Gemeenteraad Voordracht .pdf

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

Portefeuille

Financiën

Agendapunt

0

Datum besluit

B&W van 16 mei 2023. Onderwerp

Reactie op het Accountantsverslag 2022 Gemeente Amsterdam De gemeenteraad van Amsterdam besluit

Kennis te nemen van de reactie van het college van burgemeester en wethouders op het Accountantsverslag 2022 Gemeente Amsterdam van Auditdienst ACAM. Het college reageert op onder andere de volgende punten uit het Accountantsverslag: • A. Auditdienst ACAM (hierna ACAM) heeft bij het Jaarverslag 2022 een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid. • B. De portefeuillehouder Coördinatie Inkoop reageert namens het college op de opmerkingen met betrekking tot de rechtmatigheidsfout ten aanzien van inkopen en aanbestedingen. • C. De portefeuillehouder Financiën reageert namens het college op de bevindingen omtrent financieel beleid, producten en uitvoering. • D. De portefeuillehouder ICT en digitale Stad reageert namens het college op de bevindingen omtrent de beheersing van IT-processen. Wettelijke grondslag

Gemeentewet artikel 169, tweede lid, waarin wordt bepaald dat het college de raad alle inlichtingen geeft die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Bestuurlijke achtergrond

Met deze voordracht wordt de gemeenteraad van Amsterdam de bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2022 Gemeente Amsterdam en de controleverklaring van de directeur ACAM aangeboden. Onderbouwing besluit

Reactie van het college op het Accountantsverslag 2022 Gemeente Amsterdam van ACAM Het college reageert in deze voordracht op het door Auditdienst ACAM uitgebrachte Accountantsverslag 2022. ACAM vermeldt in het accountantsverslag bevindingen over het Jaarverslag 2022, verdeeld over een aantal onderwerpen. In deze voordracht wordt een aantal onderwerpen uit het accountantsverslag samengevat weergegeven, gevolgd door een reactie van het college. A. Samenvatting uitkomsten jaarrekeningcontrole 2022 De ACAM geeft bij de aanbieding van het Accountantsverslag 2022 aan dat de huidige economische ontwikkelingen zoals inflatie en rentestijgingen samen met de onduidelijkheid over de hoogte van het gemeentefonds vanaf 2027, voor aanhoudende onzekerheid over de financiële mogelijkheden en de haalbaarheid van ambities zorgen. In het accountantsverslag wordt daarom het belang van een weerbaar en wendbaar financieel stelsel benadrukt. Het college omarmt deze constatering, omdat dit voor het college hele belangrijke begrippen zijn, juist ook in deze onzekere tijden.

Gegenereerd: v1.6

1

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

De gemeenteaccountant heeft op 26 april 2023 een controleverklaring verstrekt met een goedkeurend oordeel voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. ACAM heeft bij het Jaarverslag 2022 een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid. Een goedkeurend oordeel voor getrouwheid betekent dat de Jaarrekening 2022 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva per 31 december 2022 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Een goedkeurend oordeel voor de rechtmatigheid betekent dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming met wet en regelgeving tot stand zijn gekomen. De getrouwheids- en rechtmatigheidsfouten zijn met respectievelijk € 2,8 miljoen en € 63,2 miljoen onder de goedkeuringstolerantie van € 74 miljoen gebleven (1% van de totale lasten van Amsterdam). De rechtmatigheidsfouten hebben voor circa € 44,5 miljoen betrekking op het niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels. De rechtmatigheidsfout voor de SiSa-regelingen is € 2,1 miljoen. In 2022 is voor circa € 8,0 miljoen aan subsidies toegekend buiten de geldende termijnen. Met betrekking tot verstrekte bijzondere bijstand is in 2022 een onrechtmatigheid geconstateerd van € 2,7 miljoen.

De resterende rechtmatigheidsfouten van € 5,9 miljoen zijn divers van aard en relatief beperkt van omvang. De onzekerheden bestaan voor € 4,3 miljoen uit onzekerheden aangaande getrouwheid. De onzekerheden aangaande de rechtmatigheid bedragen € 48,5 miljoen en bestaan vooral uit onzekerheden over het volgen van de Europese aanbestedingsregels voor € 9,8 miljoen en SiSaregelingen voor € 30,6 miljoen. De goedkeuringstolerantie voor onzekerheden bedraagt € 222 miljoen (3% van de totale lasten van Amsterdam). Het college is verheugd over de controleverklaring met zowel een goedkeurend oordeel voor getrouwheid als voor rechtmatigheid. Wel is het college zich er van bewust dat blijvende aandacht nodig is voor het terugdringen van de rechtmatigs- en getrouwheidsfouten. B. Inkopen en aanbestedingen Portefeuillehouder Coördinatie Inkoop (Wethouder Hester van Buren) Bevindingen ACAM: Rechtmatigheidsbevindingen inkopen en aanbestedingen (pag. 7) Beheersing inkopen en aanbesteden nog niet op orde (pag. 22) Het onderzoek naar het vaststellen of de gemeente de aanbestedingsregels naleeft heeft aan kwaliteit ingeleverd (pag. 22) Inkoopdossiers waarbij gebruik wordt gemaakt van de wettelijke mogelijkheid dwingende spoed zijn onder de maat (pag. 23) Reactie college: Op de goede weg Voor het derde opeenvolgende jaar heeft de ACAM de jaarrekening goedgekeurd. We zijn daarmee op de goede weg.

Ondanks een verlaging ten opzichte van 2021 (€ 44,5 miljoen in 2022 ten opzichte van € 50,6 miljoen in 2021) vindt het college dat in absolute zin het bedrag aan onrechtmatigheid van inkoopuitgaven nog verder teruggedrongen moet worden. Ook is het college het eens met de aanbeveling van de ACAM dat de verantwoording door de organisatieonderdelen over hun rechtmatigheidsfout en het gemeentebrede onderzoek naar de rechtmatigheid van de inkoopuitgaven verbetering behoeven. Tijdig signaleren en nog meer in control komen op inkooponrechtmatigheden In 2023 wordt op meer momenten in het jaar een intensieve controle uitgevoerd. Hierdoor is eerder inzichtelijk wat de onrechtmatige inkoopuitgaven zijn en kan meer sturing plaatsvinden.

Gegenereerd: v1.6

2

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

Hierbij wordt aangesloten op de P&C-cyclus met een ritme van 4-, 8-, en 12-maands ambtelijke rapportages. Voor het oplossen van de door ACAM geconstateerde onrechtmatige inkoopuitgaven zijn plannen van aanpak (zgn. 1% plannen) geïntroduceerd. Elk organisatieonderdeel met een onrechtmatigheid van boven de 1% in 2022 moet voor eind mei 2023 een 1% plan opstellen. Doel van de 1% plannen is het oplossen van de bekende onrechtmatige inkoopuitgaven, bewustwording te creëren en nieuwe onrechtmatigheid voorkomen. Voorkomen nieuwe onrechtmatigheid We zien dat inkooptrajecten geregeld te laat starten wat kan leiden tot onrechtmatigheid. Dit is het geval als het lopende contract verlengd moet worden en dat niet meer mag omdat er geen verlengingsopties meer zijn. Voor het op tijd opstarten van een aanbesteding is inzicht nodig welke inkoopbehoefte wanneer moet worden ingevuld. Hiervoor gaan we investeren in het meer volledig maken van de inkoopkalender zodat een totaaloverzicht ontstaat en de inkoopvoorbereiding op tijd kan starten. Daarnaast wordt in het derde kwartaal 2023 de digitale inkoop assistent gelanceerd. Deze digitale assistent is een gebruiksvriendelijke vragenlijst die snel een eerste advies geeft hoe moet worden ingekocht. Ook wordt automatisch verwezen naar het juiste contract, proces of loket binnen de gemeente.

Met de tool maken wij het de organisatie makkelijker de weg te vinden naar de juiste Lead Buyers en/of raamovereenkomsten. Verder wordt het inzicht in onze actieve contracten verstevigd door het contractenregister op te schonen en aan te vullen. Dit is uiterlijk eind 2023 gereed en is mede ter voorbereiding op de implementatie van het nieuwe financiën en inkoopsysteem, dat in 2024 in gebruik genomen wordt. Het nieuwe financiën en inkoopsysteem zorgt voor een koppeling tussen het inkoopcontract en de inkoopuitgaven waardoor ons inzicht verbetert en vroegtijdig signaleren en bijsturen mogelijk wordt. Kwaliteit van verantwoorden Voor het verslagjaar 2022 is een nieuwe werkwijze geïntroduceerd om te komen tot een kwalitatieve toereikende verantwoording. Deze werkwijze betreft een verantwoordings- en onderzoeksproces. Het college deelt de mening van de ACAM dat de nieuwe werkwijze nog niet goed liep. Verdere inbedding van deze werkwijze (inclusief bij crisissituaties) is noodzakelijk, zo erkend ook het college. Deze verdere inbedding geven we in 2023 vorm door het verder verbeteren van instructies, formats en het bieden van goede ondersteuning aan de organisatie. C. Financieel beleid, producten en uitvoering Portefeuillehouder Financiën (Wethouder Hester van Buren) Bevinding ACAM: SiSa bevindingen (pag.

7): - De afgelopen jaren is het aantal specifieke uitkeringen significant toegenomen. - De informatiehuishouding in de uitvoering is niet altijd ingericht op de (uiteindelijke) normen met als gevolg dat in een aantal gevallen de juistheid en rechtmatigheid van de verantwoorde bestedingen achteraf niet meer vastgesteld kan worden. - Het is belangrijk dat de gemeente onderzoekt of er interpretatieruimte bestaat ten aanzien van de normen die zijn opgenomen in de regelgeving. Wij raden aan de keuzes die de gemeente maakt in de uitvoering tijdig met betrokken ministeries af te stemmen om zo aan de voorkant helderheid te krijgen over deze keuzes in relatie tot de normen. Reactie college: Het college onderschrijft het belang van een onderzoek naar mogelijke interpretatieruimte ten aanzien van de normen die zijn opgenomen in de regelgeving. De keuzes die wij maken in de

