Commissie AZ Voordracht

VN2024-007944 Gemeentelijke Ombudsman

Raadscommissie voor Algemene Zaken, Openbare Orde en Veiligheid, Handhaving en Toezicht, Communicatie, Juridische Zaken, Raadsaangelegenheden

AZ

Voordracht voor de Commissie AZ van 11 juli 2024 Ter kennisneming Portefeuille

Algemene Zaken

Agendapunt

2

Datum besluit

Onderwerp

Jaarrekening 2023 Ombudsman Metropool Amsterdam De commissie wordt gevraagd

Kennis te nemen van de jaarrekening 2023 Ombudsman Metropool Amsterdam.

Wettelijke grondslag

Gemeenschappelijke Regeling Ombudsman Metropool Amsterdam Bestuurlijke achtergrond

Voor u ligt de jaarrekening 2023 – de financiële verantwoording over het afgelopen jaar. Een jaar waarin met veel toewijding en energie is gewerkt aan de behandeling van klachten van bewoners. Aan de ene kant beoordelen we individuele klachten en aan de andere kant geven we aan de gemeente terug wat er structureel aan de hand is en wat ze eraan kunnen doen, zodat andere bewoners niet met precies dezelfde bureaucratische problemen te maken krijgen in het contact met de gemeente. In 2023 deden we patroonmatig onderzoek naar klachten die betrekking hadden op erfpacht (‘Rapport: Meewerken met de gemeente kost soms klauwen met geld’), de houding van de gemeente jegens marktondernemers (‘Rapport: Marktwaarde’) en dubbele parkeerkosten bij verhuizing (‘Rapport: Mag ik ff vangen (3x)’). De uitkomsten van deze onderzoeken zijn besproken in de gemeenteraad en hebben al geleid tot (toekomstige) beleidswijzigingen. We dragen hiermee bij aan het realiseren van oplossingen voor grotere groepen mensen. Steeds willen we het behoorlijk functioneren van de gemeenten stimuleren door de verhalen van hun bewoners te laten zien en horen. Wat gebeurt er precies voor sommige mensen die contact zochten voor een probleem? Ook organiseren we bijeenkomsten met deelnemers van alle 8 gemeenten waar we voor werken, een zogeheten ‘ombudsacademie’.

Soms valt er namelijk nog wat te leren van de buurgemeenten en kunnen de gemeenten elkaar meer helpen met kennis en ervaring. In 2023 organiseerden we vanuit de ombudsacademie een studiereis naar Diemen. Op het gebied van bedrijfsvoering geldt dat de ombudsman in moeilijker vaarwater terecht is gekomen. In het voorjaar is vanuit de organisatie op een prettige manier afscheid genomen van de toenmalig manager bedrijfsvoering die begonnen is aan een nieuwe baan. De werving van een nieuwe manager heeft langer geduurd dan gehoopt, waardoor ik als Ombudsman opdrachten op het gebied van bedrijfsvoering een aantal maanden zelf heb moeten oppakken. Sinds het najaar is de organisatie versterkt met een nieuwe manager bedrijfsvoering, waardoor dit niet meer nodig is. Hiernaast is in 2023 ook afscheid genomen van de toenmalig kinderombudsman en is een nieuwe aangesteld in het najaar. Er zijn gedurende het jaar een aantal taken bijgekomen voor de Ombudsman, waaronder de aandeling van Woo-verzoeken en het voldoen aan de toegankelijkheidsvereisten op het gebied van (digitale) producten (denk aan de website of rapporten). Omdat mijn bureau nog niet beschikt over deze expertises was ik genoodzaakt externen in te huren. Voor de website geldt dat ik

Gegenereerd: v1.19

1

VN2024-007944 Gemeentelijke Ombudsman

Raadscommissie voor Algemene Zaken, Openbare Orde en Veiligheid, Handhaving en Toezicht, Communicatie, Juridische Zaken, Raadsaangelegenheden

