bepaalde sectoren er zo bij horen dat minderen tot weerstand leidt, dan heeft een Amsterdams pleidooi voor minder vliegen en alternatieve vormen voor internationale activiteiten een kleiner effect dan nodig. Wanneer de gemeente Amsterdam samenwerkt met partners om vlieguitstoot te verminderen, vergroot zij niet alleen haar voetafdruk, maar ook haar handafdruk. Voor het klimaat is het per slot van rekening beter om 100 vluchten van partners te besparen, dan 10 vluchten van jezelf. Uitwerking Aanstellen van een projectleider die ism relevante stakeholders maatregelen verder uitwerkt en implementatie organiseert. Directies die vaker vliegen nemen lobbyactiviteiten en samenwerking met (internationale) partners op in hun jaarplan. Onderzoeken welke mogelijkheden er zijn bij DII om digitale samenwerking en evenementen makkelijker en vliegen minder nodig te maken.

Verduurzamen Internationale Dienstreizen

Sep 2024 | 10

4. Bijlage Extra context en toelichting