Gegenereerd: v1.6

3

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

uitvoering zullen tijdig met de betrokken ministeries worden afgestemd, zodat vooraf duidelijkheid wordt verkregen over onze keuzes in relatie tot de normen. Bevindingen ACAM: a. De kwaliteit van de toelichting op begrotingsafwijkingen is voldoende (pag. 8) b. De jaarrekening is meer in lijn met het BBV (pag. 8) c. Verwachte resultaat gedurende het jaar al verwerkt in de algemene reserve (pag. 9) d. Haalbaarheid minimumhoogte algemene reserve en weerstandsvermogen onder druk in 2024 (pag. 14) e. Financiële wendbaarheid steeds belangrijker, zorg voor voldoende prudentie in het financieel stelsel (pag. 14) Reacties college: (a) De ACAM stelt dat in algemene zin de kwaliteit van de toelichtingen op de begrotingsafwijkingen van voldoende niveau is. In hoofdstuk 2 Financiële hoofdlijnen en in hoofdstuk 3 Programma’s van het Jaarverslag 2022 wordt per programma of per programmaonderdeel in de paragraaf “Financiële toelichting” ingegaan op de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de Begroting 2022 zoals vastgesteld bij de najaarsnota. Voor het college blijft het op niveau houden en waar nodig verder aanscherpen van de toelichtingen een punt van aandacht. (b) De ACAM constateert dat opvolging is gegeven aan de adviezen die zij destijds hebben gegeven over de opbouw van de gepresenteerde baten en lasten en de reserves.

Zo zijn de overzichten van baten en lasten in de jaarrekening conform het BBV en wordt vanaf de begroting 2023 gewerkt met direct aan de programma’s gekoppelde reserves. Het college onderschrijft de constatering van de ACAM. De gewijzigde presentatie van de opbouw van baten en lasten voldoet aan het BBV en door de koppeling van reserves aan programma’s kunnen alle baten, lasten en mutaties reserves per programma in samenhang worden bezien. (c) De ACAM adviseert om het resultaat gedurende het jaar niet op de algemene reserve te muteren. Bij de Begroting 2023 is het toen verwachte overschot in het jaar 2022 toegevoegd aan de algemene reserve. Door de inzet van de algemene reserve in de afgelopen jaren om de effecten van de coronacrisis op te vangen, bereikte deze per eind 2021 een dieptepunt. Door het toevoegen van de verwachte overschotten in de jaren 2022 tot en met 2025 laat de algemene reserve de komende jaren een stevig herstel zien, onder andere door de ontvangen coronacompensatie. Het college begrijpt dat het volgen van het resultaat ten opzichte van de oorspronkelijke begroting door het tussentijds toevoegen van overschotten aan de algemene reserve, lastiger wordt. Het college neemt in principe het advies van de ACAM over. Omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een tussentijdse mutatie wel nodig is.

In dit geval wordt dit, net zoals in het Jaarverslag 2022, duidelijk inzichtelijk gemaakt in de financiële hoofdlijnen. (d) Uit het jaarverslag 2022 en de Begroting 2023 komt volgens de ACAM naar voren dat het college verwacht dat de algemene reserve en het weerstandsvermogen in 2024 op niveau zijn. Gezien de economische ontwikkelingen ziet de ACAM een risico dat 2024 niet haalbaar blijkt. Met het coalitieakkoord 2022-2026 heeft het college het beleid om de algemene reserve op niveau te brengen doorgezet. Met het Amsterdams Akkoord wordt gezorgd dat in 2024 de algemene reserve weer op normhoogte is gebracht en dat de financiële gevolgen van risico dan weer met redelijke zekerheid zijn te dragen door de gemeente. Bij het opstellen van de Begroting 2024 wordt de risico-inventarisatie opnieuw ververst en bericht het college over de voortgang van het herstel van de algemene reserve. (e) De ACAM geeft aan dat het verstandig is om voldoende prudentie in het financiële stelsel in te bouwen. In tijden waar onzekerheid bestaat over (toekomstige) financiële ruimte is een

Gegenereerd: v1.6

4

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

wendbare begroting nog belangrijker. De ACAM merkt op dat het daarbij van belang is te zorgen voor bestendige gedragslijnen zodat de raad erop kan toezien dat de begroting structureel en reëel in evenwicht is of op relatief korte termijn komt. Het college onderschrijft de constateringen van de ACAM en blijft zich inspannen om begrotingen aan de raad voor te leggen die de ambities uit het coalitieakkoord verwezenlijken, binnen een stelsel van houdbare gemeentefinanciën, en transparant zijn over de keuzes die het college daarbij wil maken. Bevinding ACAM: Opvolging eerdere aanbevelingen van ACAM en de rekeningencommissie heeft de nodige aandacht (pag. 12) Reactie college: De ACAM constateert dat er relatief veel aanbevelingen zijn afgehandeld of dat deze op korte termijn worden afgehandeld. Het college onderschrijft dat er meer voortgang geboekt is in de aandeling van de aanbevelingen. Daarnaast geeft de ACAM aan dat het afdoen van aanbevelingen nu nog een ad hoc karakter heeft en geen routine is. Het college onderschrijft de verwachting dat met de komst van het systeem ‘Fully in Control’ de aandeling bespoedigd wordt en daarmee de openstaande aanbevelingen actief en routinematig gemonitord zullen worden. Bevindingen ACAM: a.

