Brief ACAM 26 juni 2025

X

x x

Gemeente Amsterdam

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam Postbus 1078 loon BB Amsterdam Telefoon 020 254 goon amsterdam.n1

Retouradres: Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam

Directie Financien en Inkopen De heer T. Blokhuis Postbus 58010 1040 HA Amsterdam

Datum

26 jUni 2025

Kenmerk

700.015.25-U

Behandeld door

F. Nillesen, 0683629034, f.nillesen@amsterdam.n1

Onderwerp

Gereedmelding aanbevelingen ACAM

Geachte heer Blokhuis, In haar eindrapport 2018 heeft de Rekeningencommissie aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de financiele functie van de gemeente Amsterdam. Een van deze aanbevelingen heeft betrekking op opvolging van aanbevelingen die door de Rekeningencommissie en ACAM worden gedaan. De Rekeningencommissie acht 'een effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk; Indien het voorstel is om een aanbeveling of te doen, dan dient hierbij een advies van ACAM te zijn opgenomen'(aanbeveling 2018-17). Voorstel afdoen aanbevelingen In de brief, gedateerd 25 juni 2025, gericht aan de Raadscommissie FKD rapporteert de wethouder Financier' over de voortgang van de aanbevelingen van ACAM. In deze brief stelt de wethouder Financier' de volgende aanbevelingen af te doen: 1. Prioritering en fasering projecten binnen investeringsportfolio's: overweeg wenselijkheid activering voorbereidingskosten van uitgestelde/afgestelde projecten (Accountantsverslag 2022, pagina 15)

5. Reserves en voorzieningen, (Accountantsverslag 2023, pagina 14) 1: Beoordeel reserves en voorzieningen integraal op nut, noodzaak en voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de eigen beleidsnota. Kijk daarbij of het mogelijk is het aantal reserves en voorzieningen te verminderen door middel van het samenvoegen van posten of het via de exploitatie la ten lopen van structurele fasten.

Gemeente Amsterdam

26 juni 2025 Nr. 700.015.25-U Pagina 2 van 2

2: Verbeter het inzicht in de verschillen tussen de begroting en jaarrekening per individuele reserve. 3: Breid de toelichting in de verloopstaten van reserves en voorzieningen uit zodat deze zelfstandig leesbaar(der) zijn.

6. Rechtmatigheidsverantwoording (Accountantsverslag 2023, pagina 19) 1: Overweeg een andere aanpak van de spendanalyse, voer deze periodiek uit en zorg voor de benodigde kennis van het aanbestedingsrecht in het proces. 2: Laat de planning en uitvoering van de onderzoeken naar het voorwaardencriterium aansluiten op de P&C-cyclus zodat uitkomsten tijdig beschikbaar komen voor evaluatie en opname in de rechtmatigheidsverantwoording. In de brief licht de wethouder de gereedmelding van de aanbevelingen als volgt toe: 1. Prioritering en fasering projecten binnen investeringsportfolio's: overweeg wenselijkheid activering voorbereidingskosten van uitgestelde/afgestelde projecten (Accountantsverslag 2022, pagina 3.5) "De financiele verordening is geactualiseerd en in het najaar 2024 door de raad vastgesteld. Hierin zijn de uitgangspunten voor activering, waardering en afschrijving beschreven in Iijn met de uitgangspunten van de BBV. Die uitgangspunten schrijven voor dat de voorbereidingskosten niet geactiveerd mogen worden als de investering geen doorgang vindt. Referentie hierbij is hoofdstuk 5, activeren, waarderen, afschrijven, artikel 6o. In dat kader worden voorbereidingskosten alleen geactiveerd bij zekerheid van doorgang van projecten, dan wel investeringen." 5.

