Document · PDF

Commissie FKD Voordracht

Raadscommissie Financiën, Kunst en Diversiteit 23 januari 2025, gemeente AmsterdamBij agendapunt: Bespreken van de raadsinformatiebrief over de stand van zaken rondom de onrechtmatigheid inkoop (VN2024-017023)1.285 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Raadscommissie voor Financiën, Kunst en cultuur, Diversiteit en antidiscriminatiebeleid, Lucht- en zeehaven (incl. Schiphol), Bedrijfsvoering, Inkoop, Personeel en organisatie, Dienstverlening, Deelnemingen (excl. AEB en Schiphol), Deelnemingen (incl. AEB), Lokale media, ICT en digitale stad, Evenementen

VN2024-017023 financien en inkoop

FKD

Voordracht voor de Commissie FKD van 23 januari 2025 Ter bespreking en ter kennisneming

Agendapunt

Coördinatie Inkoop (39) 8

Datum besluit

1 oktober 2024. College van B&W

Portefeuille

Onderwerp

Bespreken van de raadsinformatiebrief over de stand van zaken rondom de onrechtmatigheid inkoop De commissie wordt gevraagd

Kennisnemen van de raadsinformatiebrief dd 1 oktober 2024 over de stand van zaken mbt de onrechtmatigheid bij de inkoop

Wettelijke grondslag

artikel 168 lid 2 gemeentewet.

Bestuurlijke achtergrond

In de raadsinformatiebrief van 15 april 2024 is toegezegd om de raad in september te informeren over hoe de organisatie meer grip krijgt op rechtmatig inkopen. Dit was nodig omdat in 2023 de onrechtmatige inkoopuitgaven zijn gestegen tot € 75,9 miljoen. Ook bleek uit het proces van de rechtmatigheidsverantwoording dat er niet genoeg controle-informatie was. Gevolg was dat de accountant bij de jaarrekening een oordeel met beperking heeft gegeven.

Het uitgangspunt is dat de organisatie altijd op een rechtmatige manier inkoopt en belastinggeld op een verantwoorde en controleerbare manier gebruikt. Als er toch een afwijking nodig is, gebeurt dit bewust en na goed overleg met een besluit van het college. Om onrechtmatigheden te voorkomen en alles goed te verantwoorden, hebben we een aantal kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) opgesteld.

In opdracht van het gemeentelijk management team is er over de eerste vier maanden van het jaar een analyse van de inkoopuitgaven uitgevoerd. Dit om tijdig inzicht te krijgen welke inkoopuitgaven in de eerste vier maanden van dit jaar onrechtmatig zijn. De bevindingen zijn verwerkt in de ambtelijke viermaandsrapportage voor het gemeentelijk managementteam. Om deze inzichten om te zetten in sturingsinformatie voor de afzonderlijke stedelijk directeuren van een cluster, is er een eerste prototype van een dashboard gebouwd. Ook de herstelplannen van de onrechtmatige inkoopuitgaven uit het boekjaar 2023 zijn in dit dashboard opgenomen. Het dashboard wordt momenteel door het cluster Sociaal en het cluster Stedelijk Beheer in de praktijk getest.Het is de bedoeling dat de informatie uit dit dashboard wordt ingezet in de gesprekken met de verantwoordelijke directeuren.

1 Gegenereerd: v1.1

VN2024-017023 financien en inkoop

FKD

In de eerste vier maanden van 2024 zijn er stappen gezet om meer grip te krijgen op het inkoopproces. Het doel is om het bewustzijn binnen de organisatie te vergroten en dit proces loopt continu door. Het is nog niet mogelijk om de KPI’s in cijfers en percentages te laten zien. Later dit jaar komen we hierop terug. In de brief staat een kort overzicht van de belangrijkste bevindingen:



Alle inkoopcontracten zijn centraal geregistreerd: De eerste inventarisatie van de inkoopcontracten is uitgevoerd en zijn ingevoerd in het nieuwe contractmanagementsysteem. Hoewel hier vooruitgang is geboekt, is het werk nog niet volledig afgerond. De komende maanden worden extra acties ondernomen voor het in kaart brengen van de ontbrekende informatie. Zo vinden de komende maand gesprekken plaats met de directies om de situatie verder te bespreken en ontbrekende contracten te achterhalen. Op basis van deze bevindingen ontvangen de stedelijk directeuren van het cluster een rapportage voor monitoring en sturing van dit proces. Uitnutting van contracten in beeld: De contractmanagers spelen een sleutelrol bij het tijdig signaleren wanneer een contract bijna is uitgenut of de einddatum in zicht is. Op basis van de contractinventarisatie is gecontroleerd of aan alle contracten een verantwoordelijke contractmanager is toegewezen. De inventarisatie laat zien dat er nog validatie moet plaatsvinden of het contract juist is gekoppeld. Tot het eind van het jaar vinden er gesprekken met de directies plaats om te zorgen voor een juiste koppeling. Op basis van deze bevindingen ontvangen de stedelijk directeuren van het cluster een rapportage voor monitoring en sturing van dit proces.