Prioritering en fasering projecten binnen investeringsportfolio’s: overweeg wenselijkheid activering voorbereidingskosten van uitgestelde/afgestelde projecten (pag. 15) b. Overprogrammering: uitgaven domeinen boven investeringsplafond (pag. 15) Reacties college: (a) De ACAM adviseert om te overwegen of het wenselijk is geactiveerde voorbereidingskosten voor uitgestelde/afgestelde projecten geactiveerd te laten, en indien nodig daarop de beleidsnota ‘Activeren, waarderen en afschrijven’ aan te passen. Ook adviseert de ACAM om richtlijnen en handvatten te ontwikkelen voor de beoordeling van de houdbaarheid van geactiveerde kosten van projecten waarbij sprake is van uitstel in uitvoering. Het college neemt het advies van de ACAM over en zal deze punten onderzoeken bij de actualisatie van de beleidsnota ‘Activeren, waarderen en afschrijven’. (b) De ACAM constateert dat het risico bestaat dat door het werken met overprogrammering in de begroting de gemeente ook op totaalniveau wordt geconfronteerd met uitgaven die de jaarlijkse investeringsruimte op totaalniveau overschrijden. Overprogrammering is bedoeld om onderrealisatie tegen te gaan maar teveel overprogrammeren kan ertoe leiden dat de uitgaven hoger uitkomen dan geraamd.

In de jaarrekening is de verkeerde inschatting van de realisatiegraad toegelicht en aangegeven dat het domein de komende jaren de realisatiegraad nauwlettend zal volgen en indien nodig de verwachting hieromtrent zal bijstellen. Overigens is het risico op overschrijding van de meerjarige investeringsruimte beperkt aangezien uitgaven boven de portfolioruimte hierop worden gekort. Bevinding ACAM: Met betrekking tot de waardering van de overige vorderingen vraagt de ACAM aandacht voor centrale monitoring en toetsing op inschattingen van de verschillende directies. Afwijkingen van de centrale berekening van de voorziening oninbare vorderingen worden niet altijd voldoende gemotiveerd. Voor een betere procesuitvoering en juiste waardering van de vorderingen, beveelt ACAM aan om centrale monitoring en control in te richten op de waardering van de vorderingen en daarin specifiek aandacht te schenken aan een blijvend actueel inzicht in de naleving van betalingsregelingen (pag. 16). Reactie college:

Gegenereerd: v1.6

5

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

Het college herkent de aanbeveling en werkt aan het versterken van de centrale control en monitoring op het proces van de waardering van vorderingen. We zullen de controle op aangegeven afwijkingen op de centrale berekening versterken door deze te toetsen op voldoende onderbouwing. Ook zullen wij centrale monitoring en control (inclusief de naleving van betalingsregelingen) inrichten. Dit zal bij de 8-maandsrapportage 2023 zijn gerealiseerd. Bevinding ACAM: Vanaf het jaar 2022 is het voor medewerkers mogelijk om langdurig verlof te sparen. Het spaarverlof verjaart niet. De gemeente heeft nog geen beleid gevormd over het langdurig verlofsparen. Verder is het salarissysteem niet aangepast. Het gebruikmaken van verlofsparen is daardoor ook administratief nog niet te volgen. De gemeente heeft aangegeven dat medio 2023 beleid zal zijn ontwikkeld en het verloop van het spaarverlof kan worden gemonitord waarbij wordt aangesloten op de P&C-cyclus (pag. 17): Reactie college: Het college erkent de potentiële voordelen van het langdurig verlofsparen voor de ambtenaren en is er positief over dat dit mogelijk is gemaakt. Voor de financiële gevolgen van deze cao-afspraak heeft het college in de Jaarrekening 2022 een voorziening getroffen. Dit is volgens de voorschriften die de commissie BBV hiervoor heeft opgesteld.

Voor het zomerreces 2023 zal het beleid over langdurig verlofsparen gereed zijn en wordt het salarissysteem hierop ingericht. Voor de monitoring op verlofsparen en het effect op de voorziening verlofsparen wordt aangesloten op de planning & control cyclus. Verwachting is dat het aantal spaarverlofuren in de toekomst zal toenemen. Het nieuwe beleid zorgt voor passende maatregelen om de financiële risico’s te beperken. Bevinding ACAM: Verbeter de plan do check act cyclus (PDCA-cyclus) op directie en/of programmaniveau ten aanzien van risicobeheersing en compliance (pag. 21) Reactie college: Het college onderschrijft dit punt. De uitvoering van de PDCA-cyclus is een verantwoordelijkheid van alle directies van Amsterdam. Het systeem ‘Fully In Control’ ondersteunt deze cyclus. Het drie lijnen model van beheersing vindt zijn weerslag in het systeem: eerste lijn als verantwoordelijke zorgt voor de identificatie en periodieke evaluatie van de risico- en complianceinformatie, daarbij ondersteund vanuit de tweede lijnsfuncties in de organisatie. Het proces en de vastgelegde informatie is onderwerp voor audits vanuit de derde lijn.