Reserves en voorzieningen, (Accountantsverslag 2023, pagina 14) 1: Beoordeel reserves en voorzieningen integraal op nut, noodzaak en voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de eigen beleidsnota. Kijk daarbij of het mogelijk is het aantal reserves en voorzieningen to verminderen door middel van het samenvoegen van posten of het via de exploitatie laten lopen van structurele lasten. 2: Verbeter het inzicht in de verschillen tussen de begroting en jaarrekening per individuele reserve. 3: Breid de toelichting in de verloopstaten van reserves en voorzieningen uit zodat deze zelfstandig leesbaar(der) zijn. "Het beleid voor reserves en voorzieningen is in 2024 tegen het licht gehouden. Hiermee voldoen we aan de financiele verordening die vraagt om vierjaarlijkse evaluatie van het beleid. Tevens maken we hiermee voor reserves een verdiepingsslag op de bestuursopdracht 'Inzicht in beleid geld en keuzes'. We staan stil bij nut en noodzaak van onze reserves en zorgen voor meer inzicht en eenduidige kaders. Bij de evaluatie hebben we aanbevelingen van de accountant betrokken. ACAM is geraadpleegd over de wijzigingen en geeft een positief advies over de voorgenomen aanpassingen. De uitgangspunten en daaruit voortvloeiende kaders zijn verder uitgewerkt in de beleidsnota Reserves en Voorzieningen 2025, die op 14 november 2024 door de raad is vastgesteld.

Gemeente Amsterdam

26 juni 2025 Nr. 700.015.25-U Pagina 2 van 2

In de digitale versie van het Jaarverslag 2024 is een belangrijke stap gezet om het inzicht per individuele reserve te verbeteren. Het verloop van de mutaties tussen de oorspronkelijke begroting en de jaarrekening is in de digitale versie voor het totaal van de reserves te volgen. In de toelichting gaan we voor de relevante individuele reserves in op de verschillen die zich in de loop van het begrotingsjaar hebben voorgedaan. Deze werkwijze is in de digitale versie van de Voorjaarsnota 2025 een stap verder gebracht. Per programmaonderdeel zijn de afzonderlijke reserves gepresenteerd en per reserve kan worden doorgeklikt naar het bijbehorende 'paspoort'. Dit zullen we ook doen in de Begroting 2026 en blijft standaard onderdeel van de digitale P&C-producten. De verloopstaten zelf vormen een verplicht hoofdstuk in het jaarverslag en moeten in het boekwerk leesbaar en overzichtelijk blijven. Daarom is ervoor gekozen de aanvullende informatie in de digitale versie op te nemen. Daarnaast worden in de programmabladen nadere toelichtingen gegeven op de inzet van reserves." 6. Rechtmatigheidsverantwoording (Accountantsverslag 2023, pagina 19) 1: Overweeg een andere aanpak van de spendanalyse, voer deze periodiek uit en zorg voor de benodigde kennis van het aanbestedingsrecht in het proces.

2: Laat de planning en uitvoering van de onderzoeken naar het voorwaardencriterium aansluiten op de P&C-cyclus zodat uitkomsten tijdig beschikbaar komen voor evaluatie en opname in de rechtmatigheidsverantwoording. "Op basis van de ervaringen van de vorige rechtmatigheidsverantwoording en bij de 8-maandsrapportage 2024 zijn voor de 12-maandswerkzaamheden diverse aanpassingen in de aanpak doorgevoerd. Onderdeel daarvan was een risico gebaseerde aanpak. Dit heeft in belangrijke mate bijgedragen aan de datakwaliteit en onderliggende spendanalyse van de inkooprechtmatigheid. De genomen maatregelen hebben voor verslagjaar 2024 geleid tot een beter gestructureerd verantwoordingsproces. Door de inspanningen van alle betrokkenen is het volledige rechtmatigheidsdossier tijdig aan ACAM overgedragen. Dit jaar worden de 4-, en 8-maandsrapportage vervangen door respectievelijk de zomer-, en herfstrapportage. Voor de herfstrapportage zal ook de onrechtmatigheid onderzocht worden. De bevindingen daarvan nemen we vervolgens mee in de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording over 2025. Voor de uitvoering komt er, net als vorig jaar, een draaiboek met de werkwijze. Deze sluit aan op de P&C-planning." Observaties ACAM In de brief rapporteert de wethouder Financien over de voortgang van acht aanbevelingen, waarvan zij er bij de bovenstaande drie voorstelt om deze of te doen.

Onze observaties die wij in deze brief geven, hebben alleen betrekking op deze drie aanbevelingen.

Gemeente Amsterdam

26 jUrli 2025 Nr. 700.015.25-U Pagina 2 van 2

Op basis van onze controlewerkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2024 zijn onze observaties in overeenstemming met de gegeven toelichtingen bij het gereedmelden van de aanbevelingen. De bovenstaande aanbevelingen kunnen afgedaan worden.

F. Nillesen RO Auditdienst ACAM