Def RIB AFIS februari 2026_ getekend.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 27 februari 2026 Financiën Hester van Buren Bestuurszaken.financiën@amsterdam.nl

Onderwerp

Stand van Zaken AFIS

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de doorontwikkeling van AFIS. Het gaat daarbij zowel om technische verbeteringen aan de systemen als verbeteringen in werkprocessen. De doorontwikkeling kent zeven werksporen. In deze brief staan we ook stil bij het jaarrekeningtraject. In deze brief geef ik u een stand van zaken per werkspoor met daarbij wat er op welke termijn gaan gebeuren en wat er verwacht kan worden. Dit in overeenstemming met wat ik op 8 december jongstleden aan de Rekeningencommissie heb toegezegd. Stand van zaken per werkspoor 1. Procesverbetering en basisinrichting Dit werkspoor is gericht op het vereenvoudigen en verbeteren van administratieve processen. Met als belangrijke wijziging een eenvoudiger rekeningschema. Op die manier verminderen we de beheerslasten. Het vereenvoudigde rekeningschema gaat per 1 januari 2027 live. We zitten op koers om dat te halen. 2. Financiële projectbeheersing AFIS biedt de financiële basisinformatie die nodig is over projecten. Maar de projectenmodule biedt nog niet alle functionaliteit om te voorzien in de informatiebehoefte vanuit de verschillende stakeholders. Dit werkspoor richt zich op de doorontwikkeling van de projectenmodule. Binnenkort wordt de health check opgeleverd. Deze is uitgevoerd door een externe partij.

Op basis daarvan worden besluiten genomen over de technische doorontwikkeling van de projectenmodule. 3. Verkoop tot en met Ontvangst De doorontwikkeling van de module verkoop tot ontvangst is grotendeels afgerond.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 februari 2026 Pagina 2 van 3

De technische problemen met betalingsherinneringen en de overdracht richting incasso zijn opgelost. Dit betekent dat Amsterdammers en ondernemers structureel betalingsherinneringen ontvangen. Ook worden Amsterdammers en ondernemers geïnformeerd over hun oudere openstaande vorderingen. Binnen dit werkspoor wordt nu nog gewerkt aan een aantal verbeteringen in het facturatieproces, waaronder van de datakwaliteit en ondersteuning van eindgebruikers. Halverwege 2026 is dit werkspoor naar verwachting afgerond. 4. Inkoop tot en met betalen Dit werkspoor richt zich op de verdere verbetering van werkprocessen en de gebruiksvriendelijkheid van deze module. Een belangrijke wijziging in het werkproces van dit werkspoor is dat vanaf februari 2026 facturen zonder inkooporder teruggestuurd worden naar leveranciers. Het betreft de facturen boven de € 1.000. Leveranciers zijn hierover geïnformeerd. Deze maatregel moet leiden tot een verdere verhoging van het inkooporderpercentage (van nu nog 76% naar 90%) en verlaging van de administratieve lasten. Momenteel wordt ook een health check uitgevoerd door een externe partij op het gebruik van het inkoopsysteem. Daarbij wordt met name onderzocht of de huidige inrichting voldoende gebruiksvriendelijk is ingericht, en of de functionaliteiten van het inkoopsysteem voldoende worden benut.

Op basis van de uitkomsten wordt gekeken naar eventuele vervolgstappen. 5. Financiële planning, Sturing en Verantwoording Dit werkspoor omvat de processen binnen AFIS voor het beheren van de begroting en budgetten, en voor het opstellen van de begrotingsproducten voor de raad. Om de een deel van de knelpunten in de AFIS-module voor planning, sturing en verantwoording niet goed waren op te lossen, hebben we er zoals u weet voor gekozen om tijdelijk weer gebruik te maken van het systeem dat we voorheen gebruikten (LIAS). Begin februari is LIAS in gebruik genomen. Een afweging over de lange termijn inrichting moet nog worden gemaakt. Verschillende opties worden overwogen waaronder de optie om langer door te gaan met LIAS. Het jaarrekeningtraject was zoals verwacht intensiever dan anders, maar de problemen die we tegenkwamen hebben we weten op te lossen. De 17.500 spoedbetalingen (met een totaalbedrag van € 7,5 miljoen) zijn alsnog op de juiste post geplaatst. Dat is gelukt op een bedrag van € 500.000 na. Dit bedrag wordt niet gecorrigeerd en als onrechtmatig bestempeld. Het uitzoekwerk zou naar verhouding te veel tijd kosten. Er vindt periodiek overleg plaatst met de ACAM over de actuele ontwikkelingen en de daarbij horende knelpunten.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 februari 2026 Pagina 3 van 3

6. Informatievoorziening Dit werkspoor richt zich op het leveren van betrouwbare financiële gegevens via rapportages in AFIS, datalevering naar het stedelijk dataplatform en dashboards. Het doel is inzichtelijke managementinformatie te bieden. Een groot aantal dashboards is opgeleverd aan de organisatie op het Financieel Informatie Platform. Veel technische problemen zijn de afgelopen maanden opgelost waardoor bijna alle dashboards actuele informatie laten zien. De chatbots voor medewerkers zijn verder ontwikkeld waardoor er niet alleen datasets opgevraagd kunnen worden maar ook werkinstructies. Bijvoorbeeld voor het aanmaken van inkooporders. 7. Inrichting Beheerorganisatie Binnen dit werkspoor worden afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden, kennisopbouw, leveranciersmanagement, overlegstructuren en het afbouwen van oude systemen. De beheerorganisatie voor AFIS begint steeds meer vorm te krijgen. Key users en functioneel beheerders zijn in het laatste kwartaal van 2025 aanvullend opgeleid, processen en procedures zijn verder aangescherpt en het aantal incidenten met hoge prioriteit is afgenomen. De overdracht van programma naar de lijnorganisatie wordt in het eerste kwartaal van 2026 afgerond.

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. U ontvangt voor het zomerreces de volgende raadsinformatiebrief over AFIS. In die brief zal ik u ook informeren over de uitkomsten van de dwarskijksessie die we hebben gehouden.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl