Functioneren Belastingen - afdoen toezegging en voortgang aanbevelingen 20-9.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie Financiën, Economische Zaken en Duurzaamheid van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum

20 september 2021

Ons kenmerk Behandeld door Rutger Verhoeven/Marc van Zijl Onderwerp

Afdoen van de toezegging uit de commissievergadering van 14 december 2017 om in de P&C-producten aandacht te besteden aan de voortgang van de directie Belastingen (TA2017-001539) en voortgang opvolging aanbevelingen Rekeningencommissie en ACAM door directie Belastingen

Geachte leden van de raadscommissie Financiën, Economische Zaken en Duurzaamheid, In deze brief wil ik u informeren over twee zaken die de voortgang van het functioneren van de directie Belastingen betreft. In de eerste plaats gaat het om het afdoen van een toezegging over de aandacht in P&C-producten voor het functioneren van de directie Belastingen na de afschaffing van het verscherpt toezicht. In de tweede plaats betreft het de voortgang met betrekking tot de aanbevelingen van de Rekeningencommissie en ACAM. Toezegging over de voortgang van de directie Belastingen in P&C-producten In uw vergadering van 14 december 2017 is op een vraag van het raadslid Guldemond (D66) toegezegd na het beëindigen het verscherpt toezichtarrangement dat destijds van kracht was, proportionele aandacht te besteden aan de voortgang van de directie Belastingen via de P&C producten (TA2017-001539). Beëindigen verscherpt toezicht in 2018 Belastingen is na het incident in 2013 waarbij te hoge bedragen van de Woonkostenbijdrage (WKB) zijn uitbetaald, onder versterkt toezicht geplaatst en gestart met het verbeterprogramma Bewust Beheersen, gericht op het versterken van risicobewust handelen binnen de organisatie.

Toen de Waarderingskamer vervolgens ook tekortkomingen bij de uitvoering van de wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ) constateerde, besloot het college in maart 2014 het versterkt toezicht te verbreden met het verbeterprogramma ‘WOZ - De basis op orde’ en het programma ‘Vernieuwing Informatievoorziening Belastingen (VIB)’ in maart 2015. Belastingen

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 20 september 2021 Pagina 2 van 4

Amsterdam heeft deze programma’s – waarover uw raad met periodieke voortgangsrapportages is geïnformeerd - naar tevredenheid van de concern-controller afgerond. In de raadsinformatiebrief van 15 maart 2018 heeft het college het besluit van de concerncontroller bekrachtigd om na vier jaar het toezicht terug te brengen naar het standaard niveau van toezicht door (concern)control waarmee het verscherpt toezicht werd afgeschaft. De elfde en tevens laatste voortgangsrapportage van Belastingen Amsterdam is op 12 juli 2018 in de raad behandeld, met aandacht voor het borgen van de verbeteringen naar de toekomst. Aandacht voor de voortgang van Belastingen via de P&C-cyclus Belastingen Amsterdam legt in de voorjaarsnota, najaarsnota en het jaarverslag verantwoording af over haar bedrijfsvoering en de realisatie van de gemeentelijke belastingen en heffingen. Daarnaast ziet de ACAM toe op een rechtmatige verantwoording van de belastingopbrengsten bij de jaarrekeningcontrole. Over de opvolging van de aanbevelingen van de ACAM rapporteert Belastingen conform de daarvoor geldende afspraken aan de raad in het algemeen en de rekeningencommissie in het bijzonder. In deze raadsinformatiebrief is dan ook een actualisatie van de voortgang inzake de aanbevelingen gegeven. De Waarderingskamer is de instantie die in Nederland toezicht houdt op de uitvoering van de Wet WOZ.

Met deze toezichthouder zijn afspraken gemaakt over onderdelen van het WOZ-proces die om aandacht en verbetering vragen, waaronder de tijdigheid van het versturen van beschikkingen en het afdoen van bezwaren. De ACAM heeft deze verbeterpunten integraal overgenomen in haar aanbevelingen voor de directie Belastingen, waarmee de aandacht voor de uitvoering van de Wet WOZ stevig is verankerd in de verantwoordingsprocessen. Tot slot vindt er intern toezicht plaatst door DMC Control bij elk P&C product. Hierbij voert DMC Control een standaardinzet van toezicht uit bij Belastingen ten opzichte van andere directies. Dit toezicht is gericht op de doelmatige en doeltreffende sturing op en verantwoording van de uitgaven voor de bedrijfsvoering en de belastingopbrengsten in het bijzonder. Afwijkingen op de geraamde baten en lasten worden bij de P&C producten besproken door Belastingen, DMC Control en de wethouder en liggen hierna ter besluitvorming voor bij het college en de raad. Bij de Najaarsnota 2021 wordt u geïnformeerd over de actuele raming van uitgaven en opbrengsten op het onderdeel belastingen.

Voortgang aanbevelingen Rekeningencommissie en ACAM In uw vergadering van 19 november 2020 heb ik u schriftelijk geïnformeerd over de voortgang van de aanbevelingen van de Rekeningencommissie en de ACAM bij de jaarrekening 2019. Deze aanbevelingen zijn ook opgenomen in de jaarrekening 2020. Per brief van 18 mei 2021 heb ik u een actualisatie gegeven van de opvolging. In het kader van de Najaarsnota 2021 geef ik u graag wederom een actualisatie van de opvolging van deze aanbevelingen. Het verbeteren van de kwaliteit van de schattingsprocessen van Belastingen (2018-8) Zoals toegelicht in de brieven van 19 november 2020 en 18 mei 2021, heeft Belastingen ingezet op het verbeteren van de inhoudelijke onderbouwing bij de ramingen voor belastinginkomsten, heffingen en kwijtscheldingen en van de schattingen voor de

Gemeente Amsterdam

Datum 20 september 2021 Pagina 3 van 4

voorzieningen voor belastingdebiteuren. Belastingen heeft met de volgende acties uitvoering gegeven aan deze aanbeveling:  De frequentie van (het herijken van) de ramingen is opgeschaald.  De begeleiding van de procesverantwoordelijken door financieel deskundigen is uitgebreid.  De procesbeschrijvingen en werkinstructies inzake het ramingenproces zijn (ultimo 2021) vastgesteld en verankerd in de lijnorganisatie.  Ramingen worden doorlopend gemonitord zodat deze in een zo vroeg mogelijk stadium kunnen worden bijgesteld in de P&C-cyclus. De onderbouwingen zijn beschikbaar voor het businessdossier van het jaarverslag en tevens beschikbaar voor de ACAM. Belastingen is in overleg met ACAM over de vereisten voor de formele afwikkeling van deze aanbeveling. Het realiseren van een ramingsmodel voor de toeristenbelasting (2018-18) Tot 2020 is sprake geweest van hogere belastingbaten dan geraamd, omdat bezoekersaantallen, kamerprijzen en bezettingsgraad (aanzienlijk) sneller stegen dan verwacht. De rekeningencommissie en ACAM hebben daarop bijzondere aandacht gevraagd voor het ramen van de opbrengsten van de toeristenbelasting.

Belastingen heeft de volgende acties uitgevoerd om uitvoering aan deze aanbeveling te geven:  Het ramingenmodel voor de toeristenbelasting is aangepast op de nieuwe heffingssystematiek - die met ingang van 2020 is ingevoerd - en omvat prognoses over bezoekersaantallen, aantal overnachtingen, kamerprijzen en bezettingsgraad op basis van aangiftecijfers uit eerdere belastingjaren, analyses van kennisinstituten en verwachtingen van de branche zelf.  De procesbeschrijvingen en werkinstructies voor de ramingen zijn vastgesteld en verankerd in de lijnorganisatie. Daarmee is in de optiek van Belastingen en met instemming van de businesscontroller voldaan aan de aanbeveling. Daarbij dient te worden opgemerkt dat de toeristenbelasting naar zijn aard zeer gevoelig is voor crises en calamiteiten, zoals de corona-uitbraak heeft laten zien. Dat kan tot forse schommelingen leiden in de opbrengsten die zich modelmatig niet of nauwelijks laten voorspellen. Belastingen monitort de ontwikkelingen nauwgezet, zodat in een zo vroeg mogelijk stadium kan worden bijgestuurd in de P&C-cyclus. Bij de afhandeling voegt Belastingen graag een advies van ACAM. Belastingen is in overleg met ACAM over de vereisten voor de formele afwikkeling van deze aanbeveling.

Het op onderdelen verbeteren van de interne beheersing van het OZB-proces en de waardebepaling van onroerend goed (2018-17) Zoals ook in mijn brief van 18 mei 2021 aangegeven, is voor kalenderjaar 2020 met de Waarderingskamer afgesproken dat Amsterdam inzet op verbetering van een aantal onderdelen van de uitvoering van de Wet WOZ. Daarbij gaat het om:  Het onderzoeken van objectkenmerken in het kader van de 4-jaarscontrole.  Het verbeteren van de aansluiting met de Landelijke Voorziening WOZ.  Het wegwerken van werkvoorraden uit voorgaande belastingjaren.

Gemeente Amsterdam

Datum 20 september 2021 Pagina 4 van 4



Het tijdig beschikken en afdoen van bezwaren over belastingjaar 2020.

Belastingen heeft in afstemming met de Waarderingskamer een verbeterprogramma interne beheersing uitgevoerd. Binnen dit programma zijn o.a. interne controles in de lijn uitgevoerd, is interne beheersing expliciet onderdeel gemaakt van het werkpakket van de procescoördinatoren, kwaliteitsmedewerkers en managers en zijn procesbeschrijvingen aangepast of (indien nog niet voorhanden) opgesteld in samenwerking met de afdeling Interne Audit. Onderdeel van de verbetering van de interne beheersing is de beheersing van het OZB- proces en de waardebepaling onroerend goed. In dat verband zijn de WOZtechnische ratiocontroles verbeterd. Verder blijkt uit onderzoek dat het waarderingsmodel voor onroerend goed naar behoren functioneert. De Waarderingskamer deelt deze conclusie. Het onderzoek naar de objectkenmerken is afgerond, en de verbetering van de aansluiting op de Landelijke Voorzieningen WOZ (LV-WOZ) is conform de aanbevelingen van de Waarderingskamer gerealiseerd. De werkvoorraden inzake beschikkingen uit vorige belastingjaren zijn weggewerkt. Hetzelfde geldt voor de afhandeling van bezwaren uit oude belastingjaren. Belastingen wil deze aanbeveling graag ook formeel afwikkelen en is daarover in overleg met ACAM.

Verdere verbetering van de kwaliteit van processen bij Belastingen (2019-6) In mijn brief van 18 mei 2021 heb ik al uiteengezet dat Belastingen met DMC in 2019 met afdeling Interne Audit en het Team Bewust Verbeteren is gestart met het Verbeterprogramma AO/IB voor de versteviging en inbedding van de administratieve organisatie en interne beheersing. Binnen dit programma is gestart met drie processen, zijnde de integrale herwaardering van woningen, de toeristenbelasting en incasso, die in een risicoanalyse als belangrijkste processen zijn beoordeeld. Voor deze processen zijn beschrijvingen opgesteld en risicobeheersmaatregelen geïdentificeerd, die in beheer zijn genomen. Zodra deze processen duurzaam verankerd zijn in de lijnorganisatie zal de scope van het verbeterprogramma worden verbreed met nieuwe processen. Voor de drie processen waarmee is gestart wordt in 2021 een steekproef vastgesteld, die gebruikt kan worden voor de jaarlijkse controle die ook input is voor de interim controle van ACAM. Verder is gestart met het opstellen van het jaar- en controleplan AO-IC. Ik vertrouw erop u hiermee goed te hebben geïnformeerd over de voortgang van deze aanbevelingen. Zoals eerder aangegeven zal de continue monitoring van de ramingen de komende periode resulteren in bijstellingen in een zo vroeg mogelijk stadium van de P&C cyclus. Met vriendelijke groet,

Victor Everhardt Wethouder Financiën