Handboek uitvoeren stadsdeelpanels - Gemeente Amsterdam - december 2022.pdf
Tekst van het document
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
Leidraad Starten met stadsdeelpanels
December 2022
1
Inhoud Over het handboek
4
Drie varianten
5
Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen? Wie doet mee aan het stadsdeelpanel? Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel? Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen? Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
7 8 10 13 14
Toolbox15 Voorbeeld dagprogramma stadsdeelpanel Communicatie toolbox Checklist voorbereiding stadsdeelpanelbijeenkomst
De rollen
16 17 18
19
Kerngroep stadsdeelpanel 20 Stadsdeelpanellid21 Stadsdeelcommissielid22 Buurtplatforms en andere actieve bewonersverenigingen 23 Dagelijks bestuurder 24 Stedelijke directies 25 Participatiedeskundige (extern) 26 Bestuursadviseur stadsdeelcommissie (stadsdeel) 27 Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) 28 Communicatieadviseur29 Ondersteuner stadsdeelpanels (stadsdeel) 30 Adviseur Onderzoek & Statistiek 31 Adviseur Stedelijk Team Participatie 32
Over het handboek Dit handboek is bedoeld voor de stadsdelen van Amsterdam die gaan starten met stadsdeelpanels. In eerste instantie is het handboek gemaakt voor (en in samenwerking met) ambtenaren die een opdracht hebben gekregen om een stadsdeelpanel uit te voeren. Sommigen van jullie zijn betrokken geweest bij het opstellen van dit document, voor anderen is het nieuw. Het handboek is gemaakt om jullie te ondersteunen om samen aan de slag te gaan met het werken met gelote bewonerspanels in het stads deel of stadsgebied. Misschien hebben jullie die hulp wel helemaal niet nodig. Of zoek je vooral inspiratie en goede voorbeelden. Het kan ook zijn dat je juist heel veel behoefte hebt aan houvast. Gebruik het handboek waar nodig. En onthoud dat houding, gedrag en cultuur belangrijker zijn dan de structuur die in dit handboek is uitgewerkt. Naast dit handboek uitvoeren stadsdeelpanels is er een Leidraad Starten met Stadsdeelpanels voor stadsdeel commissies die een stadsdeelpanel willen instellen.
Dit handboek zal op basis van praktijkervaringen worden verbeterd. Wanneer vorm en inhoud goed genoeg zijn om mee te gaan oefenen, start een fase van doen en leren in de eerste stadsdelen die willen starten. De eerste stadsdeelpanelbijeenkomsten worden geëvalueerd. Dat kan leiden tot aanpassing in het handboek. De leidraad en het handboek zijn opgesteld door het Stedelijk Team Participatie. Het team heeft een adviserende rol richting stadsdelen. Neem contact op met het team voor vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van het lezen van het handboek (participatie@amsterdam.nl). Leeswijzer Het handboek bestaat uit een gedetailleerde beant woording van belangrijke vragen en de beschrijving van alle rollen die meespelen bij het uitvoeren van stadsdeelpanels. Het is een boek dat je van A tot Z kunt lezen en een boek dat je er bij kunt pakken op momenten dat je even niet weet hoe je verder moet vanuit jouw rol.
De leidraad en het handboek zijn tot stand gekomen op basis van gesprekken met participatiedeskundigen en de zeer waardevolle feedback van stadsdeelcommissieleden, bewoners en ambtenaren uit de stadsdeelorganisaties.
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
4
Drie varianten 1. Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen? 2. Wie doet mee aan het stadsdeelpanel? 3. Welke afspraken kunnen we voor de stadsdeelpanel-bijeenkomst maken over wat er na de afloop met het resultaat gebeurt? 4. Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel? 5. Aan welke voorwaarden moet een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel voldoen? 6. Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen? 7. Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
5
Drie varianten
Stadsdeelpanel level 1
Stadsdeelpanel level 2
Stadsdeelpanel level 3
Aantal bijeenkomsten per jaar
• 2 onderwerpen • 2 dagen met het voltallige panel
• 1 onderwerp • 1 dag met het voltallige panel • 2 dagdelen met 50 deelnemers
• 1 onderwerp • 1 dag met het voltallige panel • 2 dagdelen met 50 deelnemers
Deelnemers
• Vaste groep gelote bewoners uit het stadsdeel of stadsgebied
• Vaste groep gelote bewoners uit het stadsdeel of stadsgebied
• 80% vaste groep gelote bewoners • 10% wisselende groep genodigde belanghebbende organisaties • 10% stadsdeelcommissieleden, dagelijks bestuurders en beleidsambtenaren
Aantal deelnemers per bijeenkomst
• 250 per stadsdeel*
• 250 en 50 per stadsdeel*
• 250 en 50 per stadsdeel*
Leden kerngroep
• Delegatie stadsdeelcommissie
• Delegatie stadsdeelcommissie • Delegatie stadsdeelpanel
• Delegatie stadsdeelcommissie • Delegatie stadsdeelpanel
Wanneer
• Vaste momenten in het jaar
• Vaste momenten in het jaar
• Vaste momenten in het jaar
Vergoeding per deelnemer
• 50 euro per dagdeel
• 50 euro per dagdeel
• 50 euro per bewoner per dagdeel, deel nemers mogen hun vergoeding afstaan aan een andere deelnemer
Looptijd per bijeenkomst (van voorbereiding tot terugkoppeling)
• Minstens 2 maanden
• Minstens 3 maanden
• Minstens 3 maanden
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen?
› Drie varianten
Stadsdeelpanel level 1
Stadsdeelpanel level 2
Stadsdeelpanel level 3
1. Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen?
• Het stadsdeelpanel komt twee keer per jaar een hele (weekend)dag fysiek bijeen.
• Het stadsdeelpanel komt één keer per jaar een hele (weekend)dag fysiek bijeen om het over één onderwerp te hebben.
• Het stadsdeelpanel komt één keer per jaar een hele (weekend)dag fysiek bijeen om het over één onderwerp te hebben.
2. Wie doet mee aan het stadsdeelpanel?
• Elke bijeenkomst staat in het teken van één onderwerp.
3. Welke afspraken kunnen we voor de stadsdeelpanel-bijeenkomst maken over wat er na de afloop met het resultaat gebeurt?
• De participatiedeskundige (onafhankelijk) werkt voorstellen uit in een advies.
• Op die dag vraagt de voorzitter welke deelnemers na de bijeenkomst nog een paar keer bij elkaar willen komen om het advies te schrijven.
• Op die dag vraagt de voorzitter welke deelnemers na de bijeenkomst nog een paar keer bij elkaar willen komen om het advies te schrijven.
• Deelnemers kunnen door middel van een online enquête stemmen over de onderdelen van het advies.
• Van de mensen die zich aanmelden worden 50 mensen geloot aan de hand van een gewogen loting.
• Van de mensen die zich aanmelden worden 50 mensen geloot aan de hand van een gewogen loting.
• Deze groep komt onder begeleiding nog 2 keer 4 uur bij elkaar om tot een advies te komen.
• Deze groep komt onder begeleiding nog 2 keer 4 uur bij elkaar om tot een advies te komen.
• Wanneer het advies af is, komt het voltallige panel online 2 uur bijeen om te stemmen over de onderdelen van het advies.
• Wanneer het advies af is, komt het voltallige panel online 2 uur bijeen om te stemmen over de onderdelen van het advies.
4. Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel? 5. Aan welke voorwaarden moet een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel voldoen? 6. Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen? 7. Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
77
Wie doet mee aan het stadsdeelpanel?
› Drie varianten
Stadsdeelpanel level 1
Stadsdeelpanel level 2
Stadsdeelpanel level 3
1. Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen?
• De afdeling Onderzoek & Statistiek (O&S) van de Gemeente organiseert een gewogen loting voor het stadsdeel of stadsgebied in opdracht van het stedelijk team participatie.
• Deze werkwijze is gebaseerd op de aanpak van G1000 Nederland.
2. Wie doet mee aan het stadsdeelpanel?
• De afdeling Onderzoek & Statistiek (O&S) van de Gemeente organiseert een gewogen loting voor het stadsdeel of stadsgebied in opdracht van het stedelijk team participatie.
3. Welke afspraken kunnen we voor de stadsdeelpanel-bijeenkomst maken over wat er na de afloop met het resultaat gebeurt?
• Bewoners van het stadsdeel of stadsgebied vanaf 16 jaar worden door middel van loting (willekeurig) gevraagd deel te nemen aan het stadsdeelpanel.
4. Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel?
• Wanneer bewoners zich aanmelden met een unieke code beantwoorden ze nog een paar extra vragen over hun kenmerken en wensen voor deelname (zie communicatie toolbox).
• Wanneer bewoners zich aanmelden met een unieke code beantwoorden ze nog een paar extra vragen over hun kenmerken en wensen voor deelname (zie communicatie toolbox).
• Vervolgens wordt een kleinere groep geloot waarbij rekening wordt gehouden met bepaalde kenmerken. Het resultaat is een stadsdeelpanel met 250 leden dat bestaat uit ongeveer evenveel mannen als vrouwen, en die wat betreft leeftijd, opleidingsniveau en postcode hetzelfde is opgebouwd als de hele bevolking van het stadsdeel of stadsgebied.
• Vervolgens wordt een kleinere groep geloot waarbij rekening wordt gehouden met bepaalde kenmerken. Het resultaat is een stadsdeelpanel met 250 leden dat bestaat uit ongeveer evenveel mannen als vrouwen, en die wat betreft leeftijd, opleidingsniveau en postcode hetzelfde is opgebouwd als de hele bevolking van het stadsdeel of stadsgebied.
• Deelnemers mogen in ieder geval tot het einde van de coalitieperiode en bij verlenging maximaal 4 jaar meedoen met het stadsdeelpanel. Het is de verwachting dat er voor elke bijeenkomst een gedeelte lijke verversing nodig is, omdat mensen zich (om wat voor reden dan ook) terugtrekken.
• Deelnemers mogen in ieder geval tot het einde van de coalitieperiode en bij ver lenging maximaal 4 jaar meedoen met het stadsdeelpanel. Het is de verwachting dat er voor elke bijeenkomst een gedeeltelijke verversing nodig is, omdat mensen zich (om wat voor reden dan ook) terugtrekken.
5. Aan welke voorwaarden moet een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel voldoen? 6. Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen? 7. Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
• Er wordt een rooster van aftreden bijge houden om de duur van termijn van maxi maal 4 jaar te bewaken. De termijn van een individueel lid hoeft niet gelijk te lopen met de termijn van de verkiezingen. Zo behou den we kennis en ervaring in het panel. Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
• Bewoners van het stadsdeel of stadsgebied vanaf 16 jaar worden door middel van loting (willekeurig) gevraagd deel te nemen aan het stadsdeelpanel.
• Van de 250 deelnemers wordt 80% geloot zoals bij het Stadsdeelpanel level 1. • Daarnaast nodigt de stadsdeelcommissie eenmalig 10% belanghebbende organi saties (commercieel/niet commercieel) uit het stadsdeel uit. Dat kunnen directeuren, ondernemers of initiatiefnemers zijn die een belang hebben bij het onderwerp. • De laatste 10% deelnemers bestaan uit stadsdeelcommissieleden, dagelijks bestuurders en ambtenaren met inhoude lijke kennis of van het stadsdeel of stads gebied. • Tijdens de bijeenkomst zijn er dan meerdere ronde tafels met aan elk een aantal bewoners, 1 representant van een belanghebbende organisatie uit het stadsdeel of stadsgebied en 1 politicus/ ambtenaar.
• De verwachting is dat ongeveer 1 tot 10% van de genodigden zich aanmeldt. Naast de unieke codes, kan er gebruik worden gemaakt van ‘open codes’ om moeilijk bereikbare groepen uit te nodigen. Die codes kunnen worden gebruikt voor de tweede lotingronde.
8
Welke afspraken kunnen we voor de stadsdeelpanelbijeenkomst maken over wat er na de afloop met het resultaat gebeurt? › Drie varianten
Stadsdeelpanel level 1
Stadsdeelpanel level 2
Stadsdeelpanel level 3
1. Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen?
• De stadsdeelcommissie en het dagelijks bestuur ontvangen een uitgebreid verslag van de panelbijeenkomst.
• De stadsdeelcommissie en het dagelijks bestuur ontvangen een uitgebreid verslag van de panelbijeenkomst.
• De stadsdeelcommissie, het dagelijks bestuur en deelnemende organisaties ontvangen een uitgebreid verslag van de panelbijeenkomst.
• Het verslag met het advies wordt bekend gemaakt via de lokale media mix en de bestuurlijke pagina’s van de stadsdelen en ook verstuurd naar invloedrijke organisaties/bedrijven in het stadsdeel.
• Het verslag met het advies wordt bekend gemaakt via de lokale media mix en de bestuurlijke pagina’s van de stadsdelen en ook verstuurd naar invloedrijke organisaties/bedrijven in het stadsdeel.
• De penvoerder (participatiedeskundige) komt de uitkomst van de panelbijeenkomst samen met een paar vrijwillige panelleden toelichten tijdens een stadsdeelcommissievergadering.
• De penvoerder (participatiedeskundige) komt de uitkomst van de panelbijeenkomst samen met een paar vrijwillige panelleden toelichten tijdens een stadsdeelcommissievergadering.
• Stadsdeelcommissie en dagelijks bestuur kunnen tijdens de stadsdeelcommissievergadering vragen stellen over het advies van het panel.
• Stadsdeelcommissie en dagelijks bestuur kunnen tijdens de stadsdeelcommissievergadering vragen stellen over het advies van het panel.
• De stadsdeelcommissie heeft het recht en de verantwoordelijkheid om zelf een passend commitment te formuleren bij de vraag of het onderwerp. Uitgangspunt is dat het stadsdeelpanel voor een bijeenkomst goed geïnformeerd wordt over het commitment dat ze mogen verwachten.
• De stadsdeelcommissie heeft het recht en de verantwoordelijkheid om zelf een passend commitment te formuleren bij de vraag of het onderwerp. Uitgangspunt is dat het stadsdeelpanel voor een bijeenkomst goed geïnformeerd wordt over het commitment dat ze mogen verwachten.