Inkoopkalender volledig en actueel: De eerste controle van de inkoopkalender laat zien dat niet alle aanbestedingen volgens planning verlopen. Ook is de kalender nog niet volledig. We werken de komende tijd samen met de directies om dit te verbeteren. Zo is voor het cluster Sociaal een eerste prototype van een dashboard ontwikkeld op basis waarvan op clusterniveau inzicht is wanneer de inkoopvoorbereiding voor een aanbesteding zou moeten starten. Een volgende verbetering van deze kalender vindt plaats als het contractmanagement systeem volledig is gevuld. Het startmoment van herhaalaanbestedingen kan dan worden gemarkeerd zodat deze sturingsdata kan worden opgenomen in dit dashboard. Toegankelijke kennis: De Digitale Inkoop Assistent (DIA), die in juli van dit jaar is geïntroduceerd, helpt medewerkers bij het kiezen van de juiste inkooproutes. Het gebruik van deze tool wordt gemonitord voor inzicht in de effectiviteit van de tool als inzicht in de behoeften van de gebruikers. Volledigheid van inkoopdossiers: Voor een effectieve administratie is een compleet inkoopdossier vereist en noodzakelijk. Inkoop heeft vastgesteld dat over de eerste vier maanden van 2024 de inkoopdossiers van de nieuwe Europese aanbestedingen volledig zijn.

In de eerste vier maanden van dit jaar is ongeveer € 805 miljoen aan inkoopuitgaven gedaan, waarbij de directies hebben aangegeven dat hiervan circa € 15 miljoen aan onrechtmatige inkopen hebben plaatsgevonden. Interne Audit zal bij de ambtelijke 8 maandsrapportage en jaarrekening controle 2024 haar controle werkzaamheden uitvoeren. Pas dan kan definitief worden vastgesteld welke ontwikkeling zich voordoet in de inkooponrechtmatigheid.

2 Gegenereerd: v1.1

VN2024-017023 financien en inkoop

FKD

Reden bespreking

o.v.v lid Burgers (VVD) Motivatie: De VVD is blij om te lezen dat de wethouder, samen met de betrokken directies, goed op weg is om de inkopen zo rechtmatig als mogelijk uit te voeren, de rechtmatigheidsverantwoording te verfijnen en de aanbevelingen van de ACAM over te nemen. Ook waardeert de VVD de openheid betreffende de benodigde verbeterslagen en moedigt deze van harte aan. Dat gezegd hebbende blijft de VVD waken voor gezonde en navolgbare financiën, waar onrechtmatigheid geen plaats moet kennen. De raadsinformatiebrief formuleert dat in de eerste vier maanden van dit jaar een totaal van € 805 miljoen aan inkoopuitgaven zijn gedaan. De directies hebben aangegeven dat circa € 15 miljoen van deze inkopen onrechtmatig zijn uitgevoerd. Afgerond betekent dit dat, tot nu toe, 1,9% van de uitgaven als onrechtmatig bestempeld zijn. Dit percentage zit gevaarlijk dicht in de buurt van de 2% verantwoordingsgrens. Om een overtreffing van deze grens te voorkomen acht de VVD het als uiterst belangrijk om de stand van zaken betreffende de rechtmatigheidsverantwoording, en de genomen stappen, te bespreken met de commissieleden en de wethouder

Uitkomsten extern advies

Niet van toepassing

Geheimhouding

Niet van toepassing

Uitgenodigde andere raadscommissies

Niet van toepassing

Wordt hiermee een toezegging of andere motie afgedaan

Ja. De toezegging om de raad in september te informeren over de laatste stand van zaken omtrent de onrechtmatigheid.

Welke stukken treft u aan Meegestuurd

Ter Inzage

Registratienr.

Naam

AD2024-072517 AD2024-072518

20241001_Raadsbrief stand van zaken onrechtmatigheid.pdf (pdf) Commissie FKD (2) Voordracht (pdf)

Registratienr.

Naam

3 Gegenereerd: v1.1

VN2024-017023 financien en inkoop

FKD

Behandelend ambtenaar of indienend raadslid (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

Financiën en inkoop. Patricia Manakane. 0620633828

4 Gegenereerd: v1.1

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14977649/2