Bevinding ACAM: Het meten van geleverde prestaties in bij de facturering voldoet niet aan de norm (pag.24) Reactie college: Het college volgt de reeds gedane aanbeveling van 2020 over centrale monitoring (toezien op naleving toepassingsregels) op door 1) het inrichten van monitoring en 2) het hanteren van een ondergrens voor facturen waarbij bewijs van prestatie gegeven moet worden. Hierbij wordt gezocht naar een balans tussen risicoverhoging versus administratieve lastenverlichting. Sinds maart 2023 vindt een eerste verkenning plaats in de v0rm van een pilot. Twee directies werken met een ondergrens van resp. € 100 en € 1.000. Het college legt over het uitvoeren van de aanbeveling verantwoording af. In de brief die eerder dit jaar daarover aan de raadscommissie Financiën, Kunst en Diversiteit (FKD) is verstuurd, is aangegeven dat de commissie eind 2023 informatie ontvangt over de vorderingen van de pilot. D. Beheersing van IT-processen

Gegenereerd: v1.6

6

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

Portefeuillehouder ICT en Digitale Stad (Wethouder Alexander Scholtes) Bevindingen ACAM: a. Voortgang transitie I-domein - goede stappen gezet (pag. 26) b. Vertrekpunt voor de digitale transformatie is suboptimaal (pag. 26) c. Aantrekken en borgen van kennis en expertise in de organisatie (pag. 26) d. Voldoen aan wet- en regelgeving in het I-domein gemeente is nog niet compliant (pag. 27) e. Voortgang informatiebeveiliging (BIO) (pag. 27) f. Voortgang gegevensbescherming (AVG) (pag. 27) g. Voortgang monitoring I-risico’s (pag. 27) Reactie college: a) De ACAM constateert dat in 2022 goede stappen zijn gezet, hoewel de hele transitie meerdere jaren in beslag neemt. Er zijn inderdaad in 2022 grote stappen gezet. Wel merkt het college op dat het meerjarig verandertraject de gehele gemeentelijke organisatie beslaat, zie bijvoorbeeld de relatie met het door het Gemeentelijk Managementteam aangestuurde traject van opgavegericht en wendbaar werken. Volledigheidshalve vermelden we dat de desbetreffende aanbeveling van de ACAM in november 2022 is afgehandeld via de raadscommissie Financiën, Kunst en Diversiteit (FKD). (b) ACAM heeft vorig jaar gerapporteerd dat het vertrekpunt voor de digitale transformatie suboptimaal is, omdat de gemeente nog niet geheel voldoet aan wet- en regelgeving in het Idomein en er aandacht nodig is voor een aantal specifieke onderwerpen.

Het college heeft er bewust voor gekozen om ondanks dit ‘suboptimale vertrekpunt’ de transformatie te starten – er zijn altijd wel redenen om grote verbeteringen uit te stellen – en al doende verder te werken aan de door ACAM genoemde verbeterpunten. (c) De ACAM beschrijft dat in voorgaand jaar vanuit het I-domein werd onderkend dat niet alle vaardigheden intern te ontwikkelen zijn en dus expertise van buitenaf gehaald moet worden. Aantrekken van (externe) expertise in de huidige krappe arbeidsmarkt is een lastige opgave en brengt tevens uitdagingen met zich mee in het borgen van kennis. Het college onderschrijft dat dit aandachtspunt actueel blijft en gaat er zelfs van uit dat het in de huidige arbeidsmarkt een structureel karakter heeft. (d) In het Accountantsverslag 2021 concludeerde de ACAM dat de gemeente nog niet voldeed aan verschillende wet en regelgeving. Volgens de ACAM zijn in 2022 op onderdelen stappen gezet. Op andere onderdelen blijft de (beoogde) voortgang nog achter. Het college geeft aan dat voldoen aan wet- en regelgeving een continu proces is. Er moet blijvend aandacht zijn voor bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Honderd procent compliant zijn aan bijvoorbeeld de AVG of de BIO is en wordt niet de realiteit.

Het in control zijn is essentieel: “weten welke risico’s er zijn en daarop sturen”. Deze risico’s moeten beheersbaar gemaakt worden. De gemeente moet daarbij ook telkens een afweging maken tussen de benodigde inspanning en de opbrengst. Amsterdam hanteert (conform de regelgeving) een risicogerichte aanpak en prioriteert: niet alles kan en moet tegelijkertijd. (e) De ACAM constateert dat in 2022 goede stappen gezet bij de implementatie van de BIO. Het college onderschrijft dat de voortgang van informatiebeveiliging, i.c. de implementatie van de BIO, op koers ligt om de aanbevelingen van de ACAM uit voorgaande jaren in 2023 te realiseren. (f) De ACAM constateert dat met de implementatie van de BIO tegelijkertijd ook stappen gezet worden die bijdragen aan het voldoen aan de AVG. Tegelijkertijd vraagt de AVG aanvullende maatregelen. Het college onderschrijft dat er voortgang wordt geboekt. Zo is per 1 april 2023 het verwerkingsregister gepubliceerd, wordt het proces met betrekking tot datalekken herzien en

Gegenereerd: v1.6

7

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

wordt op basis van een plan van aanpak gewerkt aan de DPIA’s (Data protection impact assesment). Er gaat extra capaciteit ingezet worden op de invoer van gegevens in het nieuwe stedelijke risicomanagement systeem. (g) ACAM stelt dat vorig jaar was aangegeven dat in 2022 de standaardrisico’s en maatregelen in het centrale risicomanagementsysteem zouden worden opgenomen en dat voor informatiebeheer, informatiebeveiliging en gegevensbescherming via één centrale uitvraag bij de directies om een update van de risico’s zal worden gevraagd. Deze centrale uitvraag heeft in 2022 nog niet plaatsgevonden. Het college geeft aan dat momenteel wordt gewerkt aan de invoer van gegevens in het nieuwe risicomanagementsysteem. Als dat is afgerond zullen de risico’s met betrekking tot informatiebeheer, informatiebeveiliging en gegevensbescherming regelmatig worden geactualiseerd. Bevinding ACAM: Voortgang Wet politiegegevens (Wpg) (pag. 27)): - Naar aanleiding van een externe audit naar de naleving van de Wet politiegegevens (Wpg) kan geconcludeerd worden dat op een flink aantal onderdelen niet wordt voldaan aan de Wpg. Reactie college: Dit is een nieuwe taak waarvoor vrijwel alle gemeenten een forse inhaalslag te maken hebben en waarvoor het Rijk geen extra middelen heeft gegeven. De verbeterplannen zijn inmiddels wel in uitvoering.