• De stadsdeelcommissie reageert op het advies van het stadsdeelpanel in de openbare stadsdeelcommissievergadering. Het dagelijks bestuur geeft een schriftelijke reactie op het advies van de stadsdeelcommissie.
• De stadsdeelcommissie reageert op het advies van het stadsdeelpanel in de openbare stadsdeelcommissievergadering. Het dagelijks bestuur geeft een schriftelijke reactie op het advies van de stadsdeelcommissie.
• Het DB geeft de SDC regelmatig een update over de uitvoering. De SDC communiceert daarover met het stadsdeelpanel.
• Het DB geeft de SDC regelmatig een update over de uitvoering. De SDC communiceert daarover met het stadsdeelpanel.
2. Wie doet mee aan het stadsdeelpanel? 3. Welke afspraken kunnen we voor de stadsdeelpanelbijeenkomst maken over wat er na de afloop met het resultaat gebeurt? 4. Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel? 5. Aan welke voorwaarden moet een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel voldoen? 6. Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen? 7. Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
• Het verslag met het advies wordt bekend gemaakt via de lokale media mix en de bestuurlijke pagina’s van de stadsdelen en gedeeld met alle deelnemende organisaties. • De penvoerder (participatiedeskundige) komt de uitkomst van de panelbijeenkomst samen met een paar vrijwillige panelleden toelichten tijdens een stadsdeelcommissievergadering. • Stadsdeelcommissie en dagelijks bestuur kunnen tijdens de stadsdeelcommissievergadering vragen stellen over het advies van het panel. • De stadsdeelcommissie heeft het recht en de verantwoordelijkheid om zelf een passend commitment te formuleren bij de vraag of het onderwerp. Uitgangspunt is dat het stadsdeelpanel voor een bijeenkomst goed geïnformeerd wordt over het commitment dat ze mogen verwachten. • De stadsdeelcommissie reageert op het advies van het stadsdeelpanel in de openbare stadsdeelcommissievergadering. Het dagelijks bestuur geeft een schriftelijke reactie op het advies van de stadsdeelcommissie. • Het DB geeft de SDC regelmatig een update over de uitvoering. De SDC communiceert daarover met het stadsdeelpanel.
9
Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel?
› Drie varianten
Stadsdeelpanel level 1
Stadsdeelpanel level 2
Stadsdeelpanel level 3
1. Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen?
• Bewoners, de stadsdeelcommissie en de raad kunnen een onderwerp/vraag bedenken.
• Bewoners, de stadsdeelcommissie en de raad kunnen een onderwerp/vraag bedenken.
• Bewoners, de stadsdeelcommissie en de raad kunnen een onderwerp/vraag bedenken.
• Bewoners kunnen onderwerpen aandragen via een online platform. Bewoners kunnen daar voorstellen doen voor onderwerpen en op elkaars voorstellen reageren.
• Bewoners kunnen onderwerpen aandragen via een online platform. Bewoners kunnen daar voorstellen doen voor onderwerpen en op elkaars voorstellen reageren.
• Bewoners kunnen onderwerpen aandragen via een online platform. Bewoners kunnen daar voorstellen doen voor onderwerpen en op elkaars voorstellen reageren.
• De onderwerpen worden verzameld door de kerngroep.
• De onderwerpen worden verzameld door de kerngroep. Stadsdeelpanelleden kunnen deelnemen aan de kerngroep om mee te denken over een goede vraag.
• De kerngroep nodigt maatschappelijke organisaties en bewonersverenigingen actief uit om een onderwerp te bedenken.
2. Wie doet mee aan het stadsdeelpanel? 3. Welke afspraken kunnen we voor de stadsdeelpanel-bijeenkomst maken over wat er na de afloop met het resultaat gebeurt? 4. Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel? 5. Aan welke voorwaarden moet een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel voldoen? 6. Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen? 7. Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
• De kerngroep formuleert een goede vraagstelling, inclusief duidelijke kaders, die leidt tot een antwoord waar de stads deelcommissie mee verder kan. Deze vraag wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de stadsdeelcommissie. • Hierbij kunnen ze begeleiding vragen van het participatiedeskundige die ook het stadsdeelpanel begeleid • Een belangrijk criterium is: hoe meer belang de stadsdeelcommissie hecht aan het antwoord op een, hoe beter. • De kerngroep gaat in gesprek met buurtplatforms over alle vragen die niet worden gekozen voor het stadsdeelpanel en zorgt dat de onderwerpen op andere plekken voldoende aandacht krijgen.
• De kerngroep formuleert een goede vraagstelling inclusief duidelijke kaders, die leidt tot een antwoord waar de stads deelcommissie mee verder kan. Deze vraag wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de stadsdeelcommissie. • Hierbij kunnen ze begeleiding vragen van het participatiedeskundige die ook het stadsdeelpanel begeleid • Een belangrijk criterium is: hoe meer belang de stadsdeelcommissie hecht aan het antwoord op een, hoe beter. • De kerngroep gaat in gesprek met buurtplatforms over alle vragen die niet worden gekozen voor het stadsdeelpanel en zorgt dat de onderwerpen op andere plekken voldoende aandacht krijgen.
• De onderwerpen worden verzameld door de kerngroep. • De kerngroep gaat samen met drie panelleden in gesprek met de indieners van de onderwerpen (maatschappelijke organisaties en bewonersverenigingen) om een gezamenlijke agenda te bepalen, inclusief duidelijke kaders, voor het stadsdeelpanel. Deze vraag wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de stadsdeelcommissie. • Hierbij kunnen ze begeleiding vragen van het participatiedeskundige die ook het stadsdeelpanel begeleid • Een belangrijk criterium is: hoe meer belang de stadsdeelcommissie hecht aan het antwoord op een, hoe beter. • De kerngroep gaat in gesprek met buurtplatforms over alle vragen die niet worden gekozen voor het stadsdeelpanel en zorgt dat de onderwerpen op andere plekken voldoende aandacht krijgen.
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
10
Aan welke voorwaarden moet een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel voldoen? › Drie varianten
Stadsdeelpanel level 1
Stadsdeelpanel level 2
Stadsdeelpanel level 3
1. Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen?
Een onderwerp/vraag is geschikt voor het stadsdeelpanel wanneer het/die:
Een onderwerp/vraag is geschikt voor het stadsdeelpanel wanneer het/die:
Een onderwerp/vraag is geschikt voor het stadsdeelpanel wanneer het/die:
2. Wie doet mee aan het stadsdeelpanel?
• in het hele stadsdeel of stadsgebied leeft. Het stadsdeelpanel is niet geschikt om een advies te formuleren over een heel specifieke locatie waar een beperkte groep belang in heeft. Je kunt bij dat soort onderwerpen beter de mensen uit de directe omgeving consulteren, zoals nu ook al vaak gebeurt;
• in het hele stadsdeel of stadsgebied leeft. Het stadsdeelpanel is niet geschikt om een advies te formuleren over een heel specifieke locatie waar een beperkte groep belang in heeft. Je kunt bij dat soort onderwerpen beter de mensen uit de directe omgeving consulteren, zoals nu ook al vaak gebeurt;
• in het hele stadsdeel of stadsgebied leeft. Het stadsdeelpanel is niet geschikt om een advies te formuleren over een heel specifieke locatie waar een beperkte groep belang in heeft. Je kunt bij dat soort onderwerpen beter de mensen uit de directe omgeving consulteren, zoals nu ook al vaak gebeurt;
• nieuwsgierigheid opwekt bij de SDC (‘wij weten het niet’ of ‘we willen checken of we goed zitten’) en niet met een simpel antwoord te beantwoorden is;
• nieuwsgierigheid opwekt bij de SDC (‘wij weten het niet’ of ‘we willen checken of we goed zitten’) en niet met een simpel antwoord te beantwoorden is;
• nieuwsgierigheid opwekt bij de SDC (‘wij weten het niet’ of ‘we willen checken of we goed zitten’) en niet met een simpel antwoord te beantwoorden is;
• open is geformuleerd: ‘we zijn op zoek naar de verschillende argumenten’ ipv ‘zijn jullie voor of tegen’;
• open is geformuleerd: ‘we zijn op zoek naar de verschillende argumenten’ ipv ‘zijn jullie voor of tegen’;
• open is geformuleerd: ‘we zijn op zoek naar de verschillende argumenten’ ipv ‘zijn jullie voor of tegen’;
• iedereen uitnodigt om over mee te praten, niet te technisch is en te veel expertise vereist om te beantwoorden;
• iedereen uitnodigt om over mee te praten, niet te technisch is en te veel expertise vereist om te beantwoorden;
• iedereen uitnodigt om over mee te praten, niet te technisch is en te veel expertise vereist om te beantwoorden;
• wettelijke en financiële kaders beschrijft;
• wettelijke en financiële kaders beschrijft;
• wettelijke en financiële kaders beschrijft;
• onlangs genomen raadsbesluiten kunnen niet door het stadsdeelpanel worden herzien.
• onlangs genomen raadsbesluiten kunnen niet door het stadsdeelpanel worden herzien.
• onlangs genomen raadsbesluiten kunnen niet door het stadsdeelpanel worden herzien.
Het stadsdeelpanel mag ook adviseren buiten de meegegeven kaders, met de afspraak dat deze aanbevelingen niet op hetzelfde commitment kunnen rekenen als aanbevelingen die wel binnen de kaders passen.
Het stadsdeelpanel mag ook adviseren buiten de meegegeven kaders, met de afspraak dat deze aanbevelingen niet op hetzelfde commitment kunnen rekenen als aanbevelingen die wel binnen de kaders passen.
Het stadsdeelpanel mag ook adviseren buiten de meegegeven kaders, met de afspraak dat deze aanbevelingen niet op hetzelfde commitment kunnen rekenen als aanbevelingen die wel binnen de kaders passen.
3. Welke afspraken kunnen we voor de stadsdeelpanel-bijeenkomst maken over wat er na de afloop met het resultaat gebeurt? 4. Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel? 5. Aan welke voorwaarden moet een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel voldoen? 6. Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen? 7. Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
11
Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen?
› Drie varianten
Stadsdeelpanel level 1
Stadsdeelpanel level 2
Stadsdeelpanel level 3
1. Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen?
• Stadsdelen en stadsgebied organiseren stadsdeelpanels zoveel mogelijk op vaste momenten in het jaar.
• Stadsdelen en stadsgebied organiseren stadsdeelpanels zoveel mogelijk op vaste momenten in het jaar.
• Stadsdelen en stadsgebied organiseren stadsdeelpanels zoveel mogelijk op vaste momenten in het jaar.
• Stadsdelen en stadsgebied stemmen dit af via het stedelijk team participatie zodat er nooit twee stadsdeelpanels in dezelfde week bijeenkomen.
• Stadsdelen en stadsgebied stemmen dit af via het stedelijk team participatie zodat er nooit twee stadsdeelpanels in dezelfde week bijeenkomen.
• Stadsdelen en stadsgebied stemmen dit af via het stedelijk team participatie zodat er nooit twee stadsdeelpanels in dezelfde week bijeenkomen.
• Zo kan het stadsdeel of stadsgebied een cyclus en ritme ontwikkelen van onderwerpen verzamelen, voorbereiden, bijeenkomen en afronden.
• Zo kan het stadsdeel of stadsgebied een cyclus en ritme ontwikkelen van onderwerpen verzamelen, voorbereiden, bijeenkomen en afronden.
• Zo kan het stadsdeel of stadsgebied een cyclus en ritme ontwikkelen van onderwerpen verzamelen, voorbereiden, bijeenkomen en afronden.
• Deelnemers ontvangen een rooster waarin bijeenkomsten vooruit zijn gepland. In dat rooster staan naast 2 vaste momenten per jaar nog 2 reserve momenten om vrij te houden voor het geval die nodig zijn.
• Deelnemers ontvangen een rooster waarin bijeenkomsten vooruit zijn gepland. In dat rooster staan naast 2 vaste momenten per jaar nog 2 reserve momenten om vrij te houden voor het geval die nodig zijn.
• Deelnemers ontvangen een rooster waarin bijeenkomsten vooruit zijn gepland. In dat rooster staan naast 2 vaste momenten per jaar nog 2 reserve momenten om vrij te houden voor het geval die nodig zijn.
• Zo kunnen stadsdelen de inzet van participatiedeskundigen en lotingorganisatie (OIS) in de stad verspreiden over het jaar.
• Zo kunnen stadsdelen de inzet van participatiedeskundigen en lotingorganisatie (OIS) in de stad verspreiden over het jaar.
• Zo kunnen stadsdelen de inzet van participatiedeskundigen en lotingorganisatie (OIS) in de stad verspreiden over het jaar.
2. Wie doet mee aan het stadsdeelpanel? 3. Welke afspraken kunnen we voor de stadsdeelpanel-bijeenkomst maken over wat er na de afloop met het resultaat gebeurt? 4. Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel? 5. Aan welke voorwaarden moet een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel voldoen? 6. Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen? 7. Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
12
Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
› Drie varianten
Stadsdeelpanel level 1
Stadsdeelpanel level 2
Stadsdeelpanel level 3
1. Hoe lang en hoe vaak komt het stadsdeelpanel bijeen?
• Elke deelnemer ontvangt maximaal 50 euro per dagdeel waar die persoon bij aanwezig was. Ieders bijdrage wordt zo gelijk gewaardeerd.
• Elke deelnemer ontvangt maximaal 50 euro per dagdeel waar die persoon bij aanwezig was. Ieders bijdrage wordt zo gelijk gewaardeerd.
• Bewoners krijgen een vergoeding, representanten van belanghebbende organisaties niet. Belanghebbende organisaties worden uitgenodigd om hun belang.
• Controleer voor of tijdens de eerste bijeenkomst het iban nummer van elke deelnemer op de bankpas.
• Controleer voor of tijdens de eerste bijeenkomst het iban nummer van elke deelnemer op de bankpas.
• Zorg dat presentie van deelnemers tijdens de bijeenkomst goed wordt bijgehouden.
• Zorg dat presentie van deelnemers tijdens de bijeenkomst goed wordt bijgehouden.
