Commissie FKD Voordracht

Raadscommissie voor Financiën, Kunst en cultuur, Diversiteit en antidiscriminatiebeleid, Lucht- en zeehaven (incl. Schiphol), Bedrijfsvoering, Inkoop, Personeel en organisatie, Dienstverlening, Deelnemingen (excl. AEB en Schiphol), Deelnemingen (incl. AEB), Lokale media, ICT en digitale stad, Evenementen

VN2025-015585 financien en inkoop

FKD

Voordracht voor de Commissie FKD van 04 december 2025 Ter kennisneming Portefeuille Agendapunt Datum besluit

Financiën Algemene Zaken TKN1 11 november 2024 Onderwerp

Kennisnemen van de raadsinformatiebrief over de voortgang en afdoening van de openstaande aanbevelingen van ACAM en de Rekeningencommissie op het terrein van Financiën en Inkoop, planning en control en fraude en corruptie De commissie wordt gevraagd

Kennis te nemen van de raadsinformatiebrief over de voortgang en afdoening van de openstaande aanbevelingen van ACAM en de Rekeningencommissie op het terrein van Financiën en Inkoop, planning en control en fraude en corruptie Wettelijke grondslag

Controleverordening gemeente Amsterdam. 160, eerste lid onder b Gemeentewet (voorbereiden besluiten Gemeenteraad) Artikel 169 van de Gemeentewet Bestuurlijke achtergrond

In de verslagen van de Rekeningencommissie en het Accountantsverslag uit de jaren 2022, 2023 en 2024 is een aantal aanbevelingen gedaan. Bijgaande raadsinformatiebrief gaat in op de voortgang van die aanbevelingen waarvan 6 aanbevelingen van de rekeningencommissie als afgedaan worden beschouwd. Die afgedane aanbevelingen zijn met ACAM afgestemd; de bevindingen van ACAM op die afgedane aanbevelingen worden het college hierbij separaat aangeboden. Afgedane aanbevelingen 1. Omdat de implementatie van de eerste modules van AFIS niet goed verliep is de organisatie hard bezig om de herstelacties uit te voeren. Inmiddels wordt met raadsinformatiebrieven de raadscommissie actief periodiek geïnformeerd over de verdere implementatie van AFIS-modules. 2. De lessons learned zijn meegenomen in het Programmaplan AFIS. Daarnaast is er sprake van een integrale planning op de afronding van de oorspronkelijke implementatie en doorontwikkeling van AFIS, waarin bijvoorbeeld de inrichting van de financiële projectbeheersing en het oplossen van de problemen met de P&C module staan opgenomen. Risico’s met impactanalyse en beheersmaatregelen zijn vaste onderdelen voor implementatie van een nieuwe module. Ook hierover zal het college de raad op de hoogte houden wanneer dat nodig is. Het advies van de rekeningencommissie is daarmee overgenomen en afgedaan.

Het extra advies van de rekeningencommissie om een concrete planning te maken voor het administratief afhandelen van de herstelacties met betrekking tot het betalen van facturen is gerealiseerd. De uitvoering van de administratieve herstelacties loopt volgens planing. Er is nu voor 16.500 facturen met een bedrag van € 7,5 miljoen uitgezocht. Momenteel wordt de hand gelegd aan de laatste 1.000 facturen met een bedrag van € 400.000.

VN2025-015585 financien en inkoop

Raadscommissie voor Financiën, Kunst en cultuur, Diversiteit en antidiscriminatiebeleid, Lucht- en zeehaven (incl. Schiphol), Bedrijfsvoering, Inkoop, Personeel en organisatie, Dienstverlening, Deelnemingen (excl. AEB en Schiphol), Deelnemingen (incl. AEB), Lokale media, ICT en digitale stad, Evenementen

