Evaluatieverslag - Solid Grooves Festival 13-7-2023_Geredigeerd.pdf

Evaluatieverslag Solid Grooves Festival 2023 Gegevens evenement Naam: Solid Grooves Festival Datum: Zondag 28 mei 2023 Locatie: Donauweg 11 Gegevens evaluatie Datum: Donderdag 13 juli 2023 Aanwezig: Namens de gemeente: Namens de vergunninghouder: Namens de politie: Namens de GHOR: Namens de brandweer: Het overleg wordt opgenomen. Alle aanwezigen stemmen er mee in dat de opname alleen voor de verslaglegging wordt gebruikt en niet wordt gedeeld. Er wordt onderling afgesproken dat deze evaluatie alleen de vergunningsprocedure van Solid Grooves Festival 2023 betreft. Inhoudelijk zal er niet worden ingegaan op het incident wat heeft plaatsgevonden of eerdere evenementen op deze locatie uit het verleden. Namens de politie wordt aangegeven dat niet wordt ingegaan op strafrechtelijke aspecten; alleen op de operationele aspecten. Namens de gemeente wordt aangegeven dat de stappen in het vergunningsproces, zoals gedeeld in een PowerPoint presentatie, tijdens dit gesprek als lijndraad worden gebruikt met als doel aandachtpunten en eventuele afspraken die daarbij horen mee te nemen naar een volgend evenement. Voorafgaand aan het gesprek leest voor (bijgesloten als bijlage bij dit verslag).

namens de organisatie Apenkooi een brief

Tijdens het bespreken van de processtappen blijkt er onduidelijkheid te ontstaan over het bezoekersaantal in de vergunningsaanvraag. Dit met mogelijke gevolgen op het veiligheids‐, mobiliteits‐, en logistiekplan. De aanwezigen komen tot de volgende conclusie over het verloop; - In de vooraankondiging stond een bezoekersaantal van 6600 bezoekers. - Stadsdeel Nieuw-West ontving in januari 2023 echter een conceptaanvraag met een bezoekersaantal van 7500 bezoekers. - De vergunningverlener heeft 20 februari 2023 aangegeven dat het bezoekersaantal van 6600 bezoekers in de vooraankondiging leidend is.

Gemeente Amsterdam

-

Pagina 2 van 4

De planvorming werd vervolgens op 21 maart 2023 ingediend met een bezoekersaantal van 6600 bezoekers. Gaandeweg viel de kaartverkoop tegen en ontving de vergunningverlener van de aanvrager het verzoek om het bezoekersaantal te verlagen naar 4.999 bezoekers. Aansluitend is de planvorming aangepast en ingediend op een bezoekersaantal van 4.999 bezoekers. De vergunningverlener heeft daarop het adviesverzoek uitgezet bij interne diensten en ketenpartners. Gedurende dit proces trok de kaartverkoop weer aan en is 17 mei 2023 verzocht de aanvrager het bezoekersaantal alsnog te verhogen naar 6.600 bezoekers. De vergunningverlener heeft dit verzoek afgewezen met als reden dat alle processen al in gang waren gezet en het te kort dag is om nu weer bij alle adviseurs een nieuw adviesverzoek uit te zetten.

Organisator Apenkooi erkent intern fouten te hebben gemaakt. Wel geeft Apenkooi aan dat ten alle tijden de insteek was om voor een bezoekersaantal van 6.600 bezoekers te gaan. Daar had de organisator al een plan voor liggen. Daarnaast waren er meer factoren die meespeelden. Apenkooi hanteert een standaard percentage van 5% no-show. Volgens de organisator is dit niet ongebruikelijk in de evenementenwereld. In dit geval is Solid Grooves ook een label, waar een groot aantal bezoekers alleen voor de artiest komen. Door de afmelding van de headliner kort voor het evenement hield Apenkooi rekening met een hogere no-show van 10%. Namens de vergunninghouder wordt aangegeven dat de headliner in mei zich heeft afgemeld maar de exacte datum blijft onduidelijk. Namens de gemeente wordt aangegeven dat uitgaande van 4.999 bezoekers bij een no show van 5 % en 10 % sprake is van 5250 respectievelijk 5.500 kaarten. Hier speelt echter dat zoals aangegeven in de voorgelezen verklaring toch voor een bezoekersaantal van 6.600 bezoekers is gekozen. De vergunningverlener geeft aan dat dit ernstig afbreuk doet aan het vertrouwen in de mededelingen van de organisator en dat hierdoor achteraf blijkt dat de gemeente en de adviseurs een onjuiste voorstelling van zaken hebben beoordeeld en dus op een fictieve situatie is geadviseerd.

Voor het veiligheidsbeeld en de planvorming is het bezoekersaantal en transparantie daarover essentieel. Het roept de vraag op waarom er over zo’n essentieel onderdeel van de aanvraag geen communicatie met de gemeente is geweest. Namens de vergunninghouder wordt aangegeven dat de kaartverkoop in een hele korte tijd heel erg toenam. Op de vraag van vergunningverlener of er door de vergunninghouder in het ticketverkoop systeem een maximum is gesteld aan het totaal aantal beschikbare kaarten wordt nee geantwoord. Ook geeft de vergunninghouder aan dat onduidelijk is hoe de communicatie liep met de afdeling ticket sales en waarom de ticketverkoop niet tijdig is stopgezet. De vraag blijft waarom er geen communicatie heeft plaatsgevonden richting de vergunningverlener over bovengenoemde keuzes en hoe intern bij de vergunninghouder de communicatie over de toegestane bezoekersaantallen is geschied. Organisator Apenkooi geeft aan dat hierover een intern onderzoek loopt. Er wordt door gemeente en vergunninghouder besproken hoe in de toekomst om te gaan met wisselende kaartverkoop en hoe hier vooraf in de planvorming en advisering rekening mee kan