• Forfaitaire onkostenvergoeding/vacatie kan zonder gevolgen voor mensen in bijstand vanaf 27 jaar. Jongeren die een bijstandsuitkering krijgen, mogen wel een cadeaubon ontvangen.
• Forfaitaire onkostenvergoeding/vacatie kan zonder gevolgen voor mensen in bijstand vanaf 27 jaar. Jongeren die een bijstandsuitkering krijgen, mogen wel een cadeaubon ontvangen.
• Let op: vergoeding moet voor deelnemers eenduidig zijn en kan niet zomaar wijzigen. Voorkom discussie over de vergoeding zo veel mogelijk.
• Let op: vergoeding moet voor deelnemers eenduidig zijn en kan niet zomaar wijzigen. Voorkom discussie over de vergoeding zo veel mogelijk.
• Lever een lijst van de deelnemers met hun gegevens aan bij Team Betalen als excel en als pdf door die te mailen naar spoedbetaling@amsterdam.nl
• Lever een lijst van de deelnemers met hun gegevens aan bij Team Betalen als excel en als pdf door die te mailen naar spoedbetaling@amsterdam.nl
• Wanneer de lijst voor 12.00 uur ingediend wordt, vindt de betaling dezelfde dag plaats. De deelnemers ontvangen binnen een dag de betaling.
• Wanneer de lijst voor 12.00 uur ingediend wordt, vindt de betaling dezelfde dag plaats. De deelnemers ontvangen binnen een dag de betaling.
2. Wie doet mee aan het stadsdeelpanel? 3. Welke afspraken kunnen we voor de stadsdeelpanel-bijeenkomst maken over wat er na de afloop met het resultaat gebeurt? 4. Wie bedenkt en wie bepaalt een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel? 5. Aan welke voorwaarden moet een onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel voldoen? 6. Wanneer komt het stadsdeelpanel bijeen? 7. Welke vergoeding ontvangen deelnemers voor hun aanwezigheid?
• Vraag bewoners of ze de vergoeding van maximaal 50 euro per dagdeel willen ontvangen of dat ze die aan een panellid willen geven die het harder nodig heeft. • Controleer voor of tijdens de eerste bijeenkomst het iban nummer van elke deelnemer de bankpas. • Zorg dat presentie van deelnemers tijdens de bijeenkomst goed wordt bijgehouden. • Forfaitaire onkostenvergoeding/vacatie kan zonder gevolgen voor mensen in bijstand vanaf 27 jaar. • Let op: vergoeding moet voor deelnemers eenduidig zijn en kan niet zomaar wijzigen. Voorkom discussie over de vergoeding zo veel mogelijk. • Lever een lijst van de deelnemers met hun gegevens aan bij Team Betalen als excel en als pdf door die te mailen naar spoedbetaling@amsterdam.nl • Wanneer de lijst voor 12.00 uur ingediend wordt, vindt de betaling dezelfde dag plaats. De deelnemers ontvangen binnen een dag de betaling.
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
13
Toolbox 1. Voorbeeld dagprogramma stadsdeelpanel 2.
Communicatie toolbox
3. Checklist voorbereiding stadsdeelpanelbijeenkomst
Leidraad Starten met stadsdeelpanels
14
Voorbeeld dagprogramma stadsdeelpanel
› Toolbox
Uitgangspunten
1. Voorbeeld dagprogramma stadsdeelpanel
• We doen er alles aan om van elke bijeenkomst een bijzondere (nieuwe) ervaring te maken voor alle deelnemers.
2. Communicatie toolbox
• Bijeenkomsten van het stadsdeelpanel zijn geen vergaderingen en mogen op alle mogelijke manieren afwijken van een klassieke vergadering.
3. Checklist voorbereiding stadsdeelpanelbijeenkomst
• Deelnemers zijn zo min mogelijk tijd kwijt buiten de bijeenkomsten aan voorbereiding of verslaglegging. Informatie wordt zoveel mogelijk en zo beknopt mogelijk tijdens de bijeenkomsten gedeeld. • Werkvormen zijn net zo divers als de deelnemers divers zijn.
Spelregels: Facilitators zijn verantwoordelijk dat er gewerkt kan worden, deelnemers doen het werk. Voorbeeld programma: 9.30 uur Inloop 10.00 uur Welkom 10.30 uur Verschillende experts en belangengroepen delen hun perspectieven, onderwerp verkennen (met experts), subonderwerpen verzamelen en prioriteren 12.00 uur Lunch 13.00 uur Voorstellen uitwerken 14.30 uur Voorstellen presenteren en prioriteren 15.30 uur Afspraken maken over vervolg 16.00 uur Feestelijke afsluiting
Praktisch De participatiedeskundige maakt het dagprogramma op basis van de werkwijze zoals bepaald door de stadsdeelcommissie. Locatie: Grote hal in het stadsdeel of stadsgebied met ruimte voor voldoende (ronde) tafels voor 6 tot 8 deelnemers. Werkvorm: Deelnemers worden aan dialoogtafels uitgenodigd om eigen ervaringen te delen en elkaar vragen te stellen. Er kan afwisselend gekozen worden voor tafels met veel verschillende mensen of juist mensen met dezelfde kenmerken. Overtuigen of debatteren past niet bij een dialoog. Elke tafel heeft een tafelbegeleider of verdeelt de rollen voor zelfmanagement: gespreksleider (zorgt dat iedereen die iets wilt zeggen aan het woord komt), tijdsbewaker (bewaakt de tijd), verslaglegger (schrijft of tekent op wat er gezegd wordt) en verslaggever (zorgt dat de opbrengst van de tafel wordt gedeeld met de rest van het panel).
Leidraad Starten met stadsdeelpanels
15
Communicatie toolbox
› Toolbox 1. Voorbeeld dagprogramma stadsdeelpanel 2. Communicatie toolbox 3. Checklist voorbereiding stadsdeelpanelbijeenkomst
In de communicatie toolbox (zie Tamtampagina Stadsdeelpanels) vind je binnenkort onderstaande standaard communicatiemiddelen. De communicatieadviseur van het stadsdeel past de middelen aan waar nodig. • Poster om te verspreiden onder maatschappelijke organisaties om bekendheid te geven aan het Stadsdeelpanel.
• Aanmeldformulier (meertalig), online en schriftelijk met vragen als: – Welke talen spreekt u goed genoeg om mee te doen aan het Stadsdeelpanel? (Nederlands, Engels, Arabisch, Pools etc.) – We willen het makkelijk voor u maken om deel te nemen aan het Stadsdeelpanel. Waar kunnen we rekening mee houden? (Dieetwensen, rolstoeltoegankelijkheid, kinderopvang organiseren, tolk regelen, iets anders)
• Online platform: agenderen onderwerpen voor stadsdeelpanel (voor bewoners). Dit platform is niet voor de start beschikbaar, eerste onderwerp wordt door stadsdeelcommissie bedacht.
• Webpagina’s met meer informatie over bestuurlijk stelsel, stadsdeelcommissie, stadsdeelpanel, loting en onderwerp;
• Flyer (meertalig) met informatie voor alle inwoners van het stadsdeel of stadsgebied
• Webpagina om de buitenwereld te informeren over alles wat er in het stadsdeelpanel gebeurt;
• Uitnodigingsbrief (meertalig) met unieke code om mee aan te melden en duidelijke informatie over de loting. We gaan uit van een respons van ongeveer 1 tot 10%.
• Evaluatieformulier stadsdeelpanel.
– Onderwerp eerste bijeenkomst in de uitnodigingsbrief – Foto van stadsdeelcommissie op uitnodigingsbrief – Telefoonnummer en emailadres voor genodigde deelnemers om vragen aan te stellen staat open; – Uitnodigingen worden 2 maanden voorafgaand aan de bijeenkomst verstuurd of persoonlijk overhandigd;
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
16
Checklist voorbereiding stadsdeelpanelbijeenkomst
› Toolbox
Voor:
Na:
1. Voorbeeld dagprogramma stadsdeelpanel
• Stuur de uitnodigingen. Benader potentiële deelnemers eventueel aan de deur om de respons te vergroten.
• Vraag panelleden of ze de agenda van de stadsdeelcommissie vergaderingen willen ontvangen om betrokken te blijven.
2. Communicatie toolbox
• Ruimte reserveren in het stadsdeel of stadsgebied met voldoende ruimte voor ronde tafels (max. 8 personen). Het liefst wisselende locaties voor elke keer een nieuwe, frisse ervaring.
• Deel contactgegevens van buurtplatforms aan panelleden die betrokken willen blijven in de buurt.
3. Checklist voorbereiding stadsdeelpanelbijeenkomst
• Vraag maatschappelijke instellingen om voorafgaand aan de loting reclame te maken voor het stadsdeelpanel door de poster op te hangen in publieke ruimtes. • Maak een draaiboek.
• Stuur deelnemers een evaluatieformulier om te peilen hoe ze de bijeenkomst ervaren hebben. • Publiceer het verslag met het advies op de webpagina van het stadsdeelpanel en verstuur het naar invloedrijke organisaties/ bedrijven in het stadsdeel.
• Verzamel voldoende beschikbare tafelbegeleiders en zorg dat ze goed zijn voorbereid om hun rol goed te kunnen vervullen tijdens de bijeenkomst. • Bedenk welke informatie vooraf nodig is voor een goed geïnformeerd gesprek over het onderwerp. Zorg dat die informatie beschikbaar is in de zaal voor panelleden. Nodig partijen met uiteenlopende perspectieven uit hun standpunt te pitchen of maak een filmpje. • Nodig de buurtplatforms en andere bewonerscollectieven uit om aanwezig te zijn bij (een deel van) de stadsdeelpanelbijeenkomst. Ze kunnen deelnemers informeren over het onderwerp vanuit hun perspectief en deelnemers enthousiasmeren om betrokken te blijven door zich aan te sluiten bij het buurtplatform. • Catering uit het stadsdeel of stadsgebied regelen. Het liefst wisselende catering voor elke keer een nieuwe, frisse ervaring. • Muzikaal intermezzo uit het stadsdeel of stadsgebied organiseren voor tijdens de stadsdeelpanelbijeenkomst.
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
17
De rollen Check of alle taken zijn belegd. Wie: Kerngroep Er zijn meerdere rollen betrokken bij het uitvoeren van een stadsdeelpanel. Voor de volgende onderstaande rollen zijn de taken al grotendeels beschreven. Vink aan wie welke taken uitvoert. Voeg zo nodig taken toe. Zorg dat alle taken belegd zijn.
• Kerngroep stadsdeelpanel • Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners • Dagelijks bestuurder • Stedelijke directies • Participatiedeskundige • Bestuursadviseur stadsdeelcommissie (stadsdeel) • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) • Communicatieadviseur • Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel) • Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie 18
Kerngroep stadsdeelpanel
› De rollen
Verantwoordelijkheid
Inschatting uren
• Kerngroep stadsdeelpanel
Zorgen dat er een goede vraag geformuleerd wordt, dat er een reactie komt van de stadsdeelcommissie en het Dagelijks Bestuur en dat het panel op de hoogte wordt gehouden van de resultaten.
• Per bijeenkomst 2 dagdelen voorbereiding en 2 dagdelen nazorg = ± 32 uur per jaar per kerngroeplid
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners • Dagelijks bestuurder
Taken
Leden kerngroep • Participatiedeskundige (extern)
• Voorbereiden vraag/onderwerp voor het stadsdeelpanel. De kerngroep kiest een onderwerp voor het stadsdeelpanel als er meerdere opties zijn (vanuit SDC, bewoners, raad).
• Delegatie stadsdeelcommissie 3x • Bestuursadviseur stadsdeelcommissie
• Stedelijke directies • Participatiedeskundige • Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel)
• Gaat in gesprek met buurtplatforms over alle vragen die niet worden gekozen voor het stadsdeelpanel. Zorgt dat de onderwerpen op andere plekken voldoende aandacht krijgt. • Formuleert een goede vraagstelling die leidt tot een antwoord waar de stadsdeelcommissie mee verder kan. De kerngroep wordt hierbij geholpen door de participatiedeskundige.
• Communicatieadviseur
• Formuleert financiële en wettelijke kaders bij de vraagstelling zodat het voor het stadsdeelpanel duidelijk is waar ze in de beantwoording rekening mee moeten houden.
• Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel)
• Formuleert het commitment aan het stadsdeelpanel wanneer dat (voor een bepaald onderwerp) afwijkt van de standaard.
• Adviseur Onderzoek & Statistiek
• Legt vraag/onderwerp ter besluitvorming voor aan de stadsdeel commissie.
• Projectleider stadsdeelpanel
Optioneel • Extra leden uitnodigen (kunnen betrokken worden wanneer nodig/ wenselijk): • Delegatie stadsdeelpanelleden • Delegatie buurtplatforms en andere actieve bewoners
• Adviseur Stedelijk Team Participatie
• Neemt het advies in ontvangst- en bereidt een reactie voor. En na het debat een gezamenlijke reactie van de stadsdeelcommissie.
• Beleidsambtenaar met kennis over een bepaald onderwerp dat kans maakt om geagendeerd te worden • Dagelijks bestuurder • Communicatieadviseur stadsdeel of stadsgebied • Adviseur stedelijk team participatie
• Monitort wat het DB met het advies doet.
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
19
Stadsdeelpanellid
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
Verantwoordelijkheid: samen met andere gelote stadsdeelbewoners de stadsdeelcommissie adviseren over allerlei onderwerpen die spelen in het stadsdeel of stadsgebied.
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners
Taken
• Dagelijks bestuurder
• Tijdens een stadsdeelpanelbijeenkomst in gesprek gaan met andere gelote stadsdeelbewoners over een onderwerp dat speelt in het stadsdeel of stadsgebied.
• Stedelijke directies
• Eventueel deelnemen aan de stadsdeelcommissievergadering.
• Participatiedeskundige
• Eventueel deelnemen aan de stadsdeelvergadering om het advies van het stadsdeelpanel om vragen te beantwoorden van de stadsdeelcommissie of het dagelijks bestuur.
• Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) • Communicatieadviseur
Inschatting uren Per bijeenkomst 1 dag + eventueel een paar extra dagdelen = ± 20 uur per jaar per stadsdeelpanellid
• Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel) • Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
20
Stadsdeelcommissielid
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
Initiëren en regelmatig bevragen van het stadsdeelpanel
• Stadsdeelpanellid
Taken
• Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners • Dagelijks bestuurder • Stedelijke directies
• Tijdens verkenningssessie samen met alle stadsdeelcommissieleden besluiten wel of niet te starten met stadsdeelpanels • Eventueel deelnemen aan de kerngroep om de agenda van de volgende bijeenkomst te bepalen. • Ontvangt deelnemers van het stadsdeelpanel tijdens een stadsdeel panelbijeenkomst.
• Participatiedeskundige • Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) • Communicatieadviseur • Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel)
• Informeert het stadsdeelpanel over de vraag of het onderwerp dat tijdens de stadsdeelpanelbijeenkomst besproken wordt. • Eventueel deelnemen aan de stadsdeelpanelbijeenkomsten om met gelote bewoners in gesprek te gaan over een onderwerp dat speelt in het stadsdeel of stadsgebied. • Bestudeert het advies van het stadsdeelpanel en reageert daarop tijdens de stadsdeelcommissievergadering.
Inschatting uren
• Adviseur Onderzoek & Statistiek Gemiddeld ± 16 uur per jaar per stadsdeelcommissielid • Adviseur Stedelijk Team Participatie
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
21
Buurtplatforms en andere actieve bewonersverenigingen
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
• Dragen vragen of onderwerpen aan voor het stadsdeelpanel.
• Stadsdeelpanellid
• Kunnen geraadpleegd worden bij de stadsdeelpanelbijeenkomsten over hun ervaring of standpunt bij het onderwerp.
• Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners • Dagelijks bestuurder • Stedelijke directies • Participatiedeskundige
• Zijn (bijvoorbeeld tijdens de pauze) aanwezig bij de stadsdeelpanel bijeenkomsten om deelnemers te vertellen wat ze als buurtplatform doen. • Nodigen deelnemers van het stadsdeelpanel die na een bijeen komst graag actief willen blijven in de buurt uit om zich aan te sluiten bij het buurtplatform. • Monitoren wat er met de uitkomsten van de stadsdeelpanels gebeurt.
• Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) • Communicatieadviseur • Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel) • Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
22
Dagelijks bestuurder
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
Draagt zorg voor een onderbouwde reactie op advies van stadsdeel commissie en indien het advies wordt overgenomen, draagt de bestuurder zorg voor uitvoering van het advies in samenwerking met college, directies en stadsdeelorganisatie.
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners • Dagelijks bestuurder • Stedelijke directies
Taken • Eventueel deelnemen aan de kerngroep op verzoek van de stadsdeelcommissie. • Eventueel deelnemen aan het stadsdeelpanel op verzoek van de stadsdeelcommissie.
• Participatiedeskundige • Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) • Communicatieadviseur • Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel) • Adviseur Onderzoek & Statistiek
• Geeft op verzoek van de kerngroep beleidsmatige en financiële context/kaders mee over het onderwerp waar de stadsdeelcommissie een vraag over wil stellen aan het panel en/of vraagt de stedelijke directie dit te doen. • Neemt advies van de stadsdeelcommissie in ontvangst, formuleert een beargumenteert en concreet antwoord en licht dat toe in de stadsdeelcommissievergadering. Stemt daarover indien nodig af met stedelijke directies en/of college. • Indien het advies in uitvoering wordt genomen: geeft de organisatie opdracht tot uitvoering ervan, monitort voortgang en rapporteert hierover aan stadsdeelcommissie.
• Adviseur Stedelijk Team Participatie
23
Stedelijke directies
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
Van begin tot het einde betrokken bij een stadsdeelpanel wanneer het onderwerp daarom vraagt om te zorgen dat het panel succesvol kan zijn.
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners • Dagelijks bestuurder • Stedelijke directies
Taken • Context en kaders formuleren bij een onderwerp of vraag wanneer de kerngroep daarom vraagt en SDC daarover informeren tijdens een technische sessie. • Onderzoeken waar de ruimte zit voor het stadsdeelpanel om invloed uit te oefenen.
• Participatiedeskundige • Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel)
• Het stadsdeelpanel informeren over de context en de kaders tijdens de stadsdeelpanelbijeenkomst. • Adviseert dagelijks bestuur (en eventueel college) over mogelijk heden voor uitvoering van het advies.
• Communicatieadviseur
• Geeft uitvoering aan het advies indien hiertoe door dagelijks bestuur in overleg met college wordt besloten.
• Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel)
• Levert informatie aan dagelijks bestuur over de voortgang van de uitvoering.
• Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
24
Participatiedeskundige (extern)
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
Het verzorgen van een goedlopend democratisch proces in het stadsdeelpanel waar deelnemers bij betrokken willen zijn en blijven.
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid
Taken
• Buurtplatforms en andere actieve bewoners
• Begeleidt de kerngroep bij het kiezen/formuleren van een geschikt onderwerp/vraag voor het stadsdeelpanel.
• Dagelijks bestuurder
• Begeleidt alle betrokken partijen bij het oefenen van het besluitvormingsproces voor het panel bijeen komt.
• Stedelijke directies • Participatiedeskundige
• Stelt een interactief, toegankelijk, verrassend en effectief programma op voor elke bijeenkomst van het stadsdeelpanel.
• Bestuursadviseur stadsdeelcommissie
• Verzorgt workshop om tafelbegeleiders voor te bereiden op hun rol tijdens de stadsdeelpanelbijeenkomsten.
• Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel)
• Is aanspreekpunt voor stadsdeelpanelleden. • Zorgt voor (een deel van de) tafelbegeleiders.
• Communicatieadviseur • Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel) • Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
• Begeleidt het stadsdeelpanel tijdens bijeenkomsten om tot een gezamenlijk advies te komen. • Verzorgt een toegankelijke verslaglegging van elke bijeenkomst voor alle geïnteresseerden. • Geeft een terugkoppeling (samen met een aantal panelleden) van het advies aan de stadsdeelcommissie en het dagelijks bestuur tijdens stadsdeelcommissievergadering.
Inschatting uren • ± 144 uur per jaar per stadsdeel of stadsgebied.
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
25
Bestuursadviseur stadsdeelcommissie (stadsdeel)
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
Een soepele communicatie tussen stadsdeelcommissie en stadsdeelpanel.
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid
Taken
• Buurtplatforms en andere actieve bewoners
• Organiseert de bijeenkomsten van de kerngroep.
• Dagelijks bestuurder
• Adviseert in kerngroep over de formulering van een goede vraag die leidt tot een uitkomst waar de stadsdeelcommissie mee verder kan.
• Stedelijke directies • Participatiedeskundige
• Adviseert stadsdeelcommissie over duidelijke reactie op het advies van de stadsdeelcommissie.
• Bestuursadviseur stadsdeelcommissie
• Evalueert in de kerngroep hoe het stadsdeelpanel functioneert binnen het huidige bestuurlijk stelsel.
• Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel)
Inschatting uren
• Communicatieadviseur
• Past binnen reguliere werkzaamheden.
• Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel) • Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
26
Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel)
› De rollen
Verantwoordelijkheid
Inschatting uren
• Kerngroep stadsdeelpanel
Behoud het overzicht over alle stappen die nodig zijn om het stadsdeelpanel van vraagstelling tot advies goed te laten lopen.
• ± 12 uur per week per stadsdeel of stadsgebied gedurende een heel kalenderjaar (met pieken en dalen) (2,5 fte voor alle stadsdelen).
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid
Taken
• Buurtplatforms en andere actieve bewoners
• Stuurt participatiedeskundige functioneel aan. • Onderhoudt contact met O&S over loting en beheer van het panel.
• Dagelijks bestuurder • Stedelijke directies
• Initieert en organiseert overleg met de participatie deskundige, de bestuursadviseur, O&S en andere betrokkenen die nodig zijn om het stadsdeelpanel goed te laten lopen.
• Participatiedeskundige • Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) • Communicatieadviseur • Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel)
• Vraagt stedelijke directies een inschatting te maken van de wettelijke en financiële kaders waar het stadsdeelpanel rekening mee moet houden bij het beantwoorden van de voorgelegde vraag. • Adviseert in kerngroep over de formulering van een goede vraag en houdt daarbij rekening met de ruimte in het beleid, het commitment die passend is bij die beleidsruimte en een goede aansluiting met eerdere participatietrajecten in het stadsdeel of stadsgebied. • Betrekt actief de buurtplatforms en andere actieve bewoners bij het bepalen van de agenda, het inhoudelijk informeren van het panel en het monitoren van de resultaten.
• Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
• Betrekt actief de directies die een rol hebben bij het onderwerp dat aan het panel wordt voorgelegd. • Maakt begroting en houdt overzicht op projectbesteding. • Houdt regie over de logistiek tijdens de stadsdeelpanel bijeenkomsten (zaal, tafels, stoelen, tafelbegeleiders, catering, muziek, tolken, kinderopvang etc.).
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
27
Communicatieadviseur
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
Behoud het overzicht over alle communicatie over het stadsdeelpanel in een bepaald stadsdeel of stadsgebied.
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid
Taken
• Buurtplatforms en andere actieve bewoners
• Past standaard communicatiemiddelen uit de toolbox aan op bewoners uit het stadsdeel of stadsgebied.
• Dagelijks bestuurder
• Ontwikkelt eventueel nieuwe passende communicatiemiddelen om nog beter aan te sluiten bij de bewoners in het stadsdeel.
• Stedelijke directies
• Bestuursadviseur stadsdeelcommissie
• Zorgt dat het stadsdeel of stadsgebied regelmatig en via verschillende kanalen op de hoogte wordt gehouden van oproepen voor onderwerpen, stadsdeelpanelbijeenkomsten en uitkomsten en resultaten (o.a. via de webpagina stadsdeelpanels en via het online platform voor bewoners).
• Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel)
Inschatting uren
• Participatiedeskundige
• Communicatieadviseur
• ± 2 uur per week per stadsdeel of stadsgebied gedurende een heel kalenderjaar (met pieken en dalen).
• Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel) • Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
28
Ondersteuner stadsdeelpanels (stadsdeel)
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
Het faciliteren van stadsdelen door het uitvoeren van standaard administratieve en logistieke taken die nodig zijn om het stadsdeelpanel goed te laten lopen.
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners
Taken • Ondersteunt bij allerhande logistieke taken zoals het reserveren van een zaal, regelen van catering, verzorgen van naamstickers etc.
• Dagelijks bestuurder • Stedelijke directies
Inschatting uren
• Participatiedeskundige
• 144 uur per stadsdeel per jaar (0,5 fte voor alle stadsdelen).
• Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) • Communicatieadviseur • Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel) • Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
29
Adviseur Onderzoek & Statistiek
› De rollen
Verantwoordelijkheid
• Kerngroep stadsdeelpanel
Het lotingsproces inrichten om tot een zo representatief mogelijk panel te komen en het beheren van de panels.
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid
Taken
• Buurtplatforms en andere actieve bewoners
• Maakt online aanmeldformulier voor deelnemers. • Voert loting uit.
• Dagelijks bestuurder • Verstuurt uitnodigingsbrieven met unieke aanmeldcodes. • Stedelijke directies • Participatiedeskundige • Bestuursadviseur stadsdeelcommissie • Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel) • Communicatieadviseur • Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel)
• Deelt contactgegevens deelnemers met projectleider stadsdeelpanel (met AVG disclaimer). • Bewaart en beheert reservelijst met deelnemers. • Verzamelt gegevens die nodig zijn voor uitkering vacatiegelden aan alle aanwezige deelnemers van de stadsdeelpanels en deelt die met de afdeling betalingen. • Verspreidt vragenlijst voor en/of na de bijeenkomst van het stadsdeelpanel onder deelnemers. • Beheert het panel: controlelijsten verzenden, panel aanvullen met deelnemers na uitval etc.
• Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
Inschatting uren • ± 2 uur per week per stadsdeel of stadsgebied gedurende een heel kalenderjaar (met pieken en dalen).
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
30
Adviseur Stedelijk Team Participatie
› De rollen
Verantwoordelijkheid
Inschatting uren
• Kerngroep stadsdeelpanel
Het uitwerken van de verordening over stadsdeelpanels zodat stadsdelen grotendeels zelfstandig met stadsdelen aan de slag kunnen.
• ± 8 uur per week gedurende een heel kalenderjaar (met pieken en dalen).
• Stadsdeelpanellid • Stadsdeelcommissielid • Buurtplatforms en andere actieve bewoners
Taken • Uitwerken en aanscherpen leidraad starten met stadsdeelpanels en handboek uitvoeren stadsdeelpanels.
• Dagelijks bestuurder • Stedelijke directies • Participatiedeskundige
• Begeleidt verkenningssessies met stadsdeelcommissies voor besluit over start stadsdeelpanel in stadsdeel of stadsgebied. • Faciliteert inkoop van participatiedeskundigen en functioneert als formele opdrachtgever van de participatiedeskundigen.
• Bestuursadviseur stadsdeelcommissie
• Maakt afspraken met O&S over hun rol
• Projectleider stadsdeelpanel (stadsdeel)
• Zorgt dat er een online platform komt waar bewoners onderwerpen kunnen aandragen en dat platform beheert wordt.
• Communicatieadviseur
• Coördineert een goede spreiding van stadsdeelpanelbijeenkomsten over het kalenderjaar.
• Ondersteuner projectleider stadsdeelpanels (stadsdeel)
• Beheert communicatie toolbox met standaard communicatiemiddelen
• Adviseur Onderzoek & Statistiek • Adviseur Stedelijk Team Participatie
• Adviseert projectleiders stadsdeelpanels en stadsdeelcommissies bij uitvoeren stadsdeelpanels. • Beheert het budget voor stadsdeelpanels • Geeft opdracht en coördineert evaluatie en monitoring stadsdeelpanelbijeenkomsten • Begeleidt intervisie/leersessies voor uitvoering in de stadsdelen om van en met elkaar te leren
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels
31
Handboek Uitvoeren stadsdeelpanels