Zoals bleek uit de externe audit van de ACAM heeft de gemeente nog een inhaalslag te maken voor de Wpg. Inmiddels wordt de voor 2022 geplande interne WPG-audit bij de directie Onderwijs afgerond en staat een tweede audit gepland voor later dit jaar. De resultaten van deze audits zullen worden benut bij de verdere implementatie van Wpg-beheersmaatregelen. Bevinding ACAM: Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) (pag. 28): - De mogelijkheden onderzoeken of het voor de toekomst (alsnog) mogelijk is de verantwoording over DigiD in de ENSIA collegeverklaring op te nemen en daarmee in lijn te brengen met de gebruikelijke ENSIA systematiek. Reactie college: De ACAM beveelt aan de mogelijkheden te onderzoeken of het voor de toekomst (alsnog) mogelijk is de verantwoording over DigiD in de ENSIA-collegeverklaring op te nemen en daarmee in lijn te brengen met de gebruikelijke ENSIA-systematiek. Het college neemt deze aanbeveling niet over. Enerzijds omdat wel degelijk jaarlijks verantwoording door het college plaats vindt, namelijk via de bestuurlijke rapportage informatiebeveiliging. Anderzijds omdat dit recentelijk bezien is, met als resultaat dat de deadline van ENSIA (1 mei) hierdoor in gevaar zou komen, wat voor de landelijke toezichthouder niet aanvaardbaar is. De werkwijze die Amsterdam nu hanteert werkt voor alle partijen naar tevredenheid.

Bevinding ACAM: Inzicht in de staat van de informatiebeveiliging in het Jaarverslag (pag. 28): - In de raadsvergadering van 22 juni 2022 is een motie van de leden Boomsma en Garmy ingediend (256.22) waarin verzocht is voortaan een passage in het jaarverslag op te nemen waarin in hoofdlijnen wordt ingegaan op de actuele staat van de informatiebeveiliging, alsmede een tijdslijn en planning die aangeeft wanneer welke stappen worden gezet om de informatiebeveiliging op het juiste niveau te krijgen. De ACAM constateert dat in de bedrijfsvoeringsparagraaf een kopje “Privacy en informatiebeveiliging” is opgenomen, maar dat hiermee volgens ACAM beperkt invulling wordt gegeven aan hetgeen waar in de motie op gedoeld werd.

Gegenereerd: v1.6

8

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

Reactie college: Het college neemt de aanbeveling over. De wethouder heeft in de behandeling aangegeven op hoofdlijnen mee te gaan in de motie van de leden Boomsma en Garmy (256.22) waarin verzocht wordt om een passage in het jaarverslag over de actuele staat van de informatiebeveiliging, gericht op de risico’s die de gemeente loopt als niet wordt voldaan aan de BIO. Vanaf het Jaarverslag 2023 zal een dergelijke passage worden opgenomen. Over de status van de informatiebeveiliging rapporteert het college jaarlijks in detail aan de raad. Hierin komen de risico’s expliciet aan de orde. Naar aanleiding van een eerder verzoek vanuit de raad is toegezegd dat vanaf 2024 tweemaal per jaar zal worden gerapporteerd: via de bestuurlijke rapportage informatiebeveiliging in juli en een nieuwe extra bestuurlijke rapportage in januari. Hiermee krijgt dit onderwerp de aandacht die het verdient. Bevinding ACAM: Voortgang op Business Continuity Management (BCM) blijft zorgelijk (pag. 29): - De ACAM geeft aan dat dit onderwerp nog onvoldoende structureel geborgd is. BCM is breder dan alleen de IT systemen en is daarom niet alleen binnen het I-domein relevant. Het omvat ook aandacht voor processen, mensen en middelen. Wel is het zo dat in de huidige tijd de (aankelijkheid van de) IT systemen een belangrijk aspect is bij het waarborgen van de continuïteit.

De ACAM constateert dat dit nog steeds actueel is en dat de beoogde voortgang op dit onderwerp achterblijft. Reactie college: Het college is het ermee eens dat BCM aandacht voor processen, mensen en middelen vergt, en dat IT-systemen daarbij een belangrijk aspect zijn. Tevens erkent het college dat op dit punt nog onvoldoende voortgang is geboekt. Het recente rapport van de externe deskundige en de nog lopende werving voor een Business Continuity officer zullen voor voortgang zorgen. Vooruitlopend daarop wordt in 2023 het incident- en crisismanagement bij het I-domein geactualiseerd en staat voor 2023 een aantal crisisoefeningen gepland, specifiek gericht op cyberaanvallen en hacks. BCM is meer dan alleen IT. In 2023 zal het dus ook in het Gemeentelijk Managementteam besproken worden om nadere afspraken te maken over ambitie, rollen, taken en verantwoordelijkheden. Bevinding ACAM: Beheersing datacenter 1 (DC1) aandacht voor inzichtelijk maken van risico’s en beheersingsmaatregelen (pag. 30) Reactie college: Het college neemt de aanbeveling niet over. Inmiddels is besloten vervroegd tot sluiting van het datacenter DC-1 over te gaan, in de loop van 2023 (in plaats van. 2024/2025). Daarmee is het treffen van additionele beheersingsmaatregelen minder relevant geworden. Wel zijn uitwijkmaatregelen genomen en naar tevredenheid getest.

