Brief ACAM - Gereed melding aanbeveling 2018-04.pdf

X

x x

Gemeente Amsterdam

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam Postbus 1078 loon BB Amsterdam Telefoon 020 254 goon www.amsterdam.n1

Directeur DMC De heer S. Breedijk Amstel 1 loss PN Amsterdam

Datum

i6 februari 2023

Kenmerk

700.000.23-U2

Behandeld door

D.A. van Hooff, directeur, o6 83631181, D.vanHooff@amsterdam.n1

Onderwerp

Gereed melding aanbevelingen 2018-04

Geachte heer Breedijk, In haar eindrapport 2018 heeft de Rekeningencommissie aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de financiele functie van de gemeente Amsterdam. Een van deze aanbevelingen heeft betrekking op de opvolging van aanbevelingen die door de Rekeningencommissie en ACAM worden gedaan. De Rekeningencommissie acht 'een effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk. Indien het voorstel is om een aanbeveling of te doen, dan dient hierbij een advies van ACAM te zijn opgenomen'. Voorstel afdoen aanbeveling De wethouder Financien is voornemens middels een brief aan de commissie Financien Kunst en Diversiteit te rapporteren over het afdoen van aanbevelingen 2018-04 over verantwoordelijkheid en eigenaarschap in ketenprocessen. Te weten: •

Verantwoordelijkheden tussen de lijn en de bedrijfsvoering scherper te onderscheiden en te beleggen waar het om ketensamenwerking gaat;

•

Helderheid te scheppen in de verantwoordelijkheden, onderlinge verwachtingen en vereisten voor de kwaliteit van de informatie en procesvoering waar het gaat om externe (keten)partners.

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1

Gemeente Amsterdam

i6 februari 2023 700.000.23-U Pagina 2 van 3

In de door ons ontvangen conceptbrief brief licht de wethouder de voortgang van de gereed melding van de aanbevelingen als volgt toe: Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie aangegeven dat zij deze aanbeveling opvolgt. In deze brief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. lk stel daarbij voor de aanbeveling of te doen. De aanbeveling is inmiddels bijna 4 jaar oud. Gedurende de afgelopen 4 jaar is veel veranderd en veel aangepakt op het gebied van verantwoordelijkheden en eigenaarschap binnen ketenprocessen van de gemeente. Doel van onze initiatieven was onder andere om verantwoordelijkheden tussen de lijn en de bedrijfsvoering scherper te onderscheiden, om het eigenaarschap beter te beleggen waar het om ketensamenwerking gaat, en om de kwaliteit van de informatie verder te professionaliseren; voor zowel in- als externe partners. We hebben veel veranderd in de spelregels die we binnen de gemeente hanteren bij het sturen op en het beheersen van onze (keten)processen. De spelregels (het betreft hier het ambtelijke kader Procesbeheersing) zijn aangescherpt. De aandachtspunten uit de aanbeveling 2018-4 van de Rekeningcommissie zijn daarbij meegenomen.

In de spelregels heeft het fenomeen 'ketenproces' een duidelijke plek gekregen, en wordt beter geduid hoe om te gaan met een ketenproces en welke samenwerkingsafspraken er binnen een ketenproces gemaakt moet worden. Aan het begrip proceseigenaar wordt in het kader concrete invulling gegeven voor de verschillende typen processen binnen de gemeente, dus ook voor ketenprocessen. Ook worden er handvatten aangereikt hoe om te gaan met overdrachtsmomenten binnen een ketenproces. Overdrachtsmomenten zijn momenten waarop er binnen een proces een overdracht van bijvoorbeeld documenten of data plaatsvindt naar bijvoorbeeld een andere afdeling, een andere directie of naar een externe partij. Vaak zijn dit processen die in een keten worden uitgevoerd. Daarnaast is er veel veranderd in de vastlegging van onze gemeentelijke processen. Sinds 2019 werkt de gemeente met een lijst van focus- oftewel kernprocessen. Kernprocessen zijn processen die altijd goed beheerst moeten worden, bijdragen aan de kernactiviteiten van de organisatie, een zekere geldstroom representeren, een rechtshandelingen in zich dragen (waarmee we een verbintenis aangaan met burgers, ondernemers), voortkomen uit een wettelijke verplichting of zich rich ten op de beheersing van de eigen organisatie.

De hierboven genoemde spelregels over procesbeheersing zijn van toepassing op deze kernprocessen, dus voor deze kernprocessen wordt vastgelegd of het ketenprocessen betreft, wie het eigenaarschap heeft, enzovoort. Voor circa go% van de processen geldt dat er documentatie aanwezig is. Gegeven bovenstaande ontwikkelingen stel ik voor om de aanbeveling 2018-4 of te doen. De werking van onze spelregels, en de wijze waarop we de kernprocessen volgen behoeft vanzelfsprekend blijvende aandacht en samenwerking in een keten vereist continue afstemming en verbetering. lk zeg u daarom toe dat wij in 2024 nader onderzoek zullen verrichten naar de werking van het kader op (specifiek) de ketenprocessen, en dat ik u daarover in het Jaarverslag 2024 zal informeren.

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1

Gemeente Amsterdam

i6 februari 2023 700.000.23-U Pagina 3 van 3

Observaties ACAM Op basis van onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole herkennen wij de door de wethouder geschetste ontwikkeling. Wij onderschrijven het belang van onderzoek naar de daadwerkelijke werking van ketenprocessen en de constatering dat samenwerking in een keten continue afstemming en verbetering behoeft. De toezeggingen in acht nemende zien wij Been bezwaren om de aanbevelingen of to doen. Uiteraard zullen wij de daadwerkelijke werking van de ketenprocessen, daar aar relevan betrekken in onze jaarrekeningcontrole.

drs. D.A. va

off RA

Auditdie ACAM

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1