BRIEF Raadsbrief Openbaarheid_1.1.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de leden van de Gemeenteraad

Datum Ons kenmerk

3 februari 2021

Uw kenmerk

Bijlage(n)

Mark Crooijmans (Chief information officer) Sofie Bustraan (Informatiecommissaris) -

Onderwerp

Openbaarheid

Behandeld door

Geachte leden van de gemeenteraad, Amsterdammers hebben het recht om te weten wat de gemeente doet en waarom ze dat doet. Het college hanteert daarom een helder uitgangspunt voor de informatie van de gemeente: informatie is openbaar, tenzij het echt (nog) niet kan. Er moet sprake zijn van een goede, wettelijke, reden om informatie niet openbaar te maken. Daarbij gaan we terughoudend om met het toepassen van de wettelijke mogelijkheden om informatie niet openbaar te maken. Zo wijzen we een informatieverzoek niet af uitsluitend op de grond dat het gaat om ‘intern beraad’ (terwijl de wet die mogelijkheid wel biedt). Wij vinden het namelijk belangrijk dat men ook kennis kan nemen van het besluitvormingsproces en niet alleen van het besluit zelf. Ook gaan we steeds meer informatie uit eigen beweging openbaar maken. Dit heeft als voordeel dat men niet meer om de informatie hoeft te vragen (al blijft dat natuurlijk ook mogelijk). Zo helder als ons uitgangspunt is, zo evident is het ook dat we in de uitvoering nog lang niet zijn waar we willen zijn. De indieners van Wob-verzoeken tonen zich regelmatig kritisch over de afhandeling van de verzoeken en de organisatie ervaart druk bij het afhandelen van Wobverzoeken. De raad heeft dan ook al meerdere keren vragen gesteld over de inrichting en uitvoering van het Wob-proces.

In deze brief informeer ik u graag over de stappen die we hebben gezet om Amsterdam open en transparant te maken. Wob-proces De Wob-verzoeken nemen zowel in aantal als in complexiteit toe. Jaarlijks ontvangen we meer dan 600 Wob-verzoeken. Daarbij hebben we moeite met het halen van de wettelijke afhandeltermijn en met het leveren van de gevraagde kwaliteit. Dit komt vooral omdat het Wob-

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 3 februari 2021 Pagina 2 van 3

proces niet overal binnen de gemeentelijke organisatie goed georganiseerd is: zo zijn verantwoordelijkheden bijvoorbeeld niet (goed) belegd, is er sprake van beperkte capaciteit en middelen of zijn technische hulpmiddelen niet voorhanden. De afgelopen tijd hebben we verschillende stappen gezet om dit te verbeteren. Zo hebben we één Wob-proces opgesteld, dat voor de gehele organisatie geldt. Hiermee verbeteren we de kwaliteit van de afhandeling. Ook hebben we een centrale registratie ingevoerd van de binnengekomen Wob-verzoeken, zodat we de tijdigheid van de afhandeling kunnen monitoren. Daarnaast gaan we de ondersteuning van de directies en stadsdelen bij de afhandeling van Wob-verzoeken centraliseren. In oktober 2020 zijn we gestart met een (pilot) stedelijk Wob-ondersteuningsteam. Het gaat hierbij om ondersteuning in brede zin: van het leveren van extra capaciteit tot het ontwikkelen van technische hulpmiddelen. Het team richt zich in eerste instantie primair op het ondersteunen bij Wob-verzoeken, maar wordt op termijn ook ingezet bij actieve openbaarheid. Publicatie We zijn gestart met het publiceren van afgehandelde Wob-verzoeken, Wob-besluiten en openbaar gemaakte stukken op wob.amsterdam.nl. Net als in het Wob-proces zijn we ook hier tegen organisatorische knelpunten aangelopen, waardoor nog niet alle Wob-verzoeken zijn gepubliceerd.

Uit de cijfers die centraal beschikbaar zijn blijkt dat over de periode maart 2019 t/m september 2020 in ieder geval 145 verzoeken wel afgehandeld, maar nog niet gepubliceerd waren. Eind 2020 zijn we met behulp van o.a. het stedelijk Wob-ondersteuningsteam een actie gestart om de achterstanden in te lopen. Daarnaast laten we de achterstanden niet verder oplopen, door alle verzoeken centraal te gaan registeren en een nieuwe manier van publiceren te introduceren. Ook gaan we overzichten van lopende Wob-verzoeken openbaar maken, zodat iedereen kan zien welke verzoeken er zijn ingediend. Openbaarheid uit eigen beweging We verleggen de komende tijd onze nadruk steeds meer van de passieve openbaarheid (openbaarmaking nadat er een verzoek is ingediend) naar actieve openbaarheid (uit eigen beweging). Het Wetsvoorstel open overheid stelt het uit eigen beweging openbaar maken van een aantal informatie-categorieën verplicht. De komende tijd gaan we dat al doen. We zijn een pilot begonnen met het openbaar maken van de categorie bestuursstukken. Samen met de VNG en het Rijk kijken we naar de beste manier om informatie actief openbaar te maken. De lessen die we leren leidt tot een aanpak voor het uit eigen beweging openbaar maken van de overige verplichte categorieën.

Vanaf 2017 ontvingen we jaarlijks een Wob-verzoek voor het openbaar maken van een overzicht van geheim behandelde documenten. In 2020 hebben we dit overzicht uit eigen beweging openbaar gemaakt. We doen dit ook in 2021 en we ontwikkelen een register waarin de oplegging van geheimhouding door de tijd heen is te volgen. Informatiehuishouding Om informatie openbaar te kunnen maken, moet de informatie vindbaar en beschikbaar zijn. In de praktijk zien we dat de kwaliteit van de informatiehuishouding niet overal goed genoeg is. Dit heeft gevolgen voor de termijnen en kwaliteit van de afhandeling van Wob-verzoeken en ook voor

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 3 februari 2021 Pagina 3 van 3

het uit eigen beweging openbaar maken van informatie. Het Rekenkamerrapport Geheimhouding gaat hier ook op in. De gemeentearchivaris houdt toezicht op de staat van het informatiebeheer en doet voorstellen om de kwaliteit te verbeteren. Deze aanbevelingen vertalen we naar concrete acties. Kennis van openbaarheid De voorgestelde verbeteringen in de organisatie van het Wob-proces en het uit eigen beweging openbaar maken van informatie, zijn nog niet voldoende. Op dit moment is de bekendheid met openbaarheidswetgeving en de gemeentelijke ambities niet optimaal en wordt er op verschillende manieren met dilemma’s rondom openbaarheid omgegaan. Dit zien we bijvoorbeeld bij openbaarmaking van WhatsApp berichten. In 2021 gaan we daarom meerdere opleidingen ontwikkelen en organiseren we bijeenkomsten of sessies waarin die dilemma’s worden besproken. In het eerste kwartaal van 2021 wordt een openbaarheidssessie in het college gehouden. Ik bied graag de mogelijkheid om een dergelijke sessie ook met de gemeenteraad te organiseren. De resultaten van de sessie worden in een stedelijk kader Openbaarheid verwerkt. De Amsterdammer centraal Kennisontwikkeling en dialoog zijn belangrijk om de ambities waar te maken, maar het gesprek met de stad over de invulling van het recht op informatie is eveneens van groot belang.

Om aan de behoeften en verwachtingen te voldoen, is het van belang om in gesprek te zijn en te blijven met verschillende gebruikers. Daarom organiseren we gesprekken hierover, bijvoorbeeld met media, wijkcentra, onderzoekers en data-experts. In 2021 gaan we hiermee door en richten we daarnaast een externe klankbordgroep in, zodat de producten die we ontwikkelen zo goed mogelijk voldoen aan de wensen en rechten van gebruikers. Concluderend De eerste stappen naar een open en transparante gemeente zijn gezet. Daarmee zijn we er nog niet. We niet willen niet alleen het Wob-proces op orde krijgen maar Amsterdam uiteindelijk voorop laten lopen bij het uit eigen beweging openbaar maken van informatie. Dat is een grote opgave en op dit moment maken we een inschatting van de benodigde capaciteit om de ambities te realiseren.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl