Gemeenteraad Voordracht (54).pdf

Gemeenteraad

VN2023-006957 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 15 maart 2023

Portefeuille

Raadsaangelegenheden

Agendapunt

0

Datum besluit

20 februari 2023, Presidium Onderwerp

Uitkomsten raadsconferentie en verminderen werkdruk De gemeenteraad van Amsterdam besluit

I. De volgende aanpassingen in de werkwijze, zoals uitgewerkt in de voordracht, per direct in te voeren en zo spoedig mogelijk in het Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Amsterdam te verwerken: • schriftelijke motivering te geven en ondersteuning van minimaal drie fracties bij het indienen van verzoeken om agendering van ter kennisname aangeboden stukken; • insprekers maximaal eenmaal per zes maanden de mogelijkheid te geven in te spreken bij de commissievergaderingen; • voorafgaand aan de commissievergaderingen de mogelijkheid te bieden om technische vragen te stellen en de Verordening ambtelijke bijstand raadsleden hierop aan te passen; • tenzij hierom gevraagd wordt, niet meer te stemmen over benoemingen; • voorwaarden te stellen aan het houden van werkbezoeken, expertmeetings en technische sessies; • onderwerpen integraal te behandelen. II. De voorzitters en griffiers meer vertrouwen te geven; III. Vanaf 1 januari 2024 het vergaderschema aan te passen naar een vierwekelijkse cyclus; IV. Kennis te nemen van de brief aan het college waarin een aantal acties wordt gevraagd (bijlage 1), de aanbevelingen aan raadsleden om zelf de werkdruk te verlagen (bijlage 2) en de alternatieve aanpassingen in de werkwijze (bijlage 3). Wettelijke grondslag

- Artikelen 16 en 82 van de Gemeentewet - Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Amsterdam

Bestuurlijke achtergrond

In de raadsconferentie op 30 september/1 oktober 2022 is een aantal suggesties gedaan voor een beter verloop van de bestuurlijke besluitvorming. Deze voorstellen hebben betrekking op overzichtelijkheid, voorspelbaarheid en efficiency. Het presidium heeft hierbij ook de notitie betrokken die eerder is aangeboden aan het fractievoorzittersoverleg over vergadertijd en werkdruk. Om de efficiency te verbeteren en de werkdruk te verminderen, is voorspelbaarheid van cruciaal belang. Een goede voorbereiding van vergaderingen en het efficiënt omgaan met tijd start met voorspelbaarheid om aan de voorkant te kunnen sturen. Als de raad een helder overzicht heeft van de onderwerpen die eraan komen en daarop kan anticiperen, is heel veel winst te behalen. Hiervoor is een bestuurlijke lange termijnagenda noodzakelijk. Het presidium heeft het verzoek hiertoe bij het college neergelegd.

Gegenereerd: v1.18

1

Gemeenteraad

VN2023-006957 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 15 maart 2023

Om tegemoet te komen aan de wensen uit de raadsconferentie en het verminderen van de werkdruk wordt een combinatie van structuuroplossingen en culturele veranderingen voorgesteld op korte, middellange en langere termijn. De structuuroplossingen in de werkwijze kunnen direct worden ingevoerd. Op een aantal punten dient het Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Amsterdam hierop te worden aangepast. Als de raad instemt met de voorstellen wordt hiertoe zo spoedig mogelijk een voordracht aan de raad aangeboden. Aan de voorstellen om de voorzitters en griffiers meer vertrouwen te geven kan direct uitvoering worden gegeven, maar dit is wel een langduriger proces met ‘learning on the job’ en een cultuurverandering wat tijd vraagt. Als laatste wordt een (structuur)wijziging in het vergaderschema voorgesteld. Dit zou kunnen worden ingevoerd per 1 januari 2024. Het presidium heeft het college verzocht een aantal acties op te pakken. De brief hierover is als bijlage 1 toegevoegd. In bijlage 2 wordt ingegaan op culturele aspecten en wat raadsleden zelf kunnen doen om de werkdruk te verminderen. Tevens worden de oorzaken geduid van de ervaren werkdruk. In bijlage 3 worden alternatieve voorstellen gedaan, die het presidium op dit moment niet voorstelt maar de raad mogelijk kunnen inspireren.

In deze voordracht wordt alleen ingegaan op zaken waar de raad direct zelf invloed op heeft. Het presidium doet geen voorstellen voor bijvoorbeeld lobby voor meer financiële ondersteuning vanuit het rijk of het voltijds maken van het raadslidmaatschap. Het presidium is uiteraard wel bereid daarover met de raad in gesprek te gaan en hier uitvoering aan te geven als de raad dat wenst. Onderbouwing besluit

Ad I. - Voorstellen voor aanpassingen van de werkwijze (structuuroplossingen) Schriftelijke motivering en ondersteuning van drie fracties bij agendering van ter kennisname aangeboden stukken Raadsleden wordt gevraagd een schriftelijke motivatie te geven als zij ter kennisname (TKN) stukken willen agenderen in de commissie en raad. Dit helpt voor alle raadsleden om de bespreking beter voor te bereiden en om het draagvlak voor bespreking te vergroten. Daarnaast stelt het presidium het volgende voor: • Verzoek om agendering in de commissie en (het piepen naar) de raad wordt door totaal minimaal drie fracties schriftelijk gesteund. • Als er geen schriftelijk verzoek wordt ingediend, is bespreking in de commissie niet mogelijk (geen respijtrondje in de commissie). Eenmaal inspreken per zes maanden Er zijn veel inwoners en organisaties die willen inspreken bij de commissies. In 2020 is het aantal insprekers dat wil inspreken beperkt tot maximaal drie per agendapunt en drie insprekers voor het algemene deel. Daarbij is ook vastgelegd dat een inspreker slechts eenmaal per vergadercyclus kan inspreken. Lang niet alle mensen hebben voldoende kans om in te spreken. Om zoveel mogelijk mensen de kans te geven om gebruik te kunnen maken van het inspreekrecht, stelt het presidium voor dat een inspreker maximaal eens in de zes maanden kan inspreken bij een commissie.

Niet stemmen over benoemingen De stemmingen over benoemingen kosten veel tijd in de raad, omdat dit schriftelijk en heel secuur moet gebeuren. De meeste benoemingen worden unaniem aangenomen. Daarom stelt het presidium voor niet langer te stemmen over de benoemingen, maar deze te hameren, tenzij een raadslid van tevoren om stemming vraagt.

Gegenereerd: v1.18

2

Gemeenteraad

VN2023-006957 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 15 maart 2023

Werkbezoeken, expertmeetings en technische sessies In het kader van politieke cultuur is tijdens de raadsconferentie uitgesproken dat de raad “samen de stad in wil”. Tegelijkertijd is aangegeven dat de werkdruk voor raadsleden heel hoog is mede door het grote aantal werkbezoeken, expertmeetings en technische sessies. Daarom volgt hier een aantal verbetervoorstellen: • De bijeenkomsten worden georganiseerd op de dinsdag na 17.00 uur; • Werkbezoeken die overdag gehouden moeten worden bijvoorbeeld vanwege daglicht of een bezoek aan een bedrijf, worden op vrijdagmiddag gehouden; • De bijeenkomsten kunnen parallel worden georganiseerd, met in achtneming van de commissie die ze organiseert; • Voorstellen worden gedaan per mail, waarbij datumvoorstel bekend moet zijn. Binnen een week moeten de commissieleden aangeven of zij deel willen nemen aan een bijeenkomst; • Indien na een week blijkt dat minder dan een derde deel van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties zich heeft aangemeld, gaat de bijeenkomst niet door.

Aanvullende verbetervoorstellen voor werkbezoeken • Elke commissie maakt per jaar tenminste één werkbezoek; • Elke commissie bespreekt aan het begin van het jaar voor welk onderwerp/portefeuille een werkbezoek gewenst is en op welke termijn een dergelijk werkbezoek nodig is; • De griffier maakt, in samenwerking met de betrokken ambtenaren/organisaties, een conceptprogramma en zorgt voor een datumvoorstel dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de commissie; • Collegeleden kunnen raadsleden uitnodigen bij hun werkbezoeken. Integrale behandeling van de stukken Sinds het begin van de nieuwe bestuursperiode worden veel domein- en portefeuille-overstijgende dossiers geagendeerd in meerdere commissies, waardoor bespreking versplinterd (en soms dubbel) plaatsvindt. Als er een bestuurlijke termijnagenda zou zijn, kan een voorstel worden gedaan voor integrale bespreking van gelijkende onderwerpen in één raadscommissie. Nu ontbreekt deze informatie nog en wordt het volgende voorgesteld: • Een onderwerp wordt alleen besproken in de raadscommissie waar de leidende portefeuille is ondergebracht. Raakt het onderwerp aan meer portefeuilles van andere commissies, dan worden die commissies ook uitgenodigd. De griffie doet, op basis van de leidende portefeuille, een voorstel bij het aanbieden van de TKN-lijst.

Procedurevergaderingen Tijdens de raadsconferentie kwam de wens naar procedurevergaderingen een aantal keren naar voren. Het presidium constateert dat aan het begin van de commissievergaderingen een aantal procedurele zaken wordt besproken en acht het daarom niet nodig om hier een aparte vergadering voor te organiseren. Het presidium gaat wel onderzoeken op welke wijze de procedurele zaken efficiënter en effectiever besproken kunnen worden. Een lange termijnplanning gaat helpen om betere verbinding te maken met raadsvoordrachten, werkbezoeken, expertmeetings en technische sessies etc. Technische vragen vooraf stellen Binnenkort ontvangt u een raadsvoordracht tot wijziging van de Verordening ambtelijke bijstand raadsleden. Een belangrijke bepaling daarin, is dat raads- en commissieleden direct hun technische vragen kunnen stellen aan de opsteller van een raadsvoordracht of raadsinformatiebrief. Als er geen of minder technische vragen in de commissie- en raadsvergaderingen worden gesteld, is daar meer tijd en ruimte voor het inhoudelijke politieke debat. Het presidium onderzoekt daarnaast of het mogelijk en uitvoerbaar is om gedurende een half uur voorafgaand aan iedere

Gegenereerd: v1.18

3

Gemeenteraad

VN2023-006957 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 15 maart 2023

commissievergadering een inloop te houden voor raads- en commissieleden om technische vragen te kunnen stellen aan de opstellers van de raadsvoordrachten en raadsinformatiebrieven die op de agenda van die commissievergadering staan. Spreektijden en interrupties Het presidium heeft ook gesproken over aanpassen van de spreektijden en het aantal interrupties, maar doet op dit moment hiervoor geen voorstellen. Mogelijk zouden in de komende periode hiermee één of meer experimenten gedaan kunnen worden in één of meer commissies. De mogelijkheden die besproken zijn, staan in bijlage 3 (alternatieve aanpassingen in de werkwijze). Ad II. - De voorzitters en griffiers meer vertrouwen geven Het presidium is van oordeel dat de voorzitters de vergaderingen nog meer zouden mogen modereren. De voorzitters kunnen bijsturen als het nodig is en loslaten als het kan, alles met het oog op het zo goed mogelijk faciliteren van het debat door het goed ‘lezen’ van de vergadering. Dit vraagt verdiepende training en mogelijk ook coaching van de voorzitters, maar vooral ook vertrouwen van de raads- en commissieleden. Het is immers niet werkbaar als het ingrijpen van de voorzitters iedere keer ter discussie zou worden gesteld. Achteraf evalueren van de commissievergaderingen is natuurlijk wel heel belangrijk.

Meer regie door de voorzitter vraagt ook een goede voorbereiding van de vergaderingen door de voorzitter en de griffier samen. Binnenkort werkt iedere commissiegriffier voor één commissie, waardoor de griffier meer tijd en mogelijkheden heeft om de agenda beter voor te bereiden, de commissieleden eerder en meer te adviseren over het inzetten van hun raadsinstrumenten en het integraal agenderen van onderwerpen. De griffiers gaan strenger letten op tijdige aanlevering, de omvang van de stukken en de leesbaarheid. De commissiegriffiers gaan voor de commissievergaderingen een tijdpad maken waarin een bespreektijd per onderwerp wordt opgenomen. Ook hierbij is het belangrijk dat de raads- en commissieleden vertrouwen geven aan de commissiegriffiers die stukken niet ‘blind’ agenderen maar hen erop wijzen dat het ook anders zou kunnen bijvoorbeeld omdat een onderwerp al diverse keren is behandeld, of binnenkort behandeld wordt of dat de raad er niet over gaat. Bij dit onderdeel hoort natuurlijk ook het verzoek om een goede bestuurlijke lange termijnagenda. Ad III. - Aanpassen van het vergaderschema naar een vierwekelijkse cyclus Een echt structurele oplossing om meer tijd vrij te maken is om het vergaderschema aan te passen. Het presidium stelt een vierwekelijkse cyclus voor in plaats van de huidige driewekelijkse cyclus. Hierdoor is er iedere vier weken een ‘vrije’ week zonder vergaderingen.

Er kan voor gekozen worden om in die vrije week de werkbezoeken, expertmeetings en technische sessie te organiseren zodat de dinsdagavonden vrijvallen, of deze week wordt echt vrijgehouden; Dit voorstel heeft ingrijpende gevolgen voor de agenda’s van alle betrokkenen, zodat invoering voor 2024 niet haalbaar is. In augustus zal het presidium het vergaderschema vaststellen volgens deze vierwekelijkse cyclus. Ad IV. - Verzoeken aan het college, aanbevelingen aan raadsleden om zelf de werkdruk te verlagen en alternatieve aanpassingen in de werkwijze Het presidium heeft het college nodig om een aantal verbeteringen in te zetten. Het presidium heeft het college hierover een brief geschreven. U treft de brief bij dit voorstel aan. Het belangrijkste verzoek gaat over de bestuurlijke lange termijnagenda.

Gegenereerd: v1.18

4

Gemeenteraad

VN2023-006957 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 15 maart 2023

In het algemeen leeft bij de raad de behoefte dat het college de raad meer meeneemt in wat er gaat komen en hoe de tijdlijn van dossiers eruitziet. Wanneer de raad meer in-/overzicht heeft in wat er wanneer gaat komen, kan de raad zich in zijn volksvertegenwoordigende rol beter voorbereiden en kan de raad zijn controlerende taak beter vormgeven. De raadsleden hebben ook instrumenten in handen om zelf de werkdruk te verminderen. In bijlage 2 wordt hierop ingegaan. In deze bijlage worden ook oorzaken genoemd van de toegenomen werkdruk. In bijlage 3 worden alternatieve aanpassingen op de werkwijze genoemd. Deze kunnen als inspiratie dienen. Financiële onderbouwing Overige toelichting

De genoemde beslispunten in de voordracht hebben geen financiële consequenties.

Geheimhouding

n.v.t.

Welke stukken treft u aan Meegestuurd

Registratienr.

Naam

AD2023-016992

Bijlage 1_Brief aan college.pdf (pdf)

AD2023-016993

Bijlage 2_Aanbevelingen voor raadsleden en oorzaken toename werkdruk.docx (msw12)

AD2023-016995

Bijlage 3_Alternatieve aanpassingen in de werkwijze.docx (msw12)

AD2023-016996

Bijlage 4_Overzicht inzet raadsinstrumenten.docx (msw12)

AD2023-016953

Gemeenteraad Voordracht (pdf)

Registratienr.

Naam

Ter Inzage

Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

Raadsgriffie, Jolien Houtman, 06 5433 6863, j.houtman@amsterdam.nl

Gegenereerd: v1.18

5