Gemeenteraad Voordracht

Gemeenteraad

VN2024-008604 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

Portefeuille

Raadsaangelegenheden

Agendapunt

3

Datum besluit

N.v.t. Onderwerp

Overnemen van de aanbevelingen van de Rekeningencommissie over het jaarverslag 2023 van de gemeente Amsterdam en het college verzoeken deze uit te voeren De gemeenteraad van Amsterdam besluit

gelet op • het verslag van de Rekeningencommissie over het jaarverslag 2023 • het advies van de Rekeningencommissie om het jaarverslag 2023 vast te stellen, de volgende aanbevelingen over te nemen en het college te verzoeken deze uit te voeren: op het gebied van verbetering van het jaarverslag en het financiële beheer 1. Steviger in te zetten op een cultuur- en gedragsverandering ten aanzien van eigenaarschap binnen de gehele organisatie gericht op de verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten. Bij de gewenste cultuur- en gedragsverandering is het belangrijk dat breed gekeken wordt naar leiderschap van college, management team, directie tot teamleiders gericht op eigenaarschap. Stel daartoe een plan van aanpak op met concrete en navolgbare acties en gewenste resultaten. Op het gebied van de Rechtmatigheidsverantwoording 2. De informatiehuishouding zo in te richten dat het management in control komt ten aanzien van informatie over alle relevante voorwaarden. En deze informatie tijdig beschikbaar komt. 3. Gedurende het jaar de voortgang van het periodieke onderzoek naar de rechtmatigheid van de inkopen (de spendanalyse) te volgen om zo tijdig bij te kunnen sturen. Op het gebied van Inkopen 4. Het AFIS-pakket volledig te implementeren ter verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces. 5.

Ook voor het verslagjaar 2024 inzicht te hebben in alle contracten. 6. Andere maatregelen te beschouwen die mogelijk een langjarig positief effect kunnen hebben op de beheersing van het inkoop- en aanbestedingsproces. Wij stellen ons voor dat hier een directe relatie ligt met de cultuur- en gedragsaspecten zoals opgenomen in de aanbeveling gedaan bij hoofdstuk III. op het gebied van Sisa 7. Inzichtelijk te maken welke (financiële) risico’s de gemeente loopt. 8. Inzichtelijk te maken wie voor welke uitkering administratief en uitvoerend verantwoordelijk zijn zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie.

Gegenereerd: v1.11

1

Gemeenteraad

VN2024-008604 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

9. Verbeteringen doorvoeren in de administratieve hygiëne op basis van de voorwaarden van de uitkering. Op het gebied van Compliancy en beheersing in het I-domein 10. De overweging van het bewust niet voldoen aan onderdelen van de geldende wet- en regelgeving systematisch vast te leggen, zodat deze inzichtelijk en uitlegbaar zijn. 11. Over te gaan tot daadwerkelijke implementatie van ontbrekende beheersmaatregelen en de periodieke toetsing op opzet, bestaan en werking van relevante beheersmaatregelen te borgen (BIO). 12. In kaart te brengen welke toekomstige wet- en regelgeving wordt doorgevoerd en processen in te richten om de toekomstige wet- en regelgeving te implementeren. 13. Alle uitbestede diensten in beeld te krijgen en na te gaan of afspraken rondom assurance rapporten zijn gemaakt. 14. De inhoud van de verkregen assurance rapportages jaarlijks te beoordelen en de risico’s voor continuïteit, informatiebeveiliging en privacy te identificeren en benodigde acties te formuleren en uit te voeren. 15. Organisatorisch te zorgen voor centraal inzicht op de risico’s rondom continuïteit, informatiebeveiliging en privacy ten aanzien van uitbestede diensten, waaronder SaaS-oplossingen. 16. Het college een concreet plan te laten opstellen waarin het tijdspad opvolging aanbevelingen en tussentijdse rapportage over de voortgang worden vastgelegd.

Op het gebied van Business Continuity Management 17. Beleid ten aanzien van BCM in 2024 verder te concretiseren. 18. De verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het managementteam vanuit de coördinatie bedrijfsvoering. 19. De impact van potentiële risico’s te bepalen (business impact analyses) en vanuit de vastgestelde kernprocessen BCM in te richten voor de organisatie. Op het gebied van fraude 20. Zorg te dragen voor de implementatie van de genoemde beheersingsmaatregelen 21. Audits uit te voeren die gericht zijn op de implementatie en werking van de fraudebeheersingsmaatregelen zoals opgenomen in Fully in Control. 22. In kaart te brengen welke detectieve maatregelen er al zijn en onderzoek welke aanvullend mogelijk zijn. Op het gebied van de kwaliteit van de P&C producten 23. De mogelijkheden te onderzoeken om tot een beter ramingsproces binnen de P&C cyclus te komen.

Gegenereerd: v1.11

2

Gemeenteraad

VN2024-008604 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

24. De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in het jaarverslag navolgbaar toe te lichten. 25. De reserves inhoudelijk beter toe te lichten en daarbij ook per reserve een relatie te leggen tussen begroting en realisatie. Wettelijke grondslag

• Art. 213 Gemeentewet • Controleverordening 2014 • de Verordening op de Rekeningencommissie 2017 Bestuurlijke achtergrond

De Rekeningencommissie (RC) adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van het jaarverslag. Daartoe voert de RC jaarlijks onderzoek uit naar de getrouwheid (zijn de cijfers betrouwbaar) en de rechtmatigheid van het financieel handelen (is gehandeld volgens financiële wet- en regelgeving, waaronder het budgetrecht van de raad en Europese aanbestedingswetgeving). Ook doet de commissie aanbevelingen om het financieel beheer te verbeteren. Financieel beheer is te definiëren als het stelsel van interne beheersing dat ten grondslag ligt aan het jaarverslag. Onderdelen van dit stelsel zijn de governance (inrichting van een goed bestuur/management), het risicomanagement, de controlefunctie (kaderstellende, adviserende, signalerende en toetsende functie), interne controles en beheersmaatregelen in de processen. Het onderzoek naar het jaarverslag vindt plaats met behulp van het accountantsverslag van Auditdienst ACAM (de accountant) over de controle van de jaarrekening van de gemeente. De accountant heeft de controle inhoudelijk toegelicht aan de commissie. Naar aanleiding van eerdere verslagen en adviezen van de commissie en het accountantsverslag 2023 heeft de commissie informatie ingewonnen en gesproken met • • • •

de gemeentesecretaris de concerncontroller de wethouder ICT en Digitale Stad de wethouder Financiën en Inkoop

De Rekeningencommissie doet op basis van haar onderzoek een aantal aanbevelingen en het is aan de gemeenteraad om de aanbevelingen over te nemen en het college te verzoeken hier uitvoering aan te geven. Onderbouwing besluit

Hiervoor wordt verwezen naar het bijgevoegde verslag van de Rekeningencommissie. Financiële onderbouwing Conclusie

De genoemde beslispunten in de voordracht hebben geen financiële consequenties. Geheimhouding

Gegenereerd: v1.11

3

Gemeenteraad

VN2024-008604 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

N.v.t.

Welke stukken treft u aan Meegestuurd

Registratienr.

Naam

AD2024-036670

Gemeenteraad Voordracht (pdf)

AD2024-036715

Verslag Rekeningencommissie 2023.pdf (pdf)

Registratienr.

Naam

Ter Inzage

Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

Merel Diemont, m.diemont@amsterdam.nl

Gegenereerd: v1.11

4