3. Een nu ook afgedane aanbeveling uit het Accountantsverslag 2023 hield verband met een onderzoek op mogelijke centrale monitoring. Die moest bijdragen aan de controles op de geleverde prestaties en de zichtbare vastlegging daarvan in de financiële administratie (AFIS). Het toetsen of de daadwerkelijke prestatie conform de contractafspraken is geleverd is daar onlosmakelijk onderdeel van. 4. De monitoring is georganiseerd in de vorm van steekproeven. In het eerste halfjaar van 2025 zijn er geen monitoring en steekproeven uitgevoerd, vanwege de inkoopfacturencrisis en de ingezette versnellingsmaatregelen die invloed hebben op de prestatieverklaring. Inmiddels zijn in oktober jl. de steekproefcontroles hervat met een reikwijdteperiode vanaf september jl. 5. Vanaf 6 januari 2025 is AFIS live. Vanwege operationele problemen kon een groot aantal facturen niet tijdig worden betaald en werden er versnelde betalingsmaatregelen getroffen. In het Accountantsverslag 2024 werd daarom geadviseerd om prestatieverklaarders, budgethouders en andere betrokkenen in de stappen van de versnelde betalingen te betrekken met ook de nadruk op de latere administratieve verwerking. 6. Om de versnelde betaalde facturen nu administratief te verwerken zijn betrokkenen geïnformeerd via de AFIS-nieuwsbrief.

Een beschikbaar gestelde dashboard Openstaande Facturen maakt voor alle betrokkenen bovendien inzichtelijk welke facturen in hun werkvoorraad via de versnelde route zijn betaald om alsnog administratief te verwerken. Onderhanden aanbevelingen 1.Het advies van de rekeningencommissie om steviger in te zetten op de gewenste cultuur is ingestoken vanuit het brede gemeentelijke perspectief. Gemeend is ook die cultuur vanuit specifiek inkooprechtmatigheid onder de aandacht te houden. Op 25 september is de raad geïnformeerd over de belangrijkste onderdelen van de gemeente brede aanpak. Het GMT heeft het concrete plan van aanpak besproken, dat nu verder uitgewerkt wordt. Begin 2026 ontvangt de raad een voortgangsrapportage. Vanuit het perspectief inkooprechtmatigheid zijn in de afgelopen periode hiervoor belangrijke stappen gezet. De organisatie wil niet alleen de inkoopprocessen verbeteren, maar ook de manier waarop medewerkers denken en handelen rondom rechtmatigheid. Inkooprechtmatigheid is daarmee ook integraal onderdeel van de hierboven bredere cultuurverandering binnen de organisatie. 2. Het college investeert in het vergroten van het kennisniveau van bij de SiSa betrokken medewerkers. Zo komt er een SiSa-handreiking voor (nieuwe) medewerkers. Deze is bedoeld voor zowel financiële als beleidsmedewerkers en bevat de relevante stappen in het gehele SiSa-proces.

Van aanvraag tot en met accountantscontrole en verantwoording richting het Rijk. De handreiking wordt in het eerste kwartaal 2026 gepubliceerd. De andere SISA-aanbevelingen uit het Accountantsverslag 2023 en 2024 blijven ook onderhanden. Om de informatiehuishouding van de SiSa beter af te stemmen op de door het Rijk gestelde normen en vereisten, zijn diverse activiteiten geïnitieerd. De basis voor de informatievoorziening voor SiSa geldstromen is gelegd en financieel adviseurs helpen om het beeld voor de budgethouders scherper te maken als kosten bijvoorbeeld (nog) niet op de juiste plek zijn geland. Op basis van een risicoanalyse voert de vakgroep SISA een steekproef uit om de juistheid van de SISA-verantwoording vast te stellen.

2 Gegenereerd: v1.14

VN2025-015585 financien en inkoop

Raadscommissie voor Financiën, Kunst en cultuur, Diversiteit en antidiscriminatiebeleid, Lucht- en zeehaven (incl. Schiphol), Bedrijfsvoering, Inkoop, Personeel en organisatie, Dienstverlening, Deelnemingen (excl. AEB en Schiphol), Deelnemingen (incl. AEB), Lokale media, ICT en digitale stad, Evenementen

Controles op juistheid en rechtmatigheid van de SiSa-bestedingen zijn essentieel. De kwaliteit van tijdige en volledige oplevering van de dossiers, inclusief de verantwoorde bestedingen, ten behoeve van de controle door ACAM is kritische indicator. In nu de aanloop naar de oplevering van de SiSa dossiers, begin februari 2026, wordt de voortgang in de kwalitatieve opbouw van de dossiers gemonitord. Op de SISA-aanbeveling om naast M&O-beleid voor inburgering ook gemeente breed M&O-beleid op te stellen, heeft het college toegezegd alleen M&O-beleid te ontwikkelen voor Inburgering. De directie Werk & Participatie werkt dat beleid in samenwerking met DMC verder uit. 3. In de Raadsinformatiebrief van 25/6/25 werd ingegaan op het nader inrichten van de centrale monitoring en toetsen van de inschattingen van de verschillende directies. Die maatregelen dienen verbetering van het proces Voorziening Oninbare Vorderingen. Een toetsingskader moet nog in samenwerking met financieel beleid worden ontwikkeld en vastgesteld. Tot die tijd vinden praktische toetsingen plaats aan de hand van vigerende werkinstructies. De verwachting is dat de aanbeveling dit jaar nog onderhanden werk blijft. 4. De aanbeveling uit het Accountantsverslag 2023 over de volledigheid van het AFIS Contractenregister vraagt nog aandacht tussen inkoop,- en financiële administratie.

Bij de 8-maands controle is geconstateerd dat een aanzienlijk aantal facturen in AFIS nog niet gekoppeld kon worden. Een deel daarvan wordt in de rest van het jaar gekoppeld. Voor het andere deel zal, in afstemming met ACAM, een aangepaste aanpak worden ontwikkeld om bij de 12-maands toch tot een uitvoerbare en betrouwbare rechtmatigheidsverantwoording te komen. 5. De verbeteringen van het ramingsproces lopen nog. Hierover rapporteren we via de openstaande aanbevelingen van de rekenkamer uit hun rapport Voorspellende waarde van de begroting. Het navolgbaar toelichten van afwijkingen van de reserves en afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in het jaarverslag hebben we gedaan in de digitale versies van de P&C producten en dat blijven we ook doen. 6. De aanbevelingen van de Rekeningencommissie over tijdige en volledige opvolging van de aanbevelingen blijft aandacht vragen. Via deze raadsinfomatiebrief informeren we de Rekeningencommissie tijdig en volledig. 7. De top-down risicoanalyse met daarin de grootste aandachtsgebieden van risico’s op fraude, integriteit en corruptie in de organisatie voert de gemeente al uit. Het plan van aanpak wordt op dit moment ambtelijk afgestemd.

Deze aanbeveling wordt samengevoegd met de aanbeveling van ACAM die over hetzelfde onderwerp gaat. Reden bespreking

nvt Uitkomsten extern advies

De reactie van de ACAM is bijgevoegd. Geheimhouding

nvt

3 Gegenereerd: v1.14

Raadscommissie voor Financiën, Kunst en cultuur, Diversiteit en antidiscriminatiebeleid, Lucht- en zeehaven (incl. Schiphol), Bedrijfsvoering, Inkoop, Personeel en organisatie, Dienstverlening, Deelnemingen (excl. AEB en Schiphol), Deelnemingen (incl. AEB), Lokale media, ICT en digitale stad, Evenementen

VN2025-015585 financien en inkoop

FKD

Uitgenodigde andere raadscommisies

Commissie AZ Wordt hiermee een toezegging of andere motie afgedaan

nee Welke stukken treft u aan

Meegestuurd

Registratienr.

Naam

AD2025-070436

Commissie FKD Voordracht (pdf)

AD2025-073584

Reactie ACAM (pdf)

AD2025-073586

DEF 111125 Voortgangs en afdoeningsbrief aanbevelingen (na BW).pdf (pdf)

Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

Erwin Prins. E.Prins@amsterdam.nl 06-51716568 Folkert Jan Arnold, f.arnold@amsterdam.nl, 06-81179908