Gemeenteraad Voordracht.pdf
Tekst van het document
Gemeenteraad
VN2023-015633 Directie Middelen en Control
RAAD
Voordracht voor de raadsvergadering van 19 juli 2023
Portefeuille
Financiën
Agendapunt
15
Datum besluit
College van B en W, 6 juni 2023 Onderwerp
Vaststellen van de Regeling Grote Projecten, als opvolger van de Regeling Risicovolle Projecten’ De gemeenteraad van Amsterdam besluit
1.
Vast te stellen de Regeling Grote Projecten, als opvolger van de Regeling Risicovolle Projecten. De regeling heeft als doel voldoende zicht en grip houden op de risico’s en resultaten van grote en complexe projecten en programma’s, door: • a. Zorg te dragen voor een goede governance. • b. Verplichten tot organiseren van Tegenspraak. • c. Geven van een samenhangend overzicht op tijd, geld, kwaliteit en risico. 2. Intrekken van de Regeling Risicovolle Projecten. Wettelijke grondslag
Gemeentewet, Artikel 160 a en b. Het college is in ieder geval bevoegd: 1. 2.
het dagelijks bestuur van de gemeente te voeren, voor zover niet bij of krachtens de wet de raad of de burgemeester hiermee is belast; beslissingen van de raad voor te bereiden en uit te voeren, tenzij bij of krachtens de wet de burgemeester hiermee is belast.
Bestuurlijke achtergrond
Bestuurlijke achtergrond Goed bestuur is essentieel voor het succes van grote projecten die door overheden worden uitgevoerd. Dergelijke projecten, of het nu gaat om infrastructuurontwikkeling, duurzaamheid en milieu of sociale programma's, vereisen een zorgvuldige besluitvorming en uitvoering. Sommigen van die projecten en programma’s in Amsterdam zijn zo groot en complex dat er een aanvullende raadsregeling voor is: de Regeling Grote Projecten als opvolger van de Regeling Risicovolle Projecten. De Regeling Risicovolle Projecten (RRP) bestaat sinds 2008, en is sinds de ervaring met de Noord Zuidlijn aangescherpt (10 lessen) in 2011 en vervolgens systematisch toegepast. RRP is voor het laatst in 2016 grondig herzien. Sinds dat moment zijn kennis, kunde, mogelijkheden, maatschappelijke context en gemeentelijke organisatie doorontwikkeld en is er overlap tussen voorschriften in de RRP met voorschriften in nieuwe beleid ontstaan. De RRP is met name relevant waar het gaat om voldoende zicht en grip houden op de risico’s en resultaten van grote en complexe projecten en programma’s. Daarom besluit om de oude Regeling Risicovolle Projecten in te trekken en te vervangen door een nieuwe Regeling Grote Projecten in te stellen.
Projecten die op dit moment onder de regeling vallen gaan over naar de nieuwe Regeling Grote Projecten: Renovatie Amsterdamse Wegtunnels (RAW) Bruggen en kademuren Oranje Loper
Gegenereerd: v1.16
1
Gemeenteraad
VN2023-015633 Directie Middelen en Control
RAAD
Voordracht voor de raadsvergadering van 19 juli 2023
Singelgrachtgarage De Entrée Signalling & Control Metronet Zuidasdok Sprong over het IJ Hoogwaardig Openbaar Vervoer Oostflank Warmtenet Middenmeer Noord Amsterdam Museum Transitieplan Werven Meervaart Jaap Eden Baan
Onderbouwing besluit
Ad 1 Vast te stellen de Regeling Grote Projecten, als opvolger van de Regeling Risicovolle Projecten Overwegende dat er veel verschillende beelden zijn over het doel en de werking van de oude Regeling Risicovolle Projecten besluit de raad het doel tot een nieuwe regeling voor grote en complexe projecten: de Regeling Grote Projecten of RGP. De wijzigingen van de RGP ten opzichte van de RRP zijn: Doel, de criteria en moment van toetreding tot de regeling Doel Het doel van de RGP is voldoende zicht en grip houden op de risico’s en resultaten van grote en complexe projecten en programma’s, door: 1. 2. 3.
Zorg te dragen voor een goede governance. Verplichten tot organiseren van Tegenspraak. Geven van een samenhangend overzicht op tijd, geld, kwaliteit en risico.
Criteria Een project of programma wordt met een college besluit onder de regeling gebracht. De criteria daarvoor zijn: 1.
Substantiële gemeentelijke verantwoordelijkheid als opdrachtgever, medeopdrachtgever in samenwerkingsverbanden en/of risicodragend opdrachtnemer. 2. Budget van € 30 miljoen of meer. 3. Grote impact op gemeentelijke bedrijfsvoering. 4. Grote impact op de samenleving. 5. Meerjarige doorlooptijd. 6. Betrokkenheid meerdere externe partijen. 7. Politieke gevoeligheid. 8. Toepassing nieuwe technologieën of financieringsconstructies. 9. Organisatorisch complex besturing- en uitvoeringsproces. 10. Directe impact op burgers waarbij burgerparticipatie essentieel is.
Gegenereerd: v1.16
2
Gemeenteraad
VN2023-015633 Directie Middelen en Control
RAAD
Voordracht voor de raadsvergadering van 19 juli 2023
Wanneer een project voldoet aan criteria 1.Substantiële gemeentelijke verantwoordelijkheid en 2.Budget, dan zal een project of programma altijd voor opname in de regeling door het college in overweging worden genomen. Daarbij worden alle criteria gewogen en vervolgens wordt geadviseerd door de concern controller en/of de gemeentesecretaris of en hoe het project of programma in de regeling op te nemen. De regeling is een kwestie van maatwerk. Wanneer een project of programma aan een merendeel van de criteria voldoet maar er overwegingen zijn deze toch niet onder de regeling te brengen dan vergt ook dat een expliciet college besluit. Dat kan bijvoorbeeld wanneer projecten wel een groot budget hebben maar verder weinig complex zijn m.b.t. doel, draagvlak en betrokken partijen. Moment van toetreden Voor grote projecten betekent dat een besluit tot toepassing van de regeling of het niet toepassen genomen wordt: • bij besluitvorming over het plan van aanpak of • uiterlijk bij de vaststelling van de uitgangspunten van het project. Daarna wordt de beïnvloedingsruimte op de doelen en de organisatie van het project veel kleiner. Tijdige toetreding heeft daarom meerwaarde voor een goede kwaliteit van de besluitvorming tot het project. Dit laat onverlet dat een project of programma op elk moment van zijn levensduur onder de regeling kan worden gebracht.
Aanvullende governance bepalingen Een goede organisatie van de governance van projecten is bepalend voor succes, zoals de 10 lessen Noord-Zuid lijn en in het bijzonder de les: Bestuur: bestuur! aangeven: ‘Het bestuur moet goed duidelijk maken wat er van het ambtelijke apparaat wordt gevraagd. Stuur slecht voorbereide besluiten terug. Houd vast aan vooraf gestelde doelen en reken de ambtelijke organisatie daarop af. Lukt het niet projecten op het spoor te krijgen, dan zal het bestuur niet moeten talmen om in te grijpen. Een goed uitgewerkte scheiding tussen bestuurlijk opdrachtgeverschap en ambtelijk opdrachtgeverschap maakt zo’n ingreep makkelijker.’ Hoewel in de oude RRP al een goed uitgewerkte scheiding tussen bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap is voorgeschreven zijn deze voorschriften in de RGP aangevuld. De RGP geeft nu ook rekenschap aan aanvullende governance structuren die steeds vaker gebruikt worden bij grote projecten. Het gaat dan vaak om projecten met een commissariaat. De raad kan ook zelfstandig een adviescommissie inroepen zoals een begeleidingscommissie bijvoorbeeld als klankbord voor de informatievoorziening aan de raad.
Wanneer er een aanvullende governance structuur is zullen de rollen, verantwoordelijkheden en mandaat van commissariaat of stuurgroep ook helder moeten worden vastgelegd en moet ook een duidelijke scheiding zijn tussen bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheden. Verder is er aan de governance op het collegeniveau een toevoeging gedaan. In de RGP is het inhoudelijk opdrachtgeverschap in zijn geheel belegd bij de vakwethouder die o.a. zorgdraagt voor integrale bestuurlijke aansturing en verantwoording van een project of programma. Nieuw in de RGP zijn de volgende bepalingen: • De vakwethouder voert minstens eenmaal per jaar een gesprek met burgemeester en wethouder Financiën over essentiële aspecten van projecten en programma’s onder de regeling. De uitkomsten van de gesprekken dienen enerzijds om van projecten en programma’s te leren en die lessen te borgen. Anderzijds om tijdig het bestuurlijk gesprek aan
Gegenereerd: v1.16
3
Gemeenteraad
VN2023-015633 Directie Middelen en Control
RAAD
Voordracht voor de raadsvergadering van 19 juli 2023
te gaan wanneer er (exogene) risico’s voor het project ontstaan waarvan beheersing buiten de macht van het project en de vakwethouder ligt. • De vakwethouder zorgt voor een samenhangend beeld op tijd, geld, kwaliteit, risico en resultaat van de projecten in zijn of haar portefeuille. Dit ter ondersteuning voor het gesprek. • De gesprekken zijn niet besluitvormend. Mocht een gesprek om een besluit vragen, dan wordt de besluitvorming teruggeleid naar het college en de raad. Tegenspraak Het belang van Tegenspraak, het binnenhalen van een frisse, onaankelijke, blik van buiten is groot, juist bij grote projecten. Daarom is het voor RGP-projecten verplicht om te organiseren Samenhangend overzicht op resultaat, tijd, geld, kwaliteit en risico Een project dat onder de regeling valt wordt intensief bestuurlijk gevolgd en de projectmanager stelt daartoe rapportages op waarbij bestaande processen en procedures worden gevolgd. Rapportages volgen de richtlijnen die zijn voorgeschreven in de bestaande besluitvormingsprocessen, de RGP treedt daarvoor niet in de plaats. Daarom worden de voorschriften van de RGP voor rapportages beperkter dan in de RRP. De RGP heeft geen vormvereiste voor rapportages maar alleen de basisvereiste dat een bestuurlijke rapportage ten minste weergeeft: 1. 2.
het verloop in tijd, geld, kwaliteit en risico en de ontwikkeling in het resultaat wat met het project of programma wordt beoogd.
Door het terugbrengen van vormvereisten kunnen rapportages bondiger worden gemaakt en een kortere doorlooptijd naar college en raad krijgen. Nieuw ten opzichte van RRP is het bieden van een beeld over het geheel van projecten onder de regeling. Dit zal jaarlijks worden toegevoegd aan het Jaarverslag De verwachting is dat dit overzicht vanaf jaarrekening 2023 wordt opgenomen in het jaarverslag van de gemeente. Ad 2. Intrekken van de Regeling Risicovolle Projecten. De RRP wordt teruggetrokken en de nieuwe RGP komt voor de RRP in de plaats. Financiële onderbouwing Overige toelichting
Niet van toepassing Conclusie
De genoemde beslispunten in de voordracht hebben geen financiële consequenties. Geheimhouding
Niet van toepassing
Welke stukken treft u aan
Gegenereerd: v1.16
4
Gemeenteraad
VN2023-015633 Directie Middelen en Control
RAAD
Voordracht voor de raadsvergadering van 19 juli 2023
Meegestuurd
Registratienr.
Naam
AD2023-050435
Gemeenteraad Voordracht (pdf)
AD2023-050479
Regeling Grote Projecten 2023.docx (msw12)
Registratienr.
Naam
Ter Inzage
Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)
Jan Bart Dekker, 06 22 698 698. Janbart.dekker@amsterdam.nl Mei ling Liem, 06 2252 0142 , m.liem@amsterdam.nl
Gegenereerd: v1.16
5