Overigens zijn door het traject voor DC-1 de afgelopen jaren de belangrijkste continuïteitsrisico’s voor de gemeente weggenomen, een belangrijke stap in stabiele en veilige IT voor de organisatie. Bevinding ACAM: Uitbesteding IT diensten blijft aandacht vragen - inzicht en sturing gevraagd (pag. 30): - Gezien het (toenemend) gebruik van SaaS oplossingen door de gemeente, is de aanbeveling van ACAM om de (on)beschikbaarheid van (afdoende) assurance rapportages centraal inzichtelijk te krijgen. Tevens herhaalt de ACAM de eerdere aanbeveling om hier in het kader van leveranciersmanagement meer op te sturen richting de leveranciers. Reactie college:

Gegenereerd: v1.6

9

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

Het college neemt de aanbeveling over. Voor de vier strategische partners van de directie Digitale Voorzieningen zijn inmiddels assurance-rapporten beschikbaar. Het proces om dit te regelen voor andere bestaande en nieuwe SaaS-diensten is nog niet gerealiseerd. Er loopt inmiddels een programma TBA (Toekomstvast Beheersbaar Applicatielandschap) waarin dit proces wordt opgepakt. Bevinding ACAM: Aanbevelingen autorisatiebeheer blijven actueel, onvoldoende aandacht voor conflicten in functiescheiding (pag. 31) Reactie college: Het college neemt de aanbeveling over om te blijven inzetten op het inregelen van role based access control en actiever te gaan monitoren op ongewenste functievermenging. Hierbij past de opmerking dat het aan het I-domein is om een dergelijke role based access technisch mogelijk te maken en om inzicht op de voortgang (op concernniveau) te bieden. Het sturen op het tegengaan van mogelijk ongewenste functievermenging is een lijnverantwoordelijkheid die niet eenzijdig vanuit het Idomein kan worden overgenomen. Een proces voor het periodiek scannen op in-, door- en uitstroom is ingeregeld. Dit wordt uitgevoerd door het I-domein, in samenwerking met de respectievelijke proceseigenaren. Over de uitkomsten van deze scans wordt gerapporteerd. E.

Overige bevindingen Portefeuillehouders Coördinatie Bedrijfsvoering (Hester van Buren), Grond en Ontwikkeling (Wethouder Reinier van Dantzig), Water (Wethouder Melanie van der Horst), Algemene Zaken (Burgemeester Femke Halsema) Bevinding ACAM: Subsidies onrechtmatig verleend door niet tijdig ingediende subsidieaanvragen in behandeling te nemen. De Algemene Subsidieverordening gemeente Amsterdam (ASA) schrijft namelijk voor dat periodieke subsidies die na een bepaalde datum zijn aangevraagd, door de gemeente niet in behandeling worden genomen (pag. 7) Reactie college: Het college stelt dat in de Algemene Subsidieverordening Amsterdam (ASA) de datum van 1 oktober is opgenomen zodat de gemeente voldoende tijd heeft om voor 1 januari de beoordeling uit te voeren en de beschikkingen te kunnen versturen. Bij 10 van de 896 verstrekte periodieke subsidies die zijn aangevraagd is de indieningsdatum niet gehaald, een percentage van 1,1%. Deze subsidies zijn daarmee – in juridische zin – onrechtmatig verleend. In financiële zin is er geen sprake van misbruik of oneigenlijk gebruik van subsidies. Bij 6 van de 10 aanvragen gaat het om zogenaamde begrotingssubsidies, subsidies voor specifieke organisaties die met naam genoemd worden in de gemeentebegroting, zoals Artis.

De overige vier aanvragen zijn voor langlopende activiteiten waarvan beleidsmatig het van belang is dat de activiteiten in 2022 werden gecontinueerd. Omdat het college het van belang vindt dat de juridische werkelijkheid aansluit op de dagelijkse uitvoeringspraktijk wordt op dit moment de laatste hand gelegd aan een grondige herziening van de ASA. Een van de wijzigingen die aan de Raad zal worden voorgelegd is het laten vallen van de imperatieve weigeringsgrond de datum van 1 oktober als uiterste indiendatum te hanteren. Hiermee zal deze onrechtmatigheid op basis van de ASA niet meer voorkomen en wordt opvolging gegeven aan de aanbeveling van de ACAM te onderzoeken of het wenselijk is in de ASA de mogelijkheid te bieden af te wijken van de indieningstermijnen van subsidieaanvragen (en onder welke omstandigheden). Verdere opvolging van de bevinding uit het Accountantsverslag 2022 is daarom niet nodig.

Gegenereerd: v1.6

10

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

Bevindingen ACAM: a. Vergroot de navolgbaarheid van de begroting en de jaarrekening door het beperken van “techniek”. De begroting en de jaarrekening bevatten op belangrijke onderdelen veel techniek wat voor een gemiddelde gebruiker lastig is te volgen. De werkwijze van het mobiliteitsfonds en het vereveningsfonds zijn daarbij het meest in het oog springend. Het mobiliteitsfonds is per 1 januari 2023 opgeheven, waardoor dat onderdeel van de begroting en jaarrekening is komen te vervallen (pag. 8). b. Maak onzekerheden en scenario's met betrekking tot waardering grondexploitaties explicieter. De ACAM adviseert om in de toekomst ook in de jaarrekening meer expliciet de onzekerheden en de daarbij te nemen maatregelen toe te lichten. Tevens adviseert de ACAM om verschillende scenario’s (verwacht, beter en slechter) op te nemen en daarvan de financiële effecten weer te geven (pag. 17). Reacties college: (a) Zoals de ACAM constateert, voldoet de toelichting aan het BBV. De BBV-regels voor de grondexploitaties zijn echter complex en de vertaling naar de gemeentelijke vaste indeling van de toelichting heeft inderdaad als consequentie dat dit voor de gemiddelde gebruiker lastig te volgen is.

Onderzocht zal worden of het mogelijk is om vanaf Jaarrekening 2023 voor de onderdelen die het vereveningsfonds raken een specifieke en afwijkende opzet van de toelichting te maken die de leesbaarheid vergroot en waarbij minder op de techniek en meer op de duiding wordt ingegaan. (b) De paragraaf grondbeleid bij de jaarrekening beschrijft de ontwikkelingen in de grondexploitaties en het Vereveningsfonds. Daarnaast gaat het Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) uitgebreider in op de risico’s en op scenario’s die van invloed zijn op de waardering van het Onderhanden Werk in de grondexploitaties. Het MPG is echter geen onderdeel van de jaarrekening waardoor de ACAM terecht constateert dat de waardering in de jaarrekening deels impliciet plaatsvindt op basis van de informatie uit het MPG. In lijn met de aanbeveling van de ACAM zullen we de toelichting in de Jaarrekening 2023 op dit punt aanpassen zodat de aanvullende toelichting in het MPG niet noodzakelijk is voor de duiding van de waardering in de jaarrekening. Bevinding ACAM: Stijging aantal ‘slapers’ geeft zorgen over facturatie en inbaarheid van de drinkwateropbrengsten (pag. 16) Reactie college: Het college zal in 2023 opvolging geven aan de aanbeveling van de ACAM om de problematiek omtrent de aansluitingen zonder contractant (“slapers”) op te lossen.

Er is een team ingericht dat het drinkwaterfacturatieproces op orde brengt. Daarnaast loopt een onderzoeksopdracht naar (een handelingsperspectief voor) de volledigheid van de drinkwaterbaten. Uitkomsten uit die opdracht zullen worden meegenomen in de prioritering van het team om het aantal “slapers” terug te dringen. Bevindingen ACAM: a. Geen materiële fraude geconstateerd, wel leemten in de interne beheersing (pag. 20) b. Stel periodiek vast of er sprake is van (mogelijke) fraude (pag. 21) Reacties college: (a) Het college onderschrijft het belang van een adequate risicobeheersing. In het kader van Amsterdam Doelgericht is iedere directeur primair verantwoordelijk voor de risicobeheersing in zijn/ haar organisatieonderdeel en stuurt het Gemeentelijk Managementteam op de uitvoering daarvan. Dat betekent dat iedere directie periodiek een scan maakt van de kwetsbaarheid voor fraude en andere integriteitsschendingen van de eigen werkprocessen. Hierin worden ook bevindingen van (interne) audits meegenomen.

Gegenereerd: v1.6

11

Gemeenteraad

VN2023-013807 Directie Middelen en Control

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023

(b) Het college onderschrijft het belang van een integere organisatie. De periodieke zelfscan van de kwetsbaarheid voor fraude en andere integriteitsschendingen van de eigen werkprocessen is een belangrijk instrument om frauderisico’s in kaart te brengen en te beoordelen en om te bepalen of de huidige beheersmaatregelen voldoende effectief zijn. Bureau Integriteit ondersteunt de organisatie hierin, onder meer door desgevraagd feedback te leveren op de gemaakte scans en door het uitvoeren van risicoanalyses. Hiernaast draagt BI periodiek lessons learned uit in het Gemeentelijk Managementteam over casuïstiek op het gebied van fraude.

Financiële onderbouwing Overige toelichting

Niet van toepassing. Conclusie

De genoemde beslispunten in de voordracht hebben geen financiële consequenties. Geheimhouding

Niet van toepassing.

Welke stukken treft u aan Meegestuurd

Registratienr.

Naam

AD2023-043078

Accountantsverslag 2022 Gemeente Amsterdam.pdf (pdf)

AD2023-043002

Gemeenteraad Voordracht (pdf)

Registratienr.

Naam

Ter Inzage

Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

DMC, Pernille Stomp, 06-28504129, p.stomp@amsterdam.nl DMC, Soufyan Akoudad, 06-39270579, soufyan.akoudad@amsterdam.nl

Gegenereerd: v1.6

12