Boardletter 30 nov 2021.pdf

Boardletter 2021 - gemeente Amsterdam

Auditdienst ACAM

Datum: 18 november 2021

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

Inhoudsopgave

1 Aanbieding ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 3 2 Aandachtspunten jaarrekening …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...….…………. 5 2.1 Verdere ontwikkeling risicomanagement vordert gestaag …………………………………………………………………………………………………………..…………………………. 5 2.2 Rechtmatigheid overbruggingsovereenkomsten WMO; (snelle) nieuwe aanbesteding is vereist ter voorkoming van financiële onrechtmatigheid in 2021…….. 6 2.3 Waardering deelnemingen blijft een aandachtspunt …………………………………………………………………………………………………………………..…………………………. 8 2.4 Monitoring en analyse van openstaande vorderingen nodig voor bepalen juiste waardering ……………………………………………………………………………………...... 8 3 Financieel stelsel …………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………..…………………………….….. 9 3.1 Regietafel Financieel Stelsel opgericht, maar nog niet volledig operationeel …………………………………………………………………………………..……………………..… 10 3.2 Werken met overprogrammering in de begroting vraagt om duidelijke(re) afspraken………………………………………………………………………..………………………. 11 3.3 Sturen op investeringen en schuldpositie; maak transparant welke keuzes er voorliggen……………………………………………………………………..…………………….. 12 4 Beheersing van IT-processen ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………..

15 4.1 Afbouw DataCenter 1 (DC1) nog niet afgerond, daardoor blijven risico’s actueel………………………………………………..……………………………………………………… 16 4.2 Aandacht voor uitbestede IT-beheerprocessen blijft van belang …………………………………………………………………………………………………..………………………...16 4.3 Behandeling en vaststelling van cloudstrategie vraagt nog aandacht…………………………………………………………………………………………..……………………….…. 17 4.4 Autorisatiebeheer blijft kwetsbaar proces en is niet in lijn met de vereisten vanuit BIO……………………………………………………………………..……………………….. 17 4.5 Belang van Business Continuity Management (BCM) is groot en verdient prioriteit……………………………………………………………………………………………………. 18 5 Verslaggeving en financieel beheer……………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………….. 19 5.1 BBV wijzigingen relevant voor de jaarrekening 2021 ……………………..……………………………………………………………………………………………………………………… 20 5.2 Breng begroting en jaarrekening van de gemeente in overeenstemming met het BBV……………………………………………………………………..………………………… 21

<

> |2

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

1. Aanbieding

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

Geachte leden van de gemeenteraad, Voor u ligt de boardletter over 2021. Dit is de eerste boardletter die wij aan u uitbrengen. Het doel van deze rapportage is u tussentijds te informeren over ontwikkelingen in de interne beheersing van de gemeente en aandachtspunten voor het jaarrekeningtraject over 2021 onder uw aandacht te brengen. De boardletter is gebaseerd op de managementletter die wij op 22 oktober jongstleden aan de gemeentesecretaris hebben uitgebracht. Deze rapportage bevat de voor de raad relevante elementen uit die managementletter.

toelichting. Origineel getekend

drs. D.A. van Hooff RA Auditdienst ACAM

In de najaarsnota gaat het college in hoofdstuk 4 in op de voortgang van de aanbevelingen van de rekeningencommissie en ACAM. Van de meeste van de aangekondigde voortgangsbrieven hebben wij nog geen kennis kunnen nemen. Op basis van huidige inzichten uit onze lopende controle verwachten wij dat de voortgang beperkt is. Over de onderwerpen Fraude en integriteit, Transitie Idomein, voldoen aan wet- en regelgeving I-domein, risicomanagement, het begrotingsproces en investeringsprojecten hebben wij vanuit de rekeningencommissie opdracht gekregen om, gericht op de voortgang van aanbevelingen, audits uit te voeren. Na afronding van deze audits worden daar separate rapportages voor opgesteld. Wij vertrouwen er op dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd en zijn graag bereid tot een nadere

<

> |3

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

Inhoudsopgave

2.Aandachtspunten jaarrekening

Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

<

> |4

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2. Aandachtspunten jaarrekening

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

2.1 Verdere ontwikkeling risicomanagement vordert gestaag In ons accountantsverslag over 2019 en 2020 hebben wij gerapporteerd over de acties van de gemeente voor het verbeteren van het risicomanagement en hebben wij enkele adviezen gegeven, vooral gericht op integraliteit en uniformiteit. Wij hebben geadviseerd verder te werken aan een integrale gemeentelijke risicoanalyse. Daarnaast adviseerden wij met behulp van ‘standaard’ risicogebeurtenissen beter inzicht te krijgen in de organisatiebrede risico’s en het borgen van een meer uniforme toepassing door directies.

van ‘standaard’ gebeurtenissen. Dit zal naar verwachting in het vierde kwartaal 2021 worden afgerond. Specifiek voor de beleidsrisico’s zal vanaf de begroting 2022 meer aandacht worden besteed aan deze risico’s in de rapportages. Tot slot wordt gestart met een pilot om ook frauderisico’s op te laten nemen in het risicomanagementsysteem (Naris). Voor 2021 wordt voor de gehele gemeente nog gewerkt met het actualiseren van fraudescans.

In 2020 is het project Versterking Operationeel Risicomanagement (VORM) gestart voor een beter inzicht in operationele risico’s en voor een meer uniforme aanpak. De directie Middelen en Control (DMC) geeft aan ook in 2021 verder te werken aan de opzet van het risicomanagementsysteem en de invulling van onze aanbevelingen. De nadere implementatie zal zijn beslag krijgen tot medio 2022. Voor de integrale risicoanalyse wordt een afzonderlijke notitie voor de raad opgesteld om het bestuurlijk gesprek te kunnen hebben over risicomanagement. Dit in aanvulling op de informatie die de gemeenteraad ontvangt bij de jaarrekening, begroting en bestuurlijke rapportages. Ook binnen het project VORM wordt dit jaar aandacht besteed aan de niet financiële risico’s en het formuleren

<

> |5

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2. Aandachtspunten jaarrekening

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

Wij vinden het een positieve ontwikkeling dat de gemeente verder werkt aan de opzet van het risicomanagementsysteem. Aan de hand van de nadere uitwerking zullen wij de komende tijd beoordelen in welke mate de aanbevelingen hun effect hebben voor het risicomanagement en het jaarverslag 2021. Voor het vervolg adviseren wij, in lijn met onze eerdere aanbevelingen, nadrukkelijk de verschillende directies te betrekken in de verdere uitwerking van de opzet en implementatie. Dit voor het vergroten van het draagvlak en het borgen van de uniformiteit in de toepassing. 2.2 Rechtmatigheid overbruggingsovereenkomsten WMO; (snelle) nieuwe aanbesteding is vereist ter voorkoming van financiële onrechtmatigheid in 2021 De gemeente heeft in maart 2021 aangegeven dat bij het afsluiten van overbruggingsovereenkomsten voor aanvullende ondersteuning Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en Maatschappelijk Opvang/Beschermd Wonen (MOBW) een onrechtmatigheid van maximaal € 250 miljoen zou kunnen ontstaan in 2021. Deze overbruggingsovereenkomsten zijn afgesloten om de continuïteit van de uitvoering van de WMO en MOBW te waarborgen nadat begin 2021 de aanbesteding was ingetrokken. Uit de interne evaluatie blijkt dat de samenwerking, escalatie en regievoering binnen de gemeente bij ingewikkelde aanbestedingen verbetering behoeft. Wij onderschrijven de genoemde verbeteracties in de

<

raadsbrief van 17 maart 2021. Aanvullend hebben wij aanbevolen de rol van de tweedelijns ondersteuning (Concern Inkoop en DJZ) te versterken bij complexe aanbestedingen. Wij denken hierbij aan een toezichthoudende rol tijdens een aanbesteding en het tijdig consulteren van DJZ voordat kritieke beslismomenten plaatsvinden. Hiermee kan het risico worden beperkt dat aanbestedingen mislukken en dit verwijtbaar is. Dit ter voorkoming van schadeclaims.

Rechtmatigheid overbruggingsovereenkomsten complexe materie voor juristen en accountant De overbruggingsovereenkomsten zijn voor twee periodes afgesloten. De eerste periode betreft januari tot en met maart 2021 vanwege het verlengen van de oorspronkelijke aanbesteding. De tweede periode loopt vanaf april 2021 en is het gevolg van het intrekken van de aanbesteding. Voor de eerste periode is door juristen vastgesteld dat de overbruggingsovereenkomsten rechtmatig zijn. Voor de tweede periode blijkt, uit interne juridische consultatie en een externe second opinion, dat een oordeel over het gebruik van de in de Aanbestedingswet neergelegde uitzondering “dwingende spoed” bij het afsluiten van de overbruggingsovereenkomsten sterk casuïstisch is en dat toepassing in deze situatie verdedigbaar is. Wel geldt hierbij dat juridisch niet met zekerheid gesteld kan worden dat het mislukken van de aanbesteding niet aan de gemeente zelf te wijten is. Dit bij elkaar heeft niet geleid een eenduidige juridische uitspraak over de rechtmatigheid.

> |6

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2. Aandachtspunten jaarrekening

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

Bij complexe situaties waarin specialisten niet tot een eenduidig oordeel komen, kunnen wij geen uitspraak doen over de rechtmatigheid daarvan. ACAM neemt de situatie op in haar accountantsverslag maar betrekt dat niet in haar oordeel over de rechtmatigheid. Dit conform de vereisten vanuit Kadernota rechtmatigheid (Commissie BBV). Gezien het belang en de materialiteit van dit onderwerp (en contractwaarden) voor de gebruiker van de jaarrekening is het vereiste om een adequate toelichting in de jaarrekening hierover op te nemen. Monitor en geef blijvend prioriteit aan nieuwe aanbestedingstraject De gemeente heeft in de aanbestedingswet de optie “dwingende spoed” gebruikt om de overbruggingsovereenkomsten af te sluiten. Hierbij stelt de wetgever de organisatie met voortvarendheid een nieuwe aanbesteding uitvoert. De gemeente heeft hier in inspanningsverplichting waarbij onvoldoende inspanning kan leiden tot een financiële onrechtmatigheid. Deze onrechtmatigheid heeft dan betrekking op de termijn dat de overbruggingsovereenkomst langer duurt dan noodzakelijk. Wij zijn geïnformeerd dat de gemeente voor de nieuwe aanbesteding een projectgroep en een stuurgroep heeft ingericht waarbij de stuurgroep de voortgang van de aanbesteding monitort.

<

>

Om een (duidelijk aanwijsbare) onrechtmatigheid te voorkomen, bevelen wij u aan de voortgang van deze aanbesteding centraal te blijven monitoren en de uitvoering van de aanbesteding blijvend prioriteit te geven. |7

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2. Aandachtspunten jaarrekening

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

2.3 Waardering deelnemingen blijft een aandachtspunt De deelnemingen hebben te maken met effecten van de coronacrisis op hun winstgevendheid. De waardering van deelnemingen blijft om die reden een aandachtspunt. Rondom de deelnemingen van gemeente Amsterdam spelen diverse ontwikkelingen. In het kader van onze jaarrekeningcontrole gaat onze aandacht vooral uit naar het lopende verkooptraject van AEB. Verder heeft de situatie rondom corona ook invloed op de deelnemingenportefeuille. Een aantal deelnemingen is (hard) getroffen en er is nog sprake van onzekerheid over hoe het najaar zal verlopen. Wij constateren dat er binnen team Deelnemingen (DMC) aandacht is voor deze ontwikkelingen, ook in het kader van de waardering en presentatie in de jaarrekening. Wij blijven daarom ook met team Deelnemingen in gesprek over de invloed die de diverse ontwikkelingen hebben op de waardering en presentatie van deelnemingen in de jaarrekening. 2.4 Monitoring en analyse van openstaande vorderingen nodig voor bepalen juiste waardering

monitoren. Bij de gemeentelijke Q2 rapportage is de voorziening debiteuren gevormd op basis van de rekenmethode en percentages zoals die ook vóór de coronarisis werden toegepast. Wij zijn geïnformeerd dat DMC en Financiële Dienstverlening op korte termijn zullen nagaan of er in 2021 maatwerk nodig is voor specifieke debiteuren en bij de Q3 afsluiting analyses zullen worden uitgevoerd op de openstaande vorderingen. Daarnaast is er binnen Financiële Dienstverlening een project opgezet om vorderingen van 2019 en ouder met een stopcode te onderzoeken met als resultaat innen of afboeken. Ook nu geldt dat door de afbouw van de steunmaatregelen en de gevolgen van 1,5 jaar coronacrisis het betalingsgedrag van debiteuren veranderd kan zijn ten opzichte van voor de crisis. Wij onderstrepen daarom het belang om vanaf de Q3 afsluiting de ontwikkeling van het debiteurensaldo te monitoren en toereikende analyses uit te voeren op de inbaarheid van vorderingen.

In ons accountantsverslag over 2020 hebben wij aangegeven dat de effecten op (middel)lange termijn van de coronamaatregelen op de economische situatie en daarmee de inbaarheid van de vorderingen nu niet goed zijn in te schatten.

Door bij specifieke debiteuren maatwerk toe te passen, heeft de gemeente de voorziening voor oninbaarheid toereikend geacht. Vanwege de onzekerheden hebben wij aanbevolen de inbaarheid van de vorderingen te

<

> |8

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

Inhoudsopgave

3.Financieel stelsel

Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

<

> |9

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

3. Financieel stelsel

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

3.1 Regietafel Financieel Stelsel opgericht, maar nog niet volledig operationeel Begin 2021 is de Regietafel Financieel Stelsel van start gegaan. Een maandelijks overleg waarbij met en door eigenaren en betrokkenen besproken wordt hoe het financieel stelsel ervoor staat. Het doel van de regietafel is het stelsel actueel, intern consistent, werkbaar (voor eerste, tweede en derde lijn) en zo eenvoudig mogelijk te houden. Er wordt nog gewerkt aan een proces waarin de werkwijze rondom het financieel beleid wordt bepaald. Uitgangspunt daarin is om minimaal 1 keer per 4 jaar het beleid te actualiseren. De motie van de het lid Torn, zoals aangenomen in de raadsvergadering van 16 juni jl., stelt: • In het geval dat voordrachten afwijken van het op dat moment vastgestelde stelsel vooraf de accountant hierover te raadplegen en zijn advies bij de voordracht te betrekken; • Ook in het geval van aanpassingen ten aanzien van het financiële stelsel zelf, zoals bijvoorbeeld een aangepaste nota of kader, vooraf de accountant hierover te raadplegen en zijn advies bij de voordacht te betrekken.

<

>

Voorstellen om af te wijken van het stelsel kunnen zich voordoen in voordrachten die vanuit de gehele organisatie komen. Afdeling Besturing & Begrotingszaken (B&BZ) van DMC heeft geen zicht op deze voordrachten. Algemeen uitgangspunt is dat afwijkingen worden gemotiveerd. De voordrachten zijn onderhevig aan de reguliere toets van afdeling Control

van DMC (Control). B&BZ zal in de organisatie en bij Control bekendmaken dat daar waar wordt afgeweken van nota’s of kaders die met de raad zijn afgesproken de accountant vooraf ingeschakeld moet worden. Voorstellen om het stelsel te wijzigen zijn wel in beeld, vanuit de regiefunctie die B&BZ vervult en omdat B&BZ zelf eigenaar is van enkele regelingen. Eigenaarschap is ook belegd bij directie Financiële Dienstverlening (FD) en bij diverse vakdirecties. Met de eigenaren van regelingen zal B&BZ vanuit de regiefunctie delen dat ACAM vooraf ingeschakeld wordt bij wijzigingen van regelingen, voor zover deze aan de raad worden voorgelegd. Veelal gaat het dan om de beleidsnota’s die in de financiële verordening zijn benoemd. Met ACAM is besproken dat het advies zich richt op de vraag of de raad bij het nemen van de beslissing beschikt over volledige en adequate informatie en of het voorstel past binnen het BBV en de financiële verordening. Dit advies wordt meegegeven in de vorm van een brief, toe te voegen aan de raadsvoordracht. De brief zal bij het bestuurlijk maken van het wijzigingsvoorstel, dus bij de collegevoordracht worden toegevoegd, zodat het college alles meekrijgt wat aan de raad wordt voorgelegd.

Met de start van de regietafel zijn stappen gezet, namelijk het bepalen van stelselverantwoordelijkheid en het meer integraal aanvliegen van de vraagstukken door een diverse samenstelling van de regiegroep. Dat zal de kwaliteit van het financieel beleid ten goede kunnen komen. De werkwijze is echter nog niet formeel vastgesteld. | 10

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

3. Financieel stelsel

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

Beoordeel de samenhang in het financiële stelsel; wat is van de raad en wat is van het college? Het financiële stelsel van de gemeente kent een gelaagde opbouw. De kapstok is de financiële verordening. Daarnaast is er sprake van beleidsnota’s, nota’s, regelingen, uitvoering- en toepassingsregels, verordeningen, spelregels, strategieën en een enkel statuut. Wij hebben aanbevolen om documenten gericht op het financieel stelsel apart aan de raad aan te bieden en niet onderdeel te laten zijn van andere besluitvorming, zoals de begroting. Daarbij is het verstandig eerst de vraag te stellen of de informatie ter besluitvorming aan de raad dient te worden voorgelegd of dat dit ter informatie wordt aangeboden. 3.2 Werken met overprogrammering in de begroting vraagt om duidelijke(re) afspraken

<

>

In 2021 is de financiële verordening aangepast om het nieuwe investeringsstelsel in te kunnen voeren. Uitganspunten van dit nieuwe stelsel zijn onder andere meer samenhang in de investeringen tussen de verschillende programma’s, betaalbaarheid op de lange termijn waarbij ook rekening wordt gehouden met exploitatielasten (waaronder onderhoud) en de realiseerbaarheid van alle plannen. Een belangrijkste wijziging betreft het werken met investeringsportfolio’s. De onderscheiden investeringsdomeinen bestaan uit één of meer programma’s. Het investeringsportfolio bevat de investeringsprojecten binnen een domein. De raad wordt via de begroting per portfolio autorisatie gevraagd. In de bijlage bij de begroting 2022 “Projectenportfolio 2021-2025” is een overzicht opgenomen met de beoogde

investeringen per portfolio. Dit overzicht telt in totaal op tot circa € 4,1 miljard. In een tabel over investeringsruimte is de overprogrammering inzichtelijk gemaakt. Op jaarschijf is dit steeds een negatief bedrag. In 2021 bedraagt deze € 120 miljoen. In de jaren daarna wordt deze correctie steeds verhoogt met € 20 miljoen. In totaal loopt dit bedrag op tot € 800 miljoen. Per saldo bedraagt de investeringsruimte voor de jaren 2021-2025 in totaal € 3,3 miljard.

Voor een aantal portfolio’s geldt dat het bedrag aan lopende en besloten investeringen hoger is dan het budget op niveau van jaarschijf. In de omschrijvingen is dan aangegeven dat uitgaven nog getemporiseerd moeten worden en/of dat er taakstellingen zijn. Na temporisering/taakstellingen rest dan het budget voor de jaarschijf. Dit staat nog los van het (negatieve) bedrag aan overprogrammering wat dient te worden gecorrigeerd op de investeringsruimte. Het is op basis van de begroting onduidelijk op welk programma(onderdeel) c.q. portfolio de correcties voor planoptimisme van ad € 800 miljoen betrekking hebben. Dit is vanzelfsprekend inherent aan de keuze om met planoptimisme te werken in een begroting. De financiële verordening gaat niet in op het (mee)begroten van overprogrammering. Om te voorkomen dat er onduidelijkheid bestaat over het budgetrecht en daarmee de rechtmatigheid van de investeringen raden wij aan dat het college en de raad nadere afspraken maken voor de situatie dat op het niveau van programma’s (portfolio) de investeringen binnen de begroting passen maar de investeringsruimte op totaalniveau wordt overschreden.

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

| 11

3. Financieel stelsel

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

3.3 Sturen op investeringen en schuldpositie; maak transparant welke keuzes er voorliggen

aanzien van de schuldquote die geaccepteerd wordt, een gesprek is tussen college en raad.

Gemeente presenteert het kengetal schuldquote op twee verschillende berekeningswijze Schuldquote is één van de kengetallen die het BBV voorschrijft, de wijze waarop deze moet worden vastgesteld is vastgelegd in een ministeriele regeling. De kengetallen geven college en raad de mogelijkheid om de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie te beoordelen. Het BBV geeft hiermee ruimte om in die beoordeling de eigenheid van de gemeente een plaats te geven. Een voorbeeld van de eigenheid van de gemeente is de financiering van erfpachtgronden. In de begroting 2022 worden twee schuldquotes gepresenteerd, één conform de voorgeschreven berekeningswijze en één waarbij de externe schuld verbonden aan de investering in erfpachtgronden (canonbetalend) wordt geëlimineerd. Gezien de achterliggende systematiek van vaststellen en aanpassen van de canonpercentages, een heldere wijze om de aard van de onderliggende externe schuld tot uiting te brengen. Aan de door het BBV voorgeschreven kengetallen zijn geen normen gebonden. De wetgever heeft bewust de weging aan college en raad overgelaten. De provincie heeft wel ten behoeve van haar eigen toezichtsrol signaleringswaarden geformuleerd. Voor de schuldquote wordt een percentage >130% in de categorie meer risicovol geschaard. Ook uit de begroting 2022 komt naar voren dat volgens de toezichthouder de keuze ten

<

> | 12

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

3. Financieel stelsel

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

De voorgeschreven kengetallen zijn dus hulpmiddelen om de financiële positie van de gemeente te duiden en te beoordelen. De vraag hoeveel externe schuld een gemeente kan hebben is in die zin een breder vraagstuk dan sec het beschouwen van een schuldquote. Overall blijft het gaan om sluitende (meerjarige) begrotingen waarin kapitaallasten dekking vinden, in samenhang met stevig risicomanagement als basis voor voldoende weerstand.

Overdragen assets verandert naast de schuldquote ook het inzicht in de financiële positie en het risicoprofiel Wij lezen in de bestuurlijke hoofdlijnen van de begroting 2022 dat het college opdracht heeft gegeven tot een verkenning naar de optimale wijze waarop de gemeente sturing kan geven aan bepaalde bezittingen op de balans, in de uitoefening van de publieke taak. Specifiek wordt gekeken naar welke partijen deze bezittingen het beste op de balans kunnen hebben staan. Indien wordt geconcludeerd en definitief besloten dat deze assets beter passen bij een andere partij dan de gemeente, kan daardoor volgens de begroting financieringsruimte ontstaan. De begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken en de uitvoeringsinformatie geven volgens normen die voor gemeenten als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie (artikel 3 BBV). In het bijzonder de raad moet in staat zijn zich een zodanig oordeel te vormen. Het “laten uitzakken” van activa naar deelnemingen kan dit inzicht verminderen.

<

Deelnemingen worden binnen het huidige BBV niet geconsolideerd. Dit betekent dat de overdracht van activa verslaggeving technisch inderdaad de balans verkort en daarmee de schuldquote verlaagt ervan uitgaande dat de overnemend partij de financiering ook meekrijgt. Indien deelnemingen binnen het BBV wel geconsolideerd zouden worden verdwijnt deze verlaging direct. Het is de verwachting dat de gemeente garant staat voor de aan de activa te relateren schulden van de deelneming en de kapitaalasten van deze activa blijft dekken. Als de gemeente zelf extra financiering aantrekt stijgt het risicoprofiel vervolgens. Wij hebben geadviseerd in de verkenningen en de communicatie met de raad voldoende aandacht te besteden aan het gegeven dat het overdragen van activa niet automatisch meer investeringsruimte oplevert en het risicoprofiel juist kan laten stijgen. Het is belangrijk dat de raad op dit punt goed wordt geïnformeerd. Een andere, meer principiële benadering, is de vraag welk beeld overdracht van activa aan deelnemingen oproept bij de gebruiker van de begroting en de jaarrekening. Zowel vanuit het oogpunt van transparantie als vanuit een mogelijke kwalificatie dat de gemeente qua verslaggeving de grens opzoekt.

Het vermindert het (eenvoudige) zicht in de financiële positie van de gemeente, terwijl het waarschijnlijk voor de daadwerkelijke houdbaarheid van de schuldpositie geen verschil maakt. Wij hebben overigens mondeling begrepen dat governance vraagstukken centraal staan in het vraagstuk om activa over te dragen.

> | 13

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

3. Financieel stelsel

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

Vraagstukken bij overdragen assets Indien de gemeente overgaat tot het overdragen van assets zullen een aantal vraagstukken opspelen die voor een deel ook te maken hebben met eigenheid van gemeenten, bijvoorbeeld: • Zijn assets boekhoudkundig te verbijzonderen en welke waarde wordt er aan de assets gekoppeld? In het verleden zijn er vaak rijksbijdragen en eigen middelen ingezet waardoor de huidige boekwaarde niet persé een directe relatie heeft met investeringsuitgaven in het verleden. Het ontbreken van deze directe relatie c.q. een onderbouwing van een overdrachtsprijs kan nadere vragen opleveren over de zakelijke overwegingen van een transactie; • Is sprake van overdracht van het economisch eigendom? Indien de conclusie is dat het economisch eigendom feitelijk bij de gemeente blijft, is de gewenste balansverkorting niet mogelijk. De assets moeten dan conform het BBV op de balans van de gemeente blijven staan; • De overheveling van assets heeft ook (mogelijk) fiscale gevolgen. Bij het bepalen van de fiscale gevolgen is de hiervoor genoemde zakelijkheid van de transactie voor de fiscus mogelijk ook een vraagstuk dat nader onderzocht moet worden.

<

> | 14

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

Inhoudsopgave

4.Beheersing van IT-processen

Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

<

> | 15

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

4. Beheersing van IT-processen

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

4.1 Afbouw DataCenter 1 (DC1) nog niet afgerond, daardoor blijven risico’s actueel De IT-beheerprocessen die belegd zijn bij de gemeente (directie ICT), kennen een aantal risico’s als het gaat om processen met betrekking tot de diensten die draaien in DC1. De diensten die draaien in DC1 zijn niet redundant uitgevoerd. In geval van een uitval is geen service beschikbaar die deze dienstverlening kan continueren. Tevens bestaan er risico’s rond logische toegangsbeveiliging en directe toegang tot databases welke kan leiden tot ongeautoriseerde toegang en/of wijzigingen. Er loopt een traject om de hosting van systemen die draaien in DC1 over te hevelen naar een externe beheerpartij. Gezien deze ontwikkeling is ervoor gekozen om de opzet van de beheerprocessen in 2021 niet aan te passen. In de ogen van directie ICT zal DC1 na de ontmanteling worden gesloten. In 2021 zal de afbouw voor een groot deel gereed zijn, maar nog niet alles afgebouwd zijn. De afbouw van DC1 was ingegeven vanuit risico’s op het gebied van continuïteit en beveiliging, maar ook vanuit de gemeente brede sourcing strategie. Wij hebben gevraagd inzichtelijk te maken hoe invulling wordt gegeven aan de risico’s die voor directie ICT juist reden waren om het datacenter af te bouwen.

externe dienstverleners. Met de transitie I-domein en de ontwikkeling van het cloud competence center neemt het belang van deze dienstverleners alleen maar toe. Vanuit onze jaarrekeningcontrole 2020 hebben we kennis genomen van de beschikbare assurance-rapporten. Hierbij constateerden we: • Niet altijd is een assurance-rapportage beschikbaar; • Niet altijd dekt de assurance-rapportage het gehele jaar af én ontbreekt een bridge letter vanuit de auditor; • Gemeente Amsterdam vertaalt bevindingen vanuit de assurance-rapporten niet altijd (zichtbaar) naar risico’s en eventueel aanvullende beheersingsmaatregelen voor haar eigen processen. Vanuit directie ICT wordt het belang van assurancerapportages onderkend. In 2021 heeft directie ICT het Auditplan ICT-infrastructuurdiensten opgesteld. Onderdeel hiervan is ook een overzicht met welke assurance-rapportages in 2021 en latere jaren benodigd zijn op het gebied van beheersing, beveiliging, privacy en continuïteit. Deze behoefte is ook met de verschillende externe partijen besproken en wordt, voor zover nodig, nog geformaliseerd in afspraken.

4.2 Aandacht voor uitbestede IT-beheerprocessen blijft van belang De gemeente heeft IT-beheerprocessen uitbesteed aan

<

> | 16

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

4. Beheersing van IT-processen

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

Wij zijn blij met de aandacht voor dit onderwerp en hebben aanbevolen deze aandacht vast te houden en ook mee te nemen in de eerdere gedane bredere aanbeveling met betrekking tot het verkrijgen van zekerheid rondom uitbestede IT-diensten (waaronder SaaS). 4.3 Behandeling en vaststelling van cloudstrategie vraagt nog aandacht De cloudstrategie is begin 2021 vastgesteld door de stuurgroep. Vaststelling en bespreking in het GMT en college was voorzien voor in het tweede kwartaal van 2021. Ook zou daarna nog behandeling in de raad volgen. Wij constateren dat de cloudstrategie op dit moment nog niet in het GMT, college en raad behandeld is. Wel hebben wij begrepen dat bij vraagstukken die voorliggen (zoals bij het Cloud Competence Center) al wel in lijn met de uitgangspunten uit de cloudstrategie wordt gehandeld.

onbevoegde personen. Ook is dit niet in overeenstemming met de bepalingen uit de BIO. In 2020 is gestart met het programma IAM Next 20202024. Onze eerder gedane aanbeveling om de bevindingen rondom autorisatiebeheer mee te nemen in het programma IAM Next is reeds door het college overgenomen. Ook is toegezegd de periodieke reviews uit te voeren. Gezien de samenhang met de nieuwe digitale werkomgeving (ADW 3.0) is het programma IAM Next inmiddels daar ondergebracht. In april 2021 is een programmamanager aangesteld die uitvoering moet geven aan het implementatieplan BIO (“Naar een veilig Amsterdam”) uit begin 2020. Inmiddels hebben wij kennis genomen van de eerste stappen. Wij hebben de organisatie aanbevolen om de beheeractiviteiten in overeenstemming met de bepalingen in de BIO uit te voeren.

Gezien het belang van dit onderwerp en de behoefte die door de rekeningencommissie en raad is verwoord om bij besluitvorming over dit onderwerp betrokken te worden, is onze aanbeveling om meer prioriteit te geven aan behandeling en vaststelling van de cloudstrategie. 4.4 Autorisatiebeheer blijft kwetsbaar proces en is niet in lijn met de vereisten vanuit BIO In ons accountantsverslag over 2020 hebben wij aandacht besteed aan het onderwerp autorisatiebeheer. In 2021 blijkt uit onze controles dat autorisatiebeheer kwetsbaarheden bevat. Dit verhoogt het risico dat informatie wordt ingezien dan wel gemuteerd wordt door

<

> | 17

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

4. Beheersing van IT-processen

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

4.5 Belang van Business Continuity Management (BCM) is groot en verdient prioriteit Per 1 maart 2021 is een Business Continuity Manager gestart om verder invulling te geven aan BCM binnen de gemeente. Inmiddels constateren we dat er voorbereidingen zijn getroffen op dit onderwerp. Zo is het BCM-beleid in concept gereed en is het crisismanagement framework momenteel onderhanden. Met het geven van operationele uitvoering aan het onderwerp BCM door de Business Continuity Manager is, in afwachting van de vaststelling van het beleid, nog niet gestart. Tevens is een (interne) audit naar het onderwerp BCM, gepland in het eerste kwartaal van 2021, uitgesteld. Wij onderkennen dat een belangrijke start is gemaakt, maar zien tegelijkertijd dat het belang van BCM in de huidige tijd erg groot is. Daarom blijft onze aanbeveling om de prioriteit op dit onderwerp vast te houden en zo mogelijk nog verder te vergroten.