AZ

Voordracht voor de Commissie AZ van 11 juli 2024 Ter kennisneming verregaandere maatregelen moet nemen, zodat deze volledig voldoet aan de eisen van de WCAG. De huisstijl is hier inmiddels op aangepast en zo willen we met een frisse start verder gaan met de website. Dit zal in 2024/2025 moeten gebeuren. Ook geldt dat gedurende het jaar op een fijne manier afscheid is genomen van zes collega’s. Dit zorgde wel voor een relatief hoog personeelsverloop. Door het wegvallen van deze zes medewerkers heeft de ombudsman gelegenheid gehad nieuwe medewerkers aan te nemen. Op personeelsgebied geldt verder ook dat sprake was van twee langdurig zieken. Als klein bureau is het wegvallen van medewerkers of een hoog verloop direct voelbaar. Klachten blijven binnenkomen, terwijl nieuwe medewerkers het ombudswerk nog eigen moeten maken. Dit bovendien met een kleiner team. Tegelijkertijd merk ik dat de klachtbehandeling er de afgelopen jaren niet eenvoudiger op is geworden. De ombudsman is sinds de decentralisatie in 2015 ook niet aan grote veranderingen onderhevig geweest Jaarrekening 2023 Ombudsman Metropool Amsterdam (lees aangepast aan veranderende overheidsdynamiek), terwijl de gemeentes dat wel zijn.

Aan het presidium heb ik eind vorig jaar laten weten dat mijn bureau extra structurele middelen nodig heeft om de uitdagingen op het gebied van de bedrijfsvoering het hoofd te bieden en zodat mijn bureau flexibeler om kan gaan met het wegvallen van personeel, werkdruk uit klachtbehandeling én andere toekomstige uitdagingen zoals het vernieuwen/verbeteren van de website of een eventuele toekomstige verhuizing die aanstaande is vanwege het aflopen van het huurcontract. Door alle ontwikkelingen op het gebied van personeelsverloop, ervaren toegenomen complexiteit van klachten en het meer patroonmatig onderzoek doen, is er in 2023 wel al de aanzet gegeven tot aanpassing van de organisatiestructuur. De verwachting is dat het werk hiermee efficiënter en effectiever binnen het bureau kan worden belegd. Zo heb ik twee (ervaren medewerkers) aangesteld als coördinator. Zij ondersteunen (nieuwe) medewerkers en voorzien in taakverdeling. Ook zijn de overlegstructuren aangepast. Ten slotte zijn we op pad gebleven met de ombulance. Ondanks de huidige werklast vinden wij het namelijk belangrijk dat de inwoners ons weten te vinden. Er zijn op dit moment nog een hoop bewoners die niet van ons bestaan afweten, met name in de stadsdelen zoals Amsterdam NieuwWest, Noord en Zuidoost.

Daarom gaan we op pad met de ombulance, investeren we in spreekuren in de wijken en werken we samen met informele leiders in de wijken. Een uitgebreider en inhoudelijk overzicht van alle werkzaamheden uitgevoerd door mijn bureau zal ik geven in mijn jaarbeschouwing, die los van de jaarrekening verschijnt en dan op de website van instituut Ombudsman Metropool Amsterdam te vinden zal zijn. Vanzelfsprekend ga ik graag met u verder in gesprek om van gedachten te wisselen over het werken naar een overheid die werkt voor een ieder. Reden bespreking

nvt Uitkomsten extern advies

Gegenereerd: v1.19

2

VN2024-007944 Gemeentelijke Ombudsman

Raadscommissie voor Algemene Zaken, Openbare Orde en Veiligheid, Handhaving en Toezicht, Communicatie, Juridische Zaken, Raadsaangelegenheden

AZ

Voordracht voor de Commissie AZ van 11 juli 2024 Ter kennisneming nvt Geheimhouding

nvt Uitgenodigde andere raadscommissies

nvt

Wordt hiermee een toezegging of motie afgedaan?

nvt Welke stukken treft u aan? Meegestuurd

Registratienr.

Naam

AD2024-033598

Commissie AZ Voordracht (pdf)

AD2024-033613

Jaarrekening 2023 van de Ombudsman Metropool Amsterdam met controleverklaring accountant.pdf (pdf)

Registratienr.

Naam

Ter Inzage

Behandelend ambtenaar of indienend raadslid (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

Ombudsman Metropool Amsterdam, Robert Mijnders, 06-53645365, robert@ombudsmanmetropool.nl

Gegenereerd: v1.19

3