Commissie KDD Voordracht

VN2021-013564 Directie middelen en control

Raadscommissie voor Kunst en Cultuur Monumenten en Erfgoed, Diversiteit en Antidiscriminatiebeleid, Democratisering, Gemeentelijk Vastgoed, ICT en Digitale Stad, Dienstverlening, Personeel en Organisatie, Coördinatie bedrijfsvoering, Inkoop

Portefeuille

Voordracht voor de Commissie KDD van 02 juni 2021 Ter kennisneming Inkoop

Agendapunt

8

Datum besluit

18 mei 2021

KDD

Onderwerp

Rapportage rechtmatigheid 12-maands 2020 Bestuursopdracht Inkoop De commissie wordt gevraagd

Kennis te nemen van de raadsbrief Rapportage rechtmatigheid Bestuursopdracht inkoop. De belangrijkste elementen in de brief zijn: A) In control komen op de onrechtmatigheid Het college is in kalenderjaar 2020 meer in control gekomen op de rechtmatigheid van de inkoopuitgaven. Het steeds meer in control komen op onrechtmatigheid B) Prognose oplossen onrechtmatigheid tot en met 31 december 2022 Vanzelfsprekend is het 2020 bedrag in absolute zin nog steeds te hoog. Daarom worden in 2021 en 2022 maatregelen doorgezet en geïntensiveerd. Strakke (bestuurlijke) sturing en monitoring op dit gemeentebrede dossier blijft cruciaal. Identiek aan 2019 en 2020 stuurt het college ook in 2021 en 2022 naar een afname van de bij de jaarrekening geconstateerde onrechtmatigheid. • Terugbrengen van de oude rechtmatigheid € 43,9 miljoen (2018, 2019, 2020 + nieuw) binnen de bandbreedte: • € 30 - 45 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2021; • € 20 - 35 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2022; • Terugbrengen van het aandeel nieuwe onrechtmatigheid in voornoemde bandbreedtes is: • € 16 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2021; • € 14 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2022 Vanwege de onzekerheid in het sociale domein is die potentiele onrechtmatigheid niet opgenomen in voornoemde geprognosticeerde bandbreedtes.

Om voornoemde bandbreedtes te monitoren wordt aan de directeuren per kwartaal zowel inkoop als financiële sturingsinformatie verstrekt. De inkoop informatie is gebaseerd op het 2e lijns gemeentelijk rechtmatigheidsonderzoek. C) Update stand van zaken ambtelijk uitvoeringsplan Bestuursopdracht inkoop Het GMT heeft in haar vergadering van 5 november 2020 het ambtelijk uitvoeringsplan ongewijzigd vastgesteld. In het uitvoeringsplan zijn de stappen beschreven op welke wijze het inkoopstelsel in Amsterdam kan door ontwikkelen van de focus op onrechtmatigheid naar duurzame inzet op doelmatigheid. Belangrijke speerpunten in voornoemd uitvoeringsplan zijn naast het rechtmatig inkopen ook het doelmatig inkopen. Het uitvoeringsplan bestaat uit vijf actielijnen. 1. Oprichting directie Inkoop, 2. Doelmatig Inkopen, 3. Kennis en opleiding, 4, Contract- en categoriemanagement en 5. Systemen en processen. Via integrale ambtelijke teams en intensieve sturing op ambtelijke voortgangsrapportages wordt de voortgang gemonitord en uitvoering gegeven aan de acties in het uitvoeringsplan. D) Bestuurlijke reactie op het ACAM-onderzoek opvolging aanbevelingen Rekeningencommissie inzake het inkoopstelsel In de raadsbrief van 11 november 2020 bent u geïnformeerd dat bij het afdoen van aanbevelingen van de Rekeningencommissie, de ACAM een rapportage opstelt.

Deze rapportage heeft u onlangs, tegelijk met het Generaal Verslag op de Jaarrekening 2020, via de ACAM ontvangen. In de

Gegenereerd: v1.9

1

VN2021-013564 Directie middelen en control

Raadscommissie voor Kunst en Cultuur Monumenten en Erfgoed, Diversiteit en Antidiscriminatiebeleid, Democratisering, Gemeentelijk Vastgoed, ICT en Digitale Stad, Dienstverlening, Personeel en Organisatie, Coördinatie bedrijfsvoering, Inkoop

KDD

Voordracht voor de Commissie KDD van 02 juni 2021 Ter kennisneming rapportage zijn drie aandachtpunten uit de ACAM-rapportage opgenomen met aansluitend de bestuurlijke reactie van het college. Deze aandachtspunten en de bestuurlijke reactie leest u in de brief. Wettelijke grondslag

Artikel 160, eerste lid, onder a, van de Gemeentewet; Artikel 169, eerste, tweede en derde lid, van de Gemeentewet; Artikel 197, eerste lid, van de Gemeentewet. Bestuurlijke achtergrond

De wethouder inkoop heeft begin 2019 een Bestuursopdracht uitgevaardigd, dat uitmondt in een plan van aanpak dat inzicht geeft in de activiteiten in de periode april 2019 tot en met april 2020 ter 1) verbetering rechtmatigheid en beheersing en 2) opzet/werking inkoopstelstel en verbetervoorstel. In de brief Stand van zaken Plan van zaken Plan van aanpak Bestuursopdracht inkoop d.d. 26 november 2019 en in de brief Uitkomsten onderzoek werking inkoopstelsel d.d. 5 mei 2020 heeft wethouder Groot Wassink toegezegd de raad jaarlijks te informeren over de 12-maands rapportage rechtmatigheid. Reden bespreking

Niet van toepassing Uitkomsten extern advies

Niet van toepassing Geheimhouding

Niet van toepassing Uitgenodigde andere raadscommissies

Niet van toepassing

Wordt hiermee een toezegging of motie afgedaan?

Niet van toepassing Welke stukken treft u aan? Meegestuurd

Registratienr.

Naam

AD2021-050445

1. BRIEF Stand van zaken Bestuursopdracht inkoop GETEK.pdf (pdf)

AD2021-049217

Commissie KDD Voordracht (pdf)

Registratienr.

Naam

Ter Inzage

Gegenereerd: v1.9

2

VN2021-013564 Directie middelen en control

Raadscommissie voor Kunst en Cultuur Monumenten en Erfgoed, Diversiteit en Antidiscriminatiebeleid, Democratisering, Gemeentelijk Vastgoed, ICT en Digitale Stad, Dienstverlening, Personeel en Organisatie, Coördinatie bedrijfsvoering, Inkoop

KDD

Voordracht voor de Commissie KDD van 02 juni 2021 Ter kennisneming Behandelend ambtenaar of indienend raadslid (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

N. Heering Bestuursadviseur Inkoop @ n.heering@amsterdam.nl T: 06-8363 9868 M. Molenaar Bestuursadviseur Inkoop @ moniek.molenaar@amsterdam.nl T: 06-2236 4535

Gegenereerd: v1.9

3