<

> | 18

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

Inhoudsopgave

5.Verslaggeving en financieel beheer

Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

<

> | 19

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

5. Verslaggeving en financieel beheer

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer

5.1 BBV wijzigingen relevant voor de jaarrekening 2021 De commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) heeft enkele nieuwe notities gepubliceerd met daarin stellige uitspraken en aanbevelingen. Voor stellige uitspraken geldt dat er vanuit wordt gegaan dat deze wordt opgevolgd. Een stellige uitspraak betreft het opnemen en toelichten van niet-financiële onrechtmatigheid Wet Fido in de paragraaf bedrijfsvoering De commissie BBV is van mening dat niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden van belang kan zijn voor het beeld dat de raad heeft over de financiële positie van de gemeente en dat de raad geïnformeerd dient te worden over dit soort afwijkingen. Deze wet en onderliggende regelingen bevatten regels die risico's voor gemeenten moeten beperken bij lenen en beleggen. Een advies betreft het opnemen en toelichten van fraudes van eigen personeel in de paragraaf bedrijfsvoering Om te spreken van fraude in de context van de accountantscontrole dient sprake te zijn van opzettelijke handelingen gericht op het behalen van onrechtmatig of onwettig voordeel, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding. Er kan ook sprake zijn van derden die misbruik maken van (gemeentelijke) regelingen.

In het kader van de accountantscontrole hebben wij het dan over Misbruik en Oneigenlijk gebruiken niet over fraude.

<

>

Geconstateerde fraude dient de gemeente op een juiste manier te verwerken in haar jaarrekening. Ter

bevordering van de transparantie heeft de commissie geadviseerd geconstateerde fraudes toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag. Nieuwe stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV in de notitie “Lokale heffingen (belastingen, heffingen en rechten)” In 2021 is de notitie “Lokale heffingen (belastingen, heffingen en rechten)” door de commissie BBV uitgebracht. In deze notitie is een overzicht geboden van de relevante aspecten rondom begroting- en verantwoordings-vraagstukken van de lokale heffingen (en bijbehorende voorzieningen en reserves). Enkele aspecten die hierin worden besproken zijn: methodiek van toerekenen van overhead, het instellen van een voorziening ex. artikel 44 lid 2 BBV (middelen derden) voor ontvangen bijdragen via de heffingen of het inzetten van bijdragen van derden (baten van de heffing) ten behoeve tariefegalisatie. Wij hebben geadviseerd na te gaan in hoeverre de gemeente voldoet aan de stellige uitspraken en de aanbevelingen uit de notitie. Kadernota rechtmatigheid 2022 uitgebracht De commissie BBV heeft in augustus de kadernota rechtmatigheid 2022 uitgebracht. Hierin wordt ingegaan op de gevolgen van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De gevolgen voor de gemeente in termen van extra werk lijken beperkt.

De behandeling van de benodigde wetswijziging is al enkele malen uitgesteld en staat nu voor januari 2022 op de agenda van de Tweede Kamer. | 20

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

5. Verslaggeving en financieel beheer

Inhoudsopgave Aanbieding Aandachtspunten jaarrekening

Financieel stelsel

5.2 Breng begroting en jaarrekening van de gemeente in overeenstemming met het BBV De (inrichting van) begroting en jaarstukken van de gemeente dienen te voldoen aan de financiële verslaggevingsregels . Het BBV schrijft onder andere voor dat het programmaplan in de begroting ten minste bestaat uit: • de te realiseren programma’s;

Beheersing van IT-processen

• een overzicht van algemene dekkingsmiddelen;

Verslaggeving en financieel beheer

• een overzicht va de kosten van overhead;

regel bestemd voor een specifiek doel. Het begroten van mutaties bestemmingsreserves op die plek kan de indruk wekken dat het hier om vrij te besteden middelen gaat. De huidige indeling van de gemeente begroting (jaarstukken) is op onderdelen niet in lijn met het BBV. Wij vragen daarom de komende begroting te houden aan de voorgeschreven indeling zoals dit in het BBV is aangegeven.

• het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting (VPB), en; • het bedrag voor onvoorzien. Een programma is een samenhangend geheel van activiteiten In de begroting 2021 en 2022 van de gemeente zijn de hiervoor genoemde overzichten van algemene dekkingsmiddelen en kosten van overhead opgenomen onder het programma Algemene dekkingsmiddelen en het programma Bestuur en Organisatie en zijn deze als programma`s aangeduid. Onder het programma Bestuur en Organisatie zijn naast de kosten van overhead ook de baten en lasten voor Vastgoed en Bestuur begroot. Deze indeling is niet conform de indeling zoals in het BBV is voorgeschreven.

<

Onder het programma Algemene dekkingsmiddelen zijn verder alle mutaties op de bestemmingsreserves begroot. De bestemmingsreserves die de gemeente kent zijn